Vous pouvez inviter des personnes à s'inscrire sur votre plateforme par courrier électronique, soit individuellement, soit par le biais d'une importation en masse d'adresses électroniques. Une fois que vous aurez envoyé la ou les invitations, les invités recevront un courriel contenant un lien vers la plateforme, qu'ils pourront utiliser pour compléter leur inscription.

Pour envoyer des invitations, allez dans la section"Utilisateurs" du panneau d'administration et cliquez sur"Inviter des utilisateurs".

Deux options s'offrent alors à vous :

Ajoutez une ou plusieurs adresse(s) électronique(s), chaque adresse électronique étant séparée par une virgule (",").

Ensuite, vous pouvez configurer les options d'invitation. Cela vous permet de spécifier si, en acceptant l'invitation, l'invité doit automatiquement recevoir des droits d'administration ou de gestion de projet ou être ajouté à un groupe d'utilisateurs. Enfin, vous pouvez également ajouter un message personnel à l'invitation.

Vous pouvez désormais inviter des personnes sur la plateforme et les ajouter automatiquement à un groupe manuel si vous disposez de leur adresse électronique. Si une personne est déjà inscrite sur la plateforme, elle ne reçoit pas l'invitation, mais elle est ajoutée automatiquement au groupe.

Téléchargez le modèle Excel, qui comprend les colonnes suivantes :

(Notez que seule la colonne email est obligatoire, les autres sont facultatives)

Lorsque quelqu'un accepte l'invitation, ces attributs sont automatiquement ajoutés à son profil d'utilisateur. Par exemple, une fois inscrit, l'invité sera automatiquement ajouté à un groupe appelé "Quartier A" si "Quartier A" a été ajouté à sa colonne de groupes.

Formatage de votre feuille Excel :

Pour vous assurer de ne pas recevoir d'erreurs lors du téléchargement de vos adresses électroniques, assurez-vous que.. :

Remarque : lorsque vous définissez les options d'invitation (telles que la langue, les droits d'administration,...) dans le fichier Excel que vous téléchargez, elles remplaceront les options que vous avez éventuellement indiquées dans le panneau d'administration (voir l'image ci-dessous au point 1). Le fichier Excel remplace donc les options d'invitation sélectionnées sur la plate-forme.

Important : si vous invitez quelqu'un par courrier électronique, cette personne devra utiliser le lien contenu dans l'invitation pour s'inscrire sur la plateforme, ce qui signifie qu'elle ne peut plus s'inscrire directement via la plateforme. Cela permet de protéger les comptes, par exemple en s'assurant que quelqu'un ne s'inscrit pas en utilisant l'adresse électronique d'un autre invité et n'accède pas à la plateforme en tant qu'administrateur.

Si une personne ne trouve pas son invitation, deux possibilités s'offrent à elle.

Dans cet article d'aide, vous trouverez des informations sur l'envoi de jetons uniques ou la suppression d'invitations afin qu'une invitation puisse être acceptée sans l'e-mail d'invitation.

Recevoir l'invitation

Une fois que vous avez envoyé les invitations avec succès, les invités recevront un courriel les informant qu'ils ont été invités à la plateforme. Il leur sera demandé de remplir leur profil (nom, prénom et mot de passe) et, à l'étape suivante, ils obtiendront un accès complet à la plateforme.

La plateforme enverra automatiquement un rappel à l'invité si l'invitation n'a pas été acceptée dans les 3 jours.

Bon à savoir :

Par conséquent, si vous souhaitez envoyer un nouveau lot d'invitations avec des doublons potentiels, vous devrez supprimer individuellement les anciennes invitations avant d'en envoyer une nouvelle à la même personne.

Voulez-vous utiliser "Invitations" pour créer des codes (d'enregistrement) uniques ?

Vous trouverez plus d'informations dans cet article.

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