Anmeldung bei Ihrer Plattform
Beginnen Sie damit, sich bei Ihrer Plattform anzumelden. Wenn Sie dies zum ersten Mal tun, sollten Sie von Ihrem Plattformadmin eine E-Mail mit Anweisungen für die ersten Schritte erhalten haben. Wenn Sie sich bereits angemeldet haben, gehen Sie zu Ihrer Plattform und klicken Sie auf den Button Anmelden.
Das Backend Ihrer Plattform
Wenn Sie sich zum ersten Mal im Backend Ihrer Plattform anmelden, erscheint in der rechten unteren Ecke eine Benachrichtigung, die Sie auffordert, die Onboarding-Tour zu starten. Wir empfehlen Ihnen, diese Tour abzuschließen, bevor Sie diesen Artikel lesen.
Wenn die Benachrichtigung nicht erscheint, kontaktieren Sie unser Support-Team über die Chatblase und bitten Sie es, sie für Sie zu aktivieren.
Der wichtigste Bereich in Ihrem Backend ist die Registerkarte Projekte.
Wie man ein Projekt einrichtet
Wie man ein Projekt einrichtet
🚀 Ein Projekt starten
Um ein Projekt zu erstellen, gehen Sie auf die Registerkarte Projekte. Starten Sie ein neues Projekt, indem Sie auf den Button Neues Projekt klicken.
Sie können wählen, ob Sie ein Projekt von Grund auf neu erstellen oder eine Vorlage verwenden möchten. Wir empfehlen Ihnen, sich mit der Plattform vertraut zu machen, indem Sie ein Projekt von Grund auf neu erstellen.
Beginnen Sie mit dem Ausfüllen des Projektnamens und der Auswahl von Tags und Gebieten. Tags und Gebiete können den Besucher*innen Ihrer Plattform helfen, Projekte zu filtern. Wenn die Folgen-Funktion aktiviert ist, werden Personen, die einem Tag oder Gebiet folgen, per E-Mail benachrichtigt, wenn Ihr Projekt veröffentlicht wird. Fügen Sie Projektbilder hinzu und klicken Sie auf Speichern.
⚙️ Aktualisieren Sie Ihre Projekteinstellungen
Klicken Sie auf den Button Einstellungen in der oberen rechten Ecke, um Ihre Projekteinstellungen zu aktualisieren. Auf den verschiedenen Registerkarten können Sie verschiedene Einstellungen ändern:
Registerkarte Allgemein:
Auf der Registerkarte Allgemein können Sie:
Den Titel, Tags, Gebiete und Bilder zu Ihrem Projekt aktualisieren
Die URL Ihres Projekts aktualiseren, indem Sie das Slug-Feld aktualisieren.
Registerkarte Beschreibung:
Sie haben zwei Möglichkeiten, Ihre Projektbeschreibung einzugeben:
Direkt im Beschreibungsfeld: Halten Sie es einfach und geben Sie Text und ggf. Bilder in das Feld ein.
Mit dem Content Builder können Sie weitere Formate und Bilder zu Ihrer Beschreibung hinzufügen. Schalten Sie den Toggle des Content Builders ein, wenn Sie ihn verwenden möchten, und klicken Sie auf den Link, der erscheint.
Projekt-Tags:
Wenn Sie eine Ideenfindung als Methode wählen, können Sie hier die Tags verwalten, mit denen die Teilnehmenden ihre Beiträge kategorisieren können.
Zugriffsrechte:
Auf dieser Registerkarte können Sie entscheiden:
Wer kann das Projekt sehen
Wem die Beiträge für das Projekt automatisch zugewiesen werden
Wer sind die Projektmanager*innen
Daten:
Sie haben Ihr Projekt vielleicht getestet, indem Sie vor der Veröffentlichung einige Beiträge hinzugefügt haben. Hier können Sie alle Teilnehmerdaten entfernen, bevor Sie das Projekt veröffentlichen.
Klicken Sie nun auf den Button Zurück, um zu Ihrem Projekt zurückzukehren.
🏗️ Erstellen Sie Ihren Projektzeitplan & Phasen
Ihr Projekt wird aus mehreren Phasen bestehen. Bei der Einrichtung Ihres Projekts ist es wichtig, diese Phasen im Voraus zu planen. Typischerweise beginnen Projekte mit einer Phase zur Sammlung von Beiträgen und schließen mit einer Phase zur Berichterstattung über die Ergebnisse. Zu den Zwischenphasen können Informationsphasen gehören, um Aktualisierungen vorzunehmen, oder Beteiligungsphasen, um die gesammelten Beiträge zu verfeinern.
Beginnen Sie mit der Erstellung Ihrer ersten Phase
Geben Sie Ihrer Phase einen Namen und legen Sie das Anfangs- und Enddatum fest.
Als Nächstes wählen Sie Ihre Beteiligungsmethode für diese Phase. Je nachdem, welche Methode Sie wählen, werden die Informationen unter den Feldern aktualisiert.
Dies sind die verschiedenen Beteiligungsmethoden, die wir anbieten:
Sammeln Sie Input und Feedback: Fordern Sie die Teilnehmenden auf, Beiträge auf einer Liste oder einer Karte einzureichen und zu diskutieren. Hier können Sie auch eine Optionsanalyse erstellen, bei der Sie nur Inputs hinzufügen und die Teilnehmenden auf diese reagieren.
Vorschläge, Petitionen oder Initiativen: Erlauben Sie den Teilnehmenden, Vorschläge einzureichen, für die sie innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens eine bestimmte Anzahl von Stimmen sammeln müssen.
Umfragen: Sammeln Sie privates Feedback, indem Sie die Teilnehmende auffordern, eine Umfrage auszufüllen.
Abstimmen oder Priorisieren: Ermöglichen Sie es den Teilnehmenden mit verschiedenen Abstimmungsmethoden über die Optionen abzustimmen und helfen Sie ihnen, Prioritäten zu setzen. Dazu gehört auch eine Bürger*innen-Budget bzw. ein Bürger*innenhaushalt.
Teilen Sie Informationen: Stellen Sie den Teilnehmern wichtige Updates und Ressourcen zur Verfügung. Dazu gehört auch die Erstellung von Berichten, nachdem Ihre Teilnahmephase abgeschlossen ist.
Teilnehmende finden: Ermutigen Sie die Teilnehmer, sich für Aktivitäten anzumelden.
Dokumentanmerkungen: Sammeln Sie das Feedback der Teilnehmer direkt in einem PDF-Dokument.
Ein typischer Aufbau könnte so aussehen: Sie beginnen mit dem Sammeln von Ideen und Beiträgen, Vorschlägen oder Umfragen. Nachdem Sie die Daten analysiert haben, erstellen Sie ein Update unter Verwendung der Informationsmethode. Als nächstes stimmen die Teilnehmer über potenzielle Lösungen ab, und schließlich berichten Sie über die endgültigen Entscheidungen mit der Informationsmethode mithilfe unseres Report Builders.
An dieser Stelle empfehlen wir Ihnen, eine Lesepause einzulegen und mit der Einrichtung eines einfachen Projekts zu experimentieren, bevor Sie mit dem nächsten Abschnitt fortfahren.
Wie man ein Projekt startet
Wie man ein Projekt startet
🔬 Testen Sie Ihr Projekt
Bevor Sie Ihr Projekt veröffentlichen, sollten Sie es testen und internes Feedback einholen. Wenn Sie eine Premium- oder Enterprise-Lizenz haben, klicken Sie dazu auf den Button Teilen in der oberen rechten Ecke. Mit dieser Funktion können Sie einen Link generieren, den Sie mit anderen teilen können, und ihn an Personen senden, um Feedback zu erhalten.
🚀 Starten Sie Ihr Projekt
Wenn Sie bereit sind, zu starten, haben Sie zwei Möglichkeiten:
Sofort veröffentlichen - Klicken Sie auf den Button Veröffentlichen, um Ihr Projekt öffentlich zugänglich zu machen.
Freigabe anfordern(nur Premium & Enterprise-Lizenzen) - Klicken Sie auf die Schaltfläche Freigabe anfordern, um Ihre Admins und/oder Ordnermanager*innen zur Überprüfung zu benachrichtigen. Nach der Genehmigung ändert sich der Button in Veröffentlichen, so dass Sie mit dem Start Ihres Projekts fortfahren können.
Wie Sie Ihr Projekt verwalten
Wie Sie Ihr Projekt verwalten
🔈 Kommunizieren Sie mit Ihrem Publikum
Sobald Ihr Projekt angelaufen ist, werden die ersten Beiträge eingehen, und Sie müssen sie weiterverfolgen.
Sie können über die Registerkarte Teilnehmende in Ihrem Projekt verfolgen, wer Beiträge eingereicht hat. Um zu sehen, woher sie kommen, sehen Sie sich die Registerkarte Daten an. Wir empfehlen, dies regelmäßig zu überprüfen, um Ihre Kommunikationsstrategie anzupassen, wenn Sie Ihre Zielgruppe nicht erreichen.
Wenn Teilnehmende Ihr Projekt verfolgen oder an einer der Teilnahmephasen teilgenommen haben, erhalten sie Updates, wenn eine neue Projektphase beginnt. Stellen Sie daher sicher, dass Sie die Phasenbeschreibungen aktualisieren, um zu verhindern, dass Ihre Teilnehmer leere E-Mails erhalten. Es kann jedoch Situationen geben, in denen Sie direkt mit den Teilnehmenden kommunizieren möchten. Sie können dies über unsere E-Mail-Funktion auf der Registerkarte E-Mails tun.
⚙️ Verwaltung von Beiträgen
Wenn Sie sich für die Beteiligungsmethode "Input sammeln" entschieden haben, möchten Sie vielleicht Beiträge über verschiedene Projektphasen hinweg verwalten. Wenn Sie beispielsweise in einer ersten Phase Beiträge gesammelt haben und die Teilnehmer später darüber abstimmen sollen, können Sie diese in eine spätere Phase übertragen.
Wenn Sie mit Kollegen an einem Projekt zusammenarbeiten, müssen Sie möglicherweise auch den Teammitgliedern Beiträge zur Nachbearbeitung zuweisen.
Stellen Sie sicher, dass auf der Registerkarte Zugriffsrechte in den allgemeinen Einstellungen mindestens eine Person als Verantwortlicher für die Bearbeitung von Beiträgen zugewiesen ist.
Wie Sie Ihre Daten analysieren und das Projekt abschließen
Wie Sie Ihre Daten analysieren und das Projekt abschließen
Es ist wichtig, dass Sie während des gesamten Projekts - und insbesondere am Ende - eine Informationsphase einplanen, in der Sie die Ergebnisse und die endgültige Entscheidung mitteilen.
Erstellen Sie dazu eine neue Phase und wählen Sie die Methode Information. So können Sie einen Bericht über die (Zwischen-)Ergebnisse teilen.
Wenn Sie mit einer großen Menge an Daten arbeiten, sollten Sie unser KI-Analysewerkzeug verwenden, um die Daten vor der Erstellung Ihres Berichts zu analysieren.
Herzlichen Glückwunsch! Sie haben das Ende erreicht! Sie sollten nun ein solides Verständnis der Kernfunktionen der Plattform haben. Um Ihr Wissen zu erweitern, empfehlen wir Ihnen, die Chatblase auf der Plattform zu nutzen. Sie können dort Fragen stellen, und unser KI-Bot, Fin, gibt Ihnen Antworten auf der Grundlage unserer umfangreichen Wissensdatenbank. Sie können sich auch jederzeit an einen unserer Support-Mitarbeiter wenden, um eine Antwort zu erhalten.
Viel Spaß mit der Plattform und viel Erfolg bei Ihren Projekten!
Das Go Vocal-Team