Proporcionar información y gestionar las aportaciones
Proporcionar información
Gestionar las aportaciones al proyecto es esencial para mantener la calidad y la confianza. Los gestores de proyectos y los administradores se encargan de las actualizaciones manualmente, mientras que la plataforma también proporciona notificaciones automatizadas.
La gestión eficaz de proyectos incluye:
Asignar los gestores de proyecto adecuados para distribuir las responsabilidades
Mantener informados a los participantes actualizando el contenido con texto, PDF, imágenes o vídeos
Participar activamente en debates con comentarios, estados y etiquetas
Moderar contenidos inapropiados como spam o blasfemias
Asignar ideas internamente a colegas para que colaboren
💡 Crea un perfil compartido de administrador o gestor de proyectos (por ejemplo, comunicación@...) para simplificar la colaboración entre colegas
Gestionar el estado de la entrada
Como administrador o jefe de proyecto, puedes actualizar fácilmente el estado de una idea. Cuando cambies un estado, el autor y cualquiera que haya comentado o votado esa idea recibirán automáticamente una notificación.
La plataforma incluye un conjunto de estados predeterminados, pero también puedes crear los tuyos propios. Sólo tienes que ponerte en contacto con nosotros en support@govocal.com con la lista de estados que te gustaría utilizar y sus colores preferidos, y los configuraremos para ti.
Ejemplos de estados personalizados:
En estudio, Visto por el jefe de proyecto, Por completar, No es una idea, Necesita más explicaciones, o incluso marcadores de posición como Estado 1, Estado 2, etc. Siéntete libre de ser creativo, los estados son una gran herramienta de comunicación, ya que son visibles en la plataforma y ayudan a mantener informados a los participantes sobre los progresos.
ℹ️ Las ideas son siempre visibles inmediatamente en la fase de la línea de tiempo en la que fueron enviadas, puedes moverlas entre fases y proyectos, lee más sobre esto en nuestro artículo de soporte.
Carga masiva de comentarios
Los comentarios oficiales masivos permiten a los administradores añadir actualizaciones oficiales y cambiar el estado de muchas ideas a la vez utilizando una hoja de Excel estructurada.
Este proceso es útil cuando:
Tienes que poner al día a la comunidad sobre un gran número de ideas a la vez.
Quieres cambiar el estado de varias ideas en una sola acción.
En lugar de actualizar cada idea manualmente, envías un archivo Excel de plantilla cumplimentado a soporte, y el equipo importa las actualizaciones por ti.
A continuación se describe cómo actualizar de forma masiva las ideas con los comentarios oficiales.
¿Cómo hacer un seguimiento y proporcionar información oficial sobre las aportaciones?
1. Encuentra entradas que necesiten tu atención
Ir al Gestor de Entradas
Utiliza el filtro desplegable para:
Ver las ideas que se te han asignado, o
Filtra por otro compañero para comprobar sus tareas.
Activar
Mostrar sólo los mensajes que necesitan comentariosUna insignia roja indica cuántas aportaciones (ideas o propuestas) aún necesitan respuesta.
2. Responder a las aportaciones
Puedes dar una respuesta oficial cambiando el estado de la entrada o añadiéndola manualmente.
Da una respuesta oficial cambiando el estado
Cambia el estado del elemento (por ejemplo, Propuesto → En revisión)
Deja un comentario oficial explicando el cambio de estado o dando tu opinión
Esto mantiene informados a los participantes y muestra un progreso visible en la plataforma
Dar feedback oficial manualmente
abre la entrada sobre la que deseas dar tu opinión
habrá una casilla roja que te permitirá dar tu opinión oficial - cuando la envíes aparecerá también en rojo para el usuario
3. Mantente al día del trabajo asignado
Todos los administradores y gestores de proyectos reciben semanalmente por correo electrónico un listado recordatorio:
Elementos asignados a ellos.
Artículos pendientes de respuesta.
Nota: Los artículos permanecen en tu lista hasta que se proporciona una respuesta oficial (cambiando el estado o comentando).
Responsabilidades en la gestión de insumos
Asigna gestores de proyecto: distribuye las responsabilidades de gestión. (Visible para los participantes)
Mantén a los participantes al día: actualiza contenidos, añade PDF, imágenes o vídeos. (Visible para los participantes)
Participa en debates: utiliza comentarios, opiniones, estados y etiquetas. (Visible para los participantes)
Modera el contenido inapropiado: gestiona el spam, borra los mensajes o elimina las blasfemias. (No visible para los participantes)
Asigna ideas internamente: colabora asignando aportaciones a tus compañeros. (No visible para los participantes)
¿Cómo actualizar en bloque las ideas con comentarios oficiales?
Paso 1: Exporta las ideas
Exporta todas las ideas que quieras comentar o actualizar.
Paso 2: Prepara la plantilla
Copia todos los ID(columna A en tu exportación) en la columna A ("ID") de la plantilla Excel proporcionada.
[Incluye el enlace o la referencia para descargar la plantilla de la hoja Excel].
Paso 3: Rellena las columnas
Nombre del autor de la respuesta (Columna B) - Obligatorio
Se muestra públicamente en la plataforma (por ejemplo, "Equipo Movilidad - Ciudad de Nanaimo").
No es necesario ser usuario registrado.
Correo electrónico de respuesta (Columna C) - Obligatorio
No se muestra públicamente. Debe ser el correo electrónico de un administrador registrado en la plataforma.
Tu opinión (Columna D) - Obligatorio
El texto de la actualización oficial. Puedes personalizar con
##{{first_name}}para autoinsertar el nombre de pila del participante.
Nuevo Estado (Columna E) - Opcional
Si quieres cambiar el estado, escribe el nombre exacto del estado tal y como aparece en tu plataforma.
Nombre (Columna F) - Opcional
Se utiliza cuando el participante ha eliminado su cuenta, para que aparezca un nombre de marcador de posición en lugar de dejarlo en blanco.
Paso 4: Enviar a soporte
Envía por correo electrónico la plantilla cumplimentada a support@govocal.com
Incluye el día y la hora exactos en que quieres que se apliquen las actualizaciones
Deja 10 días laborables para que se programe la tarea