Assurez vous de garez votre projet et les phases de la ligne de temps à jour
Il est très important de vous assurer que le contenu de votre projet est à jour. Vous ne voulez pas qu'un participant tombe sur un projet avec des informations dépassées ou incorrectes. Il faut que l'objet du projet soit clair à tout moment et ce pour chaque participant.
Veillez à ce que le contenu de votre plateforme réponde toujours aux questions: qui, quoi, pourquoi, quand, où et comment ? Qui est autorisé à participer ? Qu'attend-on d'eux ? Pourquoi ce processus a-t-il été mis en place ? Quand commence-t-il et quand se termine-t-il ? Comment les contributions seront elles traitée ? Utilisez la description de votre projet et de votre ligne de temps pour communiquer à ce sujet. Vous pouvez également ajouter des informations supplémentaires sous forme de pdf, d'images, d'hyperliens ou de vidéos.
Envoyez des régulièrement des mails pour tenir les participants informés de l'évolution de vos projets
Vous pouvez facilement avertir l'ensemble de vos utilisateurs ou cibler seulement certains groupes d'utilisateurs en envoyant des mails depuis la plateforme. Faites-le lorsque vous ajoutez des informations pertinentes, un événement ou lorsque vous modifiez le calendrier. Les groupes d'utilisateurs peuvent être des personnes d'un quartier spécifique, d'un certain âge, des personnes qui ont participé à un certain projet ou des personnes qui n'ont pas encore partagé d'idée.