Une gestion de projet et une collaboration efficaces nécessitent une compréhension claire des droits d'accès et des autorisations. Sur notre plateforme, nous avons conçu un système robuste qui vous permet de contrôler quels résidents peuvent voir et participer à un projet, ainsi que quel personnel peut le modifier, et de gérer le contenu à différents niveaux, en veillant à ce que vos projets et dossiers soient traités de manière sécurisée et efficace. Dans cet article, nous allons explorer les trois principaux niveaux de droits d'accès: Niveau du dossier, Niveau du projet et Niveau de la phase, et nous expliquerons comment chacun d'entre eux peut être utilisé pour mieux cibler vos consultations et collecter des données démographiques sur les résidents.
Droits d'accès au niveau du dossier
Au niveau supérieur, les droits d'accès au niveau du dossier permettent de gérer plusieurs projets au sein d'un même dossier. En tant que gestionnaire de dossier, vous avez le pouvoir de modifier les pages du dossier, de mettre à jour les descriptions et de superviser tous les projets hébergés dans ce dossier. Ce rôle est essentiel pour maintenir une structure cohérente et veiller à ce que tous les projets soient alignés sur les objectifs généraux du dossier. Une fois qu'un dossier est publié, il devient visible par tous les utilisateurs de la plateforme. Bien que cette visibilité ne soit actuellement pas personnalisable, elle garantit que tous les utilisateurs ont accès au contenu du dossier, ce qui favorise la transparence.
Droits d'accès au niveau du projet
Offrir un contrôle plus nuancé sur les personnes qui peuvent voir et interagir avec des projets spécifiques.
Visibilité du projet
Dans les paramètres du projet, vous pouvez définir qui a la visibilité du projet, ce qui garantit que les projets sensibles ou en cours ne sont accessibles qu'au public approprié. Un projet peut être vu par :
Tout le monde: toute personne visitant la plateforme pourra voir le projet et parcourir son contenu, bien qu'elle doive s'identifier pour participer. Si vous choisissez cette option, le contenu du projet est donc également accessible aux visiteurs non enregistrés de la plateforme (bien qu'ils doivent se connecter pour participer).
Administrateurs et gestionnaires de projet: seules les personnes ayant des droits d'administration sur le projet pourront visualiser le projet sur la plateforme. Cette option est régulièrement utilisée pour permettre aux administrateurs de tester et de visualiser le projet avant qu'il ne soit rendu public.
Sélection: seuls les participants appartenant à certains groupes d'utilisateurs pourront voir le projet sur la plateforme. L'accès au projet étant restreint, les participants devront d'abord se connecter à la plateforme pour pouvoir le consulter.
L'option par défaut est "Tout le monde", donc si vous ne faites aucun changement, toutes les personnes qui visitent votre plateforme pourront voir le projet.
Gestion de projet
Vous pouvez attribuer des droits d'édition et de gestion au personnel et aux membres externes (note : ils doivent disposer d'un compte enregistré sur la plateforme). Ainsi, seuls les gestionnaires de projet autorisés peuvent apporter des modifications au projet, ce qui permet de préserver l'intégrité du travail.
Droits d'accès au niveau de la phase & Permissions
Pour chaque phase d'un projet, et pour chaque type d'action (poster une contribution, commenter, voter, répondre à une enquête...), vous pouvez décider qui peut participer.
Authentification
Selon la méthode utilisée, trois ou quatre types de flux d'authentification sont possibles. L'interface utilisateur de notre back-office vous permet de suivre facilement le type d'informations et d'autorisations requises de la part de l'utilisateur final pour chacun des flux possibles :
Administrateurs et chefs de projet: cette option permet uniquement aux personnes ayant des droits de gestion pour ce projet de participer. Cette fonction peut être activée ou désactivée pour chaque phase.
N'importe qui (disponible uniquement pour les enquêtes): dans le cadre des enquêtes, il est possible d'ouvrir la participation aux visiteurs qui ne sont pas enregistrés ou connectés sur la plateforme. Dans ce cas, toute personne visitant la plateforme peut participer à l'enquête sans fournir d'informations démographiques ou de contact.
Veuillez noter que si vous définissez les droits d'accès à une enquête sur "n'importe qui", le visiteur peut répondre à l'enquête autant de fois qu'il le souhaite, et vous risquez de recevoir des réponses en double. Nous ne suivons pas les adresses IP et ne pouvons donc pas vous dire si vous recevez des doublons.
Confirmation de l'adresse électronique: Les résidents doivent simplement fournir un e-mail et le confirmer pour pouvoir participer. C'est une excellente option pour diminuer les exigences de participation au projet et augmenter les chances de participation.
Veuillez noter qu'avec les droits d'accès "confirmation par courrier électronique", les utilisateurs ne se verront pas attribuer un nom d'utilisateur, qui sera donc généré automatiquement pour eux. Pour choisir entre les deux options de génération de noms d'utilisateur que nous proposons, veuillez vous rendre sur Paramètres > Général.
Création d'un compte: les résidents doivent avoir suivi l'ensemble du processus d'enregistrement sur la plateforme pour pouvoir participer.
Vérification du SSO (si vous ne voyez pas cette option, cela signifie qu'elle n'est pas disponible dans votre plan tarifaire) : les résidents doivent d'abord vérifier leur identité auprès du SSO choisi avant de participer. Vous pouvez également définir une fréquence de revérification pour vous assurer que les données des résidents sont à jour. Cette fonction est particulièrement utile pour les projets à fort enjeu qui nécessitent une vérification fréquente des participants afin de s'assurer que le projet reçoit les contributions des bons résidents.
Poser des questions démographiques aux résidents avant leur participation :
Vous pouvez définir ci-dessous des "Questions supplémentaires posées aux participants" auxquelles les résidents devront répondre avant de participer. Il s'agit des mêmes questions que celles utilisées lors de la procédure d'inscription et qui servent à recueillir des données démographiques. Les réponses à ces questions d'enregistrement seront stockées en tant que données d'utilisateur sous le profil de chaque utilisateur. Ces réponses pourront être utilisées pour créer des groupes automatiques d'utilisateurs dans le futur.
Par défaut
TOUTES les questions relatives à l'enregistrement sont activées sous l'option "Création de compte". Vous pouvez décider de les rendre obligatoires ou non en appuyant sur "modifier". Vous pouvez supprimer ceux qui ne sont pas pertinents pour la phase.
L'option "Confirmation par courrier électronique" permet de ne pas poser de questions sur l'enregistrement. Cette méthode de vérification a pour but de permettre une participation rapide avec un minimum d'étapes pour le résident. Cependant, vous pouvez toujours ajouter des questions d'enregistrement dont vous souhaitez obtenir des données dans la section "Questions supplémentaires".
Vous pouvez supprimer ou ajouter des questions d'enregistrement existantes pour qu'elles correspondent aux données que vous souhaitez collecter pour ce projet.
Seuls les administrateurs (et non les gestionnaires de projet) peuvent modifier le titre/les options de la question d'inscription ou créer de nouvelles questions d'inscription - vous pouvez le faire dans les paramètres de la plateforme sous "inscription".
Restreindre la participation au(x) groupe(s) d'utilisateurs :
Après avoir sélectionné l'authentification, vous pouvez également limiter la participation à un certain groupe d'utilisateurs. Les participants à la plateforme qui appartiennent à certains groupes d'utilisateurs et qui peuvent voir le projet pourront participer.
