Was ist ein Projekt?
Ein Projekt auf unserer Plattform ist ein eigener Bereich, in dem Beteiligung stattfindet. Hier strukturieren Sie ein Projekt, Einladungen und führen die Teilnehmenden durch einen Prozess.
Projekte sind die zentralen Bausteine Ihrer Plattform:
Sie können verwendet werden, um Ideen zu sammeln, Umfragen durchzuführen, Fragen zu stellen oder Community-Diskussionen zu organisieren.
Jedes Projekt enthält Phasen (Schritte auf einer Zeitleiste), die bestimmen, wie und wann Nutzer*innen sich beteiligen können.
Projekte haben ihren eigenen Inhalt, Einstellungen, Zugriffsregeln und Branding. Sie unterscheiden sich voneinander.
Wichtige Informationen zu Projekten auf unserer Plattform:
Eigenständige Bereiche: Jedes Projekt kann auf ein bestimmtes Ziel zugeschnitten werden (z. B. gemeinsame Entwicklung einer Richtlinie, Durchführung einer Konsultation)
Phasen und Zeitleisten: Projekte verwenden Phasen, um die Beteiligung chronologisch zu strukturieren.
Zugriffskontrolle: Sie entscheiden, wer an einem Projekt sieht und teilnimmt (Administratoren, ausgewählte Gruppen oder offen für alle)
Optionale Ordner: Projekte können in Ordner für eine bessere Organisation gruppiert werden und trotzdem unabhängig funktionieren
Kurzum: Ein Projekt ist der „Container“ für Ihre Initiative: Alles vom Entwurf, Phasen und Eingabeformen bis hin zu Veranstaltungen und Beteiligungsmethoden lebt in ihr.
In Bezug auf die Hierarchie auf der Plattform trennen wir ein Projekt von einem Ordner und einer Phase:
Ein Ordner wird verwendet, um mehrere Projekte zusammenzufassen, die eine gewisse Ähnlichkeit aufweisen (z.B. Thema, Gebiet). In diesem Artikel werden wir uns näher mit Ordnern befassen: Erstellen und Verwalten von Ordnern
Eine Phase wird verwendet, um zu beschreiben, was in einem Projekt vor sich geht (z.B. kann ein Projekt mit einer Umfragephase beginnen, an die sich eine Informationsphase anschließt, um die Benutzer über die Ergebnisse der Umfrage zu informieren). In diesem Artikel gehen wir näher auf Phasen ein: Erstellen und Verwalten von Phasen
Warum ist die Einrichtung eines Projekts wichtig?
Ein Projekt richtig auf unserer Plattform einzurichten ist mehr als nur ein paar Felder auszufüllen, es legt den Grundstein dafür, wie Ihre Beteiligung läuft.
Ein gut aufgestelltes Projekt gewährleistet:
Klarheit für Teilnehmer: Nutzer*innen verstehen sofort, worum es im Projekt geht, wie und wann
reibungslose Beteiligung: gut strukturierte Phasen und Eingabeformulare verhindern Verwirrung oder Engpässe
Konsistentes Branding und Nachrichten: Visuelle, Beschreibungen und Tags helfen dem Projekt ein einheitliches und professionelles Gefühl zu geben
Richtige Zugriffskontrolle: nur das richtige Publikum sieht und interagiert mit Ihrem Projekt
einfacheres Management später: gutes Setup bedeutet weniger Fehlerbehebung, weniger Bearbeitungen und einfachere Archivierung oder Duplikation
Ein überstürztes oder unvollständiges Setup führt oft zu:
Fehlender Kontext für Nutzer*innen (sie wissen nicht, warum oder wie sie sich beteiligen sollen)
Defekte Zeitleisten oder inaktive Phasen
Nachträgliche manuelle Überarbeitung (Bearbeiten von Tags, Korrektur von URLs, Patches der Zugriffsrechte)
Kurzum: Gutes Setup im Voraus spart Zeit, vermeidet Verwirrung und macht Ihr Projekt wirkungsvoller.
Was ist ein Projektlebenszyklus?
Ein Projektlebenszyklus beschreibt die Stufen, die ein Projekt von der Erstellung bis zur Schließung durchläuft. Das Verständnis dieser Stufen hilft Ihnen, Ihr Projekt effektiv zu planen, zu verwalten und zu kommunizieren.
Die vier Hauptstufen sind:
Entwurf: Das Projekt wird gebaut und ist für Teilnehmer nicht sichtbar. Nur Administratoren, Projektmanager oder Reviewer (via Vorschau-Links) können es sehen
Veröffentlicht: Das Projekt ist live und für Benutzer sichtbar. Beteiligung ist möglich, wenn aktive Phasen vorhanden sind
Archiviert: Das Projekt ist nicht mehr für die Beteiligung offen, sondern bleibt im Archiv-Bereich der Plattform sichtbar
Veröffentlicht – Beendet: Ein Status wird automatisch angewendet, wenn die letzte Phase beendet ist. Das Projekt ist sichtbar, aber nicht mehr aktiv
Warum das wichtig ist:
Hilft dir, wann du Änderungen vornehmen solltest (einige Änderungen sind nach bestimmten Status nicht möglich).
Stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer die richtige Version des Projekts zum richtigen Zeitpunkt einsehen.
Hält Ihre Plattform organisiert: Projekte verdrängen nicht die Homepage, wenn sie archiviert werden.
Testen Sie Ihr Projekt, bevor Sie es veröffentlichen:
Wir haben eine Funktion mit dem Namen "Vorschau", mit der Sie ein Projekt mit den wichtigsten Stakeholdern teilen können, bevor Sie Ihr Projekt veröffentlichen. auf diese Weise können Sie Ihr Projekt testen, während es sich noch in der Entwurfsphase befindet.
Mehr über die Vorschau erfahren Sie im Support-Artikel: hier.
Status der Projektveröffentlichung
Dieser Status kann standardmäßig nur von Plattform-Administratoren verwaltet werden, Aus diesem Grund müssen Projektmanager ihre Administratoren (oder Ordnermanager) kontaktieren, um ihr Projekt veröffentlicht oder archiviert zu bekommen.
i Projektmanager können Projekte mit der Freigabefunktion veröffentlichen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Freigabefunktion unten.
Notiz zu archivierten Projekten:
Archivierte Projekte bleiben in der Hauptprojektliste sichtbar. Wenn Sie sie jedoch im Dropdown-Menü der Navigationsleiste verstecken möchten, haben Sie zwei Möglichkeiten:
Ordnen Sie die Projektliste neu: Gehen Sie auf die Registerkarte "Ordnen" in der oberen linken Ecke der Liste "Projekte". Ziehen Sie die archivierten Projekte an das Ende der Liste.
Organisieren Sie sie in einem Ordner: Verschieben Sie sie in einen Ordner „Fertiggestellte Projekte“, um Ihre aktive Liste sauber und fokussiert zu halten.
Unterschiedliche Ansichten für Projektmanagement
Die Projektmanagement-Ansicht hilft Ihnen, Beteiligungsprojekte effizient und übersichtlich zu verwalten. Es bietet mehrere Ansichten mit Filter-, Bearbeitungs- und Organisierungsoptionen.
Projektliste Tab
Sie können die vielen Filter verwenden, um Projekte besser zu finden.
Sie können auch folgende Aktionen in diesem Tab durchführen:
Kopieren oder löschen Sie ein Projekt: Klicken Sie auf die drei Punkte neben der Spalte "Enddatum".
Bearbeite ein Projekt: Klicke auf den Projekttitel
Ordnerliste Tab
Sie können die vielen Filter verwenden, um Ordner besser zu finden.
Sie können auch folgende Aktionen in diesem Tab durchführen:
Ordner löschen: Klicken Sie auf die drei Punkte neben der Spalte "Status".
Kalender-Ansicht (verfügbar ab der Premium-Lizenz)
Die Kalender-Ansicht zeigt Projekte in einer visuellen Zeitleiste zur besseren Terminierung und Planung. Greifen Sie über die Registerkarte Zeitleiste in der oberen linken Ecke auf sie zu.
Sie können die vielen Filter verwenden, um die Zeitleiste gefilterter Projekte anzuzeigen.
Sie können auch folgende Aktionen in diesem Tab durchführen:
Ändern Sie die Ansicht der Zeitleiste in: Monatlich, Vierteljährlich, Jährlich oder Mehrjährlich
Erkennen Sie Lücken, um neue Beteiligungsprojekte zu organisieren
Sortierungsansicht (verfügbar für Admins)
Die Sortieransicht ermöglicht es Administratoren, Projekte und Ordner neu anzuordnen.
Sie können:
Alle Projekte anzeigen
Projekt durch Ziehen und Ablegen neu ordnen
Passen Sie die Reihenfolge für einige Startseiten-Widgets an.
Passen Sie die oder die "Alle Projekte" Dropdown-Liste in Ihrer Navigationsleiste an
Was sind die unterschiedlichen Projekteinstellungen?
Beim Erstellen und Bearbeiten eines Projekts gibt es mehrere Einstellungen, die Ihnen helfen sollen, Ihr Projekt Ihren Bedürfnissen anzupassen. Unten sehen Sie eine Zusammenfassung dieser Einstellungen und eine kurze Erklärung, was sie bedeuten und was sie erreichen sollen.
Sie finden die Projekteinstellungen, wenn Sie sich im Backoffice Ihres Projekts befinden, auf der Registerkarte Allgemein
Einrichten
Projektname (Titel):
Ihr Projekttitel ist das Erste, was die Leute sehen werden, wie Ihre Arbeit auf den Widgets der Startseite angezeigt wird, auf der Registerkarte Projekte, und wenn Sie keinen benutzerdefinierten „Slug“ gesetzt haben, wird dieser Titel auch automatisch zur Standard-URL für Ihr Projekt.
Projekt-URL (slug):
Die URL Ihres Projekts: Standardmäßig ist der Slug (der Teil nach '/projects/') der Titel des Projekts. Dies kann in den Projekteinstellungen geändert werden. Sie können dies auch für Ordner ändern. Gehen Sie zu Ordner bearbeiten und dann zu "Einstellungen" und geben Sie unter "URL" den gewünschten Slug ein. Dies ist für Beiträge oder Ideen nicht möglich.
Außerdem ist der Sprachteil der URL (z. B. /de-DE/) für die Funktionalität der URL nicht wichtig - er bringt nur Informationen. Sie können also Ihre Projekt-URL ohne den Sprachteil freigeben und es wird trotzdem funktionieren.
Weiterleitungen und verkürzte URLs: Sie können den Abschnitt "/project/" oder "/folder/" in der URL nicht löschen, wenn Sie den Slug selbst bearbeiten. Wenn Sie möchten, dass dieser Teil der URL entfernt wird, müssen Sie das Support-Team bitten, eine Weiterleitung für Sie zu erstellen.
Das Support-Team kann Weiterleitungen für Sie erstellen, solange die Domain dieselbe bleibt. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie verkürzte URLs für Ihr Projekt freigeben möchten.
Beschreibung:
Zu jedem Projekt gibt es eine kurze Projektbeschreibung, die zusammen mit einem Projektbild auf der Homepage angezeigt wird. Diese und andere Einstellungen werden in den Projekteinstellungen über die Reiter Allgemein und Beschreibung definiert. Sie können Ihre längere Projektbeschreibung mit Hilfe des Text-Editors oder mit Hilfe des Content-Builders vollständig anpassen.
Projekt-Tags und Bereiche
Wird auf unserer Plattform auf 2 Arten verwendet:
Benutzerbenachrichtigungen: Wenn ein Benutzer sich registriert, kann er bestimmte Tags und/oder Bereiche auswählen, denen er folgen möchte. Wenn Sie ein Projekt mit diesen Tags zuweisen, werden die Benutzer erhalten (falls aktiviert, siehe Artikel 'E-Mails auf der Plattform') eine E-Mail-Benachrichtigung, die besagt, dass ein Projekt, an dem sie interessiert sein könnten, veröffentlicht wird. Wir haben auch ein „für Sie“ Widget im Homepage-Builder (siehe Artikel „Homepage Builder“), in dem Projekte, die den Benutzereinstellungen entsprechen, in denen die Projekte erscheinen, die überlappende Tags und/oder Bereiche mit denen haben, denen der Benutzer folgt.
Verwendung auf benutzerdefinierten Seiten: Indem Sie einem Projekt ein Projekt-Tag oder einen Bereich zuweisen, können Sie eine benutzerdefinierte Seite erstellen, auf der alle Projekte mit einem bestimmten Tag oder Bereich an einem Ort zusammengefasst werden, damit Benutzer sie leichter finden können.
Einrichten der Liste der Projekt-Tags, aus der Sie wählen können - Nur Administratoren können dies tun!
Gehen Sie auf die Registerkarte Einstellungen Ihrer gesamten Plattform
Gehen Sie zur Registerkarte Tags
Gehen Sie zur Registerkarte Plattform-Tags .
Fügen Sie die Plattform-Tags hinzu, die Sie für alle Projekte zur Verfügung stellen möchten.
Eingabe-Tags
In diesem Bereich sehen Sie eine Liste der Standard-Tags. Sie können Tags und Untertags hinzufügen/erstellen/bearbeiten, um die Themen/Unterthemen zu erstellen, die Benutzer auswählen können, um ihren Beitrag während der Vorschlags- oder Ideenphase zu kategorisieren. Nur Tags, die hier eingerichtet wurden, können von Benutzern ausgewählt werden, um sie zu ihrer Idee hinzuzufügen. Wenn Sie den Nutzern die Möglichkeit geben, ihre Eingaben zu kategorisieren, indem sie beim Einreichen einer Idee ein Tag auswählen, hilft das Ihnen und den Nutzern, Ideen zu filtern und zu finden, die sich auf bestimmte Tags beziehen.
Während Projektmanager und Ordnerverwalter auf dieser Registerkarte Tags und Untertags für ihre Projekte hinzufügen/erstellen/bearbeiten können, können nur Administratoren die Standardliste der Tags festlegen, die hier angezeigt wird. Admins können dieses Standard-Tag auf der Registerkarte Einstellungen der gesamten Plattform > Registerkarte Tags > Registerkarte Eingabe-Tags (Standard) festlegen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle neu erstellten Projekte eine Basis von Standard-Tags verwenden können.
Zugriffsrechte (Projektebene)
Die Zugriffsrechte auf Projektebene (die sich von den Zugriffsrechten auf Phaseebene unterscheiden siehe Abschnitt in den Phase-Einstellungen) erlauben Ihnen 3 Dinge zu konfigurieren: Entdeckbarkeit, Sichtbarkeit und Zuordnung von Projektmanagern, die als Administratoren im Rahmen des Projekts fungieren.
Um mehr über unsere Zugriffsrechte auf Projektebene zu erfahren, lesen Sie unseren Artikel über „Zugriffsrechte“
Daten
Wenn Sie Ihr Projekt bereits eingerichtet haben und einige Tests durchführen (z. B. Durch Ausfüllen einer Umfrage können Sie alle Teilnahmedaten zurücksetzen. Diese Aktion erhält Ihre Projektkonfiguration aufrecht, löscht aber alle bisher gesammelten Daten dauerhaft, sodass Sie im Wesentlichen von vorne beginnen können.
Registerkarte Zeitleiste
Die Zeitleiste ist die Standard-Registerkarte, die Sie sehen, wenn Sie auf das Back Office Ihres Projekts zugreifen. Es ermöglicht Ihnen, die Phasen Ihres Projekts in einer klaren und chronologischen Reihenfolge zu verwalten. Phasen müssen sequentiell eingerichtet werden und nur eine Phase kann jederzeit aktiv sein.
Nutzen Sie die Zeitleiste, um Ihr Projekt zu strukturieren und den Nutzer*innen den Zeitplan und die Vorgehensweise klar zu vermitteln.
In jedem Abschnitt der Chronik können Sie die einzelnen Phasen einstellen, die Sie einbeziehen möchten. Weitere Einzelheiten zur Konfiguration der Phaseneinstellungen finden Sie in dem Artikel: Phasen erstellen und verwalten
Registerkarte Publikum
Auf dieser Registerkarte der Projekteinstellungen können Sie sehen:
die Liste aller Teilnehmer des Projekts als Ganzes (einschließlich aller Phasen)
Verfolgen Sie die demografischen Daten Ihrer Teilnehmer des gesamten Projekts (einschließlich aller Phasen). Sie werden sehen, wann die Nutzer*innen teilgenommen haben, wie viele teilgenommen haben, und sehen sich die verfügbaren demografischen Einblicke an. Wenn Sie demografische Informationen auf Phasenebene sehen möchten, gehen Sie auf die Registerkarte Einblicke der jeweiligen Phase.
Hinweis: Wenn Ihr Projekt die Beteiligung ohne Registrierung zulässt oder anonyme Beteiligung aktiviert ist, werden demographische Informationen nicht angezeigt.
Verkehr: Auf dieser Registerkarte der Projekteinstellungen können Sie die Besuche auf Ihrer Projektseite sowie deren Sprache, Gerätetyp und die Quelle, von der sie kamen, bevor sie auf der Projektseite landeten, verfolgen.
Registerkarte Nachrichten
Sie können die Messaging-App verwenden, um E-Mails an Benutzer zu senden, die an dem Projekt teilgenommen haben oder dem Projekt folgen.
ℹ️ Wenn Ihr Projekt die Teilnahme ohne Konto oder anonyme Teilnahme ermöglicht, können diese Nutzer nicht über die Registerkarte „E-Mails“ kontaktiert werden.
Registerkarte Ereignisse
Sie finden die Veranstaltungen in den Projekteinstellungen , da Veranstaltungen nicht direkt mit einer Phase, sondern immer mit dem Hauptprojekt verbunden sind. Veranstaltungen ermöglichen es Ihnen, Ihren Prozess mit Events außerhalb der Plattform zu verknüpfen, z. B. mit einer Eröffnungsveranstaltung, Rathaus-Konsultation, themenbezogenen Veranstaltungen oder der Veröffentlichung der Endergebnisse.
Die Veranstaltungen werden in einer Kartenansicht unter der Zeitleiste und separat in einer Registerkarte auf der Projektseite angezeigt. Wir zeigen weiterhin die relevanten Veranstaltungen für jede Phase (wenn die Phase aktiv ist) in dieser Phase.
Registerkarte 360 Eingänge
Das Datenportal ist Go Vocals zentraler Knotenpunkt für alle Ihre Projektdateien. Es ermöglicht Ihnen, jede Art von Datei direkt in Ihrem Projekt zu sammeln, zu organisieren und zu verwalten. So haben Sie alles an einem Ort, während Ihre Arbeit in den verschiedenen Phasen voranschreitet.
Anzeige der Teilnehmerzahlen
Die Teilnehmerzahlen für das Projekt werden an verschiedenen Stellen auf der Plattform angezeigt:
Es wird auf der Projektkarte auf der Startseite erscheinen: Entfernen nicht möglich
Es wird auf der Projektkarte in einem Ordner erscheinen: Entfernen nicht möglich
Auf der Projektbeschreibung unter dem Teilnahmebutton: Diese Teilnahmenummer kann nur entfernt werden, wenn Sie den Content Builder für die Projektbeschreibung verwenden:
Gehen Sie auf die Registerkarte Allgemein der Projekteinstellungen Ihres Projekts
Aktivieren Sie den Content Builder für die Beschreibung
Im Content Builder für die Projektbeschreibung kannst du das Widget Teilnahmebox hinzufügen, verschieben oder entfernen
Schalte die Option Teilnehmer-Avatare ausblenden in den Einstellungen dieses Widgets auf der rechten Seite ein oder aus
Wie erstelle ich ein Projekt?
Klicken Sie auf die Registerkarte Projekte im Backoffice Ihrer Plattform
Klicken Sie auf Neues Projekt oben rechts
Füllen Sie einen Titel für Ihr Projekt in allen verfügbaren Sprachen für Ihre Plattform ein
Erstellen Sie eine Zeitleiste aus verschiedenen Phasen, die Ihr Projekt umreißen
Projekteinstellungen nach Ihren Einstellungen konfigurieren
Wie kopiere ich ein Projekt?
Um ein Projekt zu kopieren, gehen Sie in die Projekt-Management-Ansicht klicke auf die drei Punkte ganz rechts in der Leiste auf das Projekt, das du duplizieren möchtest, und wählen Sie Projekt kopieren. Sie können sie dann umbenennen und die Details nach Bedarf aktualisieren.
Auf diese Weise können Sie auch schnell mehrere ähnliche Projekte erstellen, die nur geringfügige Anpassungen erfordern.
Wie lösche ich ein Projekt?
Navigieren Sie zum Projekt Tab im Back-Office
Suchen Sie das Projekt, das Sie löschen möchten in der Liste
Klicken Sie auf die 3 Punkte auf der rechten Seite und klicken Sie auf Projekt löschen
Bestätigen
Wie veröffentliche ich ein Projekt?
Der Status eines Projekts kann standardmäßig nur von Plattform-Administratoren (oder Ordnermanagern innerhalb ihres Ordners) verwaltet werden Aus diesem Grund müssen Projektmanager ihre Administratoren (oder Ordnermanager) kontaktieren, um ihr Projekt veröffentlicht oder archiviert zu bekommen.
Freigabe-Funktion
Wir verfügen über eine Freigabefunktion. Wenn diese für Ihre Plattform aktiviert ist, können Sie die Genehmigung zur Projektveröffentlichung von Ihrem Administrator oder Ordnerverwalter anfordern. Diese Anfrage löst eine Benachrichtigung an den Admin oder den Ordnermanager*in aus, in der er aufgefordert wird, das Projekt zu überprüfen und freizugeben. Nach Genehmigung kann der Projektleiter das Projekt nach eigenem Ermessen veröffentlichen.
Der Zulassungsfluss ist ein einmaliger Zulassungsfluss - also wenn das Projekt einmal genehmigt wurde, dann erscheint der Knopf, um eine Überprüfung zu beantragen/um Zustimmung zu bitten, auch wenn Änderungen vorgenommen wurden.
ℹ️ Die Freigabefunktion ist in den Premium- und Enterprise-Lizenzen verfügbar. Wenn Sie diese Funktion deaktivieren möchten, können Sie sich über die Chat-Funktion an unser Support-Team wenden.
Archivierte Projekte:
Archivierte Projekte bleiben in der Hauptprojektliste sichtbar. Wenn Sie sie jedoch im Dropdown-Menü der Navigationsleisteverstecken möchten, haben Sie zwei Möglichkeiten:
Ordnen Sie die Projektliste um: Ziehen Sie die archivierten Projekte an das Ende der Liste in der Registerkarte Alle Projekte im Back Office.
Organisieren Sie sie in einem Ordner: Verschieben Sie sie in einen Ordner "Fertiggestellte Projekte" um Ihre aktive Liste sauber und fokussiert zu halten.