Je kunt mensen uitnodigen om zich via e-mail te registreren op je platform, individueel of via een bulkimport van e-mailadressen. Zodra je de uitnodiging(en) hebt verstuurd, ontvangen de genodigden een e-mail met een link naar het platform, waarmee ze hun registratie kunnen voltooien.

Om uitnodigingen te versturen ga je naar de sectie'Gebruikers' in het beheerpaneel en klik je op'Gebruikers uitnodigen'.

Daar heb je twee opties:

Voeg een of meer e-mailadressen toe, waarbij elk e-mailadres wordt gescheiden door een komma (",")

Vervolgens kun je de uitnodigingsopties configureren. Hiermee kun je aangeven of de genodigde bij het accepteren van de uitnodiging automatisch platform- of projectbeheerdersrechten moet krijgen of toegevoegd moet worden aan een gebruikersgroep. Tot slot kun je ook een persoonlijke boodschap toevoegen aan de uitnodiging.

Je kunt nu ook mensen uitnodigen voor het platform en ze automatisch toevoegen aan een handmatige groep als je hun e-mailadressen hebt en je niet zeker weet of iemand al geregistreerd is of niet. Als iemand al geregistreerd is op het platform ontvangen ze de uitnodiging niet, maar worden ze wel automatisch toegevoegd aan de groep.

Download het Excel-sjabloon, dat de volgende kolommen bevat:

(Merk op dat alleen de e-mailkolom verplicht is, de andere zijn optioneel)

Als iemand zijn uitnodiging accepteert, worden deze attributen automatisch toegevoegd aan zijn gebruikersprofiel. Als ze zich bijvoorbeeld hebben geregistreerd, wordt de genodigde automatisch toegevoegd aan een groep met de naam "Buurt A" als "Buurt A" is toegevoegd aan hun groepenkolom.

Je Excel-sheet opmaken:

Om ervoor te zorgen dat je geen fouten krijgt bij het uploaden van je e-mailadressen, moet je ervoor zorgen dat:

Opmerking: wanneer je de uitnodigingsopties (zoals taal, beheerdersrechten,...) definieert in het Excel-bestand dat je uploadt, vervangen ze de opties die je mogelijk ook hebt aangegeven in het beheerderspaneel (zie afbeelding onder punt 1). Het Excel-bestand overschrijft dus de uitnodigingsopties die op het platform zijn geselecteerd.

Belangrijk: Als je iemand via e-mail uitnodigt, moeten ze de link in de uitnodiging gebruiken om zich te registreren op het platform, en dat betekent dat ze zich niet langer rechtstreeks via het platform kunnen registreren. Dit helpt om de accounts te beveiligen, bijvoorbeeld door ervoor te zorgen dat iemand zich niet aanmeldt met het e-mailadres van een andere genodigde en toegang krijgt tot het platform als beheerder.

Als iemand zijn uitnodiging niet kan vinden, zijn er twee opties om deze persoon te helpen.

In dit supportartikel lees je alles over het verzenden van unieke tokens of het verwijderen van uitnodigingen zodat een uitnodiging kan worden geaccepteerd zonder de uitnodigingsmail.

De uitnodiging ontvangen

Nadat je de uitnodigingen succesvol hebt verstuurd, ontvangen de genodigden een e-mail waarin staat dat ze zijn uitgenodigd voor het platform. Ze worden gevraagd om hun profiel in te vullen (naam, achternaam en wachtwoord) en als volgende stap krijgen ze volledige toegang tot het platform.

Het platform stuurt automatisch een herinnering naar de genodigde als de uitnodiging niet binnen 3 dagen is geaccepteerd.

Goed om te weten:

Als je dus een nieuwe batch uitnodigingen wilt versturen met mogelijke duplicaten, moet je de oude uitnodigingen individueel verwijderen voordat je een nieuwe verstuurt naar dezelfde persoon.

Wil je 'Uitnodigingen' gebruiken om unieke (registratie)codes te maken?

Meer informatie vind je in dit artikel.

Heb je nog meer vragen of verdere ondersteuning nodig? Aarzel niet om contact op te nemen via support@citizenlab.nl!