Was sind automatische E-Mails auf der Plattform?
Auf der Registerkarte "Nachrichten" im Verwaltungsbereich können Sie E-Mail-Kampagnen erstellen, bearbeiten und verfolgen, die an Benutzer gesendet werden. Sie können Kampagnen entwerfen, sie an bestimmte Benutzergruppen senden, E-Mails testen und in der Vorschau anzeigen und die Engagement-Metriken analysieren.
Auf der Registerkarte "Nachrichten" finden Sie sowohl benutzerdefinierte E-Mails als auch automatische E-Mails. Dieser Artikel befasst sich mit automatischen E-Mails. Weitere Informationen über manuelle E-Mails finden Sie in diesem Support-Artikel.
Automatische E-Mails
Automatische E-Mails sind Nachrichten, die von der Plattform ohne manuelles Eingreifen versendet werden. Sie werden durch Benutzeraktionen (z.B. das Posten eines Kommentars), Plattformereignisse (z.B. eine neue Projektphase) oder durch Aktionen anderer (z.B. das Erhalten von Moderatorenrechten) ausgelöst.
Automatische E-Mails enthalten immer:
Das Logo der Plattform (bearbeitbar über Einstellungen > Branding)
Eine Option zum Abbestellen (um keine automatischen E-Mails mehr zu erhalten)
Bedingungen & Bedingungen und Links zur Datenschutzrichtlinie
Es gibt zwei Arten von automatischen E-Mails:
Automatische E-Mails auf Plattformebene: nur für Administratoren zugänglich. Anpassbare E-Mails, die auf Plattformebene aktiviert oder deaktiviert werden können und die Standardeinstellung für die gesamte Plattform sind, sofern sie nicht auf Projektebene überschrieben werden.
zugänglich über die Registerkarte Nachrichten allgemein > Automatisierte E-Mails
Automatische E-Mails auf Phasenebene: Aktivieren und deaktivieren Sie automatische Benachrichtigungen, die an Benutzer in der jeweiligen Phase gesendet werden.
zugänglich über die Registerkarte Zeitleiste des Projekts > Ihre Phase ausgewählt > Registerkarte Benachrichtigungen
ℹ️ Anmerkungen:
Admins können bestimmte E-Mails aktivieren oder deaktivieren
Wenn E-Mails auf Plattformebene aktiviert sind, können sie auf Projektebene deaktiviert werden
Wenn E-Mails auf Plattformebene deaktiviert sind, können sie NICHT auf Projektebene aktiviert werden.
Benutzer können ihre eigenen Benachrichtigungseinstellungen verwalten.
Hauptmerkmale der automatischen E-Mails
Plattform-Management: Admins entscheiden, welche automatischen E-Mails aktiv sind.
Benutzerverwaltung: Die Benutzer können ihre eigenen Präferenzen einstellen.
Auslöser-System: Die Plattform bestimmt auf der Grundlage definierter Auslöser (z. B. Kommentarantworten, Statusänderungen), wann jede automatische E-Mail versendet werden soll.
Wie und wo werden automatische E-Mails ausgelöst?
Automatische E-Mails werden durch bestimmte Benutzeraktionen oder Systemereignisse ausgelöst. Die Auslöser variieren je nach Funktionsbereich. Nutzen Sie die untenstehende Übersicht, um relevante E-Mail-Auslöser zu finden, je nachdem, woran Sie gerade arbeiten.
Umfragen
Benutzer erhalten in den folgenden Fällen automatische E-Mails:
Umfrage nicht abgeschickt (Benutzer, der seine Umfrage gestartet, aber nicht abgeschickt hat, 1 Tag nachdem der Benutzer die Umfrage zuletzt als Entwurf gespeichert hat)
Ideenfindungen
In den folgenden Fällen erhalten Benutzer automatische E-Mails:
Statusänderung eines Beitrags, dem Sie folgen (Benutzer, die dem Beitrag folgen, wenn sich der Status des Beitrags ändert)
Offizielles Update zu einem Beitrag, dem Sie folgen (Benutzer, die dem Beitrag folgen, wenn der Beitrag ein offizielles Update erhält)
Veröffentlichung meines Beitrags (Benutzer, die den Beitrag veröffentlicht haben, wann der Beitrag veröffentlicht wurde)
Ein Kommentar zu einem Beitrag, dem Sie folgen (Benutzer, die dem Beitrag folgen, wenn ein Benutzer den Beitrag kommentiert)
Erwähnung in einem offiziellen Update (Benutzer, die in einem Kommentar erwähnt werden, wenn die Erwähnung erfolgt)
Eine Antwort auf meinen Kommentar (Benutzer, die einen Kommentar abgegeben haben, wenn ein anderer Benutzer auf den Kommentar antwortet)
Löschung meines Kommentars (Benutzer, die einen Kommentar abgegeben haben, wenn ihr Kommentar gelöscht wird)
Vorschläge
In den folgenden Fällen erhalten Benutzer automatische E-Mails:
Erwähnung in einem Update (Benutzer, die in einem Kommentar erwähnt werden, wenn die Erwähnung erfolgt)
Eine Antwort auf meinen Kommentar (Benutzer, die einen Kommentar abgegeben haben, wenn ein anderer Benutzer auf den Kommentar antwortet)
Löschung meines Kommentars (Benutzer, die einen Kommentar abgegeben haben, wenn ihr Kommentar gelöscht wird)
Wöchentliche Übersicht über Ihre Vorschläge (Benutzer, die Vorschläge hochgeladen haben, wöchentlich)
Statusänderung eines Vorschlags, dem Sie folgen (Benutzer, die dem Vorschlag folgen, wenn sich der Status des Vorschlags ändert)
Aktualisierung eines Vorschlags, dem Sie folgen (Benutzer, die dem Vorschlag folgen, wenn der Vorschlag offizielles Feedback erhält)
Einladung zur Mitunterzeichnung eines Vorschlags (Benutzer, die zum Zeitpunkt der Einladung zur Mitunterzeichnung eines Vorschlags eingeladen werden)
Veröffentlichung meines Vorschlags (Benutzer, die den Vorschlag gepostet haben, wenn der Beitrag ein Vorschlag ist)
Ein Benutzer nimmt meine Einladung zur Mitunterzeichnung meines Vorschlags an (Benutzer, die einen Vorschlag veröffentlicht haben, wenn ihre Einladung zur Mitunterzeichnung eines Vorschlags angenommen wird)
Ein Kommentar zu einem Vorschlag, dem Sie folgen (Benutzer, die dem Vorschlag folgen, wenn ein Benutzer den Beitrag kommentiert)
Abstimmen und Prioritäten setzen
In den folgenden Fällen erhalten Benutzer automatische E-Mails:
Letzte Gelegenheit zur Stimmabgabe (Benutzer, die sich mit dem Projekt beschäftigt, aber nicht abgestimmt haben, 2 Tage vor Ende der Abstimmungsphase)
Bestätigung der Stimmabgabe (Benutzer, die abgestimmt haben, wenn ihre Stimme abgegeben wurde)
Nicht abgegebene Stimmen (Benutzer, die abgestimmt, aber ihre Stimme noch nicht eingereicht haben)
Abstimmungsergebnisse (Benutzer, die sich an dem Projekt beteiligt haben, wenn die Abstimmungsphase endet)
Neue Projektphase mit Abstimmung
Andere Funktionen
In den folgenden Fällen erhalten Benutzer automatische E-Mails:
Bestätigung der Veranstaltungsanmeldung (Benutzer nach erfolgreicher Anmeldung zu einer Veranstaltung)
Projekt veröffentlicht (Benutzer, die Gebieten oder Tags folgen, die in einem Projekt definiert sind, wenn das Projekt veröffentlicht wird)
Neue Projektphase (Benutzer, die dem Projekt, Gebieten oder Tags einer Phase folgen, wenn die neue Phase aktiv ist)
Nach der Registrierung (Benutzer, der sich registriert)
Wöchentliche Übersicht (Alle Benutzer, wöchentlich)
Einladungserinnerung (Benutzer, der eingeladen wurde, 7 Tage nachdem die Einladung verschickt wurde)
Admins und Projektmanager*innen
Admins und Projektmanager erhalten in den folgenden Fällen automatische E-Mails:
Wöchentliche Übersicht für Projektmanager (Manager, wöchentlich, montags um 10 Uhr)
Wöchentliche Übersicht für Admins (Admins, wöchentlich, montags um 10 Uhr)
Erwähnung in einem internen Kommentar (Benutzer, die erwähnt werden, wenn sie in einem internen Kommentar erwähnt werden)
Interner Kommentar zu meinem internen Kommentar (Admins & Manager, wenn ein Benutzer auf einen internen Kommentar antwortet)
Interner Kommentar zu einem Beitrag, den ich intern kommentiert habe (Admins & Manager, die das Projekt verwalten, wenn ein interner Kommentar zu einem internen Kommentar eines Benutzers veröffentlicht wird)
Interner Kommentar zu einem mir zugewiesenen Beitrag (Admins & Manager, wenn ein interner Kommentar zu einer dem Benutzer zugewiesenem Beitrag abgegeben wird)
Erhaltene Projektmoderationsrechte (Benutzer, die Projektmoderationsrechte erhalten, wenn sie die Rechte erhalten)
Erhaltene Ordnerverwalterrechte (Benutzer, die Ordnerverwalterrechte erhalten, wenn sie die Rechte erhalten)
Erhaltene Admin-Rechte (Benutzer, die Admin-Rechte erhalten, wenn sie die Rechte erhalten)
Zuweisung eines Beitrags an mich (Admins & Manager, die dem Beitrag zugewiesen sind, wenn der Beitrag zugewiesen ist)
Neuer Beitrag in einem von mir moderierten Projekt (Admins & manager, wenn der Beitrag veröffentlicht wird)
Spam-Bericht (Admins & Manager, wenn ein Beitrag als Spam gekennzeichnet wird)
Wöchentliche Übersicht der zugewiesenen Beiträge (Admins & Manager, die dem Beitrag zugewiesen sind, wöchentlich, dienstags um 8 Uhr)
Neuer Kommentar in einem Projekt, das ich moderiere (Admins & Manager, wenn ein Benutzer kommentiert)
Kommentar-Spam-Bericht (Admins & Manager, wenn ein Kommentar als Spam gekennzeichnet wird)
Vorschläge, die die Abstimmungsschwelle erreicht haben (Admins, wenn der Vorschlag über die Schwelle hochgestimmt wurde)
Neuer Vorschlag (Admins, wenn ein neuer Vorschlag veröffentlicht wird)
Vorschlag erneut zur Prüfung eingereicht (Admin, der einem Vorschlag zugewiesen ist, wenn der Vorschlag erneut zur Prüfung eingereicht wird)
Vorschlagsspam melden (Admins, wenn ein Vorschlag als Spam gemeldet wird)
Zuweisung eines Vorschlags an mich (Admin, der einem Vorschlag zugewiesen ist, wenn der Vorschlag zugewiesen ist)
Bevorstehende neue Projektphase (Admins & Manager, die das Projekt verwalten, 7 Tage vor der neuen Phase)
Markierung unangemessener Inhalte (Admins & Manager, wenn Inhalte als unangemessen markiert werden)
Interner Kommentar zu nicht zugewiesenem Beitrag in nicht verwaltetem Projekt (Admins, wenn interner Kommentar zu nicht zugewiesenem Beitrag in nicht verwaltetem Projekt gepostet wird)
Interner Kommentar zu einem nicht zugewiesenen Vorschlag (Admins, wenn ein interner Kommentar zu einem nicht zugewiesenen Vorschlag veröffentlicht wird)
Interner Kommentar zu einem Vorschlag, den ich intern kommentiert habe (Admins & Projektmanager*innen, wenn ein interner Kommentar zu einem Vorschlag gepostet wird, den ein Benutzer intern kommentiert hat)
Interner Kommentar zu einem mir zugewiesenen Vorschlag (Admins & Projektmanager*innen, wenn ein interner Kommentar zu einem dem Benutzer zugewiesenen Vorschlag abgegeben wird)
Bildbearbeitung in E-Mails
Sie können die Größe von Bildern in Kampagnen ändern, indem Sie das Bild auswählen (es erscheint ein gepunkteter Umriss) und an den Eckpunkten ziehen.
Automatische E-Mails erben das Logo der Plattform automatisch.
Wie verwaltet man automatische E-Mails?
Automatische E-Mails auf Plattformebene
Zur Verwaltung der automatischen E-Mails Ihrer Plattform:
Gehen Sie in Ihrem Admin-Bereich zum Abschnitt E-Mails.
Öffnen Sie die Registerkarte Automatisierte E-Mails.
Sie sehen dann eine Liste aller verfügbaren automatischen E-Mail-Typen. Jeder Eintrag enthält:
Wann die E-Mail gesendet wird
Wer sie erhalten wird
Um eine Benachrichtigung zu aktivieren oder zu deaktivieren, verwenden Sie den Kippschalter:
Aus: Die E-Mail wird an niemanden mehr gesendet.
Ein: Die E-Mail wird gesendet, es sei denn, ein Benutzer hat sich in seinen persönlichen Einstellungen dagegen entschieden.
ℹ️ Hinweis: Einige E-Mail-Benachrichtigungen können nicht abgeschaltet werden. Diese werden als essentiell für die Kernfunktionalität der Plattform angesehen, z.B.: offizielle Aktualisierungen von Benutzereingaben.
Automatische E-Mails auf Phasenebene
Gehen Sie zu Ihrem Projekt > Zeitleiste > Ihre Phase
Öffnen Sie die Registerkarte Benachrichtigungen
Sie sehen dann eine Liste aller verfügbaren automatischen E-Mail-Typen. Jeder Eintrag enthält:
Wann die E-Mail gesendet wird
Wer sie erhalten wird
ℹ️ Hinweis: Automatische E-Mails auf Plattformebene sind auch auf Phasenebene aktiv, sofern sie nicht ausdrücklich überschrieben werden. Phasen-E-Mails können:
Deaktiviert werden, wenn auf Plattformebene aktiviert
Nicht aktiviert werden, wenn auf Plattformebene deaktiviert
Kann weiter angepasst werden und überschreibt die Anpassungen auf Plattformebene.
Einstellungen auf Benutzerebene
Jeder Benutzer kann seine eigenen Benachrichtigungseinstellungen verwalten, unabhängig von den Plattformeinstellungen. Weitere Einzelheiten finden Sie im Artikel 'Wie Sie Ihr Benutzerkonto verwalten'.
Wie lassen sich automatische E-Mails anpassen?
Wie lassen sich automatische E-Mails auf Plattformebene anpassen?
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Klicken Sie oben auf Automatisierte Emails
Wählen Sie die Benachrichtigung, die Sie anpassen möchten, und drücken Sie rechts auf Bearbeiten
Wie kann ich automatische E-Mails auf einer Phasenebene anpassen?
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