Naar de hoofdinhoud

De instellingen van de automatische e-mailmeldingen wijzigen

Het platform kan automatische notificaties versturen. Een admin en elke individuele gebruiker kan beslissen welke geactiveerd worden.

Nola Moreau avatar
Geschreven door Nola Moreau
Meer dan een week geleden bijgewerkt

Wat zijn automatische e-mails?

Automatische e-mails zijn berichten die door het platform worden verzonden zonder handmatige tussenkomst. Deze e-mails worden getriggerd door gebruikersacties, acties van anderen of platformgebeurtenissen. Een gebruiker kan bijvoorbeeld een e-mail ontvangen wanneer iemand reageert op zijn bericht of wanneer een project dat hij volgt wordt bijgewerkt.

De volgende informatie maakt altijd deel uit van de geautomatiseerde e-mails:

  • Er staat een logo linksboven, dit logo is hetzelfde als het logo op je startpagina en kan worden aangepast in de Instellingen op je platform, onder het tabblad 'Branding'.

  • Er is ook een optie om je af te melden in de geautomatiseerde e-mail. Als je hierop drukt, ontvangt de gebruiker geen geautomatiseerde e-mails meer van het platform.

  • Voorwaarden & worden weergegeven

  • Privacybeleidwordt weergegeven

Er zijn twee soorten automatische e-mails:

  • Automatische e-mails op platformniveau: Standaard e-mailmeldingen die voor het hele platform gelden.

  • Automatische e-mails op projectniveau: Aanpasbare e-mails specifiek voor individuele projecten. Deze kunnen de standaardinstellingen van het platform voor dat project overschrijven of uitschakelen.

Belangrijkste kenmerken:

  • Platformbeheer: Als beheerder kun je bepalen welke automatische e-mails zijn ingeschakeld voor je gebruikers.

  • Gebruikersbeheer: Elke gebruiker kan zijn eigen voorkeuren voor e-mailmeldingen instellen.

  • Communicatie: Het systeem bepaalt wanneer er een e-mail wordt verstuurd op basis van gedefinieerde triggers.

Hoe en wanneer worden de automatische e-mails geactiveerd?

Automatische e-mails worden getriggerd door specifieke gebruikersacties of systeemgebeurtenissen. De triggers verschillen per functiegebied. Gebruik het onderstaande overzicht om relevante e-mailtriggers te vinden op basis van waar je mee bezig bent.

Enquêtes

Gebruikers ontvangen automatisch e-mails in de volgende gevallen:

  • Enquête niet ingediend (Gebruiker die zijn enquête is begonnen maar niet heeft ingediend, 1 dag nadat de gebruiker de enquête voor het laatst in concept heeft opgeslagen)

Ideevorming

Gebruikers ontvangen automatisch e-mails in de volgende gevallen:

  • Statusverandering van een ingang die je volgt (Gebruikers die de ingang volgen, wanneer de status van de ingang verandert)

  • Update over een ingang die je volgt (Gebruikers die de ingang volgen, wanneer de ingang officiële feedback krijgt)

  • Publicatie van mijn input (Gebruikers die de input hebben gepost, wanneer de input is gepubliceerd)

  • Een commentaar op een invoer die je volgt (Gebruikers die de invoer volgen, wanneer een gebruiker commentaar geeft op de invoer)

  • Vermelding in een update (Gebruikers die worden genoemd in een opmerking, wanneer de opmerking wordt gemaakt)

  • Een reactie op mijn reactie (Gebruikers die een reactie hebben geplaatst, wanneer een andere gebruiker op de reactie reageert)

  • Verwijdering van mijn commentaar (Gebruikers die een commentaar hebben geplaatst, wanneer hun commentaar is verwijderd)

Voorstellen

Gebruikers ontvangen automatisch e-mails in de volgende gevallen:

  • Vermelding in een update (Gebruikers die worden genoemd in een opmerking, wanneer de opmerking wordt gemaakt)

  • Een reactie op mijn reactie (Gebruikers die een reactie hebben geplaatst, wanneer een andere gebruiker op de reactie reageert)

  • Verwijdering van mijn commentaar (Gebruikers die een commentaar hebben geplaatst, wanneer hun commentaar is verwijderd)

  • Wekelijks overzicht van je voorstellen (Gebruikers die voorstellen hebben geüpload, wekelijks)

  • Statusverandering van een voorstel dat je volgt (Gebruikers die het voorstel volgen, wanneer de status van het voorstel verandert)

  • Update over een voorstel dat je volgt (Gebruikers die het voorstel volgen, wanneer het voorstel officiële feedback krijgt)

  • Uitnodiging om een voorstel te co-sponsoren (Gebruikers die zijn uitgenodigd om een voorstel te co-sponsoren, op het moment van de uitnodiging)

  • Publicatie van mijn voorstel (Gebruikers die het voorstel hebben geplaatst, wanneer de input het voorstel is)

  • Een gebruiker accepteert mijn uitnodiging om mijn voorstel te co-sponsoren (Gebruikers die een voorstel hebben gepubliceerd, wanneer hun uitnodiging om een voorstel te co-sponsoren wordt geaccepteerd)

  • Een commentaar op een voorstel dat je volgt (Gebruikers die het voorstel volgen, wanneer een gebruiker commentaar geeft op de invoer)

Stemmen en prioriteiten stellen

Gebruikers ontvangen automatisch e-mails in de volgende gevallen:

  • Laatste kans om te stemmen (Gebruikers die betrokken waren bij het project maar niet hebben gestemd, 2 dagen voordat de stemmingsfase sluit)

  • Stembevestiging (Gebruikers die hebben gestemd, wanneer hun stemmen zijn ingediend)

  • Niet-ingediende stemmen (gebruikers die hebben gestemd, 1 dag nadat gebruiker voor het laatst heeft gestemd zonder in te dienen)

  • Stemresultaten (Gebruikers die zich met het project hebben beziggehouden, wanneer de stemfase eindigde)

  • Nieuwe projectfase met stemmen

Andere kenmerken

Gebruikers ontvangen automatisch e-mails in de volgende gevallen:

  • Registratiebevestiging voor evenement (Gebruiker na succesvolle registratie voor een evenement)

  • Project gepubliceerd (Gebruikers die gebieden of tags volgen die binnen een project zijn gedefinieerd, wanneer het project is gepubliceerd)

  • Nieuwe projectfase (Gebruikers die het project, gebieden of tags van een fase volgen, wanneer de nieuwe fase actief is)

  • Na registratie (gebruiker die zich registreert)

  • Wekelijks overzicht (alle gebruikers, wekelijks)

  • Uitnodigingsherinnering (Gebruiker die is uitgenodigd, 7 dagen nadat de uitnodiging is verstuurd)

Admins en projectmanagers

Admins en projectmanagers ontvangen automatisch e-mails in de volgende gevallen:

  • Wekelijks overzicht voor projectmanagers (Managers, wekelijks, op maandag om 10 uur)

  • Wekelijks overzicht voor admins (admins, wekelijks, op maandag om 10 uur)

  • Vermelding in een interne opmerking (Gebruikers die worden genoemd, wanneer ze worden genoemd in een interne opmerking)

  • Intern commentaar op mijn interne commentaar (Admins & managers, wanneer gebruiker reageert op intern commentaar)

  • Intern commentaar op input waar ik intern commentaar op heb gegeven (Admins & managers die het project beheren, wanneer intern commentaar wordt geplaatst op intern commentaar van een gebruiker)

  • Intern commentaar op invoer die aan mij is toegewezen (Admins & managers, wanneer intern commentaar wordt geplaatst op invoer die aan gebruiker is toegewezen)

  • Ontvangen projectmoderatierechten (Gebruikers die projectmoderatorrechten ontvangen, wanneer ze de rechten ontvangen)

  • Ontvangen mapbeheerdersrechten (Gebruikers die mapbeheerdersrechten ontvangen, wanneer ze de rechten ontvangen)

  • Ontvangen beheerdersrechten (Gebruikers die beheerdersrechten ontvangen, wanneer ze de rechten ontvangen)

  • Toewijzing van een ingang aan mij (Admins & managers toegewezen aan de ingang, wanneer de ingang is toegewezen)

  • Nieuwe invoer in een project dat ik modereer (Admins & managers, wanneer de invoer wordt gepubliceerd)

  • Invoer spam melden (Admins & managers, wanneer invoer is gemarkeerd als spam)

  • Wekelijks overzicht van toegewezen ingangen (Admins & managers toegewezen aan de ingang, wekelijks, op dinsdag om 8 uur)

  • Nieuw commentaar in een project dat ik modereer (Admins & managers, wanneer gebruikers commentaar geven)

  • Commentaar spam melden (Admins & managers, wanneer commentaar is gemarkeerd als spam)

  • Voorstellen hebben de stemdrempel bereikt (Admins, als er boven de drempel is gestemd)

  • Nieuw voorstel (Admins, wanneer nieuw voorstel wordt gepost)

  • Voorstel opnieuw ter beoordeling ingediend (Admin toegewezen aan een voorstel, wanneer het voorstel opnieuw ter beoordeling wordt ingediend)

  • Spamrapport voorstel (Admins, wanneer voorstel als spam wordt gerapporteerd)

  • Toewijzing van een voorstel aan mij (Admin toegewezen aan een voorstel, wanneer voorstel is toegewezen)

  • Aankomende nieuwe projectfase (Admins & managers die het project beheren, 7 dagen voordat het project van fase verandert)

  • Ongepaste inhoud gemarkeerd (Admins & managers, wanneer inhoud wordt gemarkeerd als ongepast)

  • Intern commentaar op niet-toegewezen invoer in onbeheerd project (Admins, wanneer intern commentaar is geplaatst op niet-toegewezen invoer in onbeheerd project)

  • Intern commentaar op een niet-toegewezen voorstel (Admins, wanneer intern commentaar is geplaatst op een niet-toegewezen voorstel)

  • Intern commentaar op voorstel waar ik intern commentaar op heb gegeven (Admins & managers, wanneer intern commentaar wordt geplaatst op voorstel waar gebruiker intern commentaar op heeft gegeven)

  • Intern commentaar op voorstel toegewezen aan mij (Admins & managers, wanneer intern commentaar is geplaatst op voorstel toegewezen aan gebruiker)

Hoe kan ik de automatische e-mails uitschakelen?

Hoe schakel je automatische e-mails op platformniveau uit?

Om de automatische e-mails van je platform te beheren:

  1. Ga naar de sectie Berichten in je beheerpaneel.

  2. Open het tabblad Geautomatiseerde e-mails.

  3. Je ziet een lijst met alle beschikbare automatische e-mailtypes. Elke inzending bevat:

    • Wanneer de e-mail wordt verzonden

    • Wie zal het ontvangen

Gebruik de tuimelschakelaar om een melding uit of in te schakelen:

  • Uit: De e-mail wordt naar niemand meer verstuurd.

  • Aan: De e-mail wordt verzonden, tenzij een gebruiker zich heeft afgemeld in zijn persoonlijke instellingen.

⚠️ Opmerking: Sommige e-mailmeldingen kunnen niet worden uitgeschakeld. Deze worden als essentieel beschouwd voor de kernfunctionaliteit van het platform, bijvoorbeeld officiële updates van gebruikersinvoer.

Voorkeuren op gebruikersniveau

Elke gebruiker kan zijn eigen voorkeuren voor meldingen beheren, ongeacht de instellingen van het platform. Zie Je gebruikersprofiel beheren voor meer informatie.

Hoe schakel je automatische e-mails op faseniveau uit?

Opmerking: je kunt automatische e-mails niet inschakelen op faseniveau als ze zijn uitgeschakeld op platformniveau, je kunt ze echter wel uitschakelen op faseniveau als ze zijn ingeschakeld op platformniveau.

Automatische e-mails op je fase uitschakelen:

  1. Ga naar je fase

  2. Ga naar het tabblad 'Meldingen

  3. Schakel de mails in die je wilt uitschakelen.

Hoe kan ik de automatische e-mails aanpassen?

Hoe pas je automatische e-mails aan op platformniveau?

Door geautomatiseerde e-mails op platformniveau aan te passen, kun je een standaardsjabloon definiëren voor alle e-mails die worden getriggerd door een specifieke gebeurtenis op je platform. Als een projectbeheerder of -manager later een aanpassing op faseniveau toepast, zal die versie je sjabloon op platformniveau overschrijven. Als er geen fasespecifieke aanpassingen worden gemaakt, valt het systeem terug op je e-mail op platformniveau.

Volg deze stappen om e-mails op platformniveau aan te passen:

  1. Open in de backoffice van je platform het tabblad Berichten

  2. Selecteer Geautomatiseerde e-mails

  3. Zoek de e-mail die je wilt configureren

  4. Klik op Bewerken aan de rechterkant

  5. Pas de inhoud en instellingen naar wens aan en sla ze op

Hoe pas je automatische e-mails aan op faseniveau?

Door e-mails aan te passen op faseniveau kun je de communicatie afstemmen op een specifieke fase van je project. Deze instellingen overschrijven alle sjablonen die op platformniveau zijn gedefinieerd voor dezelfde e-mailtrigger.

Om een e-mailsjabloon op faseniveau te bewerken:

  1. Open je project

  2. Selecteer de fase die je wilt aanpassen

  3. Ga naar het tabblad Meldingen

  4. Zoek de e-mail die je wilt bijwerken

  5. Klik op Bewerken aan de rechterkant

  6. Pas de inhoud en instellingen aan als dat nodig is en sla dan op


Meer hulp of ondersteuning nodig? Neem contact op met ons Support Team via de chatbubbel.

Was dit een antwoord op uw vraag?