¿Qué son las invitaciones de usuario?
Las invitaciones te permiten incorporar usuarios de forma segura, ofreciéndoles una forma personalizada de registrarse, a la vez que les asignas funciones y acceso automáticamente.
Las invitaciones están vinculadas a un token de registro único, y pueden:
Enviarse por correo electrónico (manualmente o de forma masiva)
Distribuirse físicamente mediante códigos de registro
Asigna automáticamente funciones (administrador, jefe de proyecto) o pertenencia a grupos
Evitar suplantaciones o registros no autorizados
Las invitaciones caducan a los 30 días y eluden la verificación del correo electrónico, puesto que éste ya es conocido.
¿Cómo invitar a usuarios por correo?
Ve a Usuarios > Invitar usuarios en el panel de administración.
Elige uno de los métodos siguientes:
Opción 1: Introducir manualmente las direcciones de correo electrónico
Separa varios correos electrónicos con comas.
Establecer opciones: asignar funciones de administrador o gestor de proyectos, añadir a grupos manuales, establecer el idioma preferido.
Añade un mensaje personal (opcional).
Opción 2: Importar un archivo Excel
Utiliza la plantilla proporcionada con las siguientes columnas:
correo electrónico(obligatorio)nombreapellidoidioma(por ejemplo, "en", "nl-BE")grupos(nombre de los grupos manuales o inteligentes)admin(VERDADERO/FALSO)
El archivo Excel anula cualquier configuración seleccionada en la interfaz de administración.
Después de enviar:
Los usuarios reciben un correo electrónico con un enlace para registrarse y rellenar su perfil.
Al cabo de 3 días se envía automáticamente un recordatorio.
Las invitaciones caducan a los 30 días, pero puedes reenviarlas o eliminarlas manualmente.
Los usuarios omiten la verificación del correo electrónico durante el registro.
ℹ️ Si alguien ya está registrado utilizando el correo electrónico invitado, no recibirá un nuevo correo electrónico pero podrá seguir siendo añadido a los grupos automáticamente. Además, si un usuario tiene una invitación pendiente e intenta registrarse a través del botón de registro normal de la página de inicio en lugar de hacerlo a través del enlace de invitación, no podrá registrarse de la forma normal y se le pedirá que utilice la invitación pendiente.
¿Cómo invitar a usuarios en persona utilizando un código?
Crea códigos de invitación únicos para campañas fuera de línea o para residentes sin dirección de correo electrónico.
Cuándo utilizarlo:
Dirígete a barrios o calles concretos.
Inscribe a los participantes en los actos presenciales.
Llega a públicos sin acceso digital.
Cómo crear y distribuir códigos:
Crea un grupo manual (por ejemplo, "Residentes de la Avenida Norte") en Usuarios > Grupos.
Ve a la pestaña general Usuarios, Haz clic en Invitar Usuarios > Descargar Plantilla
Rellena la plantilla de Excel:
Una fila por código
Deja el
emailen blanco si lo desconocesEspecifica el nombre del grupo manual en la columna de
grupos
Sube el archivo y envía las invitaciones
Ve a la pestaña Todas las invitaciones y exporta la lista de invitaciones que acabas de enviar.
Del fichero Excel exportado, recupera cada código token (bajo la columna
token).Inserta cada ficha en tus cartas/postales utilizando la combinación de correspondencia o la introducción manual.
Importante:
Indica a los usuarios que vayan a
yourplatform.com/invite, donde se les pedirá que introduzcan su token.Si se registran a través de la página de inicio normal, no se aplicará el token.
Los usuarios que ya se hayan registrado deben entrar sin utilizar el código y actualizar su información manualmente para cumplir las condiciones de acceso al proyecto.
¿Cómo aceptar una invitación sin el correo electrónico de invitación?
Opción 1: Envía su token único
Ve a Invitaciones > Todas las Invitaciones > Exportar.
Busca el usuario y copia el valor en la columna
token.Envíales esta URL:
yourplatform.com/invite.Se les pedirá que introduzcan el token y completen su registro.
Opción 2: Eliminar la invitación
En Todas las invitaciones, haz clic en el icono de la papelera situado junto a la invitación de la persona.
Vuelve a invitarles con el correo electrónico correcto o envíales un nuevo código.
ℹ️ Al borrar una invitación también se eliminan los roles o asignaciones de grupo que incluyera.
¿Qué ocurre cuando se acepta una invitación?
Lo que experimentan los usuarios después de hacer clic en su enlace de invitación o de utilizar un token de registro.
Una vez que los usuarios acepten:
Completan su perfil (nombre, contraseña, etc.).
Su correo electrónico está autoconfirmado.
Se aplica cualquier funciónasignada (por ejemplo, administrador, jefe de proyecto).
Se añaden a grupos manuales o inteligentes.
Acceden a la plataforma en función de los derechos que tienen asignados.
Usuarios invitados:
Omite el paso de "verificación del correo electrónico".
Puedes volver a invitarla más tarde (si es necesario) borrándola y enviándola de nuevo.
¿Cómo poner en la lista blanca los correos electrónicos de invitación?
Para Outlook / Exchange:
Accede al Centro de Administración de Exchange.
Navega hasta Protección > Filtro de Spam.
Selecciona la política > Editar > Listas de permitidos.
Añade
mg.citizenlab.coa la lista de dominios de confianza.
Para Google Workspace (Gmail):
Ve a Admin Console > Apps > Gmail > Configuración avanzada.
Selecciona el dominio de nivel superior.
En la sección Spam, busca Lista blanca de correo electrónico.
Añade la dirección IP:
104.130.122.18.Haz clic en Guardar.
Necesitarás derechos de administrador del sistema de correo electrónico para hacerlo.