Inloggen op je platform
Begin met inloggen op je platform. Als dit je eerste keer is, zou je een e-mail moeten hebben ontvangen van je platformbeheerder met instructies om aan de slag te gaan. Als je al eerder hebt ingelogd, ga dan naar je platform en klik op de knop Log in.
De back-end van je platform
Als je voor het eerst inlogt op de backend van je platform, verschijnt er rechtsonder een melding die je vraagt om de inwerkronde te starten. We raden je aan deze rondleiding te doen voordat je dit artikel leest.
Als de melding niet verschijnt, neem dan contact op met ons ondersteuningsteam via de chatknop en vraag hen om de melding voor je te activeren.
De belangrijkste sectie in je back-end is het tabblad Projecten.
Een project opzetten
Een project opzetten
Een project starten
Ga naar het tabblad Projecten om een project te maken. Start een nieuw project door op de knop Nieuw project te klikken.
Je kunt ervoor kiezen om een project vanuit het niets of vanuit een sjabloon te maken. We raden je aan om het platform te leren kennen door vanaf nul een project te maken.
Begin met het invullen van de projectnaam en het kiezen van tags en gebieden. Tags en gebieden kunnen de bezoekers van je platform helpen om projecten te filteren. Als de volgfunctie is ingeschakeld, worden mensen die een tag of gebied volgen per e-mail op de hoogte gebracht wanneer je project wordt gepubliceerd. Voeg projectafbeeldingen toe en klik op Opslaan.
⚙️ Je projectinstellingen bijwerken
Klik op de instellingenknop in de rechterbovenhoek om je projectinstellingen bij te werken. Met de verschillende tabbladen kun je verschillende instellingen wijzigen:
Tabblad Algemeen:
Op het tabblad Algemeen kun je:
Werk de titel, tags, gebieden en afbeeldingen met betrekking tot je project bij
Werk de URL van je project bij door het slug-veld bij te werken.
Tabblad Beschrijving:
Je hebt twee opties om je projectbeschrijving in te voeren:
Direct in het beschrijvingsvak: houd het eenvoudig en voer tekst en eventueel foto's in het vak in
Met de content builder kun je meer formaten en afbeeldingen aan je beschrijving toevoegen. Zet de toggle van de content builder aan als je die wilt gebruiken en klik op de link die verschijnt. Klik hier voor meer informatie over hoe de content builder werkt.
Project tags:
Als je ideatie als methode kiest, kun je hier de tags beheren waarmee deelnemers hun input kunnen categoriseren.
Toegangsrechten:
In dit tabblad kun je beslissen:
Wie kan het project zien
Aan wie de inputs voor het project automatisch worden toegewezen
Wie zijn de projectmanagers
Gegevens:
Je hebt je project misschien getest door wat invoer toe te voegen voordat je het publiceerde. Hier kun je alle deelnemersgegevens verwijderen voordat je het project publiceert.
Klik nu op de knop Terug om terug te gaan naar je project.
🏗️ Maak je projecttijdlijn & fasen
Je project bestaat uit meerdere fasen. Bij het opzetten van je project is het belangrijk om deze fasen van tevoren te plannen. Meestal beginnen projecten met een fase voor het verzamelen van input en eindigen ze met een fase voor het rapporteren van de resultaten. Tussenliggende fasen kunnen informatiefasen zijn om updates te geven of participatiefasen om de verzamelde input te verfijnen.
Begin met het maken van je eerste fase
Geef je fase een naam en beslis wat de begin- en einddatum zijn.
Kies vervolgens je deelnamemethode voor deze fase. Afhankelijk van welke methode je kiest, wordt de informatie onder de vakjes bijgewerkt.
Dit zijn de verschillende deelnamemethoden die we aanbieden:
Verzamel input en feedback: Nodig deelnemers uit om input in te dienen en te bespreken op een lijst of een kaart. Hier kun je ook een optieanalyse maken waarbij je alleen inputs toevoegt en deelnemers hierop reageren.
Voorstellen, petities of initiatieven: Laat deelnemers voorstellen indienen waarvoor ze binnen een bepaalde tijd een bepaald aantal stemmen moeten verzamelen.
Enquêtes: Verzamel privéfeedback door deelnemers uit te nodigen een enquête in te vullen.
Stemmen of prioriteren: Stel deelnemers in staat om te stemmen over opties met behulp van verschillende stemmethoden en help bij het prioriteren. Dit omvat een participatieve budgetteringsoefening.
Informatie delen: Geef belangrijke updates en hulpmiddelen aan deelnemers. Hieronder valt ook het maken van rapporten nadat je deelnamefase is afgerond.
Vrijwilligerswerk: Moedig deelnemers aan om zich aan te melden voor activiteiten.
Document annotatie: Verzamel feedback van deelnemers direct op een PDF-document.
Een typische opzet zou kunnen zijn: Je begint met het verzamelen van ideeën en input via Verzamel Input, Voorstellen of Enquêtes. Na het analyseren van de gegevens geef je een update met behulp van de informatiemethode. Vervolgens stemmen de deelnemers over mogelijke oplossingen en tot slot rapporteer je over de uiteindelijke beslissingen met de informatiemethode met behulp van onze rapportagemaker.
Als je je wilt verdiepen in de mogelijkheden van elke participatiemethode, klik dan hier of ervaar ze op ons demoplatform.
Op dit punt raden we je aan even pauze te nemen van het lezen en te experimenteren met het opzetten van een eenvoudig project voordat je verder gaat naar de volgende sectie.
Hoe start je een project?
Hoe start je een project?
Test je project
Voordat je je project publiceert, moet je het testen en interne feedback verzamelen. Je kunt dit doen door op de knop Delen in de rechterbovenhoek te klikken als je een Premium- of Enterprise-licentie hebt. Met deze functie kun je een deelbare link genereren en naar een beoordelaar sturen voor feedback.
🚀 Start je project
Als je klaar bent om te lanceren, heb je twee opties:
Meteen publiceren - Klik op de knop Publiceren om je project openbaar te maken.
Vraag eerst goedkeuring aan(alleen Premium & Enterprise licenties) - Klik op de knop Goedkeuring aanvragen om je beheerders en/of mapmanager ter controle op de hoogte te stellen. Na goedkeuring verandert de knop in Publiceren, zodat je verder kunt gaan met het lanceren van je project.
Hoe je je project beheert
Hoe je je project beheert
Communiceren met je publiek
Als je project eenmaal van start is gegaan, begint er input binnen te komen en die moet je opvolgen.
Je kunt bijhouden wie input heeft geleverd via het Deelnemers tabblad in je project. Kijk op het tabblad Verkeer om te zien waar ze vandaan komen. We raden aan dit regelmatig te controleren om je communicatiestrategie aan te passen als je je doelgroep niet bereikt.
Als deelnemers je project volgen of hebben deelgenomen aan een van de deelnamefasen, ontvangen ze updates wanneer er een nieuwe projectfase begint. Zorg er dus voor dat je de fasebeschrijvingen bijwerkt om te voorkomen dat je deelnemers lege e-mails ontvangen. Er kunnen zich echter situaties voordoen waarin je rechtstreeks met projectdeelnemers wilt communiceren. Je kunt dit doen met onze e-mailfunctionaliteit op het tabblad Berichten. Dit artikel legt uit hoe je dat doet.
⚙️ Inputs beheren
Als je de participatiemethode "Input verzamelen" hebt gekozen, dan wil je misschien de bijdragen in verschillende projectfasen beheren. Als je bijvoorbeeld input hebt verzameld in een eerste fase en later wilt dat deelnemers erover stemmen, dan kun je dit overbrengen naar een volgende fase. Leer hier hoe je dat doet.
Als je samenwerkt met collega's aan een project, moet je misschien ook input toewijzen aan teamleden voor follow-up. Lees hier hoe je dat doet. Zorg ervoor dat minstens één persoon verantwoordelijk is voor het verwerken van berichten op het tabblad toegangsrechten in de algemene instellingen.
Hoe je gegevens analyseren en het project afsluiten
Hoe je gegevens analyseren en het project afsluiten
Gedurende je project - en vooral bij de afsluiting - is het belangrijk om een informatiefase in te lassen waarin je de resultaten en de uiteindelijke beslissing communiceert.
Open hiervoor een nieuwe fase en selecteer de Informatiemethode. Hiermee kun je een rapport over de (tussentijdse) resultaten delen.
👉 Hoe stel je dit in? Ontdek het hier.
Als je werkt met een grote hoeveelheid input, overweeg dan om onze AI Sensemaking tool te gebruiken om de gegevens te analyseren voordat je je rapport maakt. Lees er hier meer over.
Gefeliciteerd met het bereiken van het einde! Je zou nu een goed begrip moeten hebben van de belangrijkste functies van het platform. Om je kennis verder uit te breiden, raden we je aan de chatbubbel op het platform te gebruiken. Je kunt daar vragen stellen en onze AI-bot, Fin, zal antwoorden geven op basis van onze uitgebreide ondersteuningsdocumentatie. Je kunt er ook altijd voor kiezen om een antwoord te krijgen van een van onze supportmedewerkers.
Geniet van het platform en veel succes met je projecten!
Het Go Vocal Team