Feedback geben und Beiträge verwalten
Feedback geben
Die Verwaltung des Projektinputs ist wichtig, um Qualität und Vertrauen zu erhalten. Projektmanager und Administratoren führen Aktualisierungen manuell durch, während die Plattform auch automatische Benachrichtigungen liefert.
Effektives Projektmanagement beinhaltet:
Zuweisung der richtigen Projektmanager zur Verteilung der Verantwortlichkeiten
Halten Sie die Teilnehmer auf dem Laufenden, indem Sie die Inhalte mit Texten, PDFs, Bildern oder Videos aktualisieren.
Aktive Teilnahme an Diskussionen mit Kommentaren, Statusmeldungen und Tags
Moderation unangemessener Inhalte wie Spam oder Obszönitäten
Interne Zuweisung von Ideen an Kollegen zur Zusammenarbeit
💡 Erstellen Sie ein gemeinsames Administrator- oder Projektmanagerprofil (z.B. communication@...), um die Zusammenarbeit unter Kollegen zu vereinfachen.
Verwaltung des Status der Eingabe
Als Administrator oder Projektleiter können Sie den Status einer Idee ganz einfach aktualisieren. Wenn Sie einen Status ändern, erhalten der Autor und alle, die diese Idee kommentiert oder dafür gestimmt haben, automatisch eine Benachrichtigung.
Die Plattform enthält eine Reihe von Standardstatus, aber Sie können auch Ihre eigenen erstellen. Wenden Sie sich einfach an support@govocal.com mit der Liste der Status, die Sie verwenden möchten, und den bevorzugten Farben, und wir richten sie für Sie ein.
Beispiele für benutzerdefinierte Status:
In Erwägung gezogen, Vom Projektmanager gesehen, Abgeschlossen, Keine Idee, Braucht mehr Erklärung oder auch Platzhalter wie Status 1, Status 2, usw. Seien Sie kreativ, denn Statusmeldungen sind ein hervorragendes Kommunikationsinstrument, da sie auf der Plattform sichtbar sind und die Teilnehmer über den Fortschritt auf dem Laufenden halten.
ℹ️ Ideen sind immer sofort in der Timeline-Phase sichtbar, in der sie eingereicht wurden. Sie können sie zwischen Phasen und Projekten verschieben, lesen Sie mehr dazu in unserem Support-Artikel.
Massenhaftes Hochladen von Feedback
Mit Bulk Official Feedback können Administratoren mithilfe einer strukturierten Excel-Tabelle offizielle Aktualisierungen hinzufügen und den Status vieler Ideen auf einmal ändern.
Dieses Verfahren ist nützlich, wenn:
Sie müssen die Community über eine große Anzahl von Ideen auf einmal informieren.
Sie möchten den Status mehrerer Ideen in einer einzigen Aktion ändern.
Anstatt jede Idee manuell zu aktualisieren, senden Sie eine ausgefüllte Excel-Vorlage an den Support, und das Team importiert die Aktualisierungen für Sie.
Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie Ideen mit offiziellem Feedback massenweise aktualisieren können.
Wie können Sie die Eingaben verfolgen und offizielles Feedback dazu geben?
1. Finden Sie Eingaben, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern
Gehen Sie zum Eingabe-Manager
Verwenden Sie den Dropdown-Filter, um:
Sehen Sie sich die Ihnen zugewiesenen Ideen an, oder
Filtern Sie durch einen anderen Kollegen, um seine Aufgaben zu überprüfen.
Schalten Sie
Nur Beiträge anzeigen, die Feedback benötigenEin rotes Abzeichen zeigt an, wie viele Beiträge (Ideen oder Vorschläge) noch Feedback benötigen.
2. Reagieren Sie auf Eingaben
Sie können offizielles Feedback geben, indem Sie den Status der Eingabe ändern oder sie manuell hinzufügen.
Geben Sie offizielles Feedback, indem Sie den Status ändern
Ändern Sie den Status des Artikels (z.B. Vorgeschlagen → In Prüfung)
Hinterlassen Sie einen offiziellen Kommentar, in dem Sie die Statusänderung erklären oder Feedback geben.
Dies hält die Teilnehmer auf dem Laufenden und zeigt sichtbare Fortschritte auf der Plattform
Offizielles Feedback manuell geben
Öffnen Sie die Eingabe, zu der Sie Feedback geben möchten
es wird ein rotes Feld geben, in dem Sie offizielles Feedback geben können - wenn Sie es abschicken, wird es für den Benutzer ebenfalls in rot erscheinen
3. Behalten Sie den Überblick über die zugewiesene Arbeit
Alle Administratoren und Projektmanager erhalten eine wöchentliche Erinnerungsliste per E-Mail:
Ihnen zugewiesene Artikel.
Artikel warten noch auf Rückmeldung.
Hinweis: Die Artikel bleiben auf Ihrer Liste, bis Sie eine offizielle Rückmeldung geben (Statusänderung oder Kommentar).
Verantwortlichkeiten bei der Verwaltung von Inputs
Weisen Sie Projektmanager zu: Verteilen Sie die Verantwortlichkeiten für das Management. (Sichtbar für Teilnehmer)
Halten Sie die Teilnehmer auf dem Laufenden: Aktualisieren Sie den Inhalt, fügen Sie PDFs, Bilder oder Videos hinzu. (Sichtbar für Teilnehmer)
Beteiligen Sie sich an Diskussionen: Verwenden Sie Kommentare, Feedback, Status und Tags. (Sichtbar für Teilnehmer)
Moderieren Sie unangemessene Inhalte: Bearbeiten Sie Spam, löschen Sie Beiträge oder entfernen Sie Obszönitäten. (Nicht sichtbar für Teilnehmer)
Weisen Sie Ideen intern zu: Arbeiten Sie zusammen, indem Sie Inputs an Kollegen weitergeben. (Nicht sichtbar für Teilnehmer)
Wie kann man Ideen mit offiziellem Feedback in großen Mengen aktualisieren?
Schritt 1: Exportieren Sie die Ideen
Exportieren Sie alle Ideen, die Sie kommentieren oder aktualisieren möchten.
Schritt 2: Bereiten Sie die Vorlage vor
Kopieren Sie alle IDs(Spalte A in Ihrem Export) in Spalte A ("ID") der mitgelieferten Excel-Vorlage.
[Fügen Sie einen Link oder einen Verweis zum Herunterladen der Excel-Vorlage ein].
Schritt 3: Füllen Sie die Spalten aus
Name des Feedback-Autors (Spalte B) - erforderlich
Wird öffentlich auf der Plattform angezeigt (z.B. "Team Mobility - City of Nanaimo").
Sie müssen kein registrierter Benutzer sein.
Feedback-E-Mail (Spalte C) - Erforderlich
Nicht öffentlich gezeigt. Muss die E-Mail eines registrierten Administrators auf der Plattform sein.
Ihr Feedback (Spalte D) - Erforderlich
Der Text des offiziellen Updates. Sie können
##{{first_name}}verwenden, um den Vornamen des Teilnehmers automatisch einzufügen.
Neuer Status (Spalte E) - Optional
Wenn Sie den Status ändern möchten, geben Sie den genauen Statusnamen ein, wie er auf Ihrer Plattform erscheint.
Vorname (Spalte F) - Optional
Wird verwendet, wenn der Teilnehmer sein Konto gelöscht hat, so dass ein Platzhaltername erscheinen kann, anstatt ihn leer zu lassen.
Schritt 4: An den Support senden
Senden Sie die ausgefüllte Vorlage per E-Mail an support@govocal.com
Geben Sie den genauen Tag und die Uhrzeit an, zu der Sie die Updates anwenden möchten
Planen Sie 10 Arbeitstage für die Aufgabe ein