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Ändern der Einstellungen für die automatischen E-Mail-Benachrichtigungen

Die Plattform kann automatische Benachrichtigungen verschicken. Admins und jede*r Nutzer*in können entscheiden, welche davon aktiviert werden sollen.

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Verfasst von Nola Moreau
Vor über einer Woche aktualisiert

Was sind automatische E-Mails?

Automatische E-Mails sind Nachrichten, die von der Plattform ohne manuelles Eingreifen versendet werden. Diese E-Mails werden durch Benutzeraktionen, Aktionen anderer Personen oder Plattformereignisse ausgelöst. Nutzer*innen können zum Beispiel eine E-Mail erhalten, wenn jemand auf ihren Beitrag antwortet oder wenn ein Projekt, dem sie folgen, aktualisiert wird.

Folgende Informationen sind immer Teil der automatisierten E-Mails:

  • Oben links befindet sich ein Logo. Dieses Logo ist dasselbe wie das auf Ihrer Homepage und kann in den Einstellungen Ihrer Plattform unter der Registerkarte 'Design' bearbeitet werden.

  • Es gibt auch eine -Option zum Abbestellen in der automatisierten E-Mail. Durch Auswahl dieser Option erhalten Nutzer*innen keine automatisierten E-Mails mehr von der Plattform.

  • Bedingungen werden angezeigt

  • Die Datenschutzrichtliniewird angezeigt

Es gibt zwei Arten von automatischen E-Mails:

  • Automatische E-Mail-Benachrichtigungen auf Plattformebene: Standard-E-Mail-Benachrichtigungen, die für die gesamte Plattform gelten.

  • Automatische E-Mails auf Projektebene: Anpassbare E-Mails speziell für einzelne Projekte. Diese können die Plattformvorgaben für dieses Projekt außer Kraft setzen oder deaktivieren.

Hauptfunktionen:

  • Plattform-Verwaltung: Als Admin können Sie festlegen, welche automatischen E-Mails für Ihre Nutzer*innen aktiviert sind.

  • Benutzerverwaltung: Jeder Benutzer kann seine eigenen E-Mail-Benachrichtigungseinstellungen festlegen.

  • Kommunikation: Das System bestimmt anhand von definierten Auslösern, wann eine E-Mail gesendet werden soll.

Wie und wann werden die automatischen E-Mails ausgelöst?

Automatische E-Mails werden durch bestimmte Benutzeraktionen oder Systemereignisse ausgelöst. Die Auslöser variieren je nach Funktionsbereich. Nutzen Sie die untenstehende Übersicht, um relevante E-Mail-Auslöser zu finden, je nachdem, woran Sie gerade arbeiten.

Umfragen

Benutzer erhalten in den folgenden Fällen automatische E-Mails:

  • Umfrage nicht abgeschickt (Benutzer, der seine Umfrage gestartet, aber nicht abgeschickt hat, 1 Tag nachdem der Benutzer die Umfrage zuletzt als Entwurf gespeichert hat)

Ideenfindungen

In den folgenden Fällen erhalten Benutzer automatische E-Mails:

  • Statusänderung eines Beitrags, dem Sie folgen (Benutzer, die dem Beitrag folgen, wenn sich der Status des Beitrags ändert)

  • Offizielles Update zu einem Beitrag, dem Sie folgen (Benutzer, die dem Beitrag folgen, wenn der Beitrag ein offizielles Update erhält)

  • Veröffentlichung meines Beitrags (Benutzer, die den Beitrag veröffentlicht haben, wann der Beitrag veröffentlicht wurde)

  • Ein Kommentar zu einem Beitrag, dem Sie folgen (Benutzer, die dem Beitrag folgen, wenn ein Benutzer den Beitrag kommentiert)

  • Erwähnung in einem offiziellen Update (Benutzer, die in einem Kommentar erwähnt werden, wenn die Erwähnung erfolgt)

  • Eine Antwort auf meinen Kommentar (Benutzer, die einen Kommentar abgegeben haben, wenn ein anderer Benutzer auf den Kommentar antwortet)

  • Löschung meines Kommentars (Benutzer, die einen Kommentar abgegeben haben, wenn ihr Kommentar gelöscht wird)

Vorschläge

In den folgenden Fällen erhalten Benutzer automatische E-Mails:

  • Erwähnung in einem Update (Benutzer, die in einem Kommentar erwähnt werden, wenn die Erwähnung erfolgt)

  • Eine Antwort auf meinen Kommentar (Benutzer, die einen Kommentar abgegeben haben, wenn ein anderer Benutzer auf den Kommentar antwortet)

  • Löschung meines Kommentars (Benutzer, die einen Kommentar abgegeben haben, wenn ihr Kommentar gelöscht wird)

  • Wöchentliche Übersicht über Ihre Vorschläge (Benutzer, die Vorschläge hochgeladen haben, wöchentlich)

  • Statusänderung eines Vorschlags, dem Sie folgen (Benutzer, die dem Vorschlag folgen, wenn sich der Status des Vorschlags ändert)

  • Aktualisierung eines Vorschlags, dem Sie folgen (Benutzer, die dem Vorschlag folgen, wenn der Vorschlag offizielles Feedback erhält)

  • Einladung zur Mitunterzeichnung eines Vorschlags (Benutzer, die zum Zeitpunkt der Einladung zur Mitunterzeichnung eines Vorschlags eingeladen werden)

  • Veröffentlichung meines Vorschlags (Benutzer, die den Vorschlag gepostet haben, wenn der Beitrag ein Vorschlag ist)

  • Ein Benutzer nimmt meine Einladung zur Mitunterzeichnung meines Vorschlags an (Benutzer, die einen Vorschlag veröffentlicht haben, wenn ihre Einladung zur Mitunterzeichnung eines Vorschlags angenommen wird)

  • Ein Kommentar zu einem Vorschlag, dem Sie folgen (Benutzer, die dem Vorschlag folgen, wenn ein Benutzer den Beitrag kommentiert)

Abstimmen und Prioritäten setzen

In den folgenden Fällen erhalten Benutzer automatische E-Mails:

  • Letzte Gelegenheit zur Stimmabgabe (Benutzer, die sich mit dem Projekt beschäftigt, aber nicht abgestimmt haben, 2 Tage vor Ende der Abstimmungsphase)

  • Bestätigung der Stimmabgabe (Benutzer, die abgestimmt haben, wenn ihre Stimme abgegeben wurde)

  • Nicht abgegebene Stimmen (Benutzer, die abgestimmt, aber ihre Stimme noch nicht eingereicht haben)

  • Abstimmungsergebnisse (Benutzer, die sich an dem Projekt beteiligt haben, wenn die Abstimmungsphase endet)

  • Neue Projektphase mit Abstimmung

Andere Funktionen

In den folgenden Fällen erhalten Benutzer automatische E-Mails:

  • Bestätigung der Veranstaltungsanmeldung (Benutzer nach erfolgreicher Anmeldung zu einer Veranstaltung)

  • Projekt veröffentlicht (Benutzer, die Gebieten oder Tags folgen, die in einem Projekt definiert sind, wenn das Projekt veröffentlicht wird)

  • Neue Projektphase (Benutzer, die dem Projekt, Gebieten oder Tags einer Phase folgen, wenn die neue Phase aktiv ist)

  • Nach der Registrierung (Benutzer, der sich registriert)

  • Wöchentliche Übersicht (Alle Benutzer, wöchentlich)

  • Einladungserinnerung (Benutzer, der eingeladen wurde, 7 Tage nachdem die Einladung verschickt wurde)

Admins und Projektmanager*innen

Admins und Projektmanager erhalten in den folgenden Fällen automatische E-Mails:

  • Wöchentliche Übersicht für Projektmanager (Manager, wöchentlich, montags um 10 Uhr)

  • Wöchentliche Übersicht für Admins (Admins, wöchentlich, montags um 10 Uhr)

  • Erwähnung in einem internen Kommentar (Benutzer, die erwähnt werden, wenn sie in einem internen Kommentar erwähnt werden)

  • Interner Kommentar zu meinem internen Kommentar (Admins & Manager, wenn ein Benutzer auf einen internen Kommentar antwortet)

  • Interner Kommentar zu einem Beitrag, den ich intern kommentiert habe (Admins & Manager, die das Projekt verwalten, wenn ein interner Kommentar zu einem internen Kommentar eines Benutzers veröffentlicht wird)

  • Interner Kommentar zu einem mir zugewiesenen Beitrag (Admins & Manager, wenn ein interner Kommentar zu einer dem Benutzer zugewiesenem Beitrag abgegeben wird)

  • Erhaltene Projektmoderationsrechte (Benutzer, die Projektmoderationsrechte erhalten, wenn sie die Rechte erhalten)

  • Erhaltene Ordnerverwalterrechte (Benutzer, die Ordnerverwalterrechte erhalten, wenn sie die Rechte erhalten)

  • Erhaltene Admin-Rechte (Benutzer, die Admin-Rechte erhalten, wenn sie die Rechte erhalten)

  • Zuweisung eines Beitrags an mich (Admins & Manager, die dem Beitrag zugewiesen sind, wenn der Beitrag zugewiesen ist)

  • Neuer Beitrag in einem von mir moderierten Projekt (Admins & manager, wenn der Beitrag veröffentlicht wird)

  • Spam-Bericht (Admins & Manager, wenn ein Beitrag als Spam gekennzeichnet wird)

  • Wöchentliche Übersicht der zugewiesenen Beiträge (Admins & Manager, die dem Beitrag zugewiesen sind, wöchentlich, dienstags um 8 Uhr)

  • Neuer Kommentar in einem Projekt, das ich moderiere (Admins & Manager, wenn ein Benutzer kommentiert)

  • Kommentar-Spam-Bericht (Admins & Manager, wenn ein Kommentar als Spam gekennzeichnet wird)

  • Vorschläge, die die Abstimmungsschwelle erreicht haben (Admins, wenn der Vorschlag über die Schwelle hochgestimmt wurde)

  • Neuer Vorschlag (Admins, wenn ein neuer Vorschlag veröffentlicht wird)

  • Vorschlag erneut zur Prüfung eingereicht (Admin, der einem Vorschlag zugewiesen ist, wenn der Vorschlag erneut zur Prüfung eingereicht wird)

  • Vorschlagsspam melden (Admins, wenn ein Vorschlag als Spam gemeldet wird)

  • Zuweisung eines Vorschlags an mich (Admin, der einem Vorschlag zugewiesen ist, wenn der Vorschlag zugewiesen ist)

  • Bevorstehende neue Projektphase (Admins & Manager, die das Projekt verwalten, 7 Tage vor der neuen Phase)

  • Markierung unangemessener Inhalte (Admins & Manager, wenn Inhalte als unangemessen markiert werden)

  • Interner Kommentar zu nicht zugewiesenem Beitrag in nicht verwaltetem Projekt (Admins, wenn interner Kommentar zu nicht zugewiesenem Beitrag in nicht verwaltetem Projekt gepostet wird)

  • Interner Kommentar zu einem nicht zugewiesenen Vorschlag (Admins, wenn ein interner Kommentar zu einem nicht zugewiesenen Vorschlag veröffentlicht wird)

  • Interner Kommentar zu einem Vorschlag, den ich intern kommentiert habe (Admins & Projektmanager*innen, wenn ein interner Kommentar zu einem Vorschlag gepostet wird, den ein Benutzer intern kommentiert hat)

  • Interner Kommentar zu einem mir zugewiesenen Vorschlag (Admins & Projektmanager*innen, wenn ein interner Kommentar zu einem dem Benutzer zugewiesenen Vorschlag abgegeben wird)

Wie kann ich die automatischen E-Mails deaktivieren?

Wie kann man automatische E-Mails auf Plattformebene deaktivieren?

Zur Verwaltung der automatischen E-Mails Ihrer Plattform:

  1. Gehen Sie in Ihrem Admin-Bereich zum Abschnitt E-Mails.

  2. Öffnen Sie die Registerkarte Automatisierte E-Mails.

  3. Sie sehen dann eine Liste aller verfügbaren automatischen E-Mail-Typen. Jeder Eintrag enthält:

    • Wann die E-Mail gesendet wird

    • Wer sie erhalten wird

Um eine Benachrichtigung zu aktivieren oder zu deaktivieren, verwenden Sie den Kippschalter:

  • Aus: Die E-Mail wird an niemanden mehr gesendet.

  • Ein: Die E-Mail wird gesendet, es sei denn, ein Benutzer hat sich in seinen persönlichen Einstellungen dagegen entschieden.

⚠️ Hinweis: Einige E-Mail-Benachrichtigungen können nicht abgeschaltet werden. Diese werden als wesentlich für die Kernfunktionalität der Plattform angesehen, z. B. offizielle Updates von Beiträgen.

Einstellungen auf Benutzerebene

Jeder Benutzer kann seine eigenen Benachrichtigungseinstellungen verwalten, unabhängig von den Plattformeinstellungen. Weitere Einzelheiten finden Sie unter Verwalten Ihres Benutzerprofils.

Wie kann ich automatische E-Mails auf einer Phasenebene deaktivieren?

Hinweis: Sie können automatische E-Mails nicht auf einer Phasenebene aktivieren, wenn sie auf der Plattformebene deaktiviert sind. Sie können sie jedoch auf einer Phasenebene deaktivieren, wenn sie auf der Plattformebene aktiviert sind.

So deaktivieren Sie automatische E-Mails in Ihrer Phase:

  1. Gehen Sie zu Ihrer Phase

  2. Gehen Sie zur Registerkarte 'Benachrichtigungen'.

  3. Schalten Sie die Mails aus, die Sie deaktivieren möchten.

Wie kann ich die automatischen E-Mails anpassen?

Wie lassen sich automatische E-Mails auf Plattformebene anpassen?

Durch die Anpassung automatisierter E-Mails auf Plattformebene können Sie eine Standardvorlage für alle E-Mails definieren, die durch ein bestimmtes Ereignis auf Ihrer Plattform ausgelöst werden. Wenn ein Admin oder Projektmanager später eine Anpassung auf Phasenebene vornimmt, setzt diese Version Ihre Vorlage auf Plattformebene außer Kraft. Wenn keine phasenspezifischen Anpassungen vorgenommen werden, greift das System auf Ihre E-Mail auf Plattformebene zurück.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um E-Mails auf Plattformebene anzupassen:

  1. Öffnen Sie im Backoffice Ihrer Plattform die Registerkarte E-Mails

  2. Wählen Sie Automatisierte E-Mails

  3. Suchen Sie die E-Mail, die Sie konfigurieren möchten

  4. Klicken Sie auf der rechten Seite auf Bearbeiten

  5. Passen Sie den Inhalt und die Einstellungen nach Ihren Wünschen an und speichern Sie dann

Wie kann ich automatische E-Mails auf einer Phasenebene anpassen?

Durch die Anpassung von E-Mails auf Phasenebene können Sie die Kommunikation auf eine bestimmte Phase Ihres Projekts abstimmen. Diese Einstellungen setzen alle Vorlagen außer Kraft, die auf Plattformebene für denselben E-Mail-Auslöser definiert wurden.

So bearbeiten Sie eine E-Mail-Vorlage auf Phasenebene:

  1. Öffnen Sie Ihr Projekt

  2. Wählen Sie die Phase, die Sie anpassen möchten

  3. Gehen Sie auf die Registerkarte Benachrichtigungen

  4. Suchen Sie die E-Mail, die Sie aktualisieren möchten

  5. Klicken Sie auf der rechten Seite auf Bearbeiten

  6. Passen Sie den Inhalt und die Einstellungen nach Bedarf an und speichern Sie dann


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