Il s'agit de différents rôles que les utilisateurs de la plate-forme peuvent avoir :
Visiteur | une personne qui consulte simplement la plateforme sans se connecter ni s'enregistrer |
Utilisateur | une personne qui s'est inscrite sur la plateforme |
Participant | une personne qui a contribué ou pris une mesure dans un projet ou qui suit un projet |
une personne qui a le droit de gérer un projet | |
une personne qui a le droit de gérer un dossier et tous les projets qu'il contient | |
Administrateur | une personne disposant d'un compte d'administrateur et d'un accès à l'ensemble du panneau d'administration |
Que peuvent faire les administrateurs ?
Les administrateurs de plateforme sont les principaux gestionnaires de plateforme. À ce titre, ils bénéficient d'un accès exclusif à des fonctionnalités clés, notamment :
Création de projets : ils sont les seuls à pouvoir créer des projets ou à désigner d'autres personnes comme modérateurs de dossiers et à leur accorder des capacités de création de projets.
Suivi et gestion des utilisateurs : ils ont un accès exclusif à l'onglet "Utilisateurs" qui contient toutes les données relatives à l'activité des utilisateurs ; fonctionnalité de création de groupes intelligents ; possibilité de gérer les rôles dans les projets.
Branding & Contrôle de la page d'accueil
Messagerie au niveau de la plateforme : elle n'est accessible qu'aux administrateurs.
Tableaux de bord au niveau de la plate-forme
Gestionnaire des entrées globales
Comment confier à quelqu'un le rôle de responsable d'un projet ou d'un dossier de projet ?
Il y a deux façons d'ajouter/supprimer des droits de gestion :
Allez dans le projet concerné, cliquez sur "Paramètres du projet" et allez dans "Droits d'accès". Sous "Gestion de projet", vous pouvez supprimer un chef de projet.
Dans l'onglet Utilisateur, recherchez le gestionnaire concerné. Dans la colonne "Options", cliquez sur "..." et cliquez sur "Supprimer" à côté du projet concerné.
Cette opération ne peut être effectuée que par les administrateurs.
Vous pouvez affecter des chefs de projet à un projet dans l'onglet Droits d'accès du projet.
Onglet Utilisateurs :
Vous pouvez affecter des gestionnaires de dossiers à un dossier dans l'onglet Permissions du dossier.
Que peuvent faire les chefs de projet ?
Un chef de projet peut modifier les paramètres du projet auquel il a été affecté, notamment en changeant le titre et la description du projet et en attribuant des droits d'accès à la consultation. Ils peuvent également créer des rapports de projet, envoyer des courriers électroniques aux participants au projet, consulter et donner une "réponse officielle" aux contributions apportées à leur projet, etc.
Cependant, les chefs de projet ne peuvent pas créer de projets, seuls les administrateurs le peuvent. Les chefs de projet ne peuvent pas inviter d'autres collègues à devenir chefs de projet, seuls les administrateurs le peuvent.
Pour en savoir plus sur la mise en place d'un projet, consultez cet article d'aide.
Suivre les mesures et les indicateurs clés de performance du projet
Sous l'onglet "Participants", un chef de projet peut se faire une idée générale de l'état d'avancement de son projet de participation. L'onglet comprend des données globales sur la participation et une répartition démographique des participants.
Note : Les données démographiques des participants dans l'onglet 'Participants' montrent des données provenant des champs d'enregistrement que le participant au projet doit remplir. Vous pouvez les définir dans l'onglet "Droits d'accès" du projet.
Sous "Sélectionnez une période", les données relatives aux participants peuvent être filtrées dans un intervalle de temps spécifique. Cela peut être particulièrement utile si vous voulez voir les données concernant les participants à une certaine phase du projet.
Les participants
Un participant est une personne qui a effectué l'une des actions suivantes : publier une contribution, réagir à une contribution, commenter une contribution, soumettre une réponse à une enquête, voter, se porter volontaire ou assister à un événement.
Si vous avez activé l'anonymat pour l'une de vos phases de consultation, veuillez noter que a) le nombre de participants comptera toujours chacun des participants anonymes ; mais b) vos données démographiques n'incluront pas les données relatives aux participants anonymes. Cela est dû au fait que nous avons fait une coupure nette dans les données afin de respecter l'anonymat des utilisateurs.
Sous l'onglet "Trafic", un gestionnaire de projet peut vérifier d'où viennent les visiteurs et les participants. Sous "Sélectionner une période", les données relatives aux sources de trafic peuvent être filtrées dans une plage de temps spécifique. Cela peut être particulièrement utile si vous voulez voir les données concernant les participants à une certaine phase du projet.
Messagerie | Emailing
Sous l'onglet "Messagerie", les chefs de projet peuvent envoyer des courriels aux participants du projet.
Sous "Expéditeur et destinataire" -> "De", vous pouvez sélectionner ce que les destinataires voient comme l'expéditeur de l'e-mail. Ici, vous pouvez choisir si l'email est envoyé depuis le compte personnel du chef de projet ou si l'email provient d'un expéditeur général (il indique le nom de la plateforme).
Sous "Les réponses doivent être envoyées à", vous pouvez choisir l'adresse électronique qui doit recevoir les réponses directes des utilisateurs de votre courrier électronique.
Dans l'onglet Messagerie du projet, vous ne pouvez envoyer des courriels qu'à tous les participants au projet. Pour envoyer un courriel à d'autres participants ou à des sous-ensembles d'utilisateurs, allez dans l'onglet Messagerie de la plateforme (uniquement disponible pour les administrateurs) et sélectionnez le groupe intelligent auquel vous souhaitez envoyer un message.
Evénements
Sous l'onglet "Événements", les gestionnaires de projet peuvent ajouter des événements à leur projet. Lorsque des personnes se sont inscrites à un événement donné, les gestionnaires de projet peuvent exporter la liste des participants.
Pour en savoir plus sur les événements, consultez cet article de soutien.
Accès aux données
À partir de mai 2024, les chefs de projet auront accès à toutes les données des utilisateurs associées uniquement aux projets qu'ils gèrent. Il peut s'agir du nom, du prénom, de l'adresse électronique, des données démographiques de l'utilisateur, des données de participation, etc. Seule exception
C'est le cas pour toutes les méthodes , à l'exception de la méthode de vote: pour cette méthode, nous acceptons la "convention" et comprenons que les participants s'attendent à ce que leur nom, leur prénom et leur adresse électronique ne soient pas liés à leur vote. Par conséquent, l'exportation des votes ne comprend que des informations démographiques (mais pas d'informations personnellement identifiables telles que le nom, le nom de famille ou l'adresse électronique).
L'onglet "utilisateur" situé dans le back-office de la plateforme n'est visible que par les administrateurs.
Que peuvent faire les gestionnaires de dossiers ?
Avant tout, un chef de projet peut modifier la description et les paramètres d'un dossier. Ils peuvent créer de nouveaux projets dans ce dossier et reçoivent automatiquement les droits de chef de projet pour tous les projets de leur dossier (bien que l'administrateur de la plate-forme puisse révoquer ces droits).
Les gestionnaires de dossiers ne peuvent pas supprimer des projets. S'ils souhaitent supprimer un projet, ils devront demander à un administrateur de la plateforme de le faire. Ils peuvent également placer les projets qu'ils ne souhaitent pas conserver dans la catégorie "brouillon" afin qu'ils ne soient pas visibles par le public.
Rappelez-vous : Les administrateurs et les gestionnaires de dossiers du projet & peuvent effectuer des actions que les utilisateurs normaux ne peuvent pas effectuer.
Les administrateurs, les chefs de projet et les gestionnaires de dossiers peuvent soumettre des enquêtes autant de fois qu'ils le souhaitent, même si les droits d'accès n'autorisent les utilisateurs normaux qu'à soumettre une seule réponse à l'enquête. Il est mis en place pour vous permettre de tester votre projet lorsque vous en avez besoin.
Les administrateurs, les chefs de projet et les gestionnaires de dossiers pourront voir ce bouton de participation et participer, même si la phase est fermée. Un utilisateur normal ne pourra pas voir le bouton de participation ni participer.
Il est recommandé d'avoir un faux compte d'utilisateur normal afin de pouvoir toujours jeter un coup d'œil à ce que voient les utilisateurs normaux.