Lorsque vous commencez un projet, vous pouvez partir de zéro ou d'un modèle. Une fois que vous avez créé un projet, vous pouvez commencer à le construire et à le personnaliser, en ajoutant une ligne de temps avec des phases, des étiquettes de projet, des descriptions, des images, en organisant vos projets dans des dossiers, en définissant des droits d'accès, etc.…

Veuillez noter qu'à l'heure actuelle, nous n'avons pas mis en place de mécanisme de programmation pour la publication de projets ou de phases.

Une ligne du temps permet aux utilisateurs de comprendre en un coup d'œil la chronologie de votre processus de participation. Les phases sont les différentes étapes du processus, qui vont généralement du crowdsourcing large à la définition des propositions finales, en passant par l'affinage.

Après avoir créé votre "projet", vous devez mettre en place votre première phase. Tout projet comporte au moins une phase. Si vous n'ajoutez qu'une seule phase sans date de fin, ce projet se comportera comme un projet continu.

Dès que vous ajoutez d'autres phases ou que vous ajoutez une date de fin à votre première phase, la ligne de temps s'affiche.

Vous pouvez ajouter autant de phases que vous le souhaitez à un projet. Pour ajouter une nouvelle phase, il vous suffit de cliquer sur le bouton "+" situé à côté de la dernière phase de votre ligne de temps. Lorsque vous souhaitez modifier ou consulter la phase et les informations de la méthode de participation liée, il vous suffit de cliquer sur la phase sur la ligne de temps.

Par phase : Fournissez des titres et des descriptions courts et exploitables qui sont clairs, concis et détaillés afin que les participants sachent ce qu'ils doivent faire et attendre de chaque phase.

Veuillez noter que les phases ne peuvent pas se chevaucher. Le sélecteur de dates ne vous permettra pas de sélectionner des dates qui se chevauchent.

Tous les paramètres liés au projet se trouvent dans les "Paramètres du projet" . Ce bouton se trouve dans le coin en haut à droite.

Chaque projet fait l'objet d'une brève description qui est affichée sur la page d'accueil, accompagnée d'une image. Ces paramètres sont définis dans les "Paramètres du projet" via les onglets "Général" et "Description". Vous pouvez entièrement personnaliser vos descriptions de projet qui seraient plus longues en utilisant les options de l'éditeur wysiwyg ou en utilisant le constructeur de pages.

Pour en savoir plus sur comment personnaliser la description d'un projet avec le constructeur de pages, consultez cet article.

Que des dizaines, des centaines ou même des milliers de contributions soient générées par le biais de votre plateforme, il est utile de disposer d'une bonne méthode pour classer, filtrer et retrouver les idées qui se rapportent à des étiquettes spécifiques. Cela est possible grâce à notre fonctionnalité d'étiquetage, qui vous permet, ainsi qu'aux utilisateurs, de catégoriser les contributions.

Chaque projet d'idéation de Go Vocal est accompagné d'une liste d'étiquettes prédéfinies "par défaut" que les participants peuvent sélectionner avant de soumettre leur idée (à l'aide du "formulaire de saisie").

Vous pouvez ajouter et supprimer les étiquettes qui peuvent être attribuées aux contributions du projet. Si vous souhaitez ajouter des étiquettes de projet supplémentaires, vous pouvez le faire dans l'onglet "Gestion des étiquettes" qui se trouve dans l'onglet "Paramètres" du panneau admin. Les étiquettes de projet doivent être ajoutées dans cet onglet du panneau admin avant d'être ajoutées aux projets individuels !

Vous pouvez spécifier les étiquettes qui sont affichées pour chacun de vos projets en allant sur "Paramètres du projet". Vous y trouverez un onglet intitulé "étiquettes du projet", dans lequel vous pouvez ajouter, supprimer et réorganiser les étiquettes pour ce projet. Veuillez noter que les balises par défaut de la plateforme - que les administrateurs et les modérateurs de projets peuvent voir dans le back-office - ne peuvent pas être supprimées à partir de l'interface utilisateur de la plateforme. Si c'est le cas, vous pouvez demander au service d'assistance de les supprimer.

Remarque: si vous supprimez une étiquette du projet, les idées qui ont déjà été étiquetées conserveront leurs étiquettes. Vous pouvez supprimer les étiquettes manuellement dans l'onglet "Gestions des contributions", ou si vous souhaitez supprimer toute référence aux étiquettes dans tous vos projets, vous pouvez les supprimer depuis l'onglet "Gestion des étiquettes" qui se trouve sous l'onglet "Paramètres" depuis le panneau admin.

Vous pouvez spécifier si vous souhaitez activer les étiquettes et si les étiquettes sont un champ optionnel ou obligatoire. Cela peut être personnalisé en revenant au paramètre de la phase, dans "Formulaire de contribution" > "modifier le formulaire de saisie".

Les droits d'accès au niveau du projet (qui sont différents des droits d'accès au niveau de la phase) vous permettent de décider qui peut voir la page d'atterrissage du projet. Vous pouvez choisir n'importe qui, seulement les administrateurs et les chefs de projet ou seulement un groupe sélectionné.

Vous pouvez également modifier les droits d'accès au niveau des phases. Ici, vous pouvez décider qui peut participer à chaque phase. Vous pouvez également choisir qui sera l'assigné par défaut pour chaque entrée soumise.

Pour plus d'informations sur la définition des droits d'accès au niveau du projet et de la phase et sur la création de groupes intelligents pour donner l'accès à un groupe sélectionné, cliquez ici.

Plus important encore, vous pouvez ajouter ici des gestionnaires de projet, qui seront en mesure de modifier et de gérer le projet. Pour ajouter un chef de projet, assurez-vous qu'il est enregistré sur la plateforme.

Pour en savoir plus sur l'affectation des bons chefs de projet, cliquez ici.

Pour plus d'informations sur les différents rôles sur la plateforme, cliquez ici.

La personnalisation du formulaire de contribution ne s'applique qu'aux projets dans lesquels vous recueillez des contributions et/ou des commentaires.

Pour en savoir plus sur cette méthode de participation, consultez cet article.

Rappelez-vous qu'un projet ne peut avoir qu'un seul formulaire de saisie, mais que vous pouvez le configurer à partir de chaque phase qui utilise le formulaire de saisie.

Une fois que vous aurez ajouté toutes les phases, elles apparaîtront à un seul endroit, ce qui vous permettra d'y accéder facilement, de les modifier ou de les supprimer.

Pour chaque phase, vous pouvez choisir la méthode de participation , c'est-à-dire que vous choisissez exactement ce que vous voulez que vos utilisateurs fassent pendant cette phase : contribuer des idées, commenter, voter, remplir une enquête, etc :

Veuillez noter que vous ne pouvez choisir qu'une seule méthode de participation par phase, vous ne pouvez pas utiliser des méthodes en parallèle ou concomitamment.

Vous pouvez trouver les événements dans les "Paramètres du projet" , car les événements ne sont pas directement liés à une phase, mais toujours au projet entier. Les événements vous permettent d'établir un lien entre votre processus et des événements se déroulant en dehors de la plateforme, par exemple un événement de lancement, des sessions de participation hors ligne, des événements thématiques ou la publication de conclusions finales.

Les événements sont affichés dans un encadré sous la ligne de temps et séparément dans un onglet dédié sur la page du projet. Les événements qui se passent au moment où la phase est active, sont aussi affichés dans cette phase.

Les visiteurs de la plateforme peuvent filtrer les projets en fonction de leur statut, des zones géographiques ou des étiquettes.

Si votre plateforme comporte plusieurs projets, cette solution permet aux visiteurs de trouver plus facilement les projets qui les intéressent.

Les projets seront filtrés dans les différents onglets pour faciliter la navigation des visiteurs. Les visiteurs pourront naviguer entre les projets actifs, archivés ou tous les projets et y accéder rapidement.

Lorsque vous placez un projet dans la catégorie "Archivé" dans le panneau admin, il sera automatiquement placé dans la catégorie "Archivé" sur la page d'accueil.

Les visiteurs peuvent filtrer les projets ci-dessous en sélectionnant des "Etiquettes" et des "Zones" particulières. Cela permet aux visiteurs de filtrer uniquement les projets qui s'appliquent à des "Etiquettes" ou à des "Zones" particuliers, ou à des combinaisons des deux. Les visiteurs peuvent facilement explorer les projets qui les intéressent en fonction des étiquettes et des zones, trouver les projets plus rapidement et commencer à participer.

En tant qu'administrateur, vous pouvez attribuer des "Zones" et des "Etiquettes" aux projets. Pour cela, visitez le "Panneau admin" > Projet > Gérer > Paramètre du projet > Général. Sous le paramètre "Général" d'un projet, vous pouvez attribuer des "étiquettes" et des "Filtres de zone" pertinents pour ce projet.

L'administrateur peut définir des terminologies et ajouter de nouveaux éléments de "Zones" ou d' "Etiquettes" dans l'onglet "Paramètres" de la plateforme. Pour ce faire, visitez le panneau admin > Paramètres. Dans "Gestion des étiquettes", vous pouvez définir comment le mot "Etiquettes" doit apparaître dans le filtre de la page d'accueil et ajouter de nouveaux éléments. Par exemple, les étiquettes peuvent être définies comme des départements, des sujets, des initiatives stratégiques.

Sous "Zones géographiques", vous pouvez définir la manière dont les zones géographiques apparaissent dans le filtre de la page d'accueil et ajouter de nouvelles zones géographiques. A titre d'exemple : Les "zones" peuvent être définies comme des quartiers, des villes, etc.

Lorsque de nombreux projets sont en cours, le fait de les organiser dans des dossiers peut aider à clarifier la situation en donnant une structure claire des différentes choses en cours et de leur place.

Il existe de nombreuses façons d'utiliser les dossiers pour gérer vos projets. Vous trouverez ci-dessous des exemples et des idées sur la manière dont vous pouvez les utiliser :

Dans le cas d'un projet pour lequel vous souhaitez utiliser plus d'une méthode d'engagement (par exemple, enquêtes et sondages et budget participatif), vous pouvez créer plusieurs projets et les classer dans un seul dossier. Par conséquent, le dossier représente le projet principal, chaque "projet" représentant désormais chaque méthode participative utilisée.

Vous pouvez également utiliser des dossiers pour organiser vos projets en fonction de domaines politiques, thèmes ou quartiers. Par exemple, vous pourriez organiser votre plateforme avec des projets sous des "projets parapluies" tels que la santé & la sécurité, l'éducation, l'environnement & la durabilité, le transport, etc. Vous pouvez également créer des dossiers pour stocker tous les projets concernant des quartiers spécifiques. De cette manière, il est plus facile pour vous et pour les utilisateurs de savoir sur quoi vous travaillez et d'en savoir plus.

Bien que les projets soient utiles pour recueillir des contributions sur de nouvelles idées et propositions, cela ne signifie pas qu'ils ne peuvent pas être utilisés pour d'autres raisons. Par exemple, les projets peuvent également être utilisés comme des espaces dédiés à la collecte d'informations sur les services publics, ou comme des espaces permettant d'engager des recherches centrées sur la communauté afin de commander et d'explorer des questions locales. En fin de compte, les projets et les dossiers ne sont que des toiles et des modèles que vous pouvez peindre et créer votre propre plateforme - n'ayez donc pas peur d'expérimenter !

Vous avez le choix entre 3 statuts de projet :

Exemple de dossiers de projet du point de vue de l'administrateur

Vous pouvez organiser l'ordre des projets dans les dossiers. Allez dans le dossier "Editer", puis utilisez les doubles flèches à l'extrême gauche des projets. Lorsque vous cliquez sur ces flèches et les maintenez enfoncées, vous pouvez les faire glisser à l'endroit souhaité. Ils apparaîtront alors dans le dossier dans cet ordre.

Vous pouvez également inviter des personnes à vous aider à gérer vos dossiers (et les projets qu'ils contiennent) en cliquant sur le dossier du projet et en allant dans "Autorisations". Il suffit ensuite d'ajouter leurs courriels dans la zone de texte pour en faire des "Administrateurs de dossiers".

Les administrateurs de dossiers peuvent modifier la description du dossier, créer de nouveaux projets dans le dossier et avoir des droits de gestion de projet sur tous les projets du dossier. Cependant, ils ne peuvent pas supprimer de projets et ils n'ont pas accès aux projets qui ne se trouvent pas dans leur dossier.

Remarques sur la fonctionnalité actuelle :

Par défaut, le slug (la partie qui suit '/projects/') est le titre du projet. Ceci peut être modifié dans Paramètres du projet. Vous pouvez également modifier cela pour les dossiers. Allez dans "Gérer" le dossier et allez dans "Paramètres" et remplissez votre "slug" désiré sous "URL".

Cela n'est pas possible pour les contributions ou les idées.

En outre, vous ne pouvez pas supprimer la section "/project/" ou "/folder/" de l'url lorsque vous modifiez le slug vous-même. Si vous souhaitez que cette partie de l'URL soit supprimée, vous devez demander à l'équipe d'assistance de créer une redirection pour vous.

En outre, la partie linguistique de l'URL (par exemple : /en-CA/) n'est pas importante pour la fonctionnalité de l'URL - elle ne fait qu'apporter des informations. Vous pouvez donc partager l'URL de votre projet sans la partie linguistique et cela fonctionnera toujours.

L'équipe d'assistance peut créer des redirections pour vous tant que le domaine reste le même. Cette fonction est particulièrement utile pour partager des URL raccourcis pour votre projet.

Avant : https://website.en/en-CA/project/make-the-city-centre-more-lively

Après : https://website.en/lively-city

Contactez l'équipe d'assistance pour mettre en place cette procédure.

Vous avez des questions? Besoin d'aide? Contactez nous via la bulle de chat de votre plateforme .