Wat zijn automatische e-mails op het platform?
Op het tabblad "Berichten" in het beheerderspaneel kun je e-mailcampagnes voor gebruikers maken, bewerken en bijhouden. Je kunt campagnes ontwerpen, ze naar specifieke gebruikersgroepen sturen, e-mails testen en bekijken en engagementgegevens analyseren.
Op het tabblad "Berichten" vind je zowel Aangepaste e-mails als Automatische e-mails. Dit artikel gaat over automatische e-mails, voor meer informatie over handmatige e-mails lees je dit ondersteuningsartikel.
Automatische e-mails
Automatische e-mails zijn berichten die door het platform worden verzonden zonder handmatige tussenkomst. Ze worden geactiveerd door gebruikersacties (bijv. een commentaar plaatsen), platformgebeurtenissen (bijv. nieuwe projectfase) of acties van anderen (bijv. moderatorrechten krijgen).
Automatische e-mails bevatten altijd:
Het platformlogo (bewerkbaar via Instellingen > Branding)
Een afmeldoptie (om geen automatische e-mails meer te ontvangen)
Voorwaarden & Voorwaarden en Privacybeleid links
Er zijn twee soorten automatische e-mails:
Automatische e-mails op platformniveau: alleen toegankelijk voor beheerders voor aanpasbare e-mails die kunnen worden in- of uitgeschakeld op platformniveau en die de standaardinstelling zijn voor het hele platform, tenzij ze worden overschreven op projectniveau.
toegankelijk via het tabblad Berichten algemeen > Geautomatiseerde e-mails
Automatische e-mails op faseniveau: schakel automatische meldingen in of uit die worden verzonden naar gebruikers in die fase.
toegankelijk via het tabblad Tijdlijn van het project > je fase geselecteerd > tabblad Meldingen
ℹ️ Opmerkingen:
Admins kunnen bepaalde e-mails in- of uitschakelen
Als e-mails op platformniveau zijn ingeschakeld, kunnen ze op projectniveau worden uitgeschakeld
Als e-mails op platformniveau zijn uitgeschakeld, kunnen ze NIET worden ingeschakeld op projectniveau.
Gebruikers kunnen hun eigen voorkeuren voor meldingen beheren.
Belangrijkste kenmerken van automatische e-mails
Platformbeheer: Beheerders bepalen welke automatische e-mails actief zijn.
Gebruikersbeheer: Gebruikers kunnen hun eigen voorkeuren instellen.
Triggersysteem: Het platform bepaalt wanneer elke automatische e-mail wordt verzonden op basis van gedefinieerde triggers (bijv. reacties op opmerkingen, statuswijzigingen).
Hoe en waar worden automatische e-mails geactiveerd?
Automatische e-mails worden getriggerd door specifieke gebruikersacties of systeemgebeurtenissen. De triggers verschillen per functiegebied. Gebruik het onderstaande overzicht om relevante e-mailtriggers te vinden op basis van waar je mee bezig bent.
Enquêtes
Gebruikers ontvangen automatisch e-mails in de volgende gevallen:
Enquête niet ingediend (Gebruiker die zijn enquête is begonnen maar niet heeft ingediend, 1 dag nadat de gebruiker de enquête voor het laatst in concept heeft opgeslagen)
Ideevorming
Gebruikers ontvangen automatisch e-mails in de volgende gevallen:
Statusverandering van een ingang die je volgt (Gebruikers die de ingang volgen, wanneer de status van de ingang verandert)
Update over een ingang die je volgt (Gebruikers die de ingang volgen, wanneer de ingang officiële feedback krijgt)
Publicatie van mijn input (Gebruikers die de input hebben gepost, wanneer de input is gepubliceerd)
Een commentaar op een invoer die je volgt (Gebruikers die de invoer volgen, wanneer een gebruiker commentaar geeft op de invoer)
Vermelding in een update (Gebruikers die worden genoemd in een opmerking, wanneer de vermelding wordt gemaakt)
Een reactie op mijn reactie (Gebruikers die een reactie hebben geplaatst, wanneer een andere gebruiker op de reactie reageert)
Verwijdering van mijn commentaar (Gebruikers die een commentaar hebben geplaatst, wanneer hun commentaar is verwijderd)
Voorstellen
Gebruikers ontvangen automatisch e-mails in de volgende gevallen:
Vermelding in een update (Gebruikers die worden genoemd in een opmerking, wanneer de vermelding wordt gemaakt)
Een reactie op mijn reactie (Gebruikers die een reactie hebben geplaatst, wanneer een andere gebruiker op de reactie reageert)
Verwijdering van mijn commentaar (Gebruikers die een commentaar hebben geplaatst, wanneer hun commentaar is verwijderd)
Wekelijks overzicht van je voorstellen (Gebruikers die voorstellen hebben geüpload, wekelijks)
Statusverandering van een voorstel dat je volgt (Gebruikers die het voorstel volgen, wanneer de status van het voorstel verandert)
Update over een voorstel dat je volgt (Gebruikers die het voorstel volgen, wanneer het voorstel officiële feedback krijgt)
Uitnodiging om een voorstel te co-sponsoren (Gebruikers die zijn uitgenodigd om een voorstel te co-sponsoren, op het moment van de uitnodiging)
Publicatie van mijn voorstel (Gebruikers die het voorstel hebben geplaatst, wanneer de input het voorstel is)
Een gebruiker accepteert mijn uitnodiging om mijn voorstel te co-sponsoren (Gebruikers die een voorstel hebben gepubliceerd, wanneer hun uitnodiging om een voorstel te co-sponsoren wordt geaccepteerd)
Een commentaar op een voorstel dat je volgt (Gebruikers die het voorstel volgen, wanneer een gebruiker commentaar geeft op de invoer)
Stemmen en prioriteren
Gebruikers ontvangen automatisch e-mails in de volgende gevallen:
Laatste kans om te stemmen (Gebruikers die betrokken waren bij het project maar niet hebben gestemd, 2 dagen voordat de stemmingsfase sluit)
Stembevestiging (Gebruikers die hebben gestemd, wanneer hun stemmen zijn ingediend)
Niet-ingediende stemmen (gebruikers die hebben gestemd, 1 dag nadat gebruiker voor het laatst heeft gestemd zonder in te dienen)
Stemresultaten (Gebruikers die zich met het project hebben beziggehouden, toen de stemfase eindigde)
Nieuwe projectfase met stemmen
Andere kenmerken
Gebruikers ontvangen automatisch e-mails in de volgende gevallen:
Registratiebevestiging voor evenement (Gebruiker na succesvolle registratie voor een evenement)
Project gepubliceerd (Gebruikers die gebieden of tags volgen die binnen een project zijn gedefinieerd, wanneer het project is gepubliceerd)
Nieuwe projectfase (Gebruikers die het project, gebieden of tags van een fase volgen, wanneer de nieuwe fase actief is)
Na registratie (gebruiker die zich registreert)
Wekelijks overzicht (alle gebruikers, wekelijks)
Uitnodigingsherinnering (Gebruiker die is uitgenodigd, 7 dagen nadat de uitnodiging is verstuurd)
Admins en projectmanagers
Admins en projectmanagers ontvangen automatisch e-mails in de volgende gevallen:
Wekelijks overzicht voor projectmanagers (Managers, wekelijks, op maandag om 10 uur)
Wekelijks overzicht voor admins (admins, wekelijks, op maandag om 10 uur)
Vermelding in een interne opmerking (Gebruikers die worden genoemd, wanneer ze worden genoemd in een interne opmerking)
Intern commentaar op mijn interne commentaar (Admins & managers, wanneer gebruiker reageert op intern commentaar)
Intern commentaar op input waar ik intern commentaar op heb gegeven (Admins & managers die het project beheren, wanneer intern commentaar wordt geplaatst op intern commentaar van een gebruiker)
Intern commentaar op invoer die aan mij is toegewezen (Admins & managers, wanneer intern commentaar wordt geplaatst op invoer die aan gebruiker is toegewezen)
Ontvangen projectmoderatierechten (Gebruikers die projectmoderatorrechten ontvangen, wanneer ze de rechten ontvangen)
Ontvangen mapbeheerdersrechten (Gebruikers die mapbeheerdersrechten ontvangen, wanneer ze de rechten ontvangen)
Ontvangen beheerdersrechten (Gebruikers die beheerdersrechten ontvangen, wanneer ze de rechten ontvangen)
Toewijzing van een ingang aan mij (Admins & managers toegewezen aan de ingang, wanneer de ingang is toegewezen)
Nieuwe invoer in een project dat ik modereer (Admins & managers, wanneer de invoer wordt gepubliceerd)
Invoer spam melden (Admins & managers, wanneer invoer is gemarkeerd als spam)
Wekelijks overzicht van toegewezen ingangen (Admins & managers toegewezen aan de ingang, wekelijks, op dinsdag om 8 uur)
Nieuw commentaar in een project dat ik modereer (Admins & managers, als gebruikers commentaar geven)
Commentaar spam melden (Admins & managers, wanneer commentaar is gemarkeerd als spam)
Voorstellen hebben de stemdrempel bereikt (Admins, als er boven de drempel is gestemd)
Nieuw voorstel (Admins, wanneer nieuw voorstel wordt gepost)
Voorstel opnieuw ter beoordeling ingediend (Admin toegewezen aan een voorstel, wanneer het voorstel opnieuw ter beoordeling wordt ingediend)
Spamrapport voorstel (Admins, wanneer voorstel als spam wordt gerapporteerd)
Toewijzing van een voorstel aan mij (Admin toegewezen aan een voorstel, wanneer voorstel is toegewezen)
Aankomende nieuwe projectfase (Admins & managers die het project beheren, 7 dagen voordat het project van fase verandert)
Ongepaste inhoud gemarkeerd (Admins & managers, wanneer inhoud wordt gemarkeerd als ongepast)
Intern commentaar op niet-toegewezen invoer in onbeheerd project (Admins, wanneer intern commentaar is geplaatst op niet-toegewezen invoer in onbeheerd project)
Intern commentaar op een niet-toegewezen voorstel (Admins, wanneer intern commentaar is geplaatst op een niet-toegewezen voorstel)
Intern commentaar op voorstel waar ik intern commentaar op heb gegeven (Admins & managers, wanneer intern commentaar wordt geplaatst op voorstel waar gebruiker intern commentaar op heeft gegeven)
Intern commentaar op voorstel toegewezen aan mij (Admins & managers, wanneer intern commentaar is geplaatst op voorstel toegewezen aan gebruiker)
Afbeeldingsverwerking in e-mails
Afbeeldingen in campagnes kunnen in grootte worden aangepast door de afbeelding te selecteren (er verschijnt een stippellijn) en de hoekhendels te verslepen.
Automatische e-mails erven automatisch het platformlogo.
Hoe beheer je automatische e-mails?
Automatische e-mails op platformniveau
Om de automatische e-mails van je platform te beheren:
Ga naar de sectie Berichten in je beheerpaneel.
Open het tabblad Geautomatiseerde e-mails.
Je ziet een lijst met alle beschikbare automatische e-mailtypes. Elke inzending bevat:
Wanneer de e-mail wordt verzonden
Wie zal het ontvangen
Gebruik de tuimelschakelaar om een melding uit of in te schakelen:
Uit: De e-mail wordt naar niemand meer verstuurd.
Aan: De e-mail wordt verzonden, tenzij een gebruiker zich heeft afgemeld in zijn persoonlijke instellingen.
ℹ️ Opmerking: Sommige e-mailmeldingen kunnen niet worden uitgeschakeld. Deze worden als essentieel beschouwd voor de kernfunctionaliteit van het platform, bijvoorbeeld: officiële updates van gebruikersinvoer.
Automatische e-mails op faseniveau
Ga naar je project > Tijdlijn > Je fase
Open het tabblad Meldingen
Je ziet een lijst met alle beschikbare automatische e-mailtypes. Elke inzending bevat:
Wanneer de e-mail wordt verzonden
Wie zal het ontvangen
ℹ️ Opmerking: Automatische e-mails op platformniveau zijn ook actief op faseniveau, tenzij ze specifiek worden overschreven. E-mails op faseniveau kunnen:
Uitgeschakeld worden, indien ingeschakeld op platformniveau
Niet worden ingeschakeld, indien uitgeschakeld op platformniveau
Verder worden aangepast en aanpassingen op platformniveau overschrijven
Voorkeuren op gebruikersniveau
Elke gebruiker kan zijn eigen voorkeuren voor meldingen beheren, ongeacht de instellingen van het platform. Zie voor meer informatie het artikel 'Je gebruikersaccount beheren'.
Hoe pas je automatische e-mails aan?
Hoe pas je automatische e-mails aan op platformniveau?
Navigeer naar het tabblad Berichten in de backoffice
Klik bovenaan op Geautomatiseerde e-mails
Kies de melding die je wilt aanpassen en druk rechts op Bewerken
Hoe pas je automatische e-mails aan op faseniveau?
Navigeer naar je project
Ga naar Tijdlijn en selecteer de fase waarin je je e-mail wilt bewerken
Ga naar het tabblad 'Meldingen'
Kies de melding die je wilt aanpassen en druk rechts op Bewerken


