Wat zijn gebruikersuitnodigingen?
Met uitnodigingen kun je gebruikers veilig aan boord halen door ze een persoonlijke manier te geven om zich te registreren, terwijl rollen en toegang automatisch worden toegewezen.
Uitnodigingen zijn gekoppeld aan een unieke registratietoken en kunnen:
Via e-mail worden verzonden (handmatig of in bulk)
Fysiek worden gedistribueerd met behulp van registratiecodes
Automatisch rollen (platform- of projectbeheerder) of groepslidmaatschap toewijzen
Imitatie of onbevoegde registraties voorkomen
Uitnodigingen verlopen na 30 dagen en omzeilen e-mailverificatie omdat het e-mailadres al bekend is.
Hoe nodig je gebruikers uit via e-mail?
Ga naar Gebruikers > Gebruikers uitnodigen in het beheerpaneel.
Kies een van de onderstaande methoden:
Optie 1: E-mailadressen handmatig invoeren
Scheid meerdere e-mails met komma's.
Opties instellen: platform- of projectbeheerdersrollen toewijzen, toevoegen aan handmatige groepen, voorkeurstaal instellen.
Voeg een persoonlijk bericht toe (optioneel).
Optie 2: Een Excel-bestand importeren
Gebruik de meegeleverde sjabloon met de volgende kolommen:
e-mail(verplicht)voornaamachternaamtaal(bijvoorbeeld "en", "nl-NL")groepen(naam van de handmatige of slimme groepen)admin(TRUE/FALSE)
Het Excel-bestand overschrijft alle instellingen die zijn geselecteerd in de beheerinterface.
Na het verzenden:
Gebruikers ontvangen een e-mail met een link om zich te registreren en hun profiel in te vullen.
Na 3 dagen wordt automatisch een herinnering gestuurd.
Uitnodigingen verlopen na 30 dagen, maar je kunt ze handmatig opnieuw versturen of verwijderen.
Gebruikers slaan e-mailverificatie over tijdens het aanmelden.
ℹ️ Als iemand al geregistreerd is met het uitgenodigde e-mailadres, krijgt hij geen nieuwe e-mail, maar kan hij nog steeds automatisch aan groepen worden toegevoegd. Bovendien, als een gebruiker een in afwachting zijnde uitnodiging heeft en zich probeert te registreren via de normale registratieknop op de startpagina in plaats van via de uitnodigingslink, kan hij zich niet op de normale manier registreren en wordt hij gevraagd om de in afwachting zijnde uitnodiging te gebruiken.
Hoe nodig je gebruikers fysiek uit met een code?
Maak unieke uitnodigingscodes voor offline campagnes of bewoners zonder e-mailadressen.
Wanneer te gebruiken:
Specifieke buurten of straten bereiken.
Deelnemers registreren bij fysieke evenementen.
Een publiek zonder digitale toegang bereiken.
Hoe je codes maakt en verspreidt:
Maak een handmatige groep aan (bijvoorbeeld "Bewoners Noordlaan") in Gebruikers > Groepen.
Ga naar het algemene gebruikers tabblad, klik op Gebruikers uitnodigen > Sjabloon downloaden
Vul het Excel-sjabloon in:
Eén rij per code
Laat
e-mailleeg indien onbekendGeef de handmatige groepsnaam op in de
groepenkolom
Upload het bestand en verstuur de uitnodigingen
Ga naar het tabblad Alle uitnodigingen en exporteer de lijst met uitnodigingen die je zojuist hebt verstuurd.
Haal elke tokencode op uit het geëxporteerde excelbestand (onder de
tokenkolom).Voeg elke token toe aan je brieven met behulp van mailmerge of handmatige invoer.
Belangrijk:
Instrueer gebruikers om naar
jullieplatform.nl/invitete gaan, waar ze worden gevraagd om hun token in te voeren.Als ze zich registreren via de gewone homepagina, wordt de token niet toegepast.
Gebruikers die zich al geregistreerd hebben, moeten inloggen zonder de code te gebruiken en hun gegevens handmatig bijwerken om aan de toegangsvoorwaarden voor het project te voldoen.
Hoe accepteer je een uitnodiging zonder uitnodigingsmail?
Optie 1: Stuur hun unieke token
Ga naar Uitnodigingen > Alle uitnodigingen > Exporteren.
Zoek de gebruiker en kopieer de waarde in de
tokenkolom.Stuur ze deze URL:
jullieplatform.nl/invite.Ze worden gevraagd om de token in te voeren en hun registratie af te ronden.
Optie 2: De uitnodiging verwijderen
Klik in Alle uitnodigingen op het prullenbakpictogram naast de uitnodiging van die persoon.
Nodig ze opnieuw uit met het juiste e-mailadres of stuur een nieuwe code.
ℹ️ Het verwijderen van een uitnodiging verwijdert ook alle rollen of groepstoewijzingen die erin stonden.
Wat gebeurt er als een uitnodiging wordt geaccepteerd?
Wat gebruikers ervaren nadat ze op hun uitnodigingslink hebben geklikt of een registratietoken hebben gebruikt.
Zodra gebruikers dit accepteren:
Vullen ze hun profiel in (naam, wachtwoord, enz.).
Hun e-mail wordt automatisch bevestigd.
Toegewezen rollen(bijv. platform- of projectbeheerder) worden toegepast.
Ze worden toegevoegd aan handmatige of slimme groepen.
Ze krijgen toegang tot het platform volgens hun toegewezen rechten.
Uitgenodigde gebruikers:
Slaan de stap "e-mailverificatie" over.
Kunnen later nog steeds opnieuw worden uitgenodigd (als dat nodig is) door ze te verwijderen en de uitnodiging opnieuw te verzenden.
Hoe kan ik uitnodigingsmails whitelisten?
Voor Outlook / Exchange:
Log in bij het Exchange Admin Center.
Navigeer naar Bescherming > Spamfilter.
Selecteer het beleid > Bewerken > Lijsten toestaan.
Voeg
mg.citizenlab.cotoe aan de lijst met vertrouwde domeinen.
Voor Google Workspace (Gmail):
Ga naar Beheerconsole > Apps > Gmail > Geavanceerde instellingen.
Selecteer het topleveldomein.
Zoek in de sectie Spam naar E-mail whitelist.
Voeg IP-adres toe:
104.130.122.18.Klik op Opslaan.
Je hebt beheerdersrechten voor e-mailsystemen nodig om dit te doen.