Cet article est traduit de l'anglais vers le français
Qu'est-ce qu'un dossier ?
Un dossier est utilisé pour regrouper plusieurs projets qui partagent un thème ou une caractéristique commune (par exemple, des travaux d'infrastructure, une zone spécifique, …).
Les dossiers n'ont pas d'autre fonctionnalité que l'organisation, ils vous aident simplement à structurer vos projets et à améliorer leur visibilité sur la page d'accueil.
Les aperçus des dossiers et des projets se trouvent dans la même section de la plate-forme. Cet aspect est expliqué plus en détail dans l'article suivant : Différents points de vue pour la gestion de projet
Gestion des dossiers
Vous pouvez inviter des personnes à vous aider à gérer vos dossiers (et les projets qu'ils contiennent).
Ce que les gestionnaires de dossiers peuvent faire :
Modifier la description du dossier
Créer de nouveaux projets dans le dossier
Gérer tous les projets au sein du dossier
Ce que les gestionnaires de dossiers ne peuvent pas faire :
Supprimer des projets
Accéder à des projets qui ne sont pas dans leur dossier
Notes sur la fonctionnalité actuelle des dossiers
Vous ne pouvez pas avoir de dossiers dans des dossiers.
Les dossiers n'ont pas de calendrier.
Les fiches de dossier ne sont pas présentées de la même manière que les autres fiches de projet sur la page d'accueil (pas d'indication de temps ou de nombre de commentaires/participants).
Les dossiers ne peuvent pas être personnalisés pour un service ou un projet.
Vous ne pouvez pas créer de groupes intelligents de personnes ayant participé à un dossier, vous devez sélectionner manuellement tous les projets du dossier.
Les projets apparaissent sur le côté droit de la page d'un dossier, et cela ne peut pas être modifié.
L'importance des dossiers
Lorsque de nombreux projets sont en cours, le fait de les organiser dans des dossiers peut aider à clarifier la situation en donnant une structure claire des différentes choses en cours et de leur place.
Quels sont les différents paramètres du dossier ?
Ce qu'il contrôle :
Les gestionnaires de dossiers peuvent modifier les pages des dossiers, mettre à jour les descriptions, actualiser l'image de la bannière et superviser tous les projets du dossier.
Un gestionnaire de dossier peut agir comme un administrateur de plateforme dans le contexte du dossier.
Comportement en matière de visibilité :
Un dossier publié est visible par tous.
Si tous les projets d'un dossier sont en cours de rédaction, le dossier reste caché jusqu'à ce qu'au moins un projet soit publié.
Si des projets publiés sont ajoutés à un dossier provisoire, le dossier n'apparaîtra pas sur la page d'accueil, mais les projets resteront accessibles par des liens directs ou par la recherche.
Si un projet est défini comme non répertorié, il n'apparaîtra pas dans le dossier.
Une ébauche de projet n'apparaîtra pas dans le dossier - elle n'apparaîtra qu'une fois publiée et listée.
Quels sont les cas d'utilisation des dossiers ?
Les dossiers sont des contenants flexibles qui permettent d'organiser les projets de la manière la plus adaptée à votre plate-forme. Vous trouverez ci-dessous des cas d'utilisation courants :
1. Méthodes de participation multiples en parallèle
Les projets sont par nature séquentiels, chaque phase se succédant à une autre.
Si vous souhaitez que plusieurs méthodes de participation soient appliquées en même temps, vous devez créer deux projets distincts.
Un dossier permet de regrouper ces projets, de sorte que les utilisateurs et les administrateurs les considèrent toujours comme faisant partie de la même initiative.
2. Organiser les projets par politique, domaine, thème ou district
Utilisez des dossiers pour regrouper les projets sous des rubriques plus larges telles que Santé & Sécurité, Éducation, Environnement & Durabilité, ou Transport.
Vous pouvez également créer des dossiers par district ou par quartier.
Cette structure permet aux administrateurs et aux utilisateurs de naviguer plus facilement, de comprendre ce qui se passe et d'en savoir plus sur les initiatives connexes.
3. Autres utilisations créatives
Les projets ne se limitent pas à la collecte d'idées, ils peuvent aussi être.. :
Espaces de retour d'information sur les services publics
Lieux de recherche centrés sur la communauté
Modèles pour l'exploration des questions locales
Considérez les dossiers et les projets comme des toiles vierges pour l'expérimentation et les configurations personnalisées.
Comment créer un dossier ?
Cliquez sur l'onglet Projets dans le back-office de votre plateforme
Cliquez sur Nouveau dossier en haut à droite
Remplissez un titre, une description courte et une description longue de votre projet dans toutes les langues disponibles pour votre plateforme.
Affecter les projets souhaités au dossier
Facultatif : attribuez un gestionnaire de dossier au dossier (via l'onglet "autorisations" des paramètres du dossier).
Comment modifier un dossier ?
Si vous souhaitez modifier un dossier, accédez à l'onglet Dossiers dans le coin supérieur gauche de la liste des projets. Appuyez sur le titre du dossier. Vous accédez alors à l'onglet Projets de dossiers, puis à l'onglet voisin intitulé Paramètres.
Comment réorganiser les projets à l'intérieur d'un dossier ?
Vous pouvez organiser l'ordre des projets dans les dossiers. Allez dans l'onglet Dossiers dans le coin supérieur gauche de la liste des projets et appuyez sur le titre du dossier - cela vous amènera à l'intérieur des paramètres du dossier. Cliquez sur les doubles flèches à l'extrême gauche des projets. Lorsque vous cliquez sur ces flèches et les maintenez enfoncées, vous pouvez les faire glisser à l'endroit souhaité. Ils apparaîtront alors dans le dossier dans cet ordre.