Geautomatiseerde e-mails of e-mailnotificaties zijn e-mails die automatisch vanuit het platform naar geregistreerde gebruikers of naar een groep geregistreerde gebruikers worden gestuurd. Ze worden getriggerd door hun eigen acties, acties van anderen of gebeurtenissen op je platform. Als admin kun je bepalen welke notificaties mensen wel of niet moeten ontvangen en elke gebruiker kan ook zelf bepalen welke notificaties hij wil ontvangen. Elke gebruiker kan ook zijn eigen voorkeuren voor notificaties aanpassen.
Welke automatische e-mails worden verstuurd en wanneer?
Geautomatiseerde e-mails op je platform worden gebruikt voor 2 doeleinden:
Je gebruikers informeren over wat er op het platform gebeurt als ze er niet zijn.
Zorgen dat ze op het juiste moment hun weg terug vinden naar het platform.
Hier is een (gedeeltelijk) overzicht van alle geautomatiseerde e-mails. Je kunt hier ook een voorbeeld van elke e-mail (alleen in het Engels) bekijken:
E-mails verzonden naar gebruikers
Titel e-mail | Wie ontvangt het? | Wanneer wordt het ontvangen? |
Enquête niet ingediend | Gebruiker die zijn enquête is begonnen maar nog niet heeft ingediend | 1 dag nadat de gebruiker de enquête voor het laatst in concept heeft opgeslagen |
Na registratie | Gebruiker die zich registreert | Gebruiker registreert zich voor het eerst |
Wekelijks overzicht | Alle gebruikers | Wekelijks |
Uitnodiging herinnering | Gebruiker die is uitgenodigd | 7 dagen nadat de uitnodiging is verstuurd |
Registratiebevestiging evenement | Nieuw geregistreerde gebruiker | Registratie voor een evenement |
Statusverandering van een ingang die je volgt | Gebruikers die de invoer volgen | Ingangsstatus verandert |
Update over een invoer die je volgt | Gebruikers die de invoer volgen | Input krijgt officiële feedback |
Publicatie van mijn inbreng | Gebruiker die de invoer heeft gepubliceerd | Input wordt gepubliceerd |
Een opmerking over een invoer die je volgt | Gebruikers die de invoer volgen | Reacties van gebruikers |
Vermelding in een update | Gebruiker die wordt genoemd | Gebruiker wordt genoemd |
Een reactie op mijn commentaar | Gebruiker die commentaar gaf | Gebruiker reageert op commentaar |
Verwijdering van mijn commentaar | Gebruiker die commentaar gaf | Commentaar is verwijderd |
Laatste kans om te stemmen | Gebruikers die betrokken waren bij het project maar niet hebben gestemd | 2 dagen voordat de stemmingsfase sluit |
Bevestiging van stemming | Gebruiker die heeft gestemd | Er wordt gestemd |
Niet-ingediende stemmen | Gebruiker die nog geen stem heeft uitgebracht | 1 dag nadat gebruiker voor het laatst heeft gestemd |
Stemuitslagen | Gebruikers die betrokken waren bij het project | Stemming beëindigd |
Wekelijks overzicht van je voorstellen | Alle gebruikers die voorstellen hebben geüpload | Wekelijks |
Statuswijziging van een voorstel dat je volgt | Gebruikers die het voorstel volgen | Wijzigingen in de status van het voorstel |
Update over een voorstel dat je volgt | Gebruikers die het voorstel volgen | Voorstel krijgt officiële feedback |
Uitnodiging om een voorstel te sponsoren | Gebruiker die is uitgenodigd om een voorstel te sponsoren | Gebruiker wordt uitgenodigd om een voorstel te sponsoren |
Publicatie van mijn voorstel | Gebruiker die het voorstel heeft gepubliceerd | Voorstel wordt gepubliceerd |
Een gebruiker accepteert mijn uitnodiging om mijn voorstel te ondersteunen | Gebruiker die het voorstel heeft gepubliceerd | Gebruiker accepteert uitnodiging om een voorstel te sponsoren |
Een reactie op een voorstel dat je volgt | Gebruikers die het voorstel volgen | Commentaar van gebruikers op het voorstel |
Nieuwe projectfase met stemmen | Gebruikers die betrokken waren bij het project | Veranderingen in projectfase |
Project gepubliceerd | Gebruikers die het project volgen | Project gepubliceerd |
Nieuwe projectfase | Gebruikers die het project volgen | Veranderingen in projectfase |
E-mails naar beheerders & projectmanagers
Titel e-mail | Wie ontvangt het? | Wanneer wordt het ontvangen? |
Wekelijks overzicht voor projectmanagers | Managers | Wekelijks, op maandag om 10 uur |
Wekelijks overzicht voor admins | Admins | Wekelijks, op maandag om 10 uur |
Vermelding in een intern commentaar | Gebruiker die wordt genoemd | Gebruiker wordt genoemd in intern commentaar |
Intern commentaar op mijn interne commentaar | Admins & managers | Gebruiker reageert op intern commentaar |
Intern commentaar op input Ik heb intern commentaar gegeven op | Admins & managers die het project beheren | Intern commentaar wordt geplaatst op invoer waar de gebruiker intern commentaar op heeft gegeven |
Intern commentaar op aan mij toegewezen input | Admins & managers | Intern commentaar wordt geplaatst op invoer toegewezen aan gebruiker |
Ontvangen project moderatierechten | Gebruiker die projectmoderatorrechten krijgt | Gebruiker krijgt rechten als projectmoderator |
Mapbeheerdersrechten ontvangen | Gebruiker die mapmoderatorrechten krijgt | Gebruiker krijgt mapmoderatorrechten |
Beheerdersrechten ontvangen | Gebruiker die beheerdersrechten krijgt | Gebruiker krijgt beheerdersrechten |
Toewijzing van een ingang aan mij | Admins & managers toegewezen aan de invoer | Input is toegewezen |
Nieuwe input in een project dat ik modereer | Admins & managers | Nieuwe invoer wordt gepubliceerd |
Spamrapport invoeren | Admins & managers | Invoer wordt gemarkeerd als spam |
Wekelijks overzicht van toegewezen inputs | Admins & managers toegewezen aan de invoer | Wekelijks, op dinsdag om 8 uur |
Nieuw commentaar in een project dat ik modereer | Admins & managers | Reacties van gebruikers |
Spam rapporteren | Admins & managers | Commentaar is gemarkeerd als spam |
Voorstellen die de kiesdrempel hebben gehaald | Admins | Voorstel is geüpvoted boven de drempel |
Nieuw voorstel | Admins | Nieuw voorstel is geplaatst |
Voorstel opnieuw ingediend voor beoordeling | Admin toegewezen aan een voorstel | Voorstel opnieuw ingediend voor beoordeling |
Voorstel spam rapport | Admins | Voorstel wordt gerapporteerd als spam |
Opdracht van een voorstel aan mij | Admin toegewezen aan een voorstel | Voorstel is toegewezen aan admin |
Aankomende nieuwe projectfase | Admins & managers die het project beheren | 7 dagen voor de projectwijzigingsfase |
Ongepaste inhoud gemarkeerd | Admins & managers | Inhoud wordt gemarkeerd als ongepast |
Intern commentaar op niet-toegewezen invoer in onbeheerd project | Admins | Intern commentaar is geplaatst op niet-toegewezen invoer in onbeheerd project |
Intern commentaar op niet-toegewezen voorstel | Admins | Intern commentaar is geplaatst op niet-toegewezen voorstel |
Intern commentaar op voorstel Ik heb intern commentaar gegeven op | Admins & managers | Intern commentaar wordt geplaatst op voorstel waar gebruiker intern commentaar op heeft gegeven |
Intern commentaar op voorstel dat aan mij is toegewezen | Admins & managers | Intern commentaar is geplaatst op voorstel toegewezen aan gebruiker |
Definieer welke e-mailnotificaties je op je platform wilt (de)activeren
Om de notificaties van je platform te beheren, ga je naar het tabblad 'Geautomatiseerde e-mails' in de rubriek 'Berichten' van je platform. Daar vind je een volledig overzicht van elk type notificatie die het platform verstuurt. De titel geeft aan wanneer het wordt verzonden en wie het zal ontvangen.
Door de toggle uit of aan te zetten, kun je een specifieke notificatie in- of uitschakelen. Het uitschakelen zorgt ervoor dat niemand deze e-mail meer ontvangt. Inschakelen betekent dat zij het zullen ontvangen, tenzij zij individueel hebben aangegeven het niet te willen ontvangen.
Sommige toggles kunnen niet worden uitgeschakeld. Dit zijn de meldingen die cruciaal zijn voor het goed functioneren van het platform, bijvoorbeeld officiële updates over ingangen:
Je kunt een voorbeeld van e-mails bekijken door op de knop "Weergeven" te klikken. Omdat deze voorbeelden worden gegenereerd uit echte e-mails die binnen je platform zijn verzonden, moeten de e-mails minstens één keer worden verzonden voordat je een voorbeeld kunt zien (dit is de reden waarom de knop Voorbeeld niet altijd actief is):
Elke gebruiker kan ook individueel kiezen welke e-mails hij wil ontvangen en welke niet. Dat kan op 2 manieren:
Uitschrijven rechtstreeks vanuit elke e-mail
Elke melding deactiveren op hun gebruikersprofielpagina op het platform:
Het "reply to" e-mailadres van de e-mailnotificaties wijzigen
Geautomatiseerde e-mails bevatten altijd een link naar het platform, specifiek naar de inhoud die relevant is voor die e-mail.
Bijv. Als een gebruiker een melding krijgt omdat iemand commentaar heeft gegeven op een invoer waarop hij heeft gestemd, bevat de e-mail een link naar die invoer of dat commentaar.
Het is niet de bedoeling dat gebruikers deze geautomatiseerde e-mails beantwoorden. Het is echter onmogelijk te voorkomen dat iemand zo'n geautomatiseerde e-mail beantwoordt. Go Vocal verwerkt deze antwoordmails meestal niet. Als je de ontvanger wilt zijn van deze onverwachte antwoorden, stuur ons dan je algemene antwoord-emailadres (info@..., hello@...., communication@... ) via de support chat bubble. Wij zullen het voor je toevoegen in onze back-end.
De inhoud van de geautomatiseerde e-mails wijzigen
Helaas is het op dit moment niet mogelijk om de inhoud van geautomatiseerde e-mails te personaliseren. We houden de inhoud zo neutraal mogelijk, zodat de inhoud geschikt is voor alle Go Vocal platforms.
Wij controleren onze bestaande geautomatiseerde e-mails voortdurend. Zijn de e-mails boeiend genoeg?Schrijven mensen zich uit?Op basis van die informatie ondernemen we actie:
we veranderen de inhoud van de e-mail,
we soortgelijke e-mails samenvoegen,
we passen de voorwaarden om een e-mail te versturen aan
Als je (tik)fouten in een van de e-mails vindt, of als je een verbetering wilt voorstellen, aarzel dan niet om contact op te nemen met ons support team met je suggesties via de chatbubbel in je beheerderspaneel.
Meer hulp of ondersteuning nodig? Neem contact op met ons Support Team via de chatbubbel.