Fornire feedback e gestire gli input
Fornire un feedback
La gestione dei contributi al progetto è essenziale per mantenere la qualità e la fiducia. I project manager e gli amministratori gestiscono gli aggiornamenti manualmente, mentre la piattaforma fornisce anche notifiche automatiche.
Una gestione efficace del progetto comprende:
Assegnare i giusti project manager per distribuire le responsabilità
Tieni informati i partecipanti aggiornando i contenuti con testi, PDF, immagini o video.
Partecipa attivamente alle discussioni con commenti, stati e tag.
Moderare i contenuti inappropriati come lo spam o la blasfemia.
Assegnare le idee internamente ai colleghi per la collaborazione
💡 Crea un profilo di amministratore o project manager condiviso (ad esempio, comunicazione@...) per semplificare la collaborazione tra colleghi.
Gestione dello stato dell'ingresso
In qualità di amministratore o di project manager, puoi aggiornare facilmente lo stato di un'idea. Quando cambi uno stato, l'autore e tutti coloro che hanno commentato o votato quell'idea riceveranno automaticamente una notifica.
La piattaforma include una serie di stati predefiniti, ma puoi anche crearne di tuoi. Basta contattarci all'indirizzo support@govocal.com con l'elenco degli stati che vorresti utilizzare e i loro colori preferiti e noi li configureremo per te.
Esempi di stati personalizzati:
In considerazione, Visto dal project manager, Da completare, Non è un'idea, Ha bisogno di ulteriori spiegazioni, o anche segnaposto come Stato 1, Stato 2, ecc. Sentiti libero di essere creativo, gli status sono un ottimo strumento di comunicazione, in quanto sono visibili sulla piattaforma e aiutano a tenere i partecipanti informati sui progressi.
ℹ️ Le idee sono sempre immediatamente visibili nella fase della timeline in cui sono state inviate; puoi spostarle tra le fasi e i progetti, per saperne di più leggi il nostro articolo di supporto.
Caricamento massivo di feedback
I feedback ufficiali di massa consentono agli amministratori di aggiungere aggiornamenti ufficiali e modificare lo stato di molte idee in una sola volta, utilizzando un foglio Excel strutturato.
Questo processo è utile quando:
Devi fornire alla comunità aggiornamenti su un gran numero di idee contemporaneamente.
Vuoi modificare lo stato di più idee con un'unica azione.
Invece di aggiornare ogni idea manualmente, invii al supporto un file Excel compilato e il team importa gli aggiornamenti per te.
Di seguito viene descritto come aggiornare in blocco le idee con un feedback ufficiale.
Come monitorare e fornire un feedback ufficiale sugli input?
1. Trova gli input che richiedono la tua attenzione
Vai alla Gestione Ingressi
Utilizza il filtro a tendina per:
Visualizza le idee che ti sono state assegnate, oppure
Filtrare da un altro collega per controllare i suoi compiti.
Alterna
Mostra solo i post che hanno bisogno di un feedbackUn badge rosso indica quanti input (idee o proposte) necessitano ancora di un feedback.
2. Rispondere agli input
Puoi fornire un feedback ufficiale modificando lo stato dell'input o aggiungendolo manualmente.
Dai un feedback ufficiale cambiando lo stato
Cambia lo stato dell'articolo (ad esempio, Proposta → In fase di revisione).
Lascia un commento ufficiale per spiegare il cambiamento di stato o per dare un feedback.
In questo modo i partecipanti vengono informati e i progressi della piattaforma sono visibili.
Fornisci un feedback ufficiale manualmente
apri l'input su cui vuoi dare un feedback
Ci sarà un riquadro rosso che ti consentirà di fornire un feedback ufficiale che, una volta inviato, apparirà in rosso anche per l'utente.
3. Rimanere al passo con il lavoro assegnato
Tutti gli amministratori e i project manager ricevono un promemoria settimanale via e-mail:
Articoli assegnati a loro.
Articoli ancora in attesa di feedback.
Nota: gli articoli rimangono nella tua lista fino a quando non viene fornito un feedback ufficiale (cambio di stato o commento).
Responsabilità nella gestione degli input
Assegnare i project manager: distribuire le responsabilità di gestione. (Visibile ai partecipanti)
Tieni aggiornati i partecipanti: aggiorna i contenuti, aggiungi PDF, immagini o video. (Visibile ai partecipanti)
Partecipa alle discussioni: usa commenti, feedback, stati e tag. (Visibile ai partecipanti)
Moderare i contenuti inappropriati: gestire lo spam, eliminare i messaggi o rimuovere le bestemmie. (Non visibile ai partecipanti)
Assegna le idee internamente: collabora assegnando gli input ai colleghi. (Non visibile ai partecipanti)
Come aggiornare in blocco le idee con un feedback ufficiale?
Passo 1: Esportare le idee
Esporta tutte le idee che vuoi commentare o aggiornare.
Passo 2: Preparare il modello
Copia tutti gli ID(colonna A dell'esportazione) nella colonna A ("ID") del modello Excel fornito.
[Includi il link o il riferimento per scaricare il modello di foglio Excel].
Passo 3: Compilare le colonne
Nome dell'autore del feedback (colonna B) - Obbligatorio
Mostrato pubblicamente sulla piattaforma (ad esempio "Team Mobility - Città di Nanaimo").
Non è necessario essere un utente registrato.
Email di feedback (Colonna C) - Obbligatorio
Non mostrato pubblicamente. Deve essere l'email di un amministratore registrato sulla piattaforma.
Il tuo feedback (Colonna D) - Obbligatorio
Il testo dell'aggiornamento ufficiale. Puoi personalizzare con
##{{first_name}}per inserire automaticamente il nome del partecipante.
Nuovo Stato (Colonna E) - Opzionale
Se vuoi cambiare lo stato, digita il nome esatto dello stato così come appare sulla tua piattaforma.
Nome (Colonna F) - Opzionale
Utilizzato quando il partecipante ha cancellato il proprio account, in modo da far apparire un nome segnaposto invece di lasciarlo vuoto.
Passo 4: Inviare all'assistenza
Invia il modello compilato all'indirizzo support@govocal.com
Includi il giorno e l'ora esatta in cui vuoi che vengano applicati gli aggiornamenti.
Prevede 10 giorni lavorativi per la pianificazione dell'attività.