Was sind Ordner und Bereiche?
Ordner und Bereiche sind zwei Möglichkeiten, Projekte zu gruppieren, und sie lassen sich verschachteln.
Ein Ordner fasst Projekte zusammen, die ein gemeinsames Thema oder Merkmal aufweisen, beispielsweise Infrastrukturmaßnahmen oder einen bestimmten Bereich. Seine Hauptaufgabe ist die Organisation: Es fasst verwandte Projekte an einem Ort zusammen, damit die Nutzer sie gemeinsam finden können. Außerdem können Sie Aufgaben delegieren, indem Sie einer Person Verwaltungsrechte für den Ordner und dessen gesamten Inhalt erteilen.
Ein Bereich befindet sich eine Ebene höher und kann sowohl Projekte als auch Ordner zusammenfassen. In welchem Ordner lässt sich die Frage beantworten: Worum geht es bei dieser Projektsammlung?, gibt ein Raum Aufschluss darüber, wem er gehört?
Beides ist optional. Ein Projekt kann sich in einem Bereich, in einem Ordner, in einem Ordner innerhalb eines Bereichs oder für sich allein befinden.
Inwiefern unterscheidet sich ein Bereich von einem Ordner?
Eine Stufe höher. Ein Bereich kann sowohl Ordner als auch Projekte enthalten. Ordner können nur Projekte enthalten; sie dürfen keine anderen Ordner enthalten.
Delegation auf einer höheren Ebene. Sowohl Ordner als auch Bereiche können über Verantwortliche verfügen. Ein Ordner-Manager umfasst die Projekte in dem jeweiligen Ordner; ein Bereichs-Manager umfasst alles in dem Bereich, einschließlich ganzer Ordner und der darin enthaltenen Projekte.
Nur für den Backoffice-Bereich. Jeder Ordner verfügt über eine eigene Seite, die die Bewohner aufrufen können. Ein Leerzeichen nicht.
ℹ️ „Spaces“ sind eine Zusatzfunktion und müssen für Ihre Plattform aktiviert werden. Sollten Sie die Registerkarte „Spaces“ nicht sehen, wenden Sie sich bitte an Ihren Government Success Manager.
Die Übersichten zu Bereichen, Ordnern und Projekten befinden sich im selben Bereich der Plattform. Dies wird in dem folgenden Artikel näher erläutert: Verschiedene Ansichten für das Projektmanagement
Was die Anwohner sehen
Die Ordner sind für die Bewohner sichtbar. Jeder Ordner verfügt über eine eigene Seite, und die Ordnerkarten werden auf der Startseite angezeigt.
Räume sind unterschiedlich. Ein „Space“ ist eine Backoffice-Struktur: Die Nutzer navigieren niemals zu einem „Space“, und sie werden diesem Begriff nicht begegnen, es sei denn, Sie verwenden ihn selbst. Was einen Raum verändert, ist die Frage, wer was verwaltet, und nicht, wie die Plattform von außen aussieht.
Sie können Ihre Raumstruktur weiterhin zur Gestaltung der Navigation nutzen, genauso wie jede andere Gruppierung auch. Auf einer benutzerdefinierten Seite können Projekte nach „Space“ gefiltert aufgelistet werden, genauso wie nach „Bereich“ oder „Thema“, und über ein Dropdown-Menü in der Navigationsleiste können Sie auf die benutzerdefinierten Seiten, Ordner oder Projekte verweisen, die Sie besonders hervorheben möchten.
Wann sollten Sie einen Ordner verwenden?
Ordner sind flexible Container für die Organisation von Projekten auf eine Weise, die am besten zu Ihrer Plattform passt. Unten sind häufige Anwendungsfälle:
1. Mehrere parallele Beteiligungsmethoden
Die Phasen innerhalb eines Projekts folgen nacheinander: Jede Phase schließt sich an die vorhergehende an. Es gibt zwei Möglichkeiten, mehrere Prozesse gleichzeitig ausführen zu lassen.
Eine parallele Erhebung im Rahmen eines Projekts. Eine plattforminterne Umfrage kann so eingerichtet werden, dass sie parallel zur Zeitleiste läuft, anstatt einen Platz darin einzunehmen, sodass die Bewohner sie beantworten können, während eine andere Phase aktiv ist. Siehe Erstellen einer plattforminternen Umfrage.
Zwei Projekte in einem Ordner. Für jede andere Kombination – sei es eine Ideenfindung parallel zur Abstimmung, zwei nebeneinander laufende Ideenfindungsphasen oder eine in einem externen Tool erstellte Umfrage – benötigen Sie weiterhin separate Projekte. Durch einen Ordner werden sie zusammengefasst, sodass Bewohner und Administratoren sie als Teil derselben Initiative wahrnehmen.
2. Organisation von Projekten nach Politikfeld, Bereich, Thema oder Bezirk
Verwenden Sie Ordner, um Projekte unter breiteren Oberbegriffen wie Gesundheit & Sicherheit, Bildung, Umwelt & Nachhaltigkeit oder Mobilität zu gruppieren.
Alternativ erstellen Sie Ordner nach Bezirken oder Stadtvierteln.
Diese Struktur erleichtert es Administratoren und Benutzern zu navigieren, zu verstehen, was vor sich geht, und mehr über verwandte Initiativen zu erfahren.
3. Alternative kreative Verwendungen
Projekte beschränken sich nicht nur auf das Sammeln von Ideen, sondern können auch für folgende Zwecke genutzt werden:
Rückmeldungen zu öffentlichen Dienstleistungen
Gemeinschaftsorientierte Forschung
Vorlagen für die Erforschung lokaler Probleme
Stellen Sie Ordner und Projekte als leere Leinwand für Experimente und benutzerdefinierte Setups vor.
Wann sollten Sie ein Leerzeichen setzen?
In den Ordnern sind die Gruppenarbeiten nach Fächern geordnet. Spaces gruppiert die Einträge nach Eigentümer. Nutzen Sie diese Funktion, wenn verschiedene Bereiche Ihrer Organisation ihre eigenen Beteiligungsinitiativen durchführen und Sie möchten, dass jeder Bereich seinen eigenen Bereich der Plattform verwaltet, ohne die Bereiche der anderen sehen oder beeinflussen zu können.
1. Abteilungen, die ihre eigenen Maßnahmen zur Kundenbindung durchführen
Die Bereiche Mobilität, Wohnungswesen und Umwelt verfügen jeweils über eigene Projekte und eigenes Personal; es gibt keinen Grund, die Arbeit der anderen Bereiche zu überarbeiten. Weisen Sie jedem einen Bereich und einen Bereichsleiter zu. Sie können alles innerhalb dieses Bereichs erstellen und verwalten, jedoch nichts außerhalb davon.
2. Bezirke oder Teilgemeinden mit eigenen Mannschaften
Verfügt ein Bezirk über einen eigenen Kommunikationsbeauftragten, bietet ihm ein eigener Bereich die Möglichkeit, lokale Konsultationen eigenständig durchzuführen, während alle Inhalte weiterhin auf einer einzigen Plattform zusammengefasst sind.
3. Organisationen, die für eine flache Projektliste zu groß sind
Ab etwa dreißig oder vierzig Projekten reichen Ordner allein nicht mehr aus, und man hat stattdessen eine lange Liste von Ordnern. Durch ein Leerzeichen werden die Ordner selbst gruppiert.
💡 Wenn alle Mitglieder Ihres Teams bereits alle Inhalte bearbeiten können und Ihre Projektliste noch auf einen Bildschirm passt, sollten Sie wahrscheinlich eher Ordner als „Spaces“ verwenden. Räume beweisen ihren Wert, wenn es auf die Delegation von Aufgaben ankommt.
Wie erstelle ich einen Ordner?
Klicken Sie auf die Registerkarte Projekte im Backoffice Ihrer Plattform
Klicken Sie auf die Registerkarte „Ordner“
Klicken Sie auf Neuen Ordner oben rechts
Füllen Sie einen Titel, kurze und lange Beschreibung für Ihr Projekt in allen verfügbaren Sprachen für Ihre Plattform aus
Benötigte Projekte dem Ordner zuweisen
Optional: Weisen Sie dem Ordner einen Ordner-Manager (über die Berechtigungs-Registerkarte der Ordner-Einstellungen)
Wie kann ich einen Ordner bearbeiten?
Wenn Sie einen Ordner bearbeiten möchten, navigieren Sie zur Registerkarte Ordner in der oberen linken Ecke der Projektliste. Klicken Sie auf den Ordnertitel. Dies bringt Sie zum Tab Ordnerprojekte und navigieren Sie zum Tab neben dem Tab mit dem Namen Einstellungen.
Suchen Sie unter „Ordnerbeschreibung“ im Content Builder die Option „Beschreibung bearbeiten“. Einen ausführlichen Überblick über die Verwendung des Content Builders finden Sie unter: Anpassen von Projektbeschreibungen mit dem Content Builder
Wie kann man Projekte in einem Ordner neu sortieren?
Sie können die Reihenfolge der Projekte innerhalb von Ordnern anordnen. Gehen Sie zum Tab Ordner in der oberen linken Ecke der Projektliste und drücken Sie den Ordnertitel - dies bringt Sie in die Ordnereinstellungen. Klicken Sie auf die doppelten Pfeile ganz links im Projekt. Wenn Sie diese Pfeile anklicken und halten, können Sie sie an die gewünschte Stelle ziehen. Sie werden dann in dieser Reihenfolge im Ordner erscheinen.
Wie verschiebe ich ein Projekt von einem Ordner in einen anderen?
Stellen Sie zuerst sicher, dass das Projekt, das Sie verschieben möchten, nicht in einem existierenden Ordner ist.
Um ein Projekt aus einem Ordner zu entfernen:
In den Ordner klicken
Unter hinzugefügte Projekte in diesem Ordner wählen Sie aus dem Ordner entfernen
Dieses Projekt kann nun in jedem Ordner hinzugefügt werden.
Wie schafft man einen Raum?
Klicken Sie im Backoffice auf die Registerkarte „Projekte “.
Klicken Sie auf die Registerkarte „Spaces “.
Klicken Sie oben rechts auf „Neuer Bereich “.
Geben Sie einen Titel und eine Beschreibung in allen verfügbaren Sprachen der Plattform ein.
Fügen Sie dem Arbeitsbereich vorhandene Projekte und Ordner hinzu oder erstellen Sie dort neue.
Optional: Weisen Sie einen oder mehrere Platzverwalter zu.
Wie kann man einen Bereich bearbeiten?
Klicken Sie im Backoffice auf die Registerkarte „Projekte “.
Klicken Sie auf die Registerkarte „Spaces“ und wählen Sie den Bereich aus, den Sie bearbeiten möchten.
Öffnen Sie die Registerkarte „Einstellungen“, um den Titel oder die Beschreibung zu ändern. Bitte füllen Sie diese Angaben für jede Plattformsprache aus.
ℹ️ Ein Bereich verfügt weder über ein Bannerbild noch über eine eigene Seite, sodass kein Layout gestaltet werden muss. Der Titel und die Beschreibung werden im Backoffice sowie – sofern Sie dies wünschen – auf benutzerdefinierten Seiten angezeigt.
Wie können Sie Projekte und Ordner in einem Bereich hinzufügen oder entfernen?
Sie können dies von beiden Seiten aus tun: entweder vom Space aus oder direkt vom Projekt bzw. Ordner selbst.
Aus dem Weltraum
Öffnen Sie den Bereich über die Registerkarte „Bereiche “.
Fügen Sie dem Arbeitsbereich ein bestehendes Projekt oder einen Ordner hinzu oder erstellen Sie direkt darin ein neues Projekt bzw. einen neuen Ordner.
Um etwas herauszunehmen, entfernen Sie es aus dem Raum. Das Projekt oder der Ordner wird nicht gelöscht, sondern kehrt lediglich auf die oberste Ebene zurück.
Aus dem Projekt oder Ordner
Öffnen Sie die allgemeinen Einstellungen und wählen Sie einen Bereich aus der Dropdown-Liste aus.
ℹ️ Ein Projekt oder ein Ordner kann höchstens zu einem Bereich gehören. Wenn Sie es einem anderen Bereich hinzufügen, wird es aus dem vorherigen entfernt.
Berechtigungen für Ordner und Speicherplatz
Sie können Personen einladen, Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Ordner und Bereiche sowie der darin enthaltenen Projekte zu helfen. Ein Manager verfügt ausschließlich innerhalb seines eigenen Ordners oder Bereichs über Administratorrechte und hat an keiner anderen Stelle der Plattform erweiterte Rechte.
Was Ordnermanager*innen tun können:
Bearbeiten Sie die Ordnerbeschreibung und das Bannerbild
Neue Projekte innerhalb des Ordners erstellen
Projekte genehmigen, die von Projektmanagern in diesem Ordner angelegt wurden
Alle Projekte im Ordner verwalten
Was Raumverwalter tun können:
Bearbeiten Sie den Titel und die Beschreibung des Bereichs
Erstellen Sie Projekte und Ordner innerhalb des Bereichs
Projekte genehmigen, die von Projektmanagern innerhalb des Bereichs erstellt wurden
Verwalten Sie alles in diesem Bereich, einschließlich ganzer Ordner und der darin enthaltenen Projekte
Projekte löschen
Administratoren können jedes Projekt löschen.
Ein Space-Manager kann jedes Projekt in seinem Space löschen.
Ein Ordner- oder Projektmanager kann nur ein Projekt löschen, das noch nie veröffentlicht wurde. Sobald ein Projekt veröffentlicht wurde, kann es nur noch von einem Administrator oder einem Bereichsverwalter gelöscht werden.
Was beides nicht leisten kann:
Auf Projekte oder Ordner außerhalb des eigenen Ordners oder Bereichs zugreifen
Einstellungen auf Plattformebene ändern
Um einen Verantwortlichen zuzuweisen, öffnen Sie den Ordner oder den Bereich und rufen Sie die Berechtigungseinstellungen auf. Die betreffende Person erhält eine E-Mail, in der sie darüber informiert wird.
Sichtbarkeit und Einschränkungen
Ordner
Sichtbarkeitsverhalten:
Ein veröffentlichter Ordner ist für alle sichtbar.
Sind alle Projekte in einem Ordner im Entwurf, bleibt der Ordner versteckt, bis mindestens ein Projekt veröffentlicht wird.
Wenn veröffentlichte Projekte zu einem Entwurfsordner hinzugefügt werden, wird der Ordner nicht auf der Startseite angezeigt, aber die Projekte bleiben über direkte Links oder Suchen zugänglich.
Wenn ein Projekt auf "nicht aufgelistet" gesetzt ist, erscheint es weder im Ordner noch als Projektkarten innerhalb des Ordners
Ein Projektentwurf wird nicht im Ordner angezeigt - es wird erst angezeigt, wenn es veröffentlicht und aufgelistet ist
Derzeitige Einschränkungen:
Sie können keine Ordner in Ordnern haben. Ein Ordner kann sich zwar in einem Bereich befinden, darf jedoch keinen anderen Ordner enthalten.
Ordner haben keine Zeitachsen.
Ordnerkarten werden nicht mit anderen Projektkarten auf der Homepage angezeigt (keine Zeitangabe oder Anzahl der Kommentare/Teilnehmer).
Ordner können nicht für eine Abteilung oder ein Projekt individuell gestaltet werden.
Sie können keine intelligenten Gruppen von Personen erstellen, die an einem Ordner teilgenommen haben. Sie müssen alle Projekte im Ordner manuell auswählen.
Standardmäßig erscheinen Projektkarten auf der rechten Seite eines Ordners. Diese Position kann mit dem Content-Builder bearbeitet werden.
Räume
„Spaces“ funktionieren hier anders als Ordner; gehen Sie daher bitte nicht davon aus, dass das oben beschriebene Verhalten von Ordnern auch hier gilt.
Ein Bereich verfügt weder über eigene Sichtbarkeitseinstellungen noch über eine eigene Seite. Da es sich um eine Backoffice-Gruppierung und eine Berechtigungsstufe handelt, gibt es nichts zu veröffentlichen oder die Veröffentlichung aufzuheben. Die Bewohner begeben sich niemals direkt zu einem bestimmten Ort.
Da ein Bereich keine Seite hat, verfügt er weder über ein Bannerbild noch über ein Layout des Content Builders noch über eine URL. Was die Bewohner sehen, sind nach wie vor die Projekte und Ordner selbst.
Ein Raum hat weder eine Zeitachse noch eine eigene Beteiligung.
Ein Projekt oder ein Ordner gehört höchstens zu einem Bereich.
Durch das Löschen eines Bereichs werden die darin enthaltenen Elemente nicht gelöscht. Die darin enthaltenen Projekte und Ordner werden auf die oberste Ebene zurückgesetzt.