La gestión eficaz de proyectos y la colaboración requieren una comprensión clara de los derechos de acceso y los permisos. En nuestra plataforma, hemos diseñado un sistema robusto que te permite controlar qué residentes pueden ver y participar en un proyecto, así como qué personal puede editar, y gestionar el contenido a distintos niveles, garantizando que tus proyectos y carpetas se gestionan de forma segura y eficaz. En este artículo, exploraremos los tres niveles clave de derechos de acceso: Nivel de Carpeta, Nivel de Proyecto y Nivel de Fase, y explicaremos cómo se puede utilizar cada uno de ellos para orientar mejor tus consultas y recopilar datos demográficos de los residentes.
Derechos de acceso a nivel de carpeta
En el nivel superior, los Derechos de Acceso a Nivel de Carpeta permiten gestionar varios proyectos dentro de una misma carpeta. Como gestor de carpetas, tienes autoridad para editar las páginas de las carpetas, actualizar las descripciones y supervisar todos los proyectos alojados en esa carpeta. Esta función es crucial para mantener una estructura coherente y garantizar que todos los proyectos estén alineados con los objetivos generales de la carpeta. Una vez publicada una carpeta, se hace visible para todos los usuarios de la plataforma. Aunque actualmente esta visibilidad no es personalizable, garantiza que todos los usuarios tengan acceso al contenido de la carpeta, fomentando la transparencia.
Derechos de acceso a nivel de proyecto
Ofreciendo un control más matizado sobre quién puede ver e interactuar con proyectos específicos.
Visibilidad del proyecto
Dentro de los ajustes del proyecto, puedes definir quién tiene visibilidad del proyecto, asegurándote de que los proyectos sensibles o en curso sólo sean accesibles al público adecuado. Un proyecto puede verse por :
Cualquiera: cualquier persona que visite la plataforma podrá ver el proyecto y navegar por su contenido, aunque tendrá que iniciar sesión para participar. Si eliges esta opción, el contenido del proyecto también será accesible para los visitantes no registrados de la plataforma (aunque tendrán que iniciar sesión para participar).
Administradores y jefes de proyecto: sólo las personas con derechos de administrador del proyecto podrán verlo en la plataforma. Esta opción se utiliza habitualmente para que los administradores puedan probar y ver el proyecto antes de lanzarlo a los participantes.
Selección: sólo los participantes pertenecientes a determinados grupos de usuarios podrán ver el proyecto en la plataforma. Como el acceso al proyecto está restringido, los participantes tendrán que conectarse primero a la plataforma para poder ver el proyecto.
La opción por defecto es "Cualquiera", así que si no haces ningún cambio, todo el que visite tu plataforma podrá ver el proyecto.
Gestión de proyectos
Puedes asignar derechos de edición y gestión al personal y a miembros externos (nota: deben tener una cuenta registrada en la plataforma). Esto garantiza que sólo los gestores de proyecto autorizados puedan realizar cambios en el proyecto, salvaguardando así la integridad del trabajo.
Nivel de fase Derechos de acceso & Permisos
Para cada fase de un proyecto, y para cada tipo de acción (publicar aportaciones, comentar, votar, rellenar una encuesta...) puedes decidir quién puede participar.
Autenticación
Según el método que se utilice, son posibles tres o cuatro tipos de flujos de autenticación. Nuestra interfaz UI de back office te facilita el seguimiento del tipo de requisitos de información y permisos que se exigirán al usuario final para cada uno de los posibles flujos:
Administradores y gestores de proyecto: este conmutador permite que sólo puedan participar quienes tengan derechos de gestión para este proyecto. Se puede activar o desactivar para cada fase.
Cualquiera (sólo disponible con encuestas): en el contexto de las encuestas, es posible abrir la participación a visitantes que no estén registrados ni hayan iniciado sesión en la plataforma. En este caso, cualquier persona que visite la plataforma puede participar en la encuesta sin proporcionar ninguna información demográfica o de contacto.
Ten en cuenta que si estableces los derechos de acceso a una encuesta como "cualquiera", el visitante podrá responder a la encuesta tantas veces como quiera, y corres el riesgo de duplicar las respuestas. No rastreamos las direcciones IP, por lo que no podemos decirte si recibes duplicados.
Confirmación del correo electrónico: Los residentes sólo tienen que proporcionar un correo electrónico y confirmarlo para poder participar. Es una gran opción para reducir los requisitos de participación en el proyecto y aumentar las posibilidades de compromiso.
Por favor, ten en cuenta que con los derechos de acceso de "confirmación por correo electrónico", los usuarios no recibirán un nombre de usuario, por lo que lo autogeneraremos por ellos. Para seleccionar entre las 2 opciones de generación de nombres de usuario que ofrecemos, ve a Configuración > General.
Creación de cuenta: los residentes tienen que haber pasado por el flujo completo de registro en la plataforma para poder participar.
Verificación del SSO (si no ves esta opción significa que no está disponible en tu plan de precios): los residentes tienen que verificar primero su identidad con el SSO elegido antes de participar. Aquí también puedes establecer una frecuencia de verificación para asegurarte de que los datos de los residentes están lo más actualizados posible. Esto es muy útil para proyectos de alto riesgo que requieren una verificación frecuente de los participantes para asegurarse de que el proyecto está recibiendo aportaciones de los residentes correctos.
Hacer preguntas demográficas de registro a los residentes antes de participar:
A continuación puedes configurar "Preguntas extra a los participantes" que los residentes deberán responder antes de participar. Son las mismas preguntas que se utilizan en el proceso de inscripción y sirven para recoger datos demográficos. Las respuestas a estas preguntas de registro se almacenarán como datos de usuario en el perfil de cada usuario. Estas respuestas pueden utilizarse para crear Grupos Inteligentes en el futuro.
Por defecto
TODAS las preguntas de registro están habilitadas en la opción "Creación de cuenta". Puedes decidir hacerlos obligatorios o no pulsando "editar". Puedes eliminar las que no sean relevantes para la fase.
En la opción "Confirmación por correo electrónico" NO hay preguntas de registro habilitadas. Este método de verificación existe para tener un flujo de participación rápido con pasos mínimos para el residente. Sin embargo, siempre puedes añadir cualquier pregunta de registro de la que quieras obtener datos de todas formas en la sección "Preguntas extra".
Puedes eliminar o añadir preguntas de registro existentes para que coincidan con los datos que quieres recoger para este proyecto.
Sólo los administradores (no los jefes de proyecto) pueden editar el título/opciones de la pregunta de registro o crear nuevas preguntas de registro - esto se puede hacer en la configuración de la plataforma en "registro".
Restringe la participación a grupos de usuarios:
Después de seleccionar la autenticación, también puedes establecer la participación sólo para un determinado grupo de usuarios. Podrán participar los usuarios de la plataforma que pertenezcan a determinados grupos de usuarios y que puedan ver el proyecto.
