Automatisierte E-Mails oder E-Mail-Benachrichtigungen sind E-Mails, die automatisch von der Plattform an registrierte Nutzer*innen oder an eine Gruppe von registrierten Nutzer*innen gesendet werden. Sie werden durch ihre eigenen Handlungen, Handlungen anderer oder Ereignisse auf Ihrer Plattform ausgelöst. Als Admins können Sie festlegen, welche Benachrichtigungen Personen erhalten oder nicht erhalten sollen, und jeder Nutzer*in kann auch individuell entscheiden, welche Benachrichtigungen sie*er erhalten möchte. Alle Nutzer*innen können auch ihre eigenen Benachrichtigungseinstellungen anpassen.
Welche automatischen E-Mails werden wann verschickt?
Die automatisierten E-Mails auf Ihrer Plattform werden für 2 Ziele verwendet:
Informieren Sie Ihre Nutzer*innen darüber, was auf der Plattform passiert, wenn sie nicht anwesend sind.
Stellen Sie sicher, dass sie zur richtigen Zeit den Weg zurück zur Plattform finden.
Hier finden Sie eine (Teil-)Übersicht über alle automatisierten E-Mails. Sie können auch ein Beispiel für jede E-Mail (nur auf Englisch) hier einsehen:
An Benutzer gesendete E-Mails
E-Mail Titel | Wer erhält sie? | Wann wird sie empfangen? |
Umfrage nicht eingereicht | Benutzer, der seine Umfrage begonnen, aber noch nicht abgeschickt hat | 1 Tag nachdem der Benutzer die Umfrage zuletzt als Entwurf gespeichert hat |
Nach der Registrierung | Benutzer, der sich registriert | Benutzer registriert sich zum ersten Mal |
Wöchentliche Übersicht | Alle Nutzer*innen | Wöchentlich |
Einladungserinnerung | Benutzer, der eingeladen wurde | 7 Tage nach Versand der Einladung |
Anmeldebestätigung für die Veranstaltung | Neu registrierter Benutzer | Anmeldung zu einer Veranstaltung |
Statusänderung einer Eingabe, die Sie verfolgen | Benutzer, die der Eingabe folgen | Eingangsstatus ändert sich |
Aktualisierung einer Eingabe, die Sie verfolgen | Benutzer, die der Eingabe folgen | Eingabe erhält offizielles Feedback |
Veröffentlichung meines Beitrags | Benutzer, der die Eingabe veröffentlicht hat | Eingabe wird veröffentlicht |
Ein Kommentar zu einer Eingabe, die Sie verfolgen | Benutzer, die der Eingabe folgen | Benutzer-Kommentare |
Erwähnung in einem Update | Benutzer, der erwähnt wird | Benutzer wird erwähnt |
Eine Antwort auf meinen Kommentar | Benutzer, der kommentiert hat | Benutzer antwortet auf Kommentar |
Löschung meines Kommentars | Benutzer, der kommentiert hat | Kommentar wird gelöscht |
Letzte Chance zu wählen | Benutzer, die sich mit dem Projekt beschäftigt, aber nicht abgestimmt haben | 2 Tage vor Ende der Abstimmungsphase |
Bestätigung der Abstimmung | Benutzer, der abgestimmt hat | Stimmen werden abgegeben |
Nicht abgegebene Stimmen | Benutzer, der seine Stimme nicht abgegeben hat | 1 Tag nach der letzten Abstimmung des Benutzers |
Abstimmungsergebnisse | Benutzer, die sich mit dem Projekt beschäftigt haben | Abstimmungsphase beendet |
Wöchentliche Übersicht über Ihre Vorschläge | Alle Benutzer, die Vorschläge hochgeladen haben | Wöchentlich |
Statusänderung eines Vorschlags, den Sie verfolgen | Benutzer, die dem Vorschlag folgen | Änderungen des Vorschlagsstatus |
Update zu einem Vorschlag, den Sie verfolgen | Benutzer, die dem Vorschlag folgen | Vorschlag erhält offizielles Feedback |
Einladung zum Co-Sponsoring eines Vorschlags | Benutzer, der zum Co-Sponsoring eines Vorschlags eingeladen wird | Der Benutzer ist eingeladen, einen Vorschlag mit zu sponsern |
Veröffentlichung meines Vorschlags | Benutzer, der den Vorschlag veröffentlicht hat | Vorschlag wird veröffentlicht |
Ein Benutzer nimmt meine Einladung an, meinen Vorschlag mit zu sponsern | Benutzer, der den Vorschlag veröffentlicht hat | Benutzer nimmt Einladung zum Co-Sponsoring eines Vorschlags an |
Ein Kommentar zu einem Vorschlag, den Sie verfolgen | Benutzer, die dem Vorschlag folgen | Benutzerkommentare zum Vorschlag |
Neue Projektphase mit Abstimmung | Benutzer, die sich mit dem Projekt beschäftigt haben | Änderungen der Projektphase |
Projekt veröffentlicht | Benutzer, die das Projekt verfolgen | Projekt veröffentlicht |
Neue Projektphase | Benutzer, die das Projekt verfolgen | Änderungen der Projektphase |
E-Mails an Administratoren & Projektmanager
E-Mail Titel | Wer erhält sie? | Wann wird sie empfangen? |
Wöchentliche Übersicht für Projektmanager | Manager | Wöchentlich, montags um 10 Uhr |
Wöchentliche Übersicht für Administratoren | Admins | Wöchentlich, montags um 10 Uhr |
Erwähnung in einem internen Kommentar | Benutzer, der erwähnt wird | Benutzer wird in internem Kommentar erwähnt |
Interner Kommentar zu meinem internen Kommentar | Admins & Manager | Benutzer antwortet auf internen Kommentar |
Interner Kommentar zur Eingabe Ich habe intern kommentiert | Admins & Manager, die das Projekt verwalten | Ein interner Kommentar wird zu einer Eingabe abgegeben, die der Benutzer intern kommentiert hat |
Interner Kommentar zum mir zugewiesenen Input | Admins & Manager | Interner Kommentar wird auf die dem Benutzer zugewiesene Eingabe gebucht |
Projektmoderationsrechte erhalten | Benutzer, der die Rechte eines Projektmoderators erhält | Der Benutzer erhält die Rechte eines Projektmoderators |
Ordnerverwaltungsrechte erhalten | Benutzer, der die Rechte eines Ordner-Moderators erhält | Benutzer erhält Ordner-Moderatorenrechte |
Admin-Rechte erhalten | Benutzer, der Administratorrechte erhält | Benutzer erhält Administratorrechte |
Zuweisung einer Eingabe an mich | Admins & Manager, die der Eingabe zugeordnet sind | Eingabe wird zugewiesen |
Neuer Input in einem Projekt, das ich moderiere | Admins & Manager | Neue Eingaben werden veröffentlicht |
Spam-Bericht eingeben | Admins & Manager | Eingaben werden als Spam gekennzeichnet |
Wöchentliche Übersicht über zugewiesene Inputs | Admins & Manager, die der Eingabe zugeordnet sind | Wöchentlich, dienstags um 8 Uhr |
Neuer Kommentar in einem von mir moderierten Projekt | Admins & Manager | Benutzer-Kommentare |
Kommentar-Spam melden | Admins & Manager | Kommentar wird als Spam markiert |
Vorschläge haben die Abstimmungsschwelle erreicht | Admins | Vorschlag wird über Schwellenwert hochgestimmt |
Neuer Vorschlag | Admins | Neuer Vorschlag wird veröffentlicht |
Vorschlag erneut zur Prüfung eingereicht | Einem Vorschlag zugewiesener Admin | Vorschlag erneut zur Prüfung eingereicht |
Vorschlag Spam-Bericht | Admins | Vorschlag wird als Spam gemeldet |
Zuweisung eines Vorschlags an mich | Einem Vorschlag zugewiesener Admin | Vorschlag wird admin zugewiesen |
Bevorstehende neue Projektphase | Admins & Manager, die das Projekt verwalten | 7 Tage vor der Phase der Projektänderungen |
Unangemessene Inhalte markiert | Admins & Manager | Inhalte werden als unangemessen gekennzeichnet |
Interner Kommentar zu nicht zugewiesener Eingabe in nicht verwaltetem Projekt | Admins | Interner Kommentar zu nicht zugewiesener Eingabe in nicht verwaltetem Projekt |
Interner Kommentar zu einem nicht zugewiesenen Vorschlag | Admins | Interner Kommentar zu nicht zugeordnetem Vorschlag wird veröffentlicht |
Interner Kommentar zum Vorschlag Ich habe intern kommentiert zu | Admins & Manager | Interner Kommentar wird zu einem Vorschlag veröffentlicht, den der Benutzer intern kommentiert hat |
Interner Kommentar zu einem mir zugewiesenen Vorschlag | Admins & Manager | Interner Kommentar wird zu dem dem Benutzer zugewiesenen Vorschlag veröffentlicht |
Definieren Sie, welche E-Mail-Benachrichtigungen auf Ihrer Plattform (de)aktiviert werden sollen
Um die Benachrichtigungen Ihrer Plattform zu verwalten, gehen Sie auf die Registerkarte "Automatisierte E-Mails" im Abschnitt "E-Mails" Ihrer Plattform. Dort finden Sie eine vollständige Übersicht über alle Arten von Benachrichtigungen, die die Plattform versendet. Der Titel gibt an, wann die Mitteilung verschickt wird und an wen sie gerichtet ist.
Durch Ein- oder Ausschalten des Kippschalters können Sie eine bestimmte Benachrichtigung deaktivieren oder aktivieren. Durch die Deaktivierung wird sichergestellt, dass niemand mehr diese E-Mail-Benachrichtigung erhält. Freigeben bedeutet, dass Nutzer*innen sie erhalten, es sei denn, Nutzer*innen haben individuell angegeben, dass sie sie nicht erhalten möchten.
Einige E-Mails können nicht ausgeschaltet werden. Diese Benachrichtigungen sind für das ordnungsgemäße Funktionieren der Plattform von entscheidender Bedeutung, z. B. offizielle Aktualisierungen zu Eingaben:
Sie können eine Vorschau der E-Mails anzeigen, indem Sie auf die Schaltfläche "Anzeigen" klicken. Da diese Vorschauen aus echten E-Mails generiert werden, die innerhalb Ihrer Plattform versendet wurden, müssen die E-Mails mindestens einmal versendet werden, bevor Sie eine Vorschau sehen können (aus diesem Grund ist die Schaltfläche Vorschau nicht immer aktiv):
Alle Nutzer*innen können außerdem individuell auswählen, welche E-Mails sie erhalten möchten und welche nicht. Dies kann auf 2 Arten geschehen:
Abbestellen direkt aus jeder E-Mail heraus
Deaktivieren Sie jede Benachrichtigung auf ihrer Benutzerprofilseite auf der Plattform:
Ändern der "Antwort an"-E-Mail-Adresse für die E-Mail-Benachrichtigungen
Automatisierte E-Mails enthalten immer einen Link zur Plattform, und zwar zu den Inhalten, die für diese E-Mail relevant sind.
z.B. Wenn ein Benutzer eine Benachrichtigung erhält, weil jemand einen Beitrag kommentiert hat, über den er abgestimmt hat, enthält die E-Mail einen Link zu diesem Beitrag oder Kommentar.
Die Benutzer sollten nicht auf diese automatischen E-Mails antworten. Es lässt sich jedoch nicht verhindern, dass jemand auf eine solche automatische E-Mail antwortet. Go Vocal bearbeitet diese Antwort-E-Mails normalerweise nicht. Wenn Sie der Empfänger dieser unerwarteten Antworten sein möchten, senden Sie uns bitte Ihre allgemeine Antwort-E-Mail-Adresse (info@..., hello@...., communication@... ) über die Support-Chatblase. Wir werden sie für Sie in unserem Backend hinzufügen.
Ändern des Inhalts der automatischen E-Mails
Leider ist es im Moment nicht möglich, den Inhalt automatisierter E-Mails zu personalisieren. Wir halten den Inhalt so neutral wie möglich, damit der Inhalt für alle Go Vocal-Plattformen geeignet ist.
Wir überwachen ständig unsere bestehenden automatischen E-Mails. 'Sind die E-Mails ansprechend genug?' 'Werden sie abbestellt?' Auf der Grundlage dieser Informationen ergreifen wir Maßnahmen:
wir ändern den E-Mail-Inhalt,
wir führen ähnliche E-Mails zusammen,
wir ändern die Bedingungen für den Versand einer E-Mail
Wenn Sie Fehler oder Tippfehler in einer der E-Mails finden oder eine Verbesserung vorschlagen möchten, zögern Sie nicht, sich mit Ihren Vorschlägen an unser Support-Team zu wenden, indem Sie die Chat-Blase auf Ihrer Plattform nutzen.
Benötigen Sie weitere Hilfe oder Unterstützung? Kontaktieren Sie unser Support-Team über die Chatblase .