Cosa sono le e-mail automatiche sulla piattaforma?
La scheda "Messaggistica" del pannello di amministrazione ti permette di creare, modificare e monitorare le campagne e-mail inviate agli utenti. Puoi progettare campagne, inviarle a gruppi di utenti specifici, testare e visualizzare in anteprima le email e analizzare le metriche di coinvolgimento.
Nella scheda "Messaggistica" trovi sia le e-mail personalizzate che quelle automatiche. Questo articolo riguarda le e-mail automatiche, per maggiori informazioni sulle e-mail manuali leggi questo articolo di supporto.
Email automatiche
Le e-mail automatiche sono messaggi inviati dalla piattaforma senza alcun intervento manuale. Vengono attivati da azioni dell'utente (ad esempio, la pubblicazione di un commento), da eventi della piattaforma (ad esempio, la fase di un nuovo progetto) o da azioni di altri (ad esempio, l'ottenimento dei diritti di moderatore).
Le email automatiche includono sempre:
Il logo della piattaforma (modificabile tramite Impostazioni > Branding)
Un'opzione di annullamento dell'iscrizione (per non ricevere più email automatiche)
Termini & Condizioni e Informativa sulla privacy link
Esistono due tipi di email automatiche:
Email automatiche a livello di piattaforma: accessibili solo dagli amministratori per Email personalizzabili che possono essere attivate o disattivate a livello di piattaforma e saranno l'impostazione predefinita per l'intera piattaforma, a meno che non vengano sovrascritte a livello di progetto.
accessibile dalla scheda generale Messaggistica > E-mail automatiche
Email automatiche a livello di fase: attiva e disattiva le notifiche automatiche che verranno inviate agli utenti in quella fase.
accessibile tramite la scheda Timeline del progetto > hai selezionato la tua fase > Scheda Notifiche
ℹ️ Note:
Gli amministratori possono attivare o disattivare determinate e-mail
Se le email a livello di piattaforma sono abilitate, possono essere disabilitate a livello di progetto.
Se le email a livello di piattaforma sono disabilitate, NON possono essere abilitate a livello di progetto.
Gli utenti possono gestire le proprie preferenze di notifica.
Caratteristiche principali delle email automatiche
Gestione della piattaforma: Gli amministratori decidono quali email automatiche sono attive.
Gestione degli utenti: Gli utenti possono regolare le proprie preferenze.
Sistema di trigger: La piattaforma determina quando inviare ogni email automatica in base a dei trigger definiti (ad esempio, risposte ai commenti, cambiamenti di stato).
Come e dove vengono attivate le email automatiche?
Le email automatiche sono attivate da azioni specifiche dell'utente o da eventi del sistema. I trigger variano a seconda dell'area tematica. Utilizza la panoramica qui sotto per trovare i trigger email pertinenti in base a ciò su cui stai lavorando.
Sondaggi
Gli utenti ricevono e-mail automatiche nei seguenti casi:
Indagine non inviata (Utente che ha iniziato ma non inviato l'indagine, 1 giorno dopo che l'utente ha salvato l'indagine in bozza)
Ideazione
Gli utenti ricevono e-mail automatiche nei seguenti casi:
Cambiamento di stato di un input che segui (gli utenti che seguono l'input, quando lo stato dell'input cambia)
Aggiornamento su un input che segui (gli utenti che seguono l'input, quando l'input riceve un feedback ufficiale)
Pubblicazione del mio contributo (Utenti che hanno inviato il contributo, quando il contributo è stato pubblicato)
Un commento su un input che segui (Utenti che seguono l'input, quando un utente commenta l'input)
Menzione in un aggiornamento (Utenti che vengono menzionati in un commento, quando viene fatta la menzione)
Una risposta al mio commento (Utenti che hanno inviato un commento, quando un altro utente risponde al commento)
Cancellazione del mio commento (Gli utenti che hanno inviato un commento, quando il loro commento viene cancellato)
Proposte
Gli utenti ricevono e-mail automatiche nei seguenti casi:
Menzione in un aggiornamento (Utenti che vengono menzionati in un commento, quando viene fatta la menzione)
Una risposta al mio commento (Utenti che hanno inviato un commento, quando un altro utente risponde al commento)
Cancellazione del mio commento (Gli utenti che hanno inviato un commento, quando il loro commento viene cancellato)
Panoramica settimanale delle tue proposte (Utenti che hanno caricato proposte, settimanalmente)
Cambiamento di stato di una proposta che segui (Utenti che seguono la proposta, quando lo stato della proposta cambia)
Aggiornamento su una proposta che segui (Utenti che seguono la proposta, quando la proposta riceve un feedback ufficiale)
Invito a co-sponsorizzare una proposta (Utenti che sono invitati a co-sponsorizzare una proposta, al momento dell'invito)
Pubblicazione della mia proposta (Utenti che hanno inviato la proposta, quando l'input è la proposta)
Un utente accetta il mio invito a co-sponsorizzare la mia proposta (Utenti che hanno pubblicato una proposta, quando il loro invito a co-sponsorizzare una proposta viene accettato)
Un commento su una proposta che segui (Utenti che seguono la proposta, quando un utente commenta l'input)
Votazione e definizione delle priorità
Gli utenti ricevono e-mail automatiche nei seguenti casi:
Ultima possibilità di voto (Utenti che hanno partecipato al progetto ma non hanno votato, 2 giorni prima della chiusura della fase di voto)
Conferma del voto (utenti che hanno votato, quando i loro voti sono stati inviati)
Voti non inviati (Utenti che hanno votato, 1 giorno dopo l'ultimo voto non inviato)
Risultati delle votazioni (utenti che si sono impegnati nel progetto, quando è terminata la fase di votazione)
Nuova fase del progetto con votazione
Altre caratteristiche
Gli utenti ricevono e-mail automatiche nei seguenti casi:
Conferma della registrazione all'evento (l'utente dopo essersi registrato con successo a un evento)
Progetto pubblicato (Utenti che seguono aree o tag definiti all'interno di un progetto, quando il progetto viene pubblicato)
Nuova fase del progetto (Utenti che seguono il progetto, le aree o i tag di una fase, quando la nuova fase è attiva)
Dopo la registrazione (Utente che si registra)
Panoramica settimanale (Tutti gli utenti, settimanalmente)
Promemoria invito (Utente che è stato invitato, 7 giorni dopo l'invio dell'invito)
Amministratori e responsabili di progetto
Gli amministratori e i project manager ricevono email automatiche nei seguenti casi:
Panoramica settimanale per i project manager (i manager, settimanalmente, il lunedì alle 10 del mattino)
Panoramica settimanale per gli amministratori (Amministratori, settimanalmente, il lunedì alle 10)
Menzione in un commento interno (Utenti che vengono menzionati, se menzionati in un commento interno)
Commento interno sul mio commento interno (Admins & manager, quando l'utente risponde al commento interno)
Commento interno su un input che ho commentato internamente (Admins & manager che gestiscono il progetto, quando il commento interno viene pubblicato sul commento interno dell'utente)
Commento interno su input assegnato a me (Admins & manager, quando viene pubblicato un commento interno su input assegnato all'utente)
Diritti di moderazione del progetto ricevuti (Utenti che ricevono i diritti di moderatore del progetto, quando li ricevono)
Diritti di gestore di cartelle ricevuti (Utenti che ricevono i diritti di moderatore di cartelle, quando li ricevono)
Diritti di amministratore ricevuti (Utenti che ricevono i diritti di amministratore, quando li ricevono)
Assegnazione di un input a me (Admins & manager assegnati all'input, quando l'input è assegnato)
Nuovi input in un progetto che modero (Admins & manager, quando l'input è pubblicato)
Segnalazione di spam in ingresso (Admins & manager, quando un input viene segnalato come spam)
Panoramica settimanale degli input assegnati (Admins & manager assegnati all'input, settimanalmente, il martedì alle 8 del mattino)
Nuovo commento in un progetto che modero (Admins & manager, quando l'utente commenta)
Segnalazione di commenti spam (Admins & manager, quando un commento viene segnalato come spam)
Le proposte hanno raggiunto la soglia di voto (Admin, quando la proposta viene votata oltre la soglia)
Nuova proposta (Amministratori, quando viene pubblicata una nuova proposta)
Proposta ripresentata per la revisione (Admin assegnato a una proposta, quando la proposta viene ripresentata per la revisione)
Segnalazione di spam di proposte (Amministratori, quando una proposta viene segnalata come spam)
Assegnazione di una proposta a me (Admin assegnato a una proposta, quando la proposta è assegnata)
Prossima fase del progetto (Admins & manager che gestiscono il progetto, 7 giorni prima della fase di modifica del progetto)
Segnalazione di contenuti inappropriati (Admin & manager, quando i contenuti vengono segnalati come inappropriati)
Commento interno su input non assegnati in un progetto non gestito (Amministratori, quando viene pubblicato un commento interno su input non assegnati in un progetto non gestito)
Commento interno su proposta non assegnata (Amministratori, quando viene pubblicato un commento interno su proposta non assegnata)
Commento interno sulla proposta che ho commentato internamente (Admins & manager, quando viene pubblicato un commento interno sulla proposta che l'utente ha commentato internamente)
Commento interno sulla proposta assegnata a me (Admins & manager, quando viene pubblicato un commento interno sulla proposta assegnata all'utente)
Gestione delle immagini nelle e-mail
Le immagini nelle campagne possono essere ridimensionate selezionando l'immagine (appare il contorno tratteggiato) e trascinando le maniglie degli angoli.
Le email automatiche ereditano automaticamente il logo della piattaforma.
Come gestire le email automatiche?
Email automatiche a livello di piattaforma
Per gestire le email automatiche della tua piattaforma:
Vai alla sezione Messaggi del tuo pannello di amministrazione.
Apri la scheda Email automatiche.
Vedrai un elenco di tutti i tipi di email automatiche disponibili. Ogni voce include:
Quando l'e-mail viene inviata
Chi lo riceverà
Per disattivare o attivare una notifica, usa l'interruttore a levetta:
Off: l'e-mail non verrà più inviata a nessuno.
On: L'email verrà inviata, a meno che l'utente non abbia scelto di non farlo nelle sue impostazioni personali.
ℹ️ Nota: alcune notifiche via e-mail non possono essere disattivate. Questi sono considerati essenziali per le funzionalità principali della piattaforma, ad esempio: aggiornamenti ufficiali sugli input degli utenti.
Email automatiche a livello di fase
Vai al tuo progetto > Timeline > La tua fase
Apri la scheda Notifiche
Vedrai un elenco di tutti i tipi di email automatiche disponibili. Ogni voce include:
Quando l'e-mail viene inviata
Chi lo riceverà
ℹ️ Nota: le email automatiche a livello di piattaforma saranno attive anche a livello di fase, a meno che non vengano sovrascritte in modo specifico. Le email a livello di fase possono:
Essere disabilitato, se abilitato a livello di piattaforma
Non essere abilitato, se disabilitato a livello di piattaforma
Potrà essere ulteriormente personalizzato e sovrascriverà la personalizzazione a livello di piattaforma
Preferenze a livello utente
Ogni utente può gestire le proprie preferenze di notifica, indipendentemente dalle impostazioni della piattaforma. Per maggiori dettagli, consulta l'articolo "Come gestire il tuo account utente".
Come personalizzare le email automatiche?
Come personalizzare le email automatiche a livello di piattaforma?
Vai alla scheda Messaggistica del backoffice
Clicca su Email automatiche in alto
Scegli la notifica che vuoi personalizzare e premi Modifica sulla destra.
Come personalizzare le email automatiche a livello di fase?
Vai al tuo progetto
Vai alla Timeline e seleziona la Fase in cui vuoi modificare la tua email.
Vai alla scheda Notifiche
Scegli la notifica che vuoi personalizzare e premi Modifica sulla destra.
