In dit artikel leggen we de participatiemethode 'voorstellen' (burgervoorstellen/burgerinitiatieven) uit. Je leert hoe je deze unieke participatiemethode kunt aanpassen en activeren, hoe je de participatiedrempel kunt instellen en hoe je feedback op de voorstellen kunt organiseren.
Opmerkingen over voorstellen:
Denk na over het soort voorstellen dat je zou willen ontvangen (onderwerp- of locatiespecifiek)
Zorg ervoor dat je de middelen hebt om door te gaan met voorstellen die voldoen aan je indieningscriteria
Wat zijn burgervoorstellen?
Burgervoorstellen zijn een continue vorm van bottom-up participatie. Dit type participatie verschilt van de huidige ideeënverzamelingsaanpak van het platform omdat het niet past binnen de beperkingen van een bestaand project. In plaats van antwoorden op een vaste vraag die door overheden wordt gesteld (bijvoorbeeld "welke kleur moeten de vuilnisbakken hebben?"), zijn dit items die door burgers zelf worden geïnitieerd (bijvoorbeeld "we willen de routes voor het ophalen van vuilnis veranderen"). Je kunt het bijvoorbeeld vergelijken met een open "ideeënbus".
Burgervoorstellen stellen burgers in staat om hun voorstellen op te schrijven op elk gewenst moment, en steun te verzamelen voor hun voorstel. Voorstellen die een vooraf bepaalde drempel bereiken, krijgen van jullie de belofte 'een reactie' te ontvangen. Een voorstel kan een eenvoudig verzoek aan de stad zijn, maar het kan ook betekenen dat de stad een ondersteunende rol moet spelen in de geest van co-creatie.
Met burgervoorstellen kun je bijhouden wat je burgers belangrijk vinden, rechtstreeks op je eigen participatieplatform. Je hebt altijd een goed gevoel voor wat er ontbreekt op je beleidsagenda. En je biedt je burgers een plek om input te geven over onderwerpen die nog niet aan bod komen in een van je bestaande projecten op het platform.
Jij bepaalt de regels, en als een voorstel aan deze regels voldoet, beloof je 'iets terug te doen'. Als het niet aan de regels voldoet, stopt het daar.
Jij blijft te allen tijde in controle en ons platform geeft je de benodigde tools om de activiteit op het platform te kunnen monitoren.
Voorstellen activeren
Om voorstellen open te stellen voor het publiek moet je 3 dingen inschakelen:
Klik in je beheerpaneel op "Voorstellen". Klik op het tweede tabblad "Instellingen". Schakel voorstellen in.
Voeg een knop voor voorstellen toe aan je navigatiebalk. Klik op "Pagina's & menu" in het beheerpaneel. Controleer of 'Voorstellen' voorkomt in de lijst met pagina's die wordt weergegeven op je navigatiebalk. Zo niet, scroll dan naar beneden naar 'Andere beschikbare pagina's' en klik op "Voeg to aan navigatiebalk" naast de pagina 'Voorstellen'. De pagina met voorstellen is nu toegankelijk via de navigatiebalk.
Om een sectie met voorstellen toe te voegen aan je homepagina, klik je op "Pagina's & menu" in het beheerderspaneel. Klik dan op "Bewerk" naast 'Home'. De homepage builder wordt geopend. Klik in de linkerkolom op "Voorstellen" en sleep dat item naar je homepagina en bepaal waar op de homepagina je het gedeelte met voorstellen wilt laten zien.
Configuratie
Voordat je de voorstellenpagina instelt, is het slim om eerst de voorstellen te configureren. Je houdt controle over het proces door de voorwaarden voor burgervoorstellen te definiëren. Duidelijke regels vergroten de transparantie en zullen selectie gemakkelijker voor je maken.
Anonimiteit van de gebruiker
Als je gebruikers toestaat om anoniem deel te nemen, wordt hun identiteit verborgen voor andere gebruikers, platform- en projectbeheerders. Deze bijdragen kunnen nog steeds gemodereerd worden.
Beoordeling van voorstellen
Als je 'Beoordeling' inschakelt, zijn voorstellen pas zichtbaar als een beheerder ze heeft beoordeeld en goedgekeurd. Merk op dat het onmogelijk is om voorstellen te bewerken als ze eenmaal beoordeeld en goedgekeurd zijn.
Toegang tot deze functie is afhankelijk van je abonnement.
Ondersteuners
Als je de legitimiteit en zichtbaarheid van een voorstel wilt versterken, kun je ondersteuners inschakelen. Voorstellen worden pas zichtbaar als een aantal ondersteuners is bereikt. Als je deze functie inschakelt, kun je invullen hoeveel ondersteuners een deelnemer nodig heeft om zijn/haar voorstel in aanmerking te laten komen.
Wanneer iemand een voorstel maakt, zal er een veld zijn waar ondersteuners kunnen worden uitgenodigd om ondersteuner te worden. De ondersteuners hebben een account nodig op het platform en ontvangen een e-mail met de uitnodiging om een voorstel te ondersteunen.
Voorwaarden instellen
A. Stemdrempel
Het aantal stemmen dat nodig is om een voorstel van een burger in overweging te nemen. Als vuistregel wordt dit vaak uitgedrukt in % van je totale bevolking (d.w.z. 1-3% van de bevolking).
B. Dagen om drempel te bereiken
Het aantal dagen dat je hebt om die steun te verzamelen. Het is belangrijk om een balans te vinden tussen genoeg tijd geven om steun te verzamelen versus mensen motiveren om actief aan hun voorstellen te werken. 3 maanden, of 90 dagen, is in veel gevallen ideaal.
C. De criteria voor een voorstel
De toelatingscriteria worden gedeeld met iedereen die een voorstel start.
Een veelgebruikte set van dergelijke criteria: "Het voorstel moet…
Binnen de bevoegdheden van onze lokale overheid vallen
Het algemeen belang dienen, niet het persoonlijke
Niet discrimineren op geslacht, ras, leeftijd, …
Anderen geen kwaad doen
Haalbaar zijn qua budget
Haalbaar zijn qua timing
Niet al deel uitmaken van een bestaand plan
Wees anders dan andere voorstellen die al op het platform staan."
Wat kunnen mensen verwachten als hun voorstellen op tijd de drempel bereiken?
Dit is de belangrijkste stap. Hier definieer je wat er gebeurt als een voorstel het vereiste aantal stemmen verzamelt binnen het aantal dagen. De meest gebruikelijke optie is om de auteur(s) van het voorstel uit te nodigen voor de volgende raadsvergadering om het voorstel te presenteren alwaar de raad er een officiële reactie op zal geven.
Maar het is helemaal aan jullie om iets aan te bieden dat het beste past bij jullie context en dat aansluit bij jullie behoeften en beschikbare middelen.
Enkele alternatieve opties:
Deskundig advies van iemand binnen jouw organisatie
Interne doorverwijzing naar het bevoegde team of de bevoegde afdeling
Logistieke/financiële/communicatie ondersteuning
…
Deze keuze wordt duidelijk getoond aan alle burgers, zodat ze weten wat ze kunnen verwachten en wat niet. Het draait allemaal om het managen van verwachtingen.
Voorstellen informatiepagina
In dit gedeelte kun je meer informatie geven over voorstellen en met behulp van de vooraf ingevulde codes kun je automatisch de informatiepagina vullen met de criteria om in aanmerking te komen en wat er gebeurt als de drempel wordt bereikt.
Zo zien de codes eruit:
$|initiativesEligibilityCriteria|
$|initiativesThresholdReachedMessage|
Er komt automatisch een link naar deze informatiepagina in de ondertitel van de Voorstellenpagina.
Moderatie
Overzicht
Op het tabblad 'Overzicht' kun je eenvoudig alle lopende en nieuwe voorstellen volgen. Je kunt ontdekken wie aan hen is toegewezen, hoeveel dagen er nog over zijn en hoeveel steun ze al hebben verzameld.
Nieuwe voorstellen en voorstellen die de kiesdrempel hebben gehaald worden ook vermeld in je wekelijkse e-mailbericht.
Toewijzen
Elk nieuw voorstel kan worden toegewezen aan jezelf of aan een van de andere beheerders op het platform. Door dit te doen, wordt deze persoon verantwoordelijk voor de follow-up en zal hij/zij op de hoogte worden gebracht wanneer zijn/haar actie vereist is.
Intern commentaar
Als je met andere beheerders werkt aan het modereren van voorstellen, kan het handig zijn om commentaar achter te kunnen laten op specifieke voorstellen die alleen andere beheerders kunnen zien. Om deze interne samenwerking te vergemakkelijken kun je de functie 'Intern gesprek' gebruiken.
In de back-end van de voorstelfunctie kun je op het tabblad 'Overzicht' intern commentaar achterlaten als je op een voorstel klikt. Onderaan kun je schakelen tussen 'Intern gesprek' en 'Openbare discussie'.
Toegang tot deze functie is afhankelijk van je abonnement.
Status
Standaard verschijnen er 5 statussen in de back-end van je voorstel, die hieronder worden beschreven.
Als je een Premium licentie hebt, kunnen we ook aangepaste statussen voor je maken of de standaardstatussen bewerken (neem hiervoor contact op met het supportteam via de chatbubbel rechtsonder in dit artikel of op je platform).
Automatische statuswijzigingen
3 van de 5 voorstelstatussen zijn automatisch en kunnen niet handmatig worden geselecteerd.
Voorgesteld: de status wanneer een voorstel is gepubliceerd en nog tijd heeft om steun te verzamelen.
Verstreken: de status als een voorstel niet genoeg stemmen heeft gekregen binnen het ingestelde aantal dagen.
Drempel bereikt: de status als een voorstel op tijd genoeg stemmen heeft gekregen.
Handmatige statuswijzigingen
De andere 2 voorstelstatussen zijn handmatig. Je kunt beslissen wanneer je een voorstel een van deze statussen geeft door het overeenkomstige vakje op het individuele voorstel te selecteren.
Niet in aanmerking: als het voorstel niet voldoet aan de vooraf gedefinieerde criteria (die je kunt bewerken op het tabblad "Instellingen" van het voorstel). Als dit is geselecteerd, kan er niet meer op het voorstel worden gestemd.
Beantwoord: wanneer je klaar bent om te communiceren over de volgende stappen voor een voorstel dat de drempel binnen de tijd heeft bereikt.
Opmerking: zelfs als een voorstel is verlopen of de drempel nog niet heeft bereikt, kun je altijd besluiten om er toch mee door te gaan (bijvoorbeeld omdat het overeenkomt met je bestaande beleidsplannen).
Als je een van deze handmatige statussen selecteert, moet je een schriftelijke update geven voor dat voorstel, die zichtbaar is voor iedereen.
Klaar om burgervoorstellen te implementeren op je platform? We zijn er om je te helpen!