Vous pouvez facilement envoyer des invitations par email afin que des personnes puissent rejoindre votre plateforme. Vous pouvez le faire directement dans le panneau admin via l'onglet "Invitations".
Cependant, dans certains cas , il se peut que vous ne possédez pas les emails des participants ciblés. Supposons que vous souhaitiez inviter uniquement les personnes vivant dans une rue ou un quartier particulier à participer à un projet. Ou bien vous voulez permettre aux personnes présentes à un événement hors ligne de s'inscrire sur la plateforme et de participer à un projet spécifique. Dans ce cas, vous pouvez leur fournir un code d'invitation unique.
Par exemple, vous pouvez leur envoyer une invitation physique par la poste, avec un code d'invitation unique. Ce code expirera après 30 jours. Après cette période, vous pouvez les envoyer à nouveau.
Quel est l'avantage du code d'invitation unique ?
Le plus important est que vous puissiez spécifier qu'une personne s'inscrivant avec un code particulier est automatiquement ajoutée à un groupe manuel lors de l'inscription.
Les groupes manuels vous permettent de contrôler qui peut voir et participer à vos projets et comment. Par exemple, vous pouvez personnaliser le mode d'engagement ou faire en sorte que certains projets ne soient visibles que par les personnes appartenant à certains groupes. Vous pouvez également utiliser votre plateforme pour envoyer des courriels uniquement aux personnes qui appartiennent à un groupe manuel.
Comment créer des codes d'invitation uniques ?
Des codes d'invitation uniques, que vous pouvez ajouter à vos communications externes, peuvent être générés directement à partir de votre plateforme.
Créez un groupe manuel pour votre public cible. Vous pouvez le faire dans l'onglet "Utilisateurs" du panneau admin.
Pour générer les codes d'invitation uniques, utilisez le modèle disponible lorsque vous cliquez sur "inviter des utilisateurs" au bas de la liste des groupes dans l'onglet "utilisateur".
Remplissez le modèle en inscrivant le nom exact du groupe manuel (de l'étape 1) dans la colonne intitulée "groups". Créez une rangée par invitation que vous souhaitez générer. Dans l'exemple ci-dessous, il y a six lignes avec un nom de groupe manuel spécifié, ce qui génère six codes d'invitation.
Attention : vous ne pouvez pas inviter plus de 1000 personnes à la fois sur la plateforme !
Si vous souhaitez inclure les emails des invités, veillez à supprimer tout espace après l'email. Vérifiez que touts les emails et autres champs sont valides ou vides s'ils n'ont pas de valeur. Assurez-vous également qu'il n'y à pas d'utilisateurs déjà enregistrés à votre plateforme dans votre liste d'invités.
Une fois que vous avez rempli le modèle, téléchargez-le dans la plateforme, au même endroit qu'à l'étape 2.
Pour vous assurer que les personnes qui acceptent leur invitation sont ajoutées à un groupe manuel spécifique ou reçoivent certains droits sur la plateforme, configurez les invitations en remplissant les différentes options sous la partie 3 et cliquez sur envoyer les invitations.
Enfin, allez dans le sous-onglet "Toutes les invitations" et exportez la liste des invitations. Ceci téléchargera une nouvelle feuille de calcul Excel contenant tous les codes d'invitation (dans la colonne intitulée "token"). Vous pouvez utiliser Mail Merge ou un autre outil pour ajouter les codes d'invitation à votre communication.
Comment les participants seront-ils incité à saisir le code ? Dans votre lettre ou votre matériel de communication, veillez à demander aux personnes de s'inscrire via le lien web (URL) qui a été mis en place pour les invitations. Cette URL est votre domaine suivi de /invite (par exemple, participate.mycity.com/invite). Les personnes utilisant ce lien seront automatiquement invitées à saisir leur code d'invitation lors de leur inscription.
N'oubliez pas cette étape ! Si une personne s'inscrit via l'URL habituelle de votre plateforme, il ne lui sera pas incité à saisir son code d'invitation lors de l'inscription. Si une personne s'inscrit de la manière habituelle, son adresse électronique ne sera pas liée à l'invitation et les règles définies dans l'invitation ne s'appliqueront donc pas.
Remarque importante concernant les utilisateurs déjà enregistrés à votre plateforme : Les utilisateurs déjà enregistrés devront se connecter sans le code (car le code déclenchera un nouvel enregistrement). Une fois connecté, ils devront modifier les informations de leurs comptes pour qu'elles correspondent aux conditions d'accès au projet (par exemple : le nom de la rue), faute de quoi il ne pourra pas accéder au projet. Veillez à ce que cela soit bien indiqué dans votre lettre ou votre matériel de communication.
Vous avez des questions? Besoin d'aide? Contactez nous via la bulle de chat bleue en bas à droite de votre plateforme. 💬