Este artículo está traducido automáticamente del inglés
¿Qué es un proyecto?
Un proyecto en nuestra plataforma es un espacio dedicado donde tienen lugar el compromiso y la participación. Es donde estructuras una iniciativa, invitas a hacer aportaciones y guías a los participantes a través de un proceso.
Los proyectos son los componentes básicos de tu plataforma:
Pueden utilizarse para recabar ideas, realizar encuestas, plantear preguntas u organizar debates comunitarios.
Cada proyecto contiene fases (pasos en un calendario) que definen cómo y cuándo pueden contribuir los usuarios.
Los proyectos tienen su propio contenido, configuración, normas de acceso y marca. Haciéndolos distintos entre sí.
Cosas clave que debes saber sobre los proyectos de nuestra plataforma:
Espacios independientes: Cada proyecto puede adaptarse a un objetivo (por ejemplo, co-crear una política, realizar una consulta).
Fases y plazos: Los proyectos utilizan fases para estructurar la participación a lo largo del tiempo.
Control de acceso: Tú decides quién ve y participa en un proyecto (sólo administradores, grupos seleccionados o abierto a todos).
Carpetas opcionales: Los proyectos pueden agruparse en carpetas para una mejor organización, pero siguen funcionando de forma independiente.
En pocas palabras: un proyecto es el "contenedor" de tu iniciativa: todo, desde el diseño, las fases y los formularios de entrada hasta los eventos y los métodos de participación, vive dentro de él.
En términos de jerarquía en la plataforma, separamos un proyecto de una carpeta y de una fase:
Una carpeta sirve para agrupar varios proyectos que tienen una cierta similitud (por ejemplo, obras de infraestructura, una zona/distrito, …). En este artículo profundizaremos más sobre las carpetas: Crear y gestionar carpetas
Una fase se utiliza para describir lo que ocurre dentro de un proyecto (por ejemplo, un proyecto puede comenzar con una fase de encuesta, tras la cual sigue una fase de información para comunicar a los usuarios los resultados de la encuesta) En este artículo profundizaremos en las fases: Crear y gestionar fases
¿Por qué es importante la configuración del proyecto?
Configurar correctamente un proyecto en nuestra plataforma es algo más que rellenar unos cuantos campos: sienta las bases de cómo funcionará tu compromiso.
Un proyecto bien montado garantiza:
Claridad para los participantes: los usuarios comprenden al instante de qué trata el proyecto, cómo contribuir y cuándo
Flujo de participación fluido: las fases y los formularios de entrada bien estructurados evitan confusiones o cuellos de botella
Marca y mensajes coherentes: los elementos visuales, las descripciones y las etiquetas ayudan a que el proyecto parezca coherente y profesional.
Control de acceso adecuado: sólo el público adecuado ve e interactúa con tu proyecto
Gestión posterior más sencilla: una buena configuración significa menos resolución de problemas, menos ediciones y un archivado o duplicación más fluido.
Un montaje apresurado o incompleto suele provocar:
Falta de contexto para los usuarios (no saben por qué o cómo participar)
Cronogramas rotos o fases inactivas
Reelaboración manual posterior (editar etiquetas, arreglar URLs, parchear derechos de acceso)
En resumen: una buena configuración previa ahorra tiempo, evita confusiones y hace que tu proyecto sea más impactante.
¿Qué es el ciclo de vida de un proyecto?
El ciclo de vida de un proyecto describe las etapas por las que pasa un proyecto desde su creación hasta su cierre. Comprender estas etapas te ayuda a planificar, gestionar y comunicar tu proyecto con eficacia.
Las cuatro etapas principales son
Borrador: El proyecto se está construyendo y no es visible para los participantes. Sólo los administradores, gestores de proyectos o revisores (a través de enlaces de vista previa) pueden verlo
Publicado: El proyecto está activo y visible para los usuarios. La participación es posible cuando hay fases activas
Archivado: El proyecto ya no está abierto a la participación pero permanece visible en la sección de archivo de la plataforma
Publicado - Finalizado: Estado que se aplica automáticamente cuando finaliza la última fase. El proyecto está visible pero ya no está activo
Por qué es importante:
Te ayuda a saber cuándo hacer cambios (algunas ediciones no son posibles después de ciertos estados).
Garantiza que los participantes vean la versión correcta del proyecto en el momento adecuado.
Mantiene tu plataforma organizada: los proyectos no abarrotan la página de inicio cuando se archivan.
Prueba tu proyecto antes de publicarlo:
Tenemos una función llamada "enlace de previsualización" que te permite compartir un proyecto con los principales interesados antes de Publicarlo, de esta forma puedes probar y previsualizar tu proyecto mientras aún está en fase de Borrador.
Puedes obtener más información sobre los enlaces de previsualización en el artículo de apoyo: aquí.
Estado de publicación del proyecto
Por defecto, este estado sólo puede ser gestionado por los administradores de la plataforma, por lo que los Jefes de Proyecto deben ponerse en contacto con sus administradores (o gestor de carpetas) para que su proyecto sea publicado o archivado.
ℹ️ Los jefes de proyecto pueden publicar proyectos utilizando la función de flujo de aprobación. Para más detalles, consulta la sección Función de Flujo de Aprobación más abajo.
Nota sobre proyectos archivados:
Los proyectos archivados permanecen visibles en la lista principal de proyectos. Sin embargo, si quieres ocultarlas del menú desplegable de la barra de navegación, tienes dos opciones:
Reordena la lista de proyectos: Ve a la pestaña "Ordenar" de la esquina superior izquierda de la lista de "Proyectos". Arrastra los proyectos archivados al final de la lista.
Organízalos en una carpeta: Muévelos a una carpeta de "Proyectos finalizados" para mantener tu lista activa limpia y centrada.
Diferentes puntos de vista para la Gestión de Proyectos
La Vista de Gestión de Proyectos te ayuda a gestionar los proyectos de participación de forma eficaz y organizada. Ofrece múltiples vistas con opciones de filtrado, edición y organización.
Pestaña Lista de proyectos
Puedes utilizar los numerosos filtros para encontrar mejor los proyectos.
También puedes realizar las siguientes acciones en esta pestaña:
Copiar o eliminar un proyecto: Haz clic en los tres puntos situados junto a la columna "Fecha de finalización".
Edita un proyecto: Haz clic en el título del proyecto
Pestaña Lista de carpetas
Puedes utilizar los numerosos filtros para encontrar mejor las carpetas.
También puedes realizar las siguientes acciones en esta pestaña:
Eliminar una carpeta: Haz clic en los tres puntos situados junto a la columna "Estado".
Vista cronológica (disponible en planes de nivel superior)
La Vista de Línea de Tiempo muestra los proyectos en una línea de tiempo visual para una mejor programación y planificación. Accede a ella a través de la pestaña Línea de tiempo, en la esquina superior izquierda.
Puedes utilizar los numerosos filtros para mostrar la cronología de los proyectos filtrados.
También puedes realizar las siguientes acciones en esta pestaña:
Cambia la vista de la línea temporal a Mensual, Trimestral, Anual o Plurianual
Detectar lagunas para aplicar estrategias de compromiso
Vista de pedidos (disponible para administradores)
La vista Ordenar permite a los administradores reordenar proyectos y carpetas.
Puedes hacerlo:
Ver todos los proyectos
Reordena el proyecto arrastrando y soltando
Personaliza el orden del widget de legado de proyectos y carpetas en la página de inicio.
Personaliza el menú desplegable "todos los proyectos" de tu barra de navegación
¿Cuáles son los diferentes ajustes del proyecto?
Al crear y editar un proyecto, hay varios ajustes que te ayudarán a configurarlo según tus necesidades. A continuación verás un resumen de estos ajustes y una breve explicación de lo que significan y pretenden conseguir.
Puedes encontrar los ajustes del proyecto cuando estés en el back office de tu proyecto, en la esquina superior derecha.
General
Nombre del proyecto (Título):
El título de tu proyecto es lo primero que verá la gente, es como aparecerá tu trabajo en los widgets de la página de inicio, en la pestaña Proyectos y, si no has establecido un "slug" personalizado, este título también se convertirá automáticamente en la URL por defecto de tu proyecto.
URL del proyecto (slug):
La URL de tu proyecto
Por defecto, el slug (la parte que va después de '/projects/') es el título del proyecto. Esto se puede cambiar en la Configuración del Proyecto. También puedes cambiarlo para las carpetas. Ve a Editar carpeta y a "Configuración" e introduce el slug que desees en "URL". Esto no es posible para las aportaciones o ideas.
Además, la parte del idioma de la URL (por ejemplo: /es-CA/) no es importante para la funcionalidad de la URL, sólo aporta información. Por tanto, puedes compartir la URL de tu proyecto sin la parte del idioma y seguirá funcionando.
Redirecciones y URL acortadas
No puedes eliminar la sección "/proyecto/" o "/carpeta/" de la url al editar tú mismo el slug. Si quieres que se elimine esta parte de la URL, tienes que pedir al equipo de asistencia que cree una redirección para ti.
El equipo de asistencia puede crear redireccionamientos para ti siempre que el dominio siga siendo el mismo. Esto es muy útil para poder compartir URL acortadas de tu proyecto.
Después: https://website.en/lively-city
Etiquetas y áreas:
Tanto si generas docenas, cientos o incluso miles de ideas a través de tu plataforma, ayuda tener un buen método para categorizar, filtrar y encontrar ideas que se relacionen con etiquetas específicas. Esto es posible gracias a nuestra funcionalidad de etiquetas, que te permite a ti y a los usuarios categorizar las entradas.
Las etiquetas y las zonas se utilizan en nuestra plataforma de 2 formas:
Notificaciones a los usuarios: Cuando un usuario se registra, puede seleccionar determinadas etiquetas y/o áreas a seguir. Cuando asignes a un proyecto estas etiquetas, los usuarios recibirán (si está activado, ver artículo 'Correos electrónicos en la plataforma') una notificación por correo electrónico informándoles de que se ha publicado un proyecto que podría interesarles. También tenemos un widget "para ti" en el constructor de páginas de inicio (véase el artículo "Constructor de páginas de inicio") donde aparecerán los proyectos que se ajusten a las preferencias del usuario y que tengan etiquetas y/o áreas coincidentes con las que sigue el usuario.
Proyectos de ideación: Los proyectos de ideación vienen con la opción de asignar una "etiqueta" a tu idea. Sólo las etiquetas que han sido elegidas a nivel de proyecto pueden ser elegidas por los usuarios para añadirlas a su idea. Si quieres asignar etiquetas a tu proyecto, pero no quieres que los usuarios asignen una etiqueta a su idea, puedes desactivarlo eliminando la sección en el formulario de entrada (consulta el artículo "Propuestas de ideas y gestión de entradas").
Notas:
Si eliminas una etiqueta del proyecto, las ideas que ya hayan sido etiquetadas conservarán sus etiquetas. Puedes eliminar las etiquetas manualmente en la pestaña Gestor de entradas, o si deseas eliminar toda referencia a la etiqueta de todos tus proyectos, puedes eliminarla desde el panel Configuración del panel Admin.
Las etiquetas se gestionan en los ajustes de la plataforma y sólo son accesibles para los administradores de la plataforma. Hay una lista de etiquetas predefinidas, para eliminarlas los administradores de la plataforma tienen que ponerse en contacto con nuestro equipo de soporte a través de la burbuja del chat.
Descripción
Cada proyecto tiene una breve descripción que, junto con una imagen del proyecto, se muestra en la página de inicio. Ésta y otras opciones se definen en la Configuración del proyecto a través de las pestañas General y Descripción. Puedes personalizar completamente tu descripción de proyecto más larga, utilizando el editor de texto o tener opciones de diseño más avanzadas utilizando el constructor de contenido.
Para profundizar en nuestra función de generador de contenidos, lee nuestro artículo de soporte: aquí.
Etiquetas de entrada
En esta sección puedes seleccionar qué etiquetas pueden utilizar los usuarios del proyecto durante una fase de propuesta o ideación para asignarlas a sus aportaciones.
Derechos de acceso (nivel de proyecto)
Los derechos de acceso a nivel de proyecto (que son diferentes de los derechos de acceso a nivel de fase, ver la sección de Ajustes de Fase más abajo) te permiten configurar 3 cosas: la descubribilidad, la visibilidad y la asignación de gestores de proyecto que actúan como administradores en el contexto del proyecto.
Para saber más sobre nuestros derechos de acceso a nivel de proyecto, lee nuestro artículo sobre "Derechos de acceso".
Datos
Si ya has configurado tu proyecto y has realizado algunas pruebas (por ejemplo, rellenando una encuesta), puedes optar por restablecer todos los datos de participación. Esta acción mantendrá intacta la configuración de tu proyecto, pero eliminará permanentemente todos los datos recogidos hasta el momento, dándote esencialmente una pizarra limpia para la participación real.
Puedes encontrar más ajustes del proyecto volviendo a la página principal del back office del proyecto:
Cronología
La Línea de tiempo es la pestaña predeterminada que verás cuando accedas al back office de tu proyecto. Te permite gestionar las fases de tu proyecto en un orden cronológico claro. Las fases deben establecerse secuencialmente, y sólo puede estar activa una fase en cada momento.
Utiliza el Calendario para estructurar tu proyecto y comunicar claramente su calendario y planteamiento a los usuarios finales.
Dentro de cada sección de la Línea de Tiempo, puedes configurar las fases concretas que quieres incluir. Para más detalles sobre la configuración de los ajustes de fase, consulta el artículo Crear y gestionar fases
Participantes
En esta pestaña de la configuración del proyecto, puedes hacer un seguimiento de la participación en tu proyecto. Podrás ver cuándo han participado los usuarios, cuántos han participado y ver los datos demográficos disponibles.
Nota: Si tu proyecto permite la participación sin cuenta, o si está activada la participación anónima, no se mostrará la información demográfica.
Tráfico
En esta pestaña de la configuración del proyecto, puedes hacer un seguimiento de las visitas en la página de tu proyecto, así como de su idioma, tipo de dispositivo y fuente de donde proceden antes de aterrizar en la página del proyecto.
Mensajería
Puedes utilizar la aplicación Mensajería para enviar correos electrónicos a los usuarios que hayan participado o estén siguiendo el proyecto.
ℹ️ Si tu proyecto permite la participación sin cuenta o la participación anónima, no se podrá contactar con esos usuarios a través de la pestaña Mensajería.
Eventos
Puedes encontrar los eventos en los ajustes del proyecto, ya que los eventos no están directamente relacionados con una fase, sino siempre con el proyecto principal. Los eventos te permiten enlazar tu proceso con eventos que ocurren fuera de la plataforma, por ejemplo un evento de lanzamiento, sesiones de participación offline, eventos relacionados con el tema o la publicación de las conclusiones finales.
Los eventos se muestran en una vista de tarjeta bajo la línea de tiempo y por separado en una pestaña en la página del proyecto. Seguimos mostrando los acontecimientos relevantes de cada fase (que ocurren cuando la fase está activa) en esa fase.
Mostrar las cifras de participación
Los números de participación en el proyecto aparecerán en distintos lugares de la plataforma:
Aparecerá en la ficha del proyecto en la página de inicio: no se puede eliminar
Aparecerá en la ficha del proyecto dentro de una carpeta: no se puede eliminar
en la descripción del proyecto, debajo del botón de participación: este número de participación sólo se puede eliminar si utilizas el generador de contenidos para la descripción del proyecto:
Ve a la pestaña "Ajustes generales del proyecto" de tu proyecto
Activa el Generador de Contenidos para la Descripción
En el constructor de contenido para la descripción del proyecto puedes añadir, mover o eliminar el widget Cuadro de participación
Activa o desactiva la opción Ocultar avatares de participación en la configuración de este widget en el panel derecho
¿Cómo crear un proyecto?
Haz clic en la pestaña Proyectos del back office de tu plataforma
Haz clic en Nuevo Proyecto en la parte superior derecha
Rellena un título para tu proyecto en todas las lenguas disponibles para tu plataforma
Crea un cronograma de las distintas fases que esbozan tu proyecto
Configura los ajustes del proyecto según tus preferencias
¿Cómo copiar un proyecto?
Para copiar un proyecto, ve a la vista de gestión de proyectos, haz clic en los tres puntos del extremo derecho de la barra del proyecto que quieres duplicar y selecciona Copiar proyecto. Luego puedes cambiarle el nombre y actualizar los detalles según sea necesario.
También puedes utilizarlo como una forma rápida de crear varios proyectos similares que sólo requieran pequeños ajustes.
¿Cómo eliminar un proyecto?
Ve a la pestaña Proyectos de tu back office
Busca en la lista el proyecto que quieres eliminar
Haz clic en los 3 puntos de la derecha y pulsa Eliminar Proyecto
Confirma
¿Cómo publicar un proyecto?
Por defecto, el estado de un proyecto sólo puede ser gestionado por los administradores de la plataforma (o los gestores de carpetas dentro de su carpeta), por lo que los gestores de proyectos deben ponerse en contacto con sus administradores (o gestores de carpetas) para que publiquen o archiven su proyecto.
Función de flujo de aprobación
Disponemos de una función "funcionalidad de flujo de aprobación", y si está activada para tu plataforma, podrás solicitar la aprobación de la publicación del proyecto desde tu administrador o gestor de carpetas. Esta solicitud activará una notificación al administrador o gestor de carpetas pidiéndole que revise y apruebe el proyecto. Una vez aprobado, el director del proyecto puede publicarlo a su antojo.
El flujo de aprobación es un flujo de aprobación de 1 vez - por lo tanto si el proyecto ha sido aprobado una vez, entonces el botón para pedir revisión/solicitar aprobación no aparecerá de nuevo aunque se hayan hecho cambios.
ℹ️ La funcionalidad de flujo de aprobación está disponible para los planes de precios Premium y Enterprise; si deseas desactivar esta funcionalidad, puedes ponerte en contacto con nuestro equipo de soporte a través de la burbuja de chat.
Proyectos archivados:
Los proyectos archivados permanecen visibles en la lista principal de proyectos. Sin embargo, si quieres ocultarlas del menú desplegable de la barra de navegación, tienes dos opciones:
Reordena la lista de proyectos: Arrastra los proyectos archivados al final de la lista en la pestaña Todos los proyectos del back office.
Organízalos en una carpeta: Muévelos a una carpeta de "Proyectos finalizados" para mantener tu lista activa limpia y centrada.