Om een project te maken kun je vanaf nul beginnen of starten met een sjabloon. Als je eenmaal een project hebt aangemaakt, kun je het gaan opbouwen en aanpassen, door tijdlijnfases, projecttags, beschrijvingen en afbeeldingen toe te voegen, je projecten in mappen te organiseren, toegangsrechten in te stellen, enz…

Houd er rekening mee dat we op dit moment nog geen project- of fase-publicatieplanningsmechanisme hebben.

Met een tijdlijn kunnen gebruikers in één oogopslag de chronologie van je participatieproces bekijken. Fases zijn de verschillende stappen van het proces, die meestal gaan van brede crowdsourcing van input via verfijning tot de definitie van eindvoorstellen.

Nadat je je "project" hebt gemaakt, moet je je eerste fase instellen. Elk project heeft minstens één fase. Als je slechts één fase zonder einddatum toevoegt, zal dit project zich gedragen als een doorlopend project.

Zodra je meer fases toevoegt of een einddatum aan je eerste fase toevoegt, wordt de tijdlijn getoond.

Je kunt zoveel fases aan een project toevoegen als je wilt. Een nieuwe fase toevoegen is zo eenvoudig als klikken op de + knop naast de laatste fase op je tijdlijn. Als je de fase en de informatie van de gekoppelde methode wilt bewerken of raadplegen, hoef je alleen maar op de fase op de tijdlijn te klikken.

Per fase: Zorg voor korte en actiegerichte titels en beschrijvingen die duidelijk, beknopt en gedetailleerd zijn, zodat deelnemers weten wat ze in elke fase moeten doen en verwachten.

Let op: fases kunnen elkaar niet overlappen, de datumkiezer staat niet toe dat je overlappende data selecteert.

Alle instellingen met betrekking tot het project zijn te vinden in de projectinstellingen, die je opent met de knop in de rechterbovenhoek.

Elk project heeft een korte projectbeschrijving die, samen met een projectafbeelding, op de homepagina staat. Deze en andere instellingen worden gedefinieerd in de Projectinstellingen via de tabbladen 'Algemeen' en 'Beschrijving'. Je kunt je langere projectbeschrijving volledig aanpassen, met behulp van de tekstveld-editor opties of door gebruik te maken van de content builder.

Leer meer over het aanpassen van de projectbeschrijving met de content builder in dit supportartikel.

Of je nu tientallen, honderden of zelfs duizenden ideeën genereert via je platform, het helpt om een goede methode te hebben om ideeën die betrekking hebben op specifieke tags te categoriseren, te filteren en te vinden. Dit is mogelijk door onze tag functionaliteit, waarmee jij en de gebruikers bijdragen kunnen categoriseren.

Elk Go Vocal ideation project wordt geleverd met een lijst van vooraf gedefinieerde "standaard" tags waaruit mensen kunnen kiezen voordat ze hun idee indienen (met behulp van het 'invulformulier').

Je kunt de tags die aan bijdragen in dit project kunnen worden toegekend, toevoegen en verwijderen. Als je extra projecttags wilt toevoegen, kun je dat doen onder het tabblad 'Tags' in de 'Instellingen' van je platform. Projecttags moeten hier worden toegevoegd voordat ze aan individuele projecten kunnen worden toegevoegd!

Je kunt de tags die worden weergegeven voor elk van je ideeënverzamelings-projecten opgeven door naar Projectinstellingen te gaan. Er is een tabblad 'Project tags' - hier kun je de tags voor dit project toevoegen, verwijderen en opnieuw ordenen. Houd er rekening mee dat de standaard tags waarmee het platform wordt geleverd - die admins en project moderators kunnen zien in de backoffice - niet verwijderd kunnen worden uit de UI van het platform. Als het kritiek is, kun je een verzoek indienen bij Support om ze te verwijderen.

Opmerking: als je een tag uit het project verwijdert, behouden de ideeën waaraan die tag al gekoppeld is hun tags. Je kunt de tags handmatig verwijderen in het tabblad 'Beheer bijdragen', of als je alle verwijzingen naar de tag uit al je projecten wilt verwijderen, kun je dat doen via de Instellingen van je platform.

Je kunt aangeven of je Tags wilt inschakelen en of Tags een optioneel of verplicht veld zijn in het invulformulier bij het bewerken van je invulformulier.

Met de toegangsrechten op projectniveau (die verschillen van de toegangsrechten op faseniveau) kun je bepalen wie de landingspagina van het project kan zien. Je kunt iedereen kiezen, alleen beheerders en projectmanagers of alleen een geselecteerde groep.

Hier kun je ook de toegangsrechten op faseniveau bewerken. Hier kun je bepalen wie er in elke fase mee mag doen. Je kunt ook kiezen wie de standaardassignee wordt voor elke ingediende invoer.

Meer informatie over het instellen van toegangsrechten op project- en faseniveau en het maken van slimme groepen om toegang te geven aan een geselecteerde groep vind je hier

Het belangrijkste is dat je hier projectmanagers kunt toevoegen, die het project kunnen bewerken en beheren. Om een projectmanager toe te voegen, zorg je ervoor dat deze geregistreerd is op het platform.

Meer informatie over het toewijzen van de juiste projectmanagers vind je hier

Meer informatie over de verschillende rollen op het platform vind je hier

Het aanpassen van het invulformulier is alleen van toepassing in projecten waar je input en/of feedback verzamelt.

Lees meer over deze ideeënverzamelingsmethode in dit supportartikel.

Onthoud dat een project maar één invoerformulier kan hebben, maar je kunt het configureren vanuit elke fase die het invoerformulier gebruikt.

Zodra je alle fases hebt toegevoegd, verschijnen ze allemaal op één plek zodat je de verschillende fases gemakkelijk kunt openen, bewerken of verwijderen.

Voor elke fase kun je de participatiemethode kiezen, d.w.z. je kiest wat je precies wilt dat je gebruikers tijdens deze fase doen: ideeën delen, reacties geven of stemmen op vragen, een enquête invullen. Wijzig deze instelling voor elke fase afzonderlijk door de vakjes (uit) te vinken:

Let op: je kunt slechts één deelnamemethode per fase kiezen, je kunt geen methoden parallel of tegelijkertijd gebruiken.

Je kunt de activiteiten vinden in de projectinstellingen, omdat de activiteiten niet direct gerelateerd zijn aan een fase, maar altijd aan het hoofdproject. Met activiteiten kun je een link leggen tussen je proces en evenementen die buiten het platform plaatsvinden, bijvoorbeeld een lanceringsevenement, offline deelnamesessies, themagerelateerde evenementen of de presentatie van eindconclusies.

Activiteiten worden weergegeven in een kaartweergave onder de tijdlijn en apart in een tabblad op de projectpagina. We tonen nog steeds de relevante activiteiten voor elke fase (die plaatsvinden wanneer de fase actief is) in die fase.

Bezoekers van het platform kunnen de projecten filteren op hun status, geografische gebieden of "tags".

Als je platform meerdere participatieprojecten heeft, kunnen de bezoekers met deze oplossing gemakkelijker relevante projecten vinden en kun je ze begeleiden bij het deelnemen aan verschillende projecten.

Projecten worden gefilterd in de verschillende tabbladen voor gebruiksgemak voor de bezoekers. De bezoekers zullen kunnen wisselen tussen actieve, afgeronde of alle projecten en kunnen ze snel openen.

Als je een project op 'Gearchiveerd' zet in het beheerderspaneel, dan gaat het automatisch naar 'Afgerond' op de homepagina.

Bezoekers kunnen projecten filteren door bepaalde "Tags" en "Gebieden" te selecteren. Dit helpt bezoekers om alleen de projecten te filteren die van toepassing zijn op bepaalde "Tags", "Gebieden" of combinaties van beide. Bezoekers kunnen de projecten waarin ze geïnteresseerd zijn op basis van Tags of Gebieden gemakkelijk verkennen, de projecten sneller vinden, en eraan deelnemen.

Als beheerder kun je "Gebieden" en "Tags" aan projecten toewijzen. Ga hiervoor naar het beheerpaneel > Projecten > Beheren > Projectinstellingen > Algemeen. Onder de instelling "Algemeen" van een project kun je "Tags" en "Gebiedsfilters" toewijzen die relevant zijn voor het project.

Een platformbeheerder kan terminologieën definiëren en nieuwe items van "Gebieden" of "Tags" toevoegen onder de "Instellingen" van het platform. Ga hiervoor naar het beheerderspaneel > Instellingen. Onder "Tags" kun je instellen hoe het woord "Tags" in het homepaginafilter verschijnt en nieuwe "Tag" items toevoegen. Als voorbeeld; "Tags" kunnen worden gedefinieerd als Afdelingen, Onderwerpen, Strategische initiatieven.

Onder "Gebieden" kun je instellen hoe geografische Gebieden in het homepaginafilter worden weergegeven en nieuwe "Gebied" items toevoegen. Als voorbeeld: "Gebieden" kunnen worden gedefinieerd als Buurten, Wijken, Steden.

Als er veel projecten gaande zijn, kan het organiseren ervan in mappen helpen om duidelijkheid te verschaffen door een duidelijke structuur aan te brengen in de verschillende dingen die gaande zijn, en waar ze op hun plaats vallen.

Er zijn veel manieren waarop je mappen kunt gebruiken om je projecten te beheren, en het begint allemaal met het opnieuw bedenken waarom ze überhaupt gebruikt worden. Hieronder geven we enkele voorbeelden en ideeën voor hoe je ze kunt gebruiken:

In situaties waarin je een project hebt waarbij je meer dan 1 participatiemethode wilt gebruiken (bijv. enquêtes en peilingen en het budgetspel), kun je meerdere projecten aanmaken en ze onder 1 map indelen. De "map" staat dan voor het "hoofdproject", en elk "project" staat voor elke gebruikte participatiemethode.

Je kunt ook mappen gebruiken om je projecten te ordenen per bepaald beleidsterrein, thema of wijk. Je kunt je platform bijvoorbeeld organiseren met projecten onder bredere "paraplutermen" zoals Gezondheid & Veiligheid, Onderwijs, Milieu & Duurzaamheid, Vervoer, enz. Je kunt ook mappen aanmaken om alle projecten met betrekking tot bepaalde wijken op te slaan. Zo wordt het zowel voor jou als voor de gebruikers gemakkelijker om te weten waar je aan werkt, en gemakkelijk om er meer over te weten te komen.

Hoewel projecten nuttig zijn om input te verzamelen over nieuwe ideeën en voorstellen, betekent dit niet dat ze niet om andere redenen gebruikt kunnen worden. Projecten kunnen bijvoorbeeld ook worden gebruikt als speciale plekken om feedback te verzamelen over openbare diensten, of plekken om op de gemeenschap gericht onderzoek te doen naar lokale kwesties. Uiteindelijk zijn projecten en mappen slechts sjablonen waarmee je je eigen platform kunt creëren - wees dus niet bang om te experimenteren!

Je kunt kiezen uit 3 projectstatussen:

Voorbeeld van projectmappen vanuit het perspectief van een beheerder

Je kunt de volgorde van de projecten binnen mappen regelen. Ga naar de map "Bewerken" en gebruik dan de dubbele pijlen helemaal links van de projecten. Als je op deze pijlen klikt en ze vasthoudt, kun je ze naar de gewenste plek slepen. Ze verschijnen dan in die volgorde in de map.

Je kunt ook mensen uitnodigen om je mappen (en de projecten daarin) te helpen beheren door op de projectmap te klikken en naar 'Toegangsrechten' te gaan. Voeg dan gewoon hun e-mail toe in het tekstvak om ze 'Mapbeheerder' te maken.

Mapbeheerders kunnen de mapbeschrijving bewerken, nieuwe projecten in de map aanmaken, en hebben projectbeheerrechten over alle projecten in de map. Ze kunnen echter geen projecten verwijderen en ze hebben geen toegang tot projecten die niet in hun map staan.

Opmerkingen over de huidige functionaliteit:

Standaard is de slug (het deel na '/projects/') de titel van het project. Dit kan worden gewijzigd in Projectinstellingen. Je kunt dit ook veranderen voor mappen. Klik achter de map op "Beheren" en ga naar "Instellingen" en vul je gewenste slug in onder "URL".

Dit is niet mogelijk voor bijdragen of ideeën.

Bovendien kun je het gedeelte "/project/" of "/folder/" op de url niet verwijderen als je de slug zelf bewerkt. Als je wilt dat dit deel van de URL wordt verwijderd, moet je het ondersteuningsteam vragen om een omleiding voor je te maken.

Verder is het taalgedeelte van de URL (bijvoorbeeld: /en-CA/) niet belangrijk voor de functionaliteit van de URL - het geeft alleen informatie. Daarom kun je de URL van je project delen zonder het taalgedeelte en het zal nog steeds werken.

Het supportteam kan omleidingen voor je maken zolang het domein hetzelfde blijft. Dit is vooral handig om verkorte URL's voor je project te kunnen delen.

Vóór: https://website.en/en-CA/project/make-the-city-centre-more-lively

Na: https://website.en/lively-city

Neem contact op met het ondersteuningsteam om dit in te stellen.

Meer hulp of ondersteuning nodig? Neem contact op met ons Support Team via de chatbubbel.