Qu'est-ce que les courriels automatiques sur la plateforme ?
L'onglet "Messagerie" du panneau d'administration vous permet de créer, de modifier et de suivre les campagnes de courrier électronique envoyées aux utilisateurs. Vous pouvez concevoir des campagnes, les envoyer à des groupes d'utilisateurs spécifiques, tester et prévisualiser les courriels et analyser les indicateurs d'engagement.
Dans l'onglet "Messagerie", vous trouverez à la fois des courriers électroniques personnalisés et des courriers électroniques automatiques. Cet article concerne les Emails automatiques, pour plus d'informations sur les Emails manuels, lisez cet article de support.
Courriels automatiques
Les e-mails automatiques sont des e-mails envoyés par la plateforme sans intervention manuelle. Ils sont déclenchés par des actions de l'utilisateur (par exemple, la publication d'un commentaire), des événements de la plateforme (par exemple, une nouvelle phase de projet) ou des actions d'autres personnes (par exemple, l'obtention de droits de modérateur).
Les courriels automatiques comprennent toujours :
Le logo de la plateforme (modifiable via Settings > Branding)
Une option de désabonnement (pour ne plus recevoir de courriels automatiques)
Conditions & Liens vers les conditions et la politique de confidentialité
Il existe deux types d' e-mails automatiques :
Courriels automatiques au niveau de la plate-forme: accessibles uniquement par les administrateurs aux courriels personnalisables qui peuvent être activés ou désactivés au niveau de la plate-forme et qui seront les paramètres par défaut pour l'ensemble de la plate-forme, à moins qu'ils ne soient remplacés au niveau d'un projet.
accessible via l'onglet général Messagerie > Courriels automatisés
Courriels automatiques au niveau de la phase: activez et désactivez les notifications automatiques qui seront envoyées aux utilisateurs de la phase concernée.
accessible via l'onglet Timeline du projet > sélectionné votre phase > onglet Notifications
ℹ️ Notes :
Les administrateurs peuvent activer ou désactiver certains courriels
Si les courriels au niveau de la plate-forme sont activés, ils peuvent être désactivés au niveau du projet.
Si les courriels au niveau de la plate-forme sont désactivés, ils ne peuvent PAS être activés au niveau du projet.
Les utilisateurs peuvent gérer leurs propres préférences en matière de notification.
Principales caractéristiques des courriers électroniques automatiques
Gestion de la plateforme : Les administrateurs décident quels e-mails automatiques sont actifs.
Gestion des utilisateurs : Les utilisateurs peuvent affiner leurs propres préférences.
Système de déclenchement : La plateforme détermine quand envoyer chaque courriel automatique en fonction de déclencheurs définis (par exemple, réponses aux commentaires, changements de statut).
Comment et où les courriels automatiques sont-ils déclenchés ?
Les e-mails automatiques sont déclenchés par des actions spécifiques de l'utilisateur ou des événements du système. Les déclencheurs varient en fonction des caractéristiques. Utilisez l'aperçu ci-dessous pour trouver des déclencheurs d'e-mails pertinents en fonction de ce sur quoi vous travaillez.
Enquêtes
Les utilisateurs reçoivent des e-mails automatiques dans les cas suivants :
Enquête non soumise (utilisateur qui a commencé son enquête mais ne l'a pas soumise, 1 jour après que l'utilisateur a sauvegardé l'enquête en brouillon)
Recueil des contributions et des commentaires
Les utilisateurs reçoivent des courriels automatiques dans les cas suivants :
Changement d'état d'une entrée que vous suivez (utilisateurs qui suivent l'entrée, lorsque l'état de l'entrée change)
Mise à jour d'une contribution que vous suivez (utilisateurs qui suivent la contribution, lorsque la contribution reçoit un retour officiel)
Publication de ma contribution (utilisateurs qui ont publié la contribution, date de publication de la contribution)
Un commentaire sur une contribution que vous suivez (Utilisateurs qui suivent l'entrée, lorsqu'un utilisateur commente la contribution)
Mention dans une mise à jour (utilisateurs mentionnés dans un commentaire, au moment où la mention est faite)
Une réponse à mon commentaire (utilisateurs qui ont posté un commentaire, lorsqu'un autre utilisateur répond à ce commentaire)
Suppression de mon commentaire (utilisateurs qui ont posté un commentaire, lorsque leur commentaire est supprimé)
Propositions
Les utilisateurs reçoivent des e-mails automatiques dans les cas suivants :
Mention dans une mise à jour (utilisateurs mentionnés dans un commentaire, au moment où la mention est faite)
Une réponse à mon commentaire (utilisateurs qui ont posté un commentaire, lorsqu'un autre utilisateur répond à ce commentaire)
Suppression de mon commentaire (utilisateurs qui ont posté un commentaire, lorsque leur commentaire est supprimé)
Aperçu hebdomadaire de vos propositions (Utilisateurs ayant téléchargé des propositions, chaque semaine)
Changement de statut d'une proposition que vous suivez (utilisateurs qui suivent la proposition, lorsque le statut de la proposition change)
Mise à jour d'une proposition que vous suivez (utilisateurs qui suivent la proposition, lorsque la proposition reçoit un retour officiel)
Invitation à soutenir une proposition (utilisateurs invités à soutenir une proposition, au moment de l'invitation)
Publication de ma proposition (utilisateurs qui ont publié la proposition, date de la proposition)
Un utilisateur accepte mon invitation à soutenir ma proposition (utilisateurs ayant publié une proposition, lorsque leur invitation à soutenir une proposition est acceptée)
Un commentaire sur une proposition que vous suivez (Utilisateurs qui suivent la proposition, lorsqu'un utilisateur commente l'entrée)
Vote et hiérarchisation
Les utilisateurs reçoivent des e-mails automatiques dans les cas suivants :
Dernière chance de voter (utilisateurs qui ont participé au projet mais n'ont pas voté, 2 jours avant la clôture de la phase de vote)
Confirmation du vote (utilisateurs qui ont voté, quand leurs votes ont été soumis)
Votes non soumis (Utilisateurs ayant voté, 1 jour après le dernier vote non soumis)
Résultats du vote (utilisateurs qui ont participé au projet, date de fin de la phase de vote)
Nouvelle phase de projet avec vote
Autres caractéristiques
Les utilisateurs reçoivent des courriels automatiques dans les cas suivants :
Confirmation d'inscription à un événement (utilisateur après s'être inscrit avec succès à un événement)
Projet publié (Utilisateurs qui suivent des domaines ou des tags définis dans un projet, lorsque le projet est publié)
Nouvelle phase du projet (Utilisateurs qui suivent le projet, les domaines ou les tags d'une phase, lorsque la nouvelle phase est active)
Après l'enregistrement (utilisateur qui s'enregistre)
Aperçu hebdomadaire (tous les utilisateurs, chaque semaine)
Rappel d'invitation (utilisateur invité, 7 jours après l'envoi de l'invitation)
Administrateurs et gestionnaires de projet
Les administrateurs et les chefs de projet reçoivent des courriels automatiques dans les cas suivants :
Aperçu hebdomadaire pour les gestionnaires de projet (gestionnaires de projet, hebdomadaire, le lundi à 10 heures)
Aperçu hebdomadaire pour les administrateurs (Admins, hebdomadaire, le lundi à 10 heures)
Mention dans un commentaire interne (utilisateurs qui sont mentionnés, lorsqu'ils sont mentionnés dans un commentaire interne)
Commentaire interne sur mon commentaire interne (Admins & gestionnaires de projet, lorsque l'utilisateur répond à un commentaire interne)
Commentaire interne sur une entrée que j'ai commentée en interne (Admins & gestionnaires de projet qui gèrent le projet, lorsqu'un commentaire interne est posté sur le commentaire interne de l'utilisateur)
Commentaire interne sur une entrée qui m'a été attribuée (Admins & gestionnaires de projet, lorsqu'un commentaire interne est posté sur une contribution attribuée à un utilisateur)
Droits de modération de projet reçus (Utilisateurs qui reçoivent des droits de modération de projet, quand ils reçoivent ces droits)
Droits de gestionnaire de dossier reçus (Utilisateurs qui reçoivent des droits de modérateur de dossier, quand ils reçoivent ces droits)
Droits d'administrateur reçus (utilisateurs qui reçoivent des droits d'administrateur, date à laquelle ils reçoivent ces droits)
Affectation d'une contribution à moi (Admins & gestionnaires de projet affectés à la contribution, lorsque la contribution est affectée)
Nouvelle contribution dans un projet que je modère (Admins & gestionnaires de projet, lorsque la contribution est publiée)
Rapport de spam sur les entrées (Admins & gestionnaires de projets, lorsque les contributions sont marquées comme spam)
Aperçu hebdomadaire des contributions affectées (Admins & gestionnaires de projet affectés à la contribution, chaque semaine, le mardi à 8 heures)
Nouveau commentaire dans un projet que je modère (Admins & gestionnaires de projet, lorsque l'utilisateur commente)
Rapport de spam (Admins & gestionnaire de projet, lorsqu'un commentaire est signalé comme spam)
Les propositions ont atteint le seuil de vote (Admins, lorsque la proposition est votée à la hausse au-delà du seuil)
Nouvelle proposition (Admins, lorsqu'une nouvelle proposition est postée)
Proposition soumise à nouveau à l'examen (Admin affecté à une proposition, lorsque la proposition est soumise à nouveau à l'examen)
Rapport de spam sur les propositions (administrateurs, lorsque la proposition est signalée comme étant du spam)
Assignation d'une proposition (Admin assigné à une proposition, quand la proposition est assignée)
Nouvelle phase de projet à venir (Admins & gestionnaire de projet, 7 jours avant la phase de changement de projet)
Contenu inapproprié signalé (Admins & gestionnaire de projet, lorsqu'un contenu est signalé comme inapproprié)
Commentaire interne sur une entrée non attribuée dans un projet non géré (Administrateurs, lorsqu'un commentaire interne est posté sur une entrée non attribuée dans un projet non géré)
Commentaire interne sur une proposition non assignée (Administrateurs, lorsqu'un commentaire interne est posté sur une proposition non assignée)
Commentaire interne sur la proposition que j'ai commentée en interne (Admins & gestionnaires de projet, lorsqu'un commentaire interne est posté sur la proposition que l'utilisateur a commentée en interne)
Commentaire interne sur la proposition qui m'a été attribuée (Admins & gestionnaires de projet, lorsqu'un commentaire interne est posté sur la proposition attribuée à l'utilisateur)
Traitement des images dans les courriels
Les images des campagnes peuvent être redimensionnées en sélectionnant l'image (un contour en pointillé apparaît) et en faisant glisser les poignées d'angle.
Les courriels automatiques héritent automatiquement du logo de la plate-forme.
Comment gérer les courriels automatiques ?
Courriels automatiques au niveau de la plateforme
Pour gérer les e-mails automatiques de votre plateforme :
Allez dans la section Messagerie de votre panneau d'administration.
Ouvrez l'onglet E-mails automatisés.
Vous verrez une liste de tous les types d'e-mails automatiques disponibles. Chaque entrée comprend:
Lorsque l'e-mail est envoyé
Qui en sera le destinataire
Pour désactiver ou activer une notification, utilisez le bouton:
Désactivé: L'e-mail ne sera plus envoyé à personne.
Activé: L'e-mail est envoyé, sauf si l'utilisateur a choisi de ne pas l'envoyer dans ses paramètres personnels.
ℹ️ Remarque : certaines notifications par courrier électronique ne peuvent pas être désactivées. Elles sont considérées comme essentielles pour la fonctionnalité de base de la plateforme, par exemple : les mises à jour officielles sur les contributions des utilisateurs.
Courriels automatiques par phase
Accédez à votre projet > Timeline > Votre phase
Ouvrez l'onglet Notifications
Vous verrez une liste de tous les types d'e-mails automatiques disponibles. Chaque entrée comprend:
Lorsque l'e-mail est envoyé
Qui en sera le destinataire
ℹ️ Note : Les courriels automatiques au niveau de la plate-forme seront également actifs au niveau de la phase, à moins qu'ils ne soient spécifiquement écrasés. Les courriels de phase peuvent :
être désactivé, s'il est activé au niveau de la plate-forme
Ne pas être activée, si elle est désactivée au niveau de la plate-forme
être personnalisé davantage et écraser la personnalisation au niveau de la plate-forme
Préférences au niveau de l'utilisateur
Chaque utilisateur peut gérer ses propres préférences en matière de notification, indépendamment des paramètres de la plateforme. Pour plus de détails, voir l'article "Comment gérer votre compte utilisateur".
Comment personnaliser les courriels automatiques ?
Comment personnaliser les e-mails automatiques au niveau de la plateforme ?
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Cliquez sur Courriels automatisés en haut de la page
Choisissez la notification que vous souhaitez personnaliser et appuyez sur Modifier à droite.
Comment personnaliser les e-mails automatiques au niveau des phases ?
Accédez à votre projet
Allez sur la ligne de temps et sélectionnez la phase dans laquelle vous souhaitez modifier votre courrier électronique.
Allez dans l'onglet Notifications
Choisissez la notification que vous souhaitez personnaliser et appuyez sur Modifier à droite.
