Qu'est-ce qu'un projet ?
Un projet sur notre plateforme est un espace dédié où l'engagement et la participation ont lieu. C'est là que vous structurez une initiative, invitez les participants à s'exprimer et les guidez tout au long d'un processus.
Les projets sont les éléments de base de votre plateforme :
Ils peuvent être utilisés pour recueillir des idées, réaliser des enquêtes, poser des questions ou organiser des discussions au sein de la collectivité.
Chaque projet comporte des phases (étapes sur un calendrier) qui définissent comment et quand les utilisateurs peuvent contribuer.
Les projets contiennent leur propre contenu, leurs propres paramètres, leurs propres règles d'accès et leur propre image de marque, les rendant distincts les uns des autres.
Ce qu'il faut savoir sur les projets de notre plateforme :
Espaces autonomes : Chaque projet peut être adapté à un objectif (par exemple, la co-création d'une politique, l'organisation d'une consultation)
Phases et délais : Les projets utilisent des phases pour structurer la participation dans le temps.
Contrôle d'accès : Vous décidez qui peut voir et participer à un projet (administrateurs uniquement, groupes sélectionnés ou ouvert à tous)
Dossiers optionnels : Les projets peuvent être regroupés dans des dossiers pour une meilleure organisation, tout en restant indépendants
En bref : un projet est le cadre de votre initiative : tout, depuis la conception, les phases et les formulaires de saisie jusqu'aux événements et aux méthodes de participation, se trouve à l'intérieur.
En termes de hiérarchie sur la plateforme, nous séparons un projet d'un dossier et d'une phase :
Un dossier est utilisé pour regrouper plusieurs projets présentant une certaine similitude (par exemple, des travaux d'infrastructure, une zone/un quartier, …). Nous aborderons plus en détail les dossiers dans cet article : Créer et gérer les dossiers
Une phase est utilisée pour décrire ce qui se passe au sein d'un projet (par exemple, un projet peut commencer par une phase d'enquête, suivie d'une phase d'information pour informer les utilisateurs des résultats de l'enquête) : Créer et gérer des phases
Pourquoi la mise en place d'un projet est-elle importante ?
La mise en place d'un projet sur notre plateforme ne se limite pas à remplir quelques champs, elle pose les bases du déroulement de votre consultation.
Un projet bien structuré garantit :
Une clarté pour les participants : les utilisateurs comprennent immédiatement de quoi il s'agit, comment contribuer et quand
Un flux de participation fluide : des phases et des formulaires de saisie bien structurés évitent toute confusion ou blocage
Cohérence de l'image de marque et du message : les visuels, les descriptions et les étiquettes donnent une impression de cohérence et de professionnalisme au projet
Contrôle d'accès approprié : quel public peut voir et interagir avec votre projet
Gestion ultérieure facilitée : une bonne configuration signifie moins de dépannage, moins de modifications et un archivage ou une duplication plus aisés
Une mise en place précipitée ou incomplète conduit souvent à:
Un manque de contexte pour l'habitant (il ne sait pas pourquoi ou comment participer, ce que sa contribution va devenir ou s'il sera tenu informé de la suite)
Des délais non respectés ou phases inactives
Du travail additionnel manuel ultérieur (modification des balises, correction des URL, modification des droits d'accès)
En bref : une bonne configuration dès le départ permet de gagner du temps, d'éviter la confusion et de donner plus d'impact à votre projet.
Qu'est-ce que le cycle de vie d'un projet ?
Le cycle de vie d'un projet décrit les étapes par lesquelles passe un projet, de sa création à sa clôture. La compréhension de ces étapes vous aide à planifier, gérer et communiquer votre projet de manière efficace.
Les quatre étapes principales sont les suivantes :
Brouillon : Le projet est en cours d'élaboration et n'est pas visible par les participants. Seuls les administrateurs, les gestionnaires de projet ou les réviseurs (via les liens de prévisualisation) peuvent le voir
Publié : Le projet est en ligne et visible par les utilisateurs. La participation est possible lorsqu'il y a des phases actives
Archivé : Le projet n'est plus ouvert à la participation mais reste visible dans la section des archives de la plateforme
Publié - Terminé : Un statut appliqué automatiquement lorsque la dernière phase est terminée. Le projet est visible mais n'est plus actif
Pourquoi c'est important :
Cela vous permet de savoir quand effectuer des modifications (certaines modifications ne sont pas possibles après certains statuts).
Pour vous assurer que les participants voient la bonne version du projet au bon moment.
Pour l'organisation de votre plateforme : les projets n'encombrent pas la page d'accueil lorsqu'ils sont archivés.
Tester votre projet avant de le publier :
Nous disposons d'une fonction appelée "lien de prévisualisation" qui vous permet de partager un projet avec des parties prenantes clés avant sa publication; Vous pouvez ainsi tester et prévisualiser votre projet alors qu'il est encore à l'état de brouillon.
Vous pouvez en savoir plus sur les liens de prévisualisation dans l'article d'appui : ici.
Statut de publication du projet
Par défaut, ce statut ne peut être géré que par les administrateurs de la plateforme. Les gestionnaires de projet doivent donc contacter leurs administrateurs (ou leur gestionnaire de dossier) pour que leur projet soit publié ou archivé.
ℹ️ Les gestionnaires de projet peuvent publier des projets à l'aide de la fonction d'approbation. Pour plus de détails, voir la section Fonctionnalité du flux d'approbation ci-dessous.
Note sur les projets archivés :
Les projets archivés restent visibles dans la liste principale des projets. Toutefois, si vous souhaitez les masquer dans le menu déroulant de la barre de navigation, deux possibilités s'offrent à vous :
Réorganisez la liste des projets : Allez dans l'onglet "classement" dans le coin supérieur gauche de la liste "Projets". Faites glisser les projets archivés vers le bas de la liste.
Classez-les dans un dossier : Placez-les dans un dossier "Projets terminés" afin de garder votre liste active propre et ciblée.
Différents points de vue sur la gestion de projet
La vue Gestion de projet vous aide à gérer les projets de participation de manière efficace et organisée. Il offre des vues multiples avec des options de filtrage, d'édition et d'organisation.
Onglet Liste des projets
Vous pouvez utiliser les nombreux filtres pour mieux trouver les projets.
Vous pouvez également effectuer les actions suivantes dans cet onglet :
Copiez ou supprimez un projet : Cliquez sur les trois points à côté de la colonne "Date de fin"
Modifiez un projet : Cliquez sur le titre du projet
Onglet Liste des dossiers
Vous pouvez utiliser les nombreux filtres pour mieux trouver les dossiers.
Vous pouvez également effectuer les actions suivantes dans cet onglet :
Supprimez un dossier : Cliquez sur les trois points situés à côté de la colonne "Statut".
Vue chronologique (disponible sur les plans de niveau supérieur)
La vue chronologique affiche les projets dans une chronologie visuelle pour une meilleure planification. Vous pouvez y accéder via l'onglet Calendrier dans le coin supérieur gauche.
Vous pouvez utiliser les nombreux filtres pour afficher la chronologie des projets filtrés.
Vous pouvez également effectuer les actions suivantes dans cet onglet :
Changez la vue de la ligne du temps en : Mensuelle, trimestrielle, annuelle ou pluriannuelle
Repérer les lacunes pour appliquer des stratégies de réengagement
Vue d'ordonnancement (accessible aux administrateurs)
La vue d'ordonnancement permet aux administrateurs de réorganiser les projets et les dossiers.
Vous pouvez le faire :
Voir tous les projets
Réorganiser le projet par glisser-déposer
Organisez vos projets et dossiers comme vous le souhaitez dans la barre de navigation supérieure de la page d’accueil.
Personnalisez l'ordre du menu déroulant "tous les projets" dans votre barre de navigation
Quels sont les différents paramètres du projet ?
Lors de la création et de la modification d'un projet, plusieurs paramètres vous permettent de configurer votre projet en fonction de vos besoins. Vous trouverez ci-dessous un résumé de ces paramètres ainsi qu'une brève explication de leur signification et de leur objectif.
Vous trouverez les paramètres du projet dans le coin supérieur droit lorsque vous êtes dans le back-office de votre projet.
Général
Nom du projet (titre) :
Le titre de votre projet est la première chose que les gens verront, c'est ainsi que votre travail apparaîtra sur les widgets de la page d'accueil, dans l'onglet Projets et, si vous n'avez pas défini d'URL personnalisée, ce titre deviendra aussi automatiquement l'URL par défaut de votre projet.
URL du projet (slug) :
L'URL de votre projet
Par défaut, le slug (la partie qui suit '/projects/') est le titre du projet. Ceci peut être modifié dans les paramètres du projet. Vous pouvez également modifier cela pour les dossiers. Allez dans "Gérer" le dossier et allez dans "Paramètres" et remplissez votre "slug" désiré sous "URL". Cela n'est pas possible pour les intrants ou les idées.
En outre, la partie linguistique de l'URL (par exemple : /en-CA/) n'est pas importante pour la fonctionnalité de l'URL - elle ne fait qu'apporter des informations. Vous pouvez donc partager l'URL de votre projet sans la partie linguistique et cela fonctionnera toujours.
Redirections et URL raccourcis
Vous ne pouvez pas supprimer la section "/project/" ou "/folder/" de l'url lorsque vous modifiez vous-même le slug. Si vous souhaitez que cette partie de l'URL soit supprimée, vous devez demander à l'Équipe Support de créer une redirection pour vous.
L'Équipe Support peut créer des redirections pour vous tant que le domaine reste le même. Cette fonction est particulièrement utile pour partager des URL raccourcis pour votre projet.
Tags et domaines :
Que des dizaines, des centaines ou même des milliers de contributions soient générées par le biais de votre plateforme, il est utile de disposer d'une bonne méthode pour classer, filtrer et retrouver les idées qui se rapportent à des étiquettes spécifiques. Cela est possible grâce à notre fonctionnalité d'étiquetage, qui vous permet, ainsi qu'aux utilisateurs, de catégoriser les contributions.
Les balises et les zones sont utilisées sur notre plateforme de deux manières :
Notifications aux utilisateurs: Lorsqu'un utilisateur s'inscrit, il peut sélectionner certains tags et/ou domaines à suivre. Lorsque vous attribuez ces balises à un projet, les utilisateurs recevront (si l'option est activée, voir l'article "Emails sur la plateforme") une notification par courrier électronique les informant de la publication d'un projet susceptible de les intéresser. Nous avons également un widget "pour vous" sur la page d'accueil (voir l'article "Homepage Builder") où les projets qui correspondent aux préférences de l'utilisateur apparaîtront avec des tags et/ou des domaines qui se chevauchent avec ceux que l'utilisateur suit.
Projets d'idéation: Les projets d'idéation sont assortis de la possibilité d'attribuer une "étiquette" à votre idée. Seules les étiquettes qui ont été choisies au niveau du projet peuvent être choisies par les utilisateurs pour être ajoutées à leur idée. Si vous souhaitez attribuer des étiquettes à votre projet, mais que vous ne voulez pas que les utilisateurs attribuent une étiquette à leur idée, vous pouvez désactiver cette fonction en supprimant la section dans le formulaire de saisie (voir l'article "Propositions d'idées et gestion des entrées").
Notes:
Si vous supprimez une balise du projet, les idées qui ont déjà été balisées conserveront leurs balises. Vous pouvez supprimer les étiquettes manuellement dans l'onglet "Gestions des contributions", ou si vous souhaitez supprimer toute référence aux étiquettes dans tous vos projets, vous pouvez les supprimer depuis l'onglet "Gestion des étiquettes" qui se trouve sous l'onglet "Paramètres" depuis le panneau admin.
Les balises sont gérées dans les paramètres de la plateforme et ne sont accessibles qu'aux administrateurs de la plateforme. Il existe une liste de balises prédéfinies. Pour les supprimer, les administrateurs de la plateforme doivent contacter notre équipe d'assistance via la bulle de discussion.
Description
Chaque projet fait l'objet d'une brève description qui est affichée sur la page d'accueil, accompagnée d'une image. Ces paramètres, ainsi que d'autres, sont définis dans les paramètres du projet via les onglets Général et Description. Vous pouvez personnaliser entièrement votre longue description de projet à l'aide de l'éditeur de texte ou disposer d'options de conception plus avancées en utilisant le constructeur de contenu.
Pour en savoir plus sur notre fonction de création de contenu, lisez notre article d'assistance : ici.
Tags d'entrée
Dans cette section, vous pouvez sélectionner les balises qui peuvent être utilisées par les utilisateurs du projet au cours d'une phase de proposition ou d'idéation, afin de les attribuer à leurs contributions.
Droits d'accès (au niveau du projet)
Les droits d'accès au niveau du projet (qui sont différents des droits d'accès au niveau de la phase, voir la section Paramètres de la phase ci-dessous) vous permettent de configurer trois choses : la découvrabilité, la visibilité et l'affectation de chefs de projet qui agissent en tant qu'administrateurs dans le contexte du projet.
Pour en savoir plus sur les droits d'accès au niveau des projets, lisez notre article sur les "Droits d'accès".
Données
Si vous avez déjà mis en place votre projet et effectué quelques tests (par exemple, en répondant à une enquête), vous pouvez choisir de réinitialiser toutes les données de participation. Cette action conservera intacte la configuration de votre projet, mais supprimera définitivement toutes les données collectées jusqu'à présent, ce qui vous permettra de faire table rase pour une participation réelle.
Vous trouverez d'autres paramètres du projet en retournant à la page principale du back-office du projet :
Chronologie
La ligne du temps est l'onglet par défaut que vous voyez lorsque vous accédez au back-office de votre projet. Il vous permet de gérer les phases de votre projet dans un ordre chronologique clair. Les phases doivent être mises en place de manière séquentielle et une seule phase peut être active à un moment donné.
Utilisez la chronologie pour structurer votre projet et communiquer clairement son calendrier et son approche aux utilisateurs finaux.
Dans chaque section de la chronologie, vous pouvez configurer les phases spécifiques que vous souhaitez inclure. Pour plus de détails sur la configuration des paramètres de phase, consultez l'article : Création et gestion des phases
Les participants
Dans cet onglet des paramètres du projet, vous pouvez suivre la participation à votre projet. Vous verrez quand les utilisateurs ont participé, combien d'entre eux ont participé, et vous pourrez consulter les données démographiques disponibles.
Note : Si votre projet permet la participation sans compte, ou si la participation anonyme est activée, les informations démographiques ne seront pas affichées.
Trafic
Dans cet onglet des paramètres du projet, vous pouvez suivre les visites sur la page de votre projet, ainsi que leur langue, leur type d'appareil et la source d'où elles proviennent avant d'arriver sur la page du projet.
Messagerie
Vous pouvez utiliser l'application Messagerie pour envoyer des courriels aux utilisateurs qui ont participé au projet ou qui le suivent.
ℹ️ Si votre projet autorise la participation sans compte ou la participation anonyme, ces utilisateurs ne peuvent pas être contactés via l'onglet Messagerie.
Evénements
Vous pouvez trouver les événements dans les "Paramètres du projet" , car les événements ne sont pas directement liés à une phase, mais toujours au projet entier. Les événements vous permettent d'établir un lien entre votre processus et des événements se déroulant en dehors de la plateforme, par exemple un événement de lancement, des sessions de participation hors ligne, des événements thématiques ou la publication de conclusions finales.
Les événements sont affichés dans un encadré sous la ligne de temps et séparément dans un onglet dédié sur la page du projet. Les événements qui se passent au moment où la phase est active, sont aussi affichés dans cette phase.
Afficher les chiffres de participation
Les numéros de participation au projet apparaîtront à différents endroits de la plateforme :
Il apparaîtra sur la fiche du projet sur la page d'accueil : pas possible de le supprimer
Il apparaîtra sur la carte de projet à l'intérieur d'un dossier : impossible de le supprimer.
dans la description du projet sous le bouton de participation : ce numéro de participation ne peut être supprimé que si vous utilisez le constructeur de contenu pour la description du projet :
Accédez à l'onglet Paramètres généraux de votre projet
Activez le générateur de contenu pour la description
Dans le constructeur de contenu pour la description du projet, vous pouvez ajouter, déplacer ou supprimer le widget de la boîte de participation.
Activez ou désactivez l'option Masquer les avatars de participation dans les paramètres de ce widget dans le panneau de droite.
Comment créer un projet ?
Cliquez sur l'onglet Projets dans le back-office de votre plateforme
Cliquez sur Nouveau projet en haut à droite
Donnez un titre à votre projet dans toutes les langues disponibles pour votre plate-forme.
Créez un calendrier des différentes phases de votre projet.
Configurez les paramètres du projet selon vos préférences
Comment copier un projet ?
Pour copier un projet, allez dans la vue de gestion de projet, cliquez sur les trois points à l'extrême droite de la barre du projet que vous souhaitez dupliquer et sélectionnez Copier le projet. Vous pouvez ensuite le renommer et mettre à jour les détails si nécessaire.
Vous pouvez également l'utiliser pour créer rapidement plusieurs projets similaires ne nécessitant que des ajustements mineurs.
Comment supprimer un projet ?
Accédez à l'onglet Projets dans votre back-office
Recherchez le projet que vous souhaitez supprimer dans la liste
Cliquez sur les 3 points à droite et cliquez sur Supprimer le projet.
Confirmer
Comment publier un projet ?
Le statut d'un projet ne peut par défaut être géré que par les administrateurs de la plateforme (ou les gestionnaires de dossiers au sein de leur dossier). Les chefs de projet doivent donc contacter leurs administrateurs (ou gestionnaires de dossiers) afin de publier ou d'archiver leur projet.
Fonctionnalité du flux d'approbation
Si cette fonctionnalité est activée sur votre plateforme, vous pourrez demander l'approbation de la publication d'un projet à votre administrateur ou à votre gestionnaire de dossiers. Cette demande déclenchera l'envoi d'une notification à l'administrateur ou au gestionnaire du dossier lui demandant d'examiner et d'approuver le projet. Une fois approuvé, le chef de projet peut publier le projet à sa guise.
Le flux d'approbation est un flux d'approbation unique - par conséquent, si le projet a été approuvé une fois, le bouton de demande de révision/demande d'approbation n'apparaîtra plus, même si des modifications ont été apportées.
ℹ️ La fonctionnalité de flux d'approbation est disponible pour les plans tarifaires Premium et Enterprise. Si vous souhaitez désactiver cette fonctionnalité, vous pouvez contacter notre équipe d'assistance via la bulle de discussion.
Projets archivés :
Les projets archivés restent visibles dans la liste principale des projets. Toutefois, si vous souhaitez les masquer dans le menu déroulant de la barre de navigation, deux possibilités s'offrent à vous :
Réorganisez la liste des projets : Faites glisser les projets archivés vers le bas de la liste dans l'onglet Tous les projets du back-office.
Classez-les dans un dossier : Placez-les dans un dossier "Projets terminés" afin de garder votre liste active propre et ciblée.