Dieser Artikel ist maschinell aus dem Englischen übersetzt
Was ist ein Projekt?
Ein Projekt auf unserer Plattform ist ein spezieller Raum, in dem Engagement und Beteiligung stattfinden. Hier strukturieren Sie eine Initiative, bitten um Beiträge und führen die Teilnehmer durch einen Prozess.
Projekte sind die Kernbausteine Ihrer Plattform:
Sie können genutzt werden, um Ideen zu sammeln, Umfragen durchzuführen, Fragen zu stellen oder Diskussionen in der Gemeinschaft zu organisieren.
Jedes Projekt enthält Phasen (Schritte auf einer Zeitachse), die festlegen, wie und wann Benutzer beitragen können.
Projekte haben ihren eigenen Inhalt, ihre eigenen Einstellungen, Zugriffsregeln und ihr eigenes Branding. Damit sie sich voneinander unterscheiden.
Wissenswertes über Projekte auf unserer Plattform:
Eigenständige Räume: Jedes Projekt kann auf ein Ziel zugeschnitten werden (z.B. Mitgestaltung einer Politik, Durchführung einer Konsultation)
Phasen und Zeitpläne: Projekte verwenden Phasen, um die Beteiligung im Laufe der Zeit zu strukturieren.
Zugangskontrolle: Sie entscheiden, wer ein Projekt sehen und daran teilnehmen kann (nur Admins, ausgewählte Gruppen oder offen für alle)
Optionale Ordner: Projekte können zur besseren Organisation in Ordnern gruppiert werden, funktionieren aber dennoch unabhängig.
Kurz gesagt: Ein Projekt ist der "Container" für Ihre Initiative: Alles vom Design, den Phasen und den Eingabeformularen bis hin zu den Ereignissen und Beteiligungsmethoden befindet sich darin.
Was die Hierarchie auf der Plattform betrifft, so trennen wir ein Projekt von einem Ordner und einer Phase:
Ein Ordner wird verwendet, um mehrere Projekte zusammenzufassen, die eine bestimmte Ähnlichkeit aufweisen (z.B. Infrastrukturarbeiten, ein Gebiet/Bezirk, …). In diesem Artikel werden wir uns näher mit Ordnern befassen: Erstellen und Verwalten von Ordnern
Eine Phase wird verwendet, um zu beschreiben, was in einem Projekt vor sich geht (z.B. kann ein Projekt mit einer Umfragephase beginnen, auf die eine Informationsphase folgt, um die Benutzer über die Ergebnisse der Umfrage zu informieren): Erstellen und Verwalten von Phasen
Warum ist die Einrichtung eines Projekts wichtig?
Die richtige Einrichtung eines Projekts auf unserer Plattform ist mehr als nur das Ausfüllen einiger Felder. Sie legt den Grundstein dafür, wie Ihr Engagement ablaufen wird.
Ein gut vorbereitetes Projekt gewährleistet:
Klarheit für die Teilnehmer: Die Benutzer verstehen sofort, worum es bei dem Projekt geht, wie und wann sie etwas beitragen können.
Reibungsloser Ablauf der Teilnahme: gut strukturierte Phasen und Eingabeformulare verhindern Verwirrung oder Engpässe
Konsistentes Branding und Messaging: Bildmaterial, Beschreibungen und Tags tragen dazu bei, dass das Projekt kohärent und professionell wirkt.
Angemessene Zugangskontrolle: nur die richtige Zielgruppe sieht Ihr Projekt und interagiert damit
Spätere einfachere Verwaltung: eine gute Einrichtung bedeutet weniger Fehlersuche, weniger Bearbeitungen und eine reibungslosere Archivierung oder Vervielfältigung
Eine übereilte oder unvollständige Einrichtung führt oft zu:
Fehlender Kontext für Benutzer (sie wissen nicht, warum oder wie sie sich engagieren sollen)
Unterbrochene Zeitlinien oder inaktive Phasen
Spätere manuelle Nachbearbeitung (Bearbeitung von Tags, Korrektur von URLs, Änderung von Zugriffsrechten)
Kurz gesagt: Eine gute Vorbereitung im Vorfeld spart Zeit, vermeidet Verwirrung und macht Ihr Projekt wirkungsvoller.
Was ist ein Projektlebenszyklus?
Ein Projektlebenszyklus beschreibt die Phasen, die ein Projekt von der Erstellung bis zum Abschluss durchläuft. Das Verständnis dieser Phasen hilft Ihnen, Ihr Projekt effektiv zu planen, zu verwalten und zu kommunizieren.
Die vier Hauptphasen sind:
Entwurf: Das Projekt wird gerade erstellt und ist für die Teilnehmer nicht sichtbar. Nur Administratoren, Projektmanager oder Prüfer (über Vorschaulinks) können es sehen.
Veröffentlicht: Das Projekt ist live und für die Benutzer sichtbar. Die Teilnahme ist möglich, wenn es aktive Phasen gibt
Archiviert: Das Projekt ist nicht mehr für die Teilnahme geöffnet, bleibt aber im Archivbereich der Plattform sichtbar
Veröffentlicht - Beendet: Ein Status, der automatisch angewendet wird, wenn die letzte Phase beendet ist. Das Projekt ist sichtbar, aber nicht mehr aktiv
Warum das wichtig ist:
Hilft Ihnen zu wissen, wann Sie Änderungen vornehmen können (einige Änderungen sind nach bestimmten Status nicht mehr möglich).
Stellt sicher, dass die Teilnehmer die richtige Version des Projekts zur richtigen Zeit sehen.
Hält Ihre Plattform übersichtlich: Projekte überladen die Startseite nicht, wenn sie archiviert werden.
Testen Sie Ihr Projekt, bevor Sie es veröffentlichen:
Wir haben eine Funktion namens "Vorschaulink", die es Ihnen ermöglicht, ein Projekt mit wichtigen Beteiligten zu teilen, bevor Sie Ihr Projekt veröffentlichen. Auf diese Weise können Sie Ihr Projekt testen und eine Vorschau anzeigen, während es sich noch im Entwurfsstadium befindet.
Weitere Informationen über Vorschaulinks finden Sie im Support-Artikel: hier.
Status der Projektveröffentlichung
Dieser Status kann standardmäßig nur von Plattformadministratoren verwaltet werden. Daher müssen sich Projektmanager an ihre Administratoren (oder Ordnerverwalter) wenden, um ihr Projekt veröffentlichen oder archivieren zu lassen.
ℹ️ Projektmanager können Projekte mit Hilfe der Genehmigungsflussfunktion veröffentlichen. Weitere Einzelheiten finden Sie im Abschnitt Genehmigungsfluss-Funktion weiter unten.
Hinweis zu archivierten Projekten:
Archivierte Projekte bleiben in der Hauptprojektliste sichtbar. Wenn Sie sie jedoch aus dem Dropdown-Menü der Navigationsleiste ausblenden möchten, haben Sie zwei Möglichkeiten:
Ordnen Sie die Projektliste neu: Gehen Sie auf die Registerkarte "Ordnen" in der oberen linken Ecke der Liste "Projekte". Ziehen Sie die archivierten Projekte an das Ende der Liste.
Organisieren Sie sie in einem Ordner: Verschieben Sie sie in einen Ordner "Abgeschlossene Projekte", damit Ihre aktive Liste übersichtlich und konzentriert bleibt.
Verschiedene Ansichten für das Projektmanagement
Die Projektmanagement-Ansicht hilft Ihnen, Beteiligungsprojekte effizient und übersichtlich zu verwalten. Es bietet mehrere Ansichten mit Filter-, Bearbeitungs- und Organisierungsoptionen.
Registerkarte Projektliste
Sie können die vielen Filter verwenden, um Projekte besser zu finden.
Auf dieser Registerkarte können Sie auch die folgenden Aktionen durchführen:
Kopieren oder löschen Sie ein Projekt: Klicken Sie auf die drei Punkte neben der Spalte "Enddatum".
Bearbeiten Sie ein Projekt: Klicken Sie auf den Projekttitel
Registerkarte "Ordnerliste
Sie können die vielen Filter verwenden, um Ordner besser zu finden.
Auf dieser Registerkarte können Sie auch die folgenden Aktionen durchführen:
Löschen Sie einen Ordner: Klicken Sie auf die drei Punkte neben der Spalte "Status".
Zeitleisten-Ansicht (verfügbar ab der Premium-Lizenz)
Die Timeline-Ansicht zeigt Projekte in einer visuellen Zeitleiste für eine bessere Terminierung und Planung. Greifen Sie darauf über die Registerkarte Zeitleiste in der oberen linken Ecke zu.
Sie können die vielen Filter verwenden, um die Zeitleiste der gefilterten Projekte anzuzeigen.
Auf dieser Registerkarte können Sie auch die folgenden Aktionen durchführen:
Ändern Sie die Ansicht der Zeitleiste in: Monatlich, Vierteljährlich, Jährlich oder Mehrjährlich
Erkennen Sie Lücken, um Engagementstrategien anzuwenden
Sortierungsansicht (verfügbar für Admins)
In der Ordnungsansicht können Administratoren Projekte und Ordner neu anordnen.
Sie können:
Alle Projekte anzeigen
Projekt durch Ziehen und Ablegen neu ordnen
Passen Sie die Reihenfolge für einige Startseiten-Widgets an.
Passen Sie die oder das Dropdown-Menü "Alle Projekte" in Ihrer Navigationsleiste an.
Was sind die verschiedenen Projekteinstellungen?
Bei der Erstellung und Bearbeitung eines Projekts gibt es mehrere Einstellungen, mit denen Sie Ihr Projekt nach Ihren Wünschen konfigurieren können. Nachfolgend finden Sie eine Zusammenfassung dieser Einstellungen und eine kurze Erklärung, was sie bedeuten und bewirken sollen.
Sie finden die Projekteinstellungen, wenn Sie sich im Backoffice Ihres Projekts befinden, in der oberen rechten Ecke.
Allgemein
Projektname (Titel):
Ihr Projekttitel ist das Erste, was die Leute sehen werden. So wird Ihre Arbeit auf den Homepage-Widgets und in der Registerkarte Projekte angezeigt, und wenn Sie keinen benutzerdefinierten "Slug" festgelegt haben, wird dieser Titel auch automatisch die Standard-URL für Ihr Projekt.
Projekt-URL (Slug):
Die URL Ihres Projekts
Standardmäßig ist der Slug (der Teil nach "/projects/") der Titel des Projekts. Dies kann in den Projekteinstellungen geändert werden. Sie können dies auch für Ordner ändern. Gehen Sie zu Ordner bearbeiten und dann zu "Einstellungen" und geben Sie unter "URL" den gewünschten Slug ein. Dies ist für Eingaben oder Ideen nicht möglich.
Außerdem ist der Sprachteil der URL (z. B. /de-DE/) für die Funktionalität der URL nicht wichtig - er bringt nur Informationen. Sie können also Ihre Projekt-URL ohne den Sprachteil freigeben und es wird trotzdem funktionieren.
Weiterleitungen und verkürzte URLs
Sie können den Abschnitt "/project/" oder "/folder/" in der Url nicht löschen, wenn Sie den Slug selbst bearbeiten. Wenn Sie möchten, dass dieser Teil der URL entfernt wird, müssen Sie das Support-Team bitten, eine Weiterleitung für Sie zu erstellen.
Das Support-Team kann Weiterleitungen für Sie erstellen, solange die Domain dieselbe bleibt. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie verkürzte URLs für Ihr Projekt freigeben möchten.
Nachher: https://website.de/neue-stadt
Tags und Gebiete:
Unabhängig davon, ob Sie Dutzende, Hunderte oder gar Tausende von Ideen über Ihre Plattform generieren, ist es hilfreich, eine gute Methode zum Kategorisieren, Filtern und Auffinden von Ideen zu haben, die sich auf bestimmte Themen-Tags beziehen. Dies ist durch unsere Schlagwortfunktion möglich, die es Ihnen und den Nutzer*innen erlaubt, Beiträge zu kategorisieren.
Tags und Bereiche werden auf unserer Plattform auf 2 Arten verwendet:
Benutzerbenachrichtigungen: Wenn ein Benutzer sich registriert, kann er bestimmte Tags und/oder Bereiche auswählen, denen er folgen möchte. Wenn Sie ein Projekt mit diesen Tags versehen, erhalten Benutzer (falls aktiviert, siehe Artikel 'E-Mails auf der Plattform') eine E-Mail-Benachrichtigung, dass ein Projekt, das sie interessieren könnte, veröffentlicht wurde. Wir haben auch ein 'für Sie'-Widget auf dem Homepage-Builder (siehe Artikel 'Homepage-Builder'), in dem die Projekte angezeigt werden, die den Präferenzen des Benutzers entsprechen und die sich mit den Tags und/oder Bereichen überschneiden, denen der Benutzer folgt.
Ideation-Projekte: Ideation-Projekte bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihrer Idee einen "Tag" zuzuweisen. Nur Tags, die auf Projektebene ausgewählt wurden, können von Benutzern ausgewählt werden, um sie zu ihrer Idee hinzuzufügen. Wenn Sie Ihrem Projekt Tags zuweisen möchten, aber nicht wollen, dass die Benutzer ihrer Idee ein Tag zuweisen, können Sie dies deaktivieren, indem Sie den Abschnitt im Eingabeformular entfernen (siehe Artikel 'Ideenvorschläge und Eingabeverwaltung').
Anmerkungen:
Wenn Sie eine Markierung aus dem Projekt löschen, behalten die bereits markierten Ideen ihre Markierungen. Sie können die Themen-Tags manuell auf der Registerkarte "Beiträge" entfernen, oder wenn Sie alle Verweise auf den Themen-Tag aus allen Ihren Projekten löschen möchten, können Sie es über die Einstellungen löschen.
Die Tags werden in den Plattformeinstellungen verwaltet und sind nur für Plattformadministratoren zugänglich. Es gibt eine Liste mit vordefinierten Tags. Um diese zu entfernen, müssen die Plattformadministratoren unser Support-Team über die Chat-Bubble kontaktieren.
Beschreibung
Zu jedem Projekt gibt es eine kurze Projektbeschreibung, die zusammen mit einem Projektbild auf der Homepage angezeigt wird. Diese und andere Einstellungen werden in den Projekteinstellungen auf den Registerkarten Allgemein und Beschreibung festgelegt. Sie können Ihre längere Projektbeschreibung mit dem Text-Editor vollständig anpassen oder mit dem Content Builder erweiterte Gestaltungsmöglichkeiten nutzen.
Wenn Sie mehr über unsere Content-Builder-Funktion erfahren möchten, lesen Sie unseren Support-Artikel: hier.
Eingabe-Tags
In diesem Bereich können Sie auswählen, welche Tags von Benutzern innerhalb des Projekts während einer Vorschlags- oder Ideenphase verwendet werden können, um ihre Eingaben zuzuordnen.
Zugriffsrechte (Projektebene)
Mit den Zugriffsrechten auf Projektebene (die sich von den Zugriffsrechten auf Phasenebene unterscheiden, siehe Abschnitt in den Phaseneinstellungen unten) können Sie drei Dinge konfigurieren: Auffindbarkeit, Sichtbarkeit und die Zuweisung von Projektmanagern, die im Kontext des Projekts als Administratoren fungieren.
Um mehr über unsere Zugriffsrechte auf Projektebene zu erfahren, lesen Sie unseren Artikel über 'Zugriffsrechte'.
Daten
Wenn Sie Ihr Projekt bereits eingerichtet und einige Tests durchgeführt haben (z. B. durch Ausfüllen einer Umfrage), können Sie alle Teilnahmedaten zurücksetzen. Bei dieser Aktion bleibt Ihre Projekteinrichtung intakt, aber alle bisher gesammelten Daten werden dauerhaft gelöscht, so dass Sie im Grunde einen Neuanfang machen können.
Weitere Projekteinstellungen finden Sie, wenn Sie zur Hauptseite des Projekt-Backoffice zurückgehen:
Zeitleiste
Die Timeline ist die Standard-Registerkarte, die Sie sehen, wenn Sie auf das Back Office Ihres Projekts zugreifen. Es ermöglicht Ihnen, die Phasen Ihres Projekts in einer klaren, chronologischen Reihenfolge zu verwalten. Die Phasen müssen nacheinander eingerichtet werden und nur eine Phase kann zu einem bestimmten Zeitpunkt aktiv sein.
Verwenden Sie die Timeline, um Ihr Projekt zu strukturieren und den Endbenutzern den Zeitplan und die Vorgehensweise klar zu vermitteln.
In jedem Abschnitt der Timeline können Sie die spezifischen Phasen konfigurieren, die Sie einbeziehen möchten. Weitere Einzelheiten zur Konfiguration der Phaseneinstellungen finden Sie in dem Artikel: Erstellen und Verwalten von Phasen
Teilnehmende
Auf dieser Registerkarte der Projekteinstellungen können Sie die Teilnahme an Ihrem Projekt verfolgen. Sie sehen, wann Nutzer teilgenommen haben, wie viele es waren und erhalten Einblicke in die demografischen Daten.
Hinweis: Wenn Ihr Projekt die Teilnahme ohne Konto erlaubt oder wenn die anonyme Teilnahme aktiviert ist, werden die demografischen Informationen nicht angezeigt.
Verkehr
Auf dieser Registerkarte der Projekteinstellungen können Sie die Besuche auf Ihrer Projektseite sowie deren Sprache, Gerätetyp und die Quelle, von der sie kamen, bevor sie auf der Projektseite landeten, verfolgen.
E-Mails
Sie können die Nachrichten-App verwenden, um E-Mails an Benutzer zu senden, die an dem Projekt teilgenommen haben oder es verfolgen.
ℹ️ Wenn Ihr Projekt eine Teilnahme ohne Konto oder eine anonyme Teilnahme zulässt, können diese Benutzer nicht über die Registerkarte Nachrichten kontaktiert werden.
Veranstaltungen
Sie finden die Veranstaltungen in den Projekteinstellungen , da Veranstaltungen nicht direkt mit einer Phase, sondern immer mit dem Hauptprojekt verbunden sind. Veranstaltungen ermöglichen es Ihnen, Ihren Prozess mit Events außerhalb der Plattform zu verknüpfen, z. B. mit einer Eröffnungsveranstaltung, Rathaus-Konsultation, themenbezogenen Veranstaltungen oder der Veröffentlichung der Endergebnisse.
Die Veranstaltungen werden in einer Kartenansicht unter der Zeitleiste und separat in einer Registerkarte auf der Projektseite angezeigt. Wir zeigen weiterhin die relevanten Veranstaltungen für jede Phase (wenn die Phase aktiv ist) in dieser Phase.
Anzeige der Teilnehmerzahlen
Die Teilnahmenummern für das Projekt werden an verschiedenen Stellen auf der Plattform angezeigt:
Es erscheint auf der Projektkarte auf der Homepage: kann nicht entfernt werden
Es erscheint auf der Projektkarte in einem Ordner: kann nicht entfernt werden
auf der Projektbeschreibung unter der Schaltfläche Beteiligung: Diese Beteiligungsnummer kann nur entfernt werden, wenn Sie den Content Builder für die Projektbeschreibung verwenden:
Gehen Sie auf die Registerkarte Allgemeine Projekteinstellungen Ihres Projekts
Aktivieren Sie den Content Builder für die Beschreibung
Im Content Builder für die Projektbeschreibung können Sie das Widget Participation Box hinzufügen, verschieben oder entfernen
Schalten Sie die Option Teilnehmer-Avatare ausblenden in den Einstellungen dieses Widgets auf der rechten Seite ein oder aus.
Wie erstellt man ein Projekt?
Klicken Sie im Backoffice Ihrer Plattform auf die Registerkarte Projekte
Klicken Sie oben rechts auf Neues Projekt
Geben Sie einen Titel für Ihr Projekt in allen für Ihre Plattform verfügbaren Sprachen ein
Erstellen Sie einen Zeitplan mit verschiedenen Phasen, die Ihr Projekt umreißen
Konfigurieren Sie die Projekteinstellungen nach Ihren Wünschen
Wie kopiere ich ein Projekt?
Um ein Projekt zu kopieren, gehen Sie in die Projektverwaltungsansicht, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts in der Leiste des Projekts, das Sie duplizieren möchten, und wählen Sie Projekt kopieren. Sie können sie dann umbenennen und die Details nach Bedarf aktualisieren.
Auf diese Weise können Sie auch schnell mehrere ähnliche Projekte erstellen, die nur geringfügige Anpassungen erfordern.
Wie kann ich ein Projekt löschen?
Navigieren Sie zur Registerkarte Projekte in Ihrem Back Office
Suchen Sie das Projekt, das Sie löschen möchten, in der Liste
Klicken Sie auf die 3 Punkte auf der rechten Seite und dann auf Projekt löschen
Bestätigen Sie
Wie veröffentlicht man ein Projekt?
Der Status eines Projekts kann standardmäßig nur von Plattformadministratoren (oder Ordnermanagern innerhalb ihres Ordners) verwaltet werden. Daher müssen sich Projektmanager an ihre Administratoren (oder Ordnermanager) wenden, um ihr Projekt veröffentlichen oder archivieren zu lassen.
Funktion Genehmigungsfluss
Wenn diese Funktion für Ihre Plattform aktiviert ist, können Sie die Genehmigung der Projektveröffentlichung von Ihrem Administrator oder Ordnerverwalter anfordern. Diese Anfrage löst eine Benachrichtigung an den Admin oder den Ordnermanager*in aus, in der er aufgefordert wird, das Projekt zu überprüfen und freizugeben. Nach der Genehmigung kann der Projektmanager das Projekt nach eigenem Ermessen veröffentlichen.
Der Genehmigungsablauf ist ein einmaliger Genehmigungsablauf - wenn das Projekt also einmal genehmigt wurde, erscheint die Schaltfläche zur Überprüfung/zum Antrag auf Genehmigung nicht erneut, auch wenn Änderungen vorgenommen wurden.
ℹ️ Die Genehmigungsfluss-Funktionalität ist für den Premium- und Enterprise-Preisplan verfügbar. Wenn Sie diese Funktion deaktivieren möchten, können Sie unser Support-Team über die Chat-Bubble kontaktieren.
Archivierte Projekte:
Archivierte Projekte bleiben in der Hauptprojektliste sichtbar. Wenn Sie sie jedoch aus dem Dropdown-Menü der Navigationsleiste ausblenden möchten, haben Sie zwei Möglichkeiten:
Sortieren Sie die Projektliste neu: Ziehen Sie die archivierten Projekte an das Ende der Liste auf der Registerkarte Alle Projekte im Back-Office.
Organisieren Sie sie in einem Ordner: Verschieben Sie sie in einen Ordner "Abgeschlossene Projekte", damit Ihre aktive Liste übersichtlich und konzentriert bleibt.