Effectief projectbeheer en samenwerking vereisen een duidelijk begrip van toegangsrechten en machtigingen. Op ons platform hebben we een robuust systeem ontworpen waarmee je kunt bepalen welke bewoners een project kunnen bekijken en eraan kunnen deelnemen, welke medewerkers het kunnen bewerken en waarmee je de inhoud op verschillende niveaus kunt beheren, zodat je er zeker van kunt zijn dat je projecten en mappen veilig en efficiënt worden behandeld. In dit artikel verkennen we de drie belangrijkste niveaus van toegangsrechten: Mapniveau, Projectniveau en Faseniveau, en we leggen uit hoe elk niveau kan worden gebruikt om je raadplegingen beter te richten en demografische gegevens van bewoners te verzamelen.
Toegangsrechten op mapniveau
Op het hoogste niveau zorgen de toegangsrechten op mapniveau voor het beheer van meerdere projecten binnen één map. Als mapmanager heb je de bevoegdheid om mappagina's te bewerken, beschrijvingen bij te werken en toezicht te houden op alle projecten in die map. Deze rol is cruciaal voor het handhaven van een coherente structuur en om ervoor te zorgen dat alle projecten zijn afgestemd op de overkoepelende doelen van de map. Zodra een map is gepubliceerd, wordt deze zichtbaar voor iedereen op het platform. Hoewel deze zichtbaarheid momenteel niet kan worden aangepast, zorgt het ervoor dat alle gebruikers toegang hebben tot de inhoud van de map, wat de transparantie bevordert.
Toegangsrechten op projectniveau
Meer genuanceerde controle bieden over wie bepaalde projecten kan zien en ermee kan werken.
Zichtbaarheid project
Binnen de projectinstellingen kun je bepalen wie zicht heeft op het project, zodat gevoelige of lopende projecten alleen toegankelijk zijn voor het juiste publiek. Een project kan gezien worden door:
Iedereen: iedereen die het platform bezoekt kan het project zien en door de inhoud bladeren, hoewel ze moeten inloggen om mee te doen. Als je voor deze optie kiest, is de inhoud van het project dus ook toegankelijk voor niet-geregistreerde bezoekers van het platform (hoewel zij wel moeten inloggen om deel te nemen).
Admins en projectbeheerders: alleen mensen met beheerdersrechten voor het project kunnen het project op het platform bekijken. Deze optie wordt regelmatig gebruikt om admins in staat te stellen het project te testen en te bekijken voordat het voor de deelnemers wordt gelanceerd.
Selectie: alleen deelnemers die behoren tot bepaalde gebruikersgroepen kunnen het project op het platform zien. Omdat de toegang tot het project beperkt is, moeten deelnemers eerst inloggen op het platform om het project te kunnen bekijken.
De standaardoptie is "Iedereen", dus als je geen wijzigingen aanbrengt, kan iedereen die je platform bezoekt het project bekijken.
Projectmanagement
Je kunt bewerkings- en beheerrechten toewijzen aan medewerkers en externe leden (let op: ze moeten een geregistreerd account hebben op het platform). Dit zorgt ervoor dat alleen bevoegde projectmanagers wijzigingen in het project kunnen aanbrengen, waardoor de integriteit van het werk wordt gewaarborgd.
Faseniveau Toegangsrechten & Rechten
Voor elke fase van een project en voor elk type actie (input posten, commentaar geven, stemmen, een enquête invullen...) kun je bepalen wie er mee mag doen.
Authenticatie
Afhankelijk van de gebruikte methode zijn er drie of vier soorten authenticatiestromen mogelijk. Met onze backoffice UI-interface kun je eenvoudig volgen welke informatie en machtigingen de eindgebruiker nodig heeft voor elk van de mogelijke flows:
Beheerders en projectmanagers: met deze schakelaar kunnen alleen degenen met beheerrechten voor dit project deelnemen. Dit kan voor elke fase worden in- of uitgeschakeld.
Iedereen (alleen beschikbaar bij enquêtes): in de context van enquêtes is het mogelijk om deelname open te stellen voor bezoekers die niet geregistreerd of ingelogd zijn op het platform. In dit geval kan iedereen die het platform bezoekt aan de enquête deelnemen zonder demografische of contactinformatie te verstrekken.
Let op: Als je de toegangsrechten voor een enquête instelt op "iedereen", kan de bezoeker zo vaak als hij wil reageren op de enquête en loop je het risico dat er dubbele antwoorden worden gegeven. We houden IP-adressen niet bij, dus we kunnen je niet vertellen of je duplicaten ontvangt.
Bevestiging per e-mail: Inwoners hoeven alleen een e-mail op te geven en deze te bevestigen om te kunnen deelnemen. Dit is een geweldige optie om de drempel voor projectdeelname te verlagen en de kans op betrokkenheid te vergroten.
Houd er rekening mee dat gebruikers met de toegangsrechten voor 'e-mailbevestiging' geen gebruikersnaam krijgen, dus die wordt automatisch voor ze gegenereerd. Om te kiezen tussen de 2 opties voor het genereren van gebruikersnamen die we aanbieden, ga je naar Instellingen > Algemeen.
Account aanmaken: bewoners moeten de volledige registratieprocedure op het platform hebben doorlopen om te kunnen deelnemen.
SSO-verificatie (als je deze optie niet ziet, betekent dit dat deze niet beschikbaar is voor jouw tariefplan): bewoners moeten eerst hun identiteit verifiëren met de gekozen SSO voordat ze kunnen deelnemen. Hier kun je ook een herverificatiefrequentie instellen om ervoor te zorgen dat de gegevens van de bewoners zo actueel mogelijk zijn. Dit is vooral handig voor projecten waarbij veel op het spel staat en waarbij regelmatige verificatie van deelnemers nodig is om er zeker van te zijn dat het project input krijgt van de juiste bewoners.
Demografische registratievragen stellen aan bewoners vóór deelname:
Hieronder kun je "Extra vragen aan deelnemers" instellen die bewoners moeten beantwoorden voordat ze meedoen. Dit zijn dezelfde vragen die worden gebruikt in het registratieproces en worden gebruikt om demografische gegevens te verzamelen. Antwoorden op deze registratievragen worden opgeslagen als gebruikersgegevens onder het profiel van elke gebruiker. Deze antwoorden kunnen gebruikt worden om in de toekomst Slimme groepen te maken.
Standaard
ALLE registratievragen worden ingeschakeld onder de optie "Account aanmaken". Je kunt besluiten om ze wel of niet verplicht te maken door op "bewerken" te drukken. Je kunt degene die niet relevant zijn voor de fase verwijderen.
Onder de optie "E-mailbevestiging" zijn GEEN registratievragen ingeschakeld. Deze verificatiemethode bestaat om een snelle deelnameflow te hebben met minimale stappen voor de bewoner. Je kunt echter altijd registratievragen toevoegen in het gedeelte "Extra vragen".
Je kunt bestaande registratievragen verwijderen of toevoegen zodat ze overeenkomen met de gegevens die je voor dit project wilt verzamelen.
Alleen admins (geen projectmanagers) kunnen de titel/opties van de registratievraag bewerken of nieuwe registratievragen maken - dit kan in de platforminstellingen onder "registratie".
Deelname beperken tot gebruikersgroep(en):
Na het selecteren van de authenticatie kun je ook instellen dat alleen een bepaalde gebruikersgroep mag deelnemen. Deelnemers op het platform die tot bepaalde gebruikersgroepen behoren en het project kunnen bekijken, kunnen deelnemen.
