Que sont les invitations d'utilisateurs ?
Les invitations vous permettent d'intégrer les utilisateurs en toute sécurité en leur offrant un moyen personnalisé de s'inscrire, tout en leur attribuant automatiquement des rôles et des accès.
Les invitations sont liées à un jeton d'enregistrement unique et peuvent :
être envoyé par courrier électronique (manuellement ou en masse)
être distribués physiquement à l'aide de codes d'enregistrement
Attribuer automatiquement des rôles (administrateur, chef de projet) ou l'appartenance à un groupe
Empêcher l'usurpation d'identité ou les enregistrements non autorisés
Les invitations expirent au bout de 30 jours et ne sont pas soumises à la vérification de l'adresse électronique puisque celle-ci est déjà connue.
Comment inviter des utilisateurs par courrier électronique ?
Allez sur Utilisateurs > Inviter des utilisateurs dans le panneau d'administration.
Choisissez l'une des méthodes ci-dessous :
Option 1 : Saisir manuellement les adresses électroniques
Séparez les courriels multiples par des virgules.
Définissez des options : attribuez des rôles d'administrateur ou de chef de projet, ajoutez des groupes manuels, définissez la langue préférée.
Ajoutez un message personnel (facultatif).
Option 2 : Importer un fichier Excel
Utilisez le modèle fourni avec les colonnes suivantes :
courriel(obligatoire)prénomnom de famillela langue(par exemple, "en", "nl-BE")groupes(nom des groupes manuels ou intelligents)admin(VRAI/FAUX)
Le fichier Excel remplace tous les paramètres sélectionnés dans l'interface d'administration.
Après l'envoi :
Les utilisateurs reçoivent un courriel avec un lien pour s'inscrire et remplir leur profil.
Un rappel est envoyé automatiquement après 3 jours.
Les invitations expirent au bout de 30 jours, mais vous pouvez les renvoyer ou les supprimer manuellement.
Les utilisateurs ne vérifient pas l'adresse électronique lors de l'inscription.
ℹ️ Si une personne est déjà inscrite à l'aide de l'e-mail invité, elle ne recevra pas de nouvel e-mail mais pourra toujours être ajoutée automatiquement aux groupes. En outre, si un utilisateur a une invitation en attente et qu'il essaie de s'enregistrer via le bouton d'enregistrement normal sur la page d'accueil au lieu de passer par le lien d'invitation, il ne pourra pas s'enregistrer normalement et sera invité à utiliser l'invitation en attente.
Comment inviter des utilisateurs en personne à l'aide d'un code ?
Créez des codes d'invitation uniques pour les campagnes hors ligne ou les résidents qui n'ont pas d'adresse électronique.
Quand l'utiliser ?
Ciblez des quartiers ou des rues spécifiques.
Inscrivez les participants aux événements organisés en personne.
Atteignez les publics qui n'ont pas accès au numérique.
Comment créer et distribuer des codes :
Créez un groupe manuel (par exemple, "North Avenue Residents") dans Users > Groups.
Allez dans l'onglet général Utilisateurs, cliquez sur Inviter les utilisateurs > Télécharger le modèle
Remplissez le modèle Excel :
Une ligne par code
Laissez l'
adresse électroniqueen blanc si elle est inconnueIndiquez le nom du groupe manuel dans la colonne des
groupes.
Téléchargez le fichier et envoyez les invitations
Allez dans l'onglet Toutes les invitations et exportez la liste des invitations que vous venez d'envoyer.
Dans le fichier Excel exporté, récupérez chaque code de jeton (dans la colonne
jeton).Insérez chaque jeton dans vos lettres/cartes postales à l'aide de la fusion de courrier ou de la saisie manuelle.
Important :
Indiquez aux utilisateurs qu'ils doivent se rendre sur le site
yourplatform.com/invite, où ils seront invités à saisir leur jeton.S'ils s'inscrivent via la page d'accueil habituelle, le jeton ne sera pas appliqué.
Les utilisateurs déjà enregistrés doivent se connecter sans utiliser le code et mettre à jour leurs informations manuellement pour satisfaire aux conditions d'accès au projet.
Comment accepter une invitation sans l'email d'invitation ?
Option 1 : Envoyer leur jeton unique
Allez sur Invitations > Toutes les invitations > Exporter.
Recherchez l'utilisateur et copiez la valeur dans la colonne
"token".Envoyez-leur cette URL :
yourplatform.com/invite.Ils seront invités à saisir le jeton et à terminer leur inscription.
Option 2 : Supprimer l'invitation
Dans Toutes les invitations, cliquez sur l'icône de la corbeille en regard de l'invitation de la personne.
Réinvitez-les avec l'adresse électronique correcte ou envoyez-leur un nouveau code.
ℹ️ La suppression d'une invitation entraîne également la suppression des rôles ou des affectations de groupe qu'elle contenait.
Que se passe-t-il lorsqu'une invitation est acceptée ?
Ce que les utilisateurs ressentent après avoir cliqué sur le lien d'invitation ou utilisé un jeton d'enregistrement.
Une fois que les utilisateurs ont accepté :
Ils complètent leur profil (nom, mot de passe, etc.).
Leur adresse électronique est confirmée automatiquement.
Les rôleséventuellement attribués (par exemple, administrateur, chef de projet) sont appliqués.
Ils sont ajoutés à des groupes manuels ou intelligents.
Ils accèdent à la plateforme en fonction des droits qui leur sont attribués.
Utilisateurs invités :
Sautez l'étape de la "vérification de l'adresse électronique".
Vous pouvez toujours être réinvité plus tard (si nécessaire) en supprimant le message et en le renvoyant.
Comment mettre sur liste blanche les courriels d'invitation ?
Pour Outlook / Exchange :
Connectez-vous au Centre d'administration Exchange.
Naviguez vers Protection > Filtre anti-spam.
Sélectionnez la politique > Edit > Allow Lists.
Ajoutez
mg.citizenlab.coà la liste des domaines de confiance.
Pour Google Workspace (Gmail) :
Allez dans la console d'administration > Apps > Gmail > Advanced Settings.
Sélectionnez le domaine de premier niveau.
Dans la section Spam, trouvez Email whitelist.
Ajoutez l'adresse IP :
104.130.122.18.Cliquez sur Enregistrer.
Pour ce faire, vous devez disposer des droits d'administrateur du système de messagerie.