In dit artikel leggen we de participatiemethode 'voorstellen/petities' uit. Je leert hoe je deze unieke participatiemethode kunt aanpassen en activeren, hoe je de participatiedrempel kunt instellen en hoe je feedback op de voorstellen kunt organiseren.

Opmerkingen over voorstellen:

Binnen het landschap van de participatiedemocratie zijn Voorstellen en Petities krachtige kanalen voor bottom-up participatie en de ruggengraat van een gezonde participatiedemocratie.

Dit type participatie verschilt van de huidige ideeënverzamelingsaanpak van het platform omdat het niet past binnen de beperkingen van een bestaand project. In plaats van antwoorden op een vaste vraag die door overheden wordt gesteld (bijvoorbeeld "welke kleur moeten de vuilnisbakken hebben?"), zijn dit items die door burgers zelf worden geïnitieerd (bijvoorbeeld "we willen de routes voor het ophalen van vuilnis veranderen"). Je kunt het bijvoorbeeld vergelijken met een open "ideeënbus".

Met bewonersvoorstellen/petities kunnen burgers op elk moment hun voorstellen opschrijven en steun voor hun voorstel verzamelen. Voorstellen die een vooraf bepaalde drempel bereiken, krijgen van jullie de belofte 'een reactie' te ontvangen. Een voorstel kan een eenvoudig verzoek aan de stad zijn, maar het kan ook betekenen dat de stad een ondersteunende rol moet spelen in de geest van co-creatie.

Met bewonersvoorstellen/petities kun je op je eigen participatieplatform bijhouden wat je burgers belangrijk vinden. Je hebt altijd een goed gevoel voor wat er ontbreekt op je beleidsagenda. En je biedt je burgers een plek om input te geven over onderwerpen die nog niet aan bod komen in een van je bestaande projecten op het platform.

Onze Proposal/petition participatiemethode geeft je volledige flexibiliteit en controle om deze krachtige participatiemethode op te zetten en te beheren.

Om voorstellen/petities in te schakelen moet je een nieuw project aanmaken, het "Voorstellen" of "Petities" noemen en vervolgens de deelnamemethode "Voorstellen, petities of initiatieven" selecteren in de fase "Instellen":

In de Projectinstellingen (rechtsboven) kun je de beschrijving en informatie aanpassen die je wilt delen met je bewoners over deze participatiemethode. Je kunt afbeeldingen toevoegen, documenten bijvoegen en de doelen, processen en regels beschrijven, zodat bewoners alle informatie hebben die nodig is om de meest relevante ideeën in te dienen.

Met behulp van het inhoudsgebouw in het tabblad "beschrijving" kun je het uiterlijk en de sfeer van deze projectpagina volledig aanpassen.

meer informatie over het gebruik van de content builder hier

Het is een fundamenteel onderdeel van deze participatiemethode om in de projectbeschrijving heel duidelijk te maken aan bewoners wat de criteria zijn om in aanmerking te komen, zodat relevante ideeën worden ingediend.

Een veelgebruikte set van dergelijke criteria: "Het voorstel moet…

Het is cruciaal om van tevoren vast te leggen wat er gebeurt als een voorstel binnen het aantal dagen het vereiste aantal stemmen haalt, en dit te communiceren naar de bewoners in de projectbeschrijving.

De meest gebruikelijke optie is om de auteur(s) van het voorstel uit te nodigen voor de volgende raadsvergadering om het voorstel te presenteren alwaar de raad er een officiële reactie op zal geven.

Maar het is helemaal aan jullie om iets aan te bieden dat het beste past bij jullie context en dat aansluit bij jullie behoeften en beschikbare middelen.

Enkele alternatieve opties:

Om duidelijker te communiceren in welke fase het idee zich bevindt en om de ideeën intern te beheren, kun je verschillende statussen instellen voor ideeën. Alle statussen zijn te vinden op het tabblad "input manager" van je projectfase en onder elk idee kun je selecteren welke status dit idee moet krijgen.

Standaard verschijnen er 5 statussen die hieronder worden beschreven. Om deze te beheren/bewerken en nieuwe statussen aan te maken die passen bij de behoeften van je lokale overheidsstructuur, ga je naar de "instellingen" van het platform, onder "statussen invoeren".

3 van de 5 standaard voorstelstatussen zijn automatisch en kunnen niet worden verwijderd uit de statuslijst. Deze veranderen automatisch afhankelijk van de regels hieronder en kunnen niet handmatig worden geselecteerd.

Pre-screening: Deze status verschijnt als je de optie "Admin review van input vereisen" inschakelt in de fase-instellingen (als je deze optie niet ziet, betekent dit dat het niet in je tariefplan staat). Dit is de status wanneer een idee is ingediend maar nog intern moet worden goedgekeurd voordat het kan worden gepubliceerd op het platform. Als deze status actief is, verschijnt het idee niet op het platform.

Deze functie is alleen beschikbaar voor voorstellen en petities en niet voor ideeën.

De andere 2 statussen zijn handmatig. Je kunt beslissen wanneer je een idee een van deze statussen geeft door het overeenkomstige vakje op het individuele idee te selecteren.

Opmerking: zelfs als een idee is verlopen of de drempel nog niet heeft bereikt, kun je altijd besluiten om er toch mee door te gaan (bijvoorbeeld omdat het past bij je bestaande beleidsplannen).

Als je een van deze handmatige statussen selecteert, moet je een schriftelijke update geven van dat idee, die voor iedereen zichtbaar is.

Alle nieuwe statussen die je aanmaakt zijn ook handmatige statussen.

Je kunt nieuwe statussen aanmaken door naar het platform "instellingen" te gaan > klik op de tab "Statussen invoeren" > druk op de knop "status toevoegen". Daar kun je de naam van de nieuwe status, de kleur en de functie definiëren.

Het aantal stemmen dat nodig is om een voorstel van een burger in overweging te nemen. Als vuistregel wordt dit vaak uitgedrukt in % van je totale bevolking (d.w.z. 1-3% van de bevolking).

Het aantal dagen dat je hebt om die steun te verzamelen. Het is belangrijk om een balans te vinden tussen genoeg tijd geven om steun te verzamelen versus mensen motiveren om actief aan hun voorstellen te werken. 3 maanden, of 90 dagen, is in veel gevallen ideaal.

Als je gebruikers toestaat om anoniem deel te nemen, wordt hun identiteit verborgen voor andere gebruikers, platform- en projectbeheerders. Deze bijdragen kunnen nog steeds gemodereerd worden.

Als je 'Admin review van input vereisen' inschakelt, verschijnt de status "pre-screening" en krijgt elk nieuw ingediend idee automatisch deze status. Ideeën zijn pas zichtbaar als een beheerder ze heeft bekeken en goedgekeurd. Merk op dat het niet meer mogelijk is om een idee te bewerken nadat het is beoordeeld en goedgekeurd.

(als je deze optie niet ziet, betekent dit dat deze geen deel uitmaakt van je tariefplan)

Als je de legitimiteit en zichtbaarheid van een voorstel wilt versterken, kun je cosponsoring inschakelen door dit veld toe te voegen aan je voorstellen/petities formulier in de form builder. (Als je dit veld of vraagtype niet ziet op je formulierbouwer is dat niet toegankelijk voor je prijsplan)
​
Voorstellen of petities zijn pas zichtbaar als het door jou ingestelde aantal cosponsors is bereikt. Als je deze functie inschakelt, kun je invullen hoeveel ondersteuners een deelnemer nodig heeft om zijn/haar voorstel in aanmerking te laten komen.

Wanneer iemand een voorstel maakt, zal er een veld zijn waar ondersteuners kunnen worden uitgenodigd om ondersteuner te worden. De cosponsors hebben een account op het platform nodig om uitgenodigd te worden en zij zullen een e-mail ontvangen met de uitnodiging om een voorstel te cosponsoren.

Het invulformulier wordt op dezelfde manier aangepast als de ideeënmethode.

Meer informatie over het aanpassen van het invoerformulier vind je hier

Het enige verschil in deze methode is dat als de optie Cosponsoring is geselecteerd, zoals hierboven beschreven, er een extra gedeelte onderaan het invoerformulier verschijnt om de namen van de cosponsors toe te voegen:

Ook als de optie Gebruikersanonimiteit is geselecteerd, verschijnt er een extra sectie onderaan het invoerformulier:

Om ervoor te zorgen dat deze pagina gemakkelijk te vinden is voor bewoners kun je hem vastmaken aan je navigatiebalk.

Ga naar "Pagina's & menu" > klik op "project toevoegen aan de navigatiebalk" > in de pop-up kun je het voorstel/petitieproject selecteren.

Onthoud: je kunt maar maximaal 5 pagina's toevoegen in de navigatiebalk (naast de Home en Projecten pagina's)!

Je kunt dit project ook markeren op de homepage, zodat het nog beter zichtbaar is voor de bewoners.

Ga naar "Pagina's & menu" > klik op "bewerken" naast de "Home" pagina > in de homepage builder sleep de "Highlight" optie ergens in je homepage.

Je kunt de titels/beschrijving/knoppen naar wens configureren in het pop-upvenster aan de rechterkant

Zodra je Voorstel/Petitie project is gepubliceerd kun je de ideeën modereren en beheren in de "input manager" tab.

Elke nieuwe idead kan worden toegewezen aan jezelf of aan een van de andere admins op het platform. Door dit te doen, wordt deze persoon verantwoordelijk voor de follow-up en zal hij/zij op de hoogte worden gebracht wanneer zijn/haar actie vereist is.

Je kunt kiezen wie de "standaard toewijzing" is door naar de projectinstellingen te gaan > en te klikken op "toegangsrechten" > onder "wie is verantwoordelijk voor het verwerken van berichten" kun je de medewerker kiezen die standaard wordt toegewezen.

Je kunt altijd besluiten om bepaalde ideeën toe te wijzen aan andere platformbeheerders en projectmanagers door hun naam te selecteren in het keuzemenu "Toegewezen" in de invoermanager.

Zoals hierboven vermeld worden sommige statussen automatisch geactiveerd, terwijl andere handmatig moeten worden geselecteerd. Als algemene regel geldt dat telkens wanneer een idee van status verandert, de bewoners die dat idee volgen een e-mail ontvangen dat de status is veranderd.

De statuswijziging en de statusbeschrijving zijn te zien bovenaan het Info-vak

Als je met andere beheerders werkt aan het modereren van voorstellen, kan het handig zijn om commentaar achter te kunnen laten op specifieke voorstellen die alleen andere beheerders kunnen zien. Om deze interne samenwerking te vergemakkelijken kun je de functie 'Intern gesprek' gebruiken.

Als je in de invoermanager op een idee drukt, verschijnt er een pop-up waarin je meer informatie over het idee kunt zien, officiële updates kunt toevoegen en onderaan kunt schakelen tussen 'Interne conversatie' en 'Openbare discussie'.

(als deze optie niet wordt weergegeven, betekent dit dat deze geen deel uitmaakt van je tariefplan)