Hvad er automatiske e-mails på platformen?
Fanen "Meddelelser" i administratorpanelet giver dig mulighed for at oprette, redigere og spore e-mailkampagner, der sendes til brugerne. Du kan designe kampagner, sende dem til bestemte brugergrupper, teste og forhåndsvise e-mails og analysere engagementsmålinger.
På fanen "Meddelelser" finder du både brugerdefinerede e-mails og automatiske e-mails. Denne artikel handler om automatiske e-mails, for mere information om manuelle e-mails, læs denne supportartikel.
Automatiske e-mails
Automatiske e-mails er beskeder, der sendes af platformen uden manuel indgriben. De udløses af brugerhandlinger (f.eks. at skrive en kommentar), platformshændelser (f.eks. en ny projektfase) eller handlinger foretaget af andre (f.eks. at få moderatorrettigheder).
Automatiske e-mails indeholder altid:
Platformens logo (kan redigeres via Indstillinger > Branding)
En afmeldingsmulighed (for at stoppe med at modtage automatiske e-mails)
Vilkår & Betingelser og links til privatlivspolitik
Der findes to typer automatiske e-mails:
Automatiske e-mails på platformsniveau: kun tilgængelig for administratorer til Tilpassede e-mails, der kan aktiveres eller deaktiveres på platformsniveau, og som vil være standardindstillingen for hele platformen, medmindre de overskrives på projektniveau.
tilgængelig via fanen Meddelelser generelt > Automatiserede e-mails
Automatiske e-mails på faseniveau: Slå automatiske meddelelser, der sendes til brugere i den pågældende fase, til og fra.
tilgængelig via projektets fane Tidslinje > valgt din fase > Fanen Notifikationer
ℹ️ Noter:
Administratorer kan aktivere eller deaktivere bestemte e-mails
Hvis e-mails på platformsniveau er aktiveret, kan de deaktiveres på projektniveau.
Hvis e-mails på platformsniveau er deaktiveret, kan de IKKE aktiveres på projektniveau.
Brugerne kan administrere deres egne meddelelsespræferencer.
Nøglefunktioner i automatiske e-mails
Styring af platformen: Administratorer bestemmer, hvilke automatiske e-mails der er aktive.
Brugeradministration: Brugerne kan finjustere deres egne præferencer.
Udløsersystem: Platformen bestemmer, hvornår hver automatisk e-mail skal sendes baseret på definerede udløsere (f.eks. svar på kommentarer, statusændringer).
Hvordan og hvor udløses automatiske e-mails?
Automatiske e-mails udløses af specifikke brugerhandlinger eller systemhændelser. Udløserne varierer efter funktionsområde. Brug oversigten nedenfor til at finde relevante e-mail-triggere baseret på, hvad du arbejder med.
Undersøgelser
Brugere modtager automatiske e-mails i følgende tilfælde:
Undersøgelse ikke indsendt (bruger, der har startet, men ikke indsendt sin undersøgelse, 1 dag efter at brugeren sidst gemte undersøgelsen i udkast)
Ideation
Brugere modtager automatiske e-mails i følgende tilfælde:
Statusændring for et input, som du følger (brugere, der følger inputtet, når inputstatus ændres)
Opdatering af et input, som du følger (brugere, der følger inputtet, når inputtet får officiel feedback)
Offentliggørelse af mit input (brugere, der har sendt input, når input er offentliggjort)
En kommentar til et input, som du følger (Brugere, der følger inputtet, når en bruger kommenterer inputtet)
Omtale i en opdatering (Brugere, der er nævnt i en kommentar, når omtalen er foretaget)
Et svar på min kommentar (Brugere, der har skrevet en kommentar, når en anden bruger svarer på kommentaren)
Sletning af min kommentar (Brugere, der har skrevet en kommentar, når deres kommentar slettes)
Forslag
Brugere modtager automatiske e-mails i følgende tilfælde:
Omtale i en opdatering (Brugere, der er nævnt i en kommentar, når omtalen er foretaget)
Et svar på min kommentar (Brugere, der har skrevet en kommentar, når en anden bruger svarer på kommentaren)
Sletning af min kommentar (Brugere, der har skrevet en kommentar, når deres kommentar slettes)
Ugentlig oversigt over dine forslag (brugere, der har uploadet forslag, ugentligt)
Statusændring for et forslag, som du følger (brugere, der følger forslaget, når forslagets status ændres)
Opdatering af et forslag, som du følger (brugere, der følger forslaget, når forslaget får officiel feedback)
Invitation til at medsponsorere et forslag (Brugere, der inviteres til at medsponsorere et forslag, på tidspunktet for invitationen)
Offentliggørelse af mit forslag (brugere, der har sendt forslaget, hvornår input er forslag)
En bruger accepterer min invitation til at medsponsorere mit forslag (Brugere, der har offentliggjort et forslag, når deres invitation til at medsponsorere et forslag er accepteret)
En kommentar til et forslag, som du følger (Brugere, der følger forslaget, når en bruger kommenterer input)
Afstemning og prioritering
Brugere modtager automatiske e-mails i følgende tilfælde:
Sidste chance for at stemme (brugere, der har engageret sig i projektet, men ikke har stemt, 2 dage før afstemningsfasen slutter)
Bekræftelse af afstemning (brugere, der har stemt, når deres stemmer er indsendt)
Stemmer ikke indsendt (brugere, der har stemt, 1 dag efter at brugeren sidst stemte uden at indsende)
Afstemningsresultater (brugere, der engagerede sig i projektet, da afstemningsfasen sluttede)
Ny projektfase med afstemning
Andre funktioner
Brugere modtager automatiske e-mails i følgende tilfælde:
Bekræftelse på tilmelding til en begivenhed (bruger efter vellykket tilmelding til en begivenhed)
Projekt udgivet (Brugere, der følger områder eller tags, der er defineret i et projekt, når projektet er udgivet)
Ny projektfase (Brugere, der følger projektet, områder eller tags i en fase, når den nye fase er aktiv)
Efter registrering (bruger, der registrerer sig)
Ugentlig oversigt (alle brugere, ugentligt)
Påmindelse om invitation (bruger, der blev inviteret, 7 dage efter at invitationen blev sendt)
Administratorer og projektledere
Administratorer og projektledere modtager automatiske e-mails i følgende tilfælde:
Ugentlig oversigt for projektledere (Managers, ugentligt, mandage kl. 10)
Ugentlig oversigt for administratorer (Administratorer, ugentligt, mandage kl. 10)
Omtale i en intern kommentar (brugere, der nævnes, når de nævnes i en intern kommentar)
Intern kommentar til min interne kommentar (Admins & managers, når brugeren svarer på en intern kommentar)
Intern kommentar til input, som jeg har kommenteret internt (administratorer & ledere, der administrerer projektet, når den interne kommentar sendes til brugerens interne kommentar )
Intern kommentar til input, der er tildelt mig (administratorer & ledere, når der sendes en intern kommentar til input, der er tildelt brugeren)
Modtagne projektmoderationsrettigheder (Brugere, der modtager projektmoderationsrettigheder, når de modtager rettighederne)
Modtagne mappeadministratorrettigheder (Brugere, der modtager mappeadministratorrettigheder, når de modtager rettighederne)
Modtagne administratorrettigheder (Brugere, der modtager administratorrettigheder, når de modtager rettighederne)
Tildeling af et input til mig (administratorer & ledere, der er tildelt input, når input er tildelt)
Nyt input i et projekt, jeg modererer (administratorer & ledere, når input er offentliggjort)
Input-spam-rapport (Admins & managers, når input er markeret som spam)
Ugentlig oversigt over tildelte input (Admins & ledere, der er tildelt input, ugentligt, tirsdage kl. 8)
Ny kommentar i et projekt, jeg modererer (administratorer & ledere, når brugeren kommenterer)
Kommentarspam-rapport (administratorer & ledere, når en kommentar er markeret som spam)
Forslag, der har nået afstemningstærsklen (Admins, når forslaget er stemt op over tærsklen)
Nyt forslag (Admins, når et nyt forslag er lagt op)
Forslag genindsendt til gennemgang (administrator tildelt et forslag, når forslaget genindsendes til gennemgang)
Rapport om forslagsspam (administratorer, når forslag rapporteres som spam)
Tildeling af et forslag til mig (administrator tildelt et forslag, når forslaget er tildelt)
Kommende ny projektfase (administratorer & ledere, der styrer projektet, 7 dage før projektet skifter fase)
Upassende indhold markeres (administratorer & ledere, når indhold markeres som upassende)
Intern kommentar til ikke-tildelt input i ikke-administreret projekt (administratorer, når der sendes en intern kommentar til ikke-tildelt input i ikke-administreret projekt)
Intern kommentar til ikke-tildelt forslag (Administratorer, når intern kommentar sendes til ikke-tildelt forslag)
Intern kommentar til forslag, som jeg har kommenteret internt (administratorer & ledere, når en intern kommentar sendes til et forslag, som brugeren har kommenteret internt)
Intern kommentar til forslag tildelt mig (administratorer & ledere, når der sendes en intern kommentar til et forslag tildelt en bruger)
Billedhåndtering i e-mails
Størrelsen på billeder i kampagner kan ændres ved at vælge billedet (det stiplede omrids vises) og trække i hjørnehåndtagene.
Automatiske e-mails arver automatisk platformens logo.
Hvordan håndterer man automatiske e-mails?
Automatiske e-mails på platformsniveau
Til at styre din platforms automatiske e-mails:
Gå til sektionen Beskeder i dit administratorpanel.
Åbn fanen Automatiserede e-mails.
Du vil se en liste over alle tilgængelige automatiske e-mailtyper. Hver post indeholder:
Når e-mailen er sendt
Hvem vil modtage den?
Brug vippekontakten til at aktivere eller deaktivere en meddelelse:
Fra: E-mailen vil ikke længere blive sendt til nogen.
Til: E-mailen bliver sendt, medmindre brugeren har fravalgt den i sine personlige indstillinger.
ℹ️ Bemærk: Nogle e-mailnotifikationer kan ikke slås fra. Disse anses for at være vigtige for platformens kernefunktionalitet, for eksempel: officielle opdateringer af brugerinput.
Automatiske e-mails på faseniveau
Gå til dit projekt > Tidslinje > Din fase
Åbn fanen Notifikationer
Du vil se en liste over alle tilgængelige automatiske e-mailtyper. Hver post indeholder:
Når e-mailen er sendt
Hvem vil modtage den?
ℹ️ Bemærk: Automatiske e-mails på platformsniveau vil også være aktive på faseniveau, medmindre de specifikt er overskrevet. Det kan e-mails på faseniveau:
Være deaktiveret, hvis aktiveret på platformsniveau
Må ikke aktiveres, hvis deaktiveret på platformsniveau
Kan tilpasses yderligere og vil overskrive tilpasninger på platformsniveau
Præferencer på brugerniveau
Hver bruger kan administrere sine egne meddelelsespræferencer, uanset platformens indstillinger. Se artiklen "Sådan administrerer du din brugerkonto" for flere detaljer.
Hvordan tilpasser jeg automatiske e-mails?
Hvordan tilpasser man automatiske e-mails på platformsniveau?
Naviger til fanen Meddelelser i backoffice
Klik på Automatiserede e-mails i toppen
Vælg den meddelelse, du vil tilpasse, og tryk på Rediger til højre
Hvordan tilpasser man automatiske e-mails på faseniveau?
Naviger til dit projekt
Gå til Timeline, og vælg den fase, hvor du vil redigere din e-mail
Gå til fanen Notifikationer
Vælg den meddelelse, du vil tilpasse, og tryk på Rediger til højre
