¿Qué son los correos automáticos en la plataforma?
La pestaña "Mensajería" del panel de administración te permite crear, editar y hacer un seguimiento de las campañas de correo electrónico enviadas a los usuarios. Puedes diseñar campañas, enviarlas a grupos de usuarios específicos, probar y previsualizar correos electrónicos y analizar las métricas de participación.
En la pestaña "Mensajería" encontrarás tanto Correos personalizados como Correos automáticos. Este artículo trata sobre los Emails Automáticos, para más información sobre los Emails Manuales lee este artículo de soporte.
Correos electrónicos automáticos
Los correos automáticos son mensajes enviados por la plataforma sin intervención manual. Se activan por acciones del usuario (por ejemplo, publicar un comentario), eventos de la plataforma (por ejemplo, nueva fase del proyecto) o acciones de otros (por ejemplo, recibir derechos de moderador).
Los correos electrónicos automáticos siempre incluyen:
El logotipo de la plataforma (editable a través de Ajustes > Branding)
Una opción para darse de baja (para dejar de recibir correos electrónicos automáticos)
Términos & Condiciones y Política de privacidad enlaces
Hay dos tipos de correos electrónicos automáticos:
Correos electrónicos automáticos a nivel de plataforma: sólo accesibles por los administradores a Correos electrónicos personalizables que pueden activarse o desactivarse a nivel de plataforma y que serán la configuración predeterminada para toda la plataforma, a menos que se sobrescriban a nivel de proyecto.
accesible a través de la pestaña general Mensajería > Correos electrónicos automatizados
Correos automáticos a nivel de fase: activa y desactiva las notificaciones automáticas que se enviarán a los usuarios en esa fase.
accesible a través de la pestaña Cronología del proyecto > seleccionada tu fase > pestaña Notificaciones
ℹ️ Notas:
Los administradores pueden activar o desactivar determinados correos electrónicos
Si los correos electrónicos a nivel de plataforma están activados, pueden desactivarse a nivel de proyecto
Si los correos electrónicos a nivel de plataforma están desactivados, NO pueden activarse a nivel de proyecto
Los usuarios pueden gestionar sus propias preferencias de notificación.
Características principales de los correos electrónicos automáticos
Gestión de la plataforma: Los administradores deciden qué correos automáticos están activos.
Gestión de usuarios: Los usuarios pueden ajustar sus propias preferencias.
Sistema de activación: La plataforma determina cuándo enviar cada correo electrónico automático en función de desencadenantes definidos (por ejemplo, respuestas a comentarios, cambios de estado).
¿Cómo y dónde se activan los correos electrónicos automáticos?
Los correos electrónicos automáticos se activan por acciones específicas del usuario o por eventos del sistema. Los activadores varían según el área de características. Utiliza la visión general que aparece a continuación para encontrar desencadenantes de correo electrónico relevantes en función de aquello en lo que estés trabajando.
Encuestas
Los usuarios reciben correos electrónicos automáticos en los siguientes casos:
Encuesta no enviada (Usuario que ha iniciado su encuesta pero no la ha enviado, 1 día después de la última vez que el usuario guardó la encuesta en borrador)
Ideación
Los usuarios reciben correos electrónicos automáticos en los siguientes casos:
Cambio de estado de una entrada que sigues (Usuarios que siguen la entrada, cuando cambia el estado de la entrada)
Actualización de una entrada que sigues (Usuarios que siguen la entrada, cuando la entrada recibe una respuesta oficial)
Publicación de mi aportación (Usuarios que publicaron la aportación, cuándo se publica la aportación)
Un comentario sobre una entrada que sigues (Usuarios que siguen la entrada, cuando un usuario comenta la entrada)
Mención en una actualización (Usuarios que son mencionados en un comentario, cuando se hace la mención)
Una respuesta a mi comentario (Usuarios que han publicado un comentario, cuando otro usuario responde al comentario)
Eliminación de mi comentario (Usuarios que publicaron un comentario, cuando se elimina su comentario)
Propuestas
Los usuarios reciben correos electrónicos automáticos en los siguientes casos:
Mención en una actualización (Usuarios que son mencionados en un comentario, cuando se hace la mención)
Una respuesta a mi comentario (Usuarios que han publicado un comentario, cuando otro usuario responde al comentario)
Eliminación de mi comentario (Usuarios que publicaron un comentario, cuando se elimina su comentario)
Resumen semanal de tus propuestas (Usuarios que subieron propuestas, semanalmente)
Cambio de estado de una propuesta que sigues (Usuarios que siguen la propuesta, cuando cambia el estado de la propuesta)
Actualización de una propuesta que sigues (Usuarios que siguen la propuesta, cuando la propuesta recibe una respuesta oficial)
Invitación a copatrocinar una propuesta (Usuarios a los que se invita a copatrocinar una propuesta, en el momento de la invitación)
Publicación de mi propuesta (Usuarios que publicaron la propuesta, cuándo es la propuesta)
Un usuario acepta mi invitación a copatrocinar mi propuesta (Usuarios que publicaron una propuesta, cuando se acepta su invitación a copatrocinar una propuesta)
Un comentario sobre una propuesta que sigues (Usuarios que siguen la propuesta, cuando un usuario comenta la entrada)
Votación y priorización
Los usuarios reciben correos electrónicos automáticos en los siguientes casos:
Última oportunidad para votar (Usuarios que participaron en el proyecto pero no han votado, 2 días antes de que se cierre la fase de votación)
Confirmación de la votación (Usuarios que han votado, cuando se envían sus votos)
Votos no enviados (Usuarios que votaron, 1 día después del último usuario que votó sin enviar)
Resultados de la votación (Usuarios que se comprometieron con el proyecto, cuando terminó la fase de votación)
Nueva fase del proyecto con votación
Otras características
Los usuarios reciben correos electrónicos automáticos en los siguientes casos:
Confirmación de inscripción a un evento (Usuario después de inscribirse correctamente a un evento)
Proyecto publicado (Usuarios que siguen áreas o etiquetas definidas dentro de un proyecto, cuando se publica el proyecto)
Nueva fase del proyecto (Usuarios que siguen el proyecto, áreas o etiquetas de una fase, cuando la nueva fase está activa)
Después del registro (Usuario que se registra)
Resumen semanal (Todos los usuarios, semanalmente)
Recordatorio de invitación (Usuario que fue invitado, 7 días después de que se enviara la invitación)
Administradores y jefes de proyecto
Los administradores y gestores de proyectos reciben correos electrónicos automáticos en los siguientes casos:
Resumen semanal para gestores de proyectos (Gestores, semanalmente, los lunes a las 10 AM)
Resumen semanal para admins (Admins, semanal, los lunes a las 10 AM)
Mención en un comentario interno (Usuarios que se mencionan, cuando se mencionan en un comentario interno)
Comentario interno sobre mi comentario interno (Admins & managers, cuando el usuario responde a un comentario interno)
Comentario interno sobre entrada que comenté internamente (Admins & gestores que gestionan el proyecto, cuando se publica un comentario interno sobre el comentario interno del usuario)
Comentario interno sobre entrada asignada a mí (Admins & managers, cuando se publica un comentario interno sobre entrada asignada a usuario)
Derechos de moderación de proyecto recibidos (Usuarios que reciben derechos de moderador de proyecto, cuándo reciben los derechos)
Derechos de moderador de carpeta recibidos (Usuarios que reciben derechos de moderador de carpeta, cuándo reciben los derechos)
Derechos de administrador recibidos (Usuarios que reciben derechos de administrador, cuándo reciben los derechos)
Asignación de una entrada a mí (Admins & administradores asignados a la entrada, cuando se asigna la entrada)
Nueva entrada en un proyecto que modero (Admins & managers, cuando se publica la entrada)
Informe de spam de entrada (Admins & managers, cuando la entrada se marca como spam)
Resumen semanal de las entradas asignadas (Admins & gestores asignados a la entrada, semanalmente, los martes a las 8 AM)
Nuevo comentario en un proyecto que modero (Administradores & administradores, cuando el usuario comenta)
Informe de spam de comentarios (Admins & managers, cuando un comentario es marcado como spam)
Las propuestas han alcanzado el umbral de votos (Administradores, cuando la propuesta supera el umbral de votos)
Nueva propuesta (Administradores, cuando se publique una nueva propuesta)
Propuesta reenviada para revisión (Admin asignado a una propuesta, cuando la propuesta se reenvía para revisión)
Informe de spam de la propuesta (Administradores, cuando la propuesta es denunciada como spam)
Asignación de una propuesta a mí (Admin asignado a una propuesta, cuando se asigna la propuesta)
Próxima nueva fase del proyecto (Admins & gestores que gestionan el proyecto, 7 días antes de que el proyecto cambie de fase)
Contenido inapropiado marcado (Admins & managers, cuando el contenido se marca como inapropiado)
Comentario interno sobre entrada no asignada en proyecto no gestionado (Administradores, cuando se publica un comentario interno sobre entrada no asignada en proyecto no gestionado)
Comentario interno sobre propuesta no asignada (Administradores, cuando se publica un comentario interno sobre una propuesta no asignada)
Comentario interno sobre propuesta que comenté internamente (Admins & managers, cuando se publica un comentario interno sobre propuesta que el usuario comentó internamente)
Comentario interno sobre propuesta asignada a mí (Admins & managers, cuando se publica un comentario interno sobre propuesta asignada a un usuario)
Tratamiento de imágenes en los correos electrónicos
Las imágenes de las campañas pueden redimensionarse seleccionando la imagen (aparece el contorno punteado) y arrastrando los tiradores de las esquinas.
Los correos electrónicos automáticos heredan automáticamente el logotipo de la plataforma.
¿Cómo gestionar los correos automáticos?
Correos electrónicos automáticos a nivel de plataforma
Para gestionar los correos automáticos de tu plataforma:
Ve a la sección Mensajería de tu panel de administración.
Abre la pestaña Correos electrónicos automatizados.
Verás una lista de todos los tipos de correo electrónico automático disponibles. Cada entrada incluye
Cuando se envía el correo electrónico
Quién lo recibirá
Para desactivar o activar una notificación, utiliza el conmutador:
Desactivado: El correo electrónico ya no se enviará a nadie.
Activado: El correo electrónico se enviará, a menos que el usuario haya optado por no recibirlo en su configuración personal.
ℹ️ Nota: Algunas notificaciones por correo electrónico no pueden desactivarse. Se consideran esenciales para la funcionalidad básica de la plataforma, por ejemplo: actualizaciones oficiales sobre las aportaciones de los usuarios.
Correos electrónicos automáticos por fases
Ir a tu proyecto > Cronología > Tu fase
Abre la pestaña Notificaciones
Verás una lista de todos los tipos de correo electrónico automático disponibles. Cada entrada incluye
Cuando se envía el correo electrónico
Quién lo recibirá
ℹ️ Nota: Los correos electrónicos automáticos a nivel de plataforma también estarán activos a nivel de fase, a menos que se sobrescriban específicamente. Los correos electrónicos por fases pueden:
Estar desactivado, si está activado a nivel de plataforma
No estar activado, si está desactivado a nivel de plataforma
Se puede personalizar aún más y sobrescribirá la personalización a nivel de plataforma
Preferencias a nivel de usuario
Cada usuario puede gestionar sus propias preferencias de notificaciones, independientemente de la configuración de la plataforma. Para más detalles, consulta el artículo 'Cómo gestionar tu cuenta de usuario'.
¿Cómo personalizar los correos electrónicos automáticos?
¿Cómo personalizar los correos electrónicos automáticos a nivel de plataforma?
Ve a la pestaña Mensajería del backoffice
Haz clic en Correos electrónicos automatizados en la parte superior
Elige la notificación que quieras personalizar y pulsa Editar a la derecha
¿Cómo personalizar los correos electrónicos automáticos a nivel de fase?
Navega hasta tu Proyecto
Ve a Línea de tiempo y selecciona la Fase en la que quieres editar tu correo electrónico
Ve a la pestaña Notificaciones
Elige la notificación que quieras personalizar y pulsa Editar a la derecha
