Hvad er automatiske e-mails?
Automatiske e-mails er beskeder, der sendes af platformen uden manuel indgriben. Disse e-mails udløses af brugerhandlinger, andres handlinger eller platformshændelser. En bruger kan f.eks. modtage en e-mail, når nogen svarer på deres indlæg, eller når et projekt, de følger, bliver opdateret.
Følgende oplysninger vil altid være en del af de automatiserede e-mails:
Der er et logo øverst til venstre. Dette logo er det samme som det, der vises på din startside, og det kan redigeres i indstillingerne på din platform under fanen "Branding".
Der er også en mulighed for at afmelde sig i den automatiske e-mail, ved at trykke på denne, vil brugeren ikke længere modtage automatiske e-mails fra platformen.
Vilkår & Betingelser vil blive vist
Fortrolighedspolitikvil blive vist
Der findes to typer automatiske e-mails:
Automatiske e-mails på platformsniveau: Standard e-mailnotifikationer, der gælder på tværs af hele platformen.
Automatiske e-mails på projektniveau: Tilpassede e-mails, der er specifikke for de enkelte projekter. Disse kan tilsidesætte eller deaktivere platformens standardindstillinger for det pågældende projekt.
Vigtige funktioner:
Administration af platformen: Som administrator kan du definere, hvilke automatiske e-mails der er aktiveret for dine brugere.
Brugeradministration: Hver bruger kan indstille sine egne præferencer for e-mailnotifikationer.
Kommunikation: Systemet bestemmer, hvornår der skal sendes en e-mail baseret på definerede udløsere.
Hvordan og hvornår udløses de automatiske e-mails?
Automatiske e-mails udløses af specifikke brugerhandlinger eller systemhændelser. Udløserne varierer efter funktionsområde. Brug oversigten nedenfor til at finde relevante e-mail-triggere baseret på, hvad du arbejder med.
Undersøgelser
Brugere modtager automatiske e-mails i følgende tilfælde:
Undersøgelse ikke indsendt (bruger, der har startet, men ikke indsendt sin undersøgelse, 1 dag efter at brugeren sidst gemte undersøgelsen i udkast)
Ideation
Brugere modtager automatiske e-mails i følgende tilfælde:
Statusændring for et input, som du følger (brugere, der følger inputtet, når inputstatus ændres)
Opdatering af et input, som du følger (Brugere, der følger inputtet, når inputtet får officiel feedback)
Offentliggørelse af mit input (brugere, der har sendt input, når input er offentliggjort)
En kommentar til et input, som du følger (Brugere, der følger inputtet, når en bruger kommenterer inputtet)
Omtale i en opdatering (Brugere, der er nævnt i en kommentar, når omtalen er foretaget)
Et svar på min kommentar (Brugere, der har skrevet en kommentar, når en anden bruger svarer på kommentaren)
Sletning af min kommentar (Brugere, der har skrevet en kommentar, når deres kommentar slettes)
Forslag
Brugere modtager automatiske e-mails i følgende tilfælde:
Omtale i en opdatering (Brugere, der er nævnt i en kommentar, når omtalen er foretaget)
Et svar på min kommentar (Brugere, der har skrevet en kommentar, når en anden bruger svarer på kommentaren)
Sletning af min kommentar (Brugere, der har skrevet en kommentar, når deres kommentar slettes)
Ugentlig oversigt over dine forslag (brugere, der har uploadet forslag, ugentligt)
Statusændring for et forslag, som du følger (brugere, der følger forslaget, når forslagets status ændres)
Opdatering af et forslag, som du følger (brugere, der følger forslaget, når forslaget får officiel feedback)
Invitation til at medsponsorere et forslag (Brugere, der inviteres til at medsponsorere et forslag, på tidspunktet for invitationen)
Offentliggørelse af mit forslag (brugere, der har sendt forslaget, hvornår input er forslag)
En bruger accepterer min invitation til at medsponsorere mit forslag (Brugere, der har offentliggjort et forslag, når deres invitation til at medsponsorere et forslag er accepteret)
En kommentar til et forslag, som du følger (Brugere, der følger forslaget, når en bruger kommenterer input)
Afstemning og prioritering
Brugere modtager automatiske e-mails i følgende tilfælde:
Sidste chance for at stemme (brugere, der har engageret sig i projektet, men ikke har stemt, 2 dage før afstemningsfasen slutter)
Bekræftelse af afstemning (brugere, der har stemt, når deres stemmer er indsendt)
Stemmer ikke indsendt (brugere, der har stemt, 1 dag efter at brugeren sidst stemte uden at indsende)
Afstemningsresultater (brugere, der engagerede sig i projektet, da afstemningsfasen sluttede)
Ny projektfase med afstemning
Andre funktioner
Brugere modtager automatiske e-mails i følgende tilfælde:
Bekræftelse på tilmelding til en begivenhed (bruger efter vellykket tilmelding til en begivenhed)
Projekt udgivet (Brugere, der følger områder eller tags, der er defineret i et projekt, når projektet er udgivet)
Ny projektfase (Brugere, der følger projektet, områder eller tags i en fase, når den nye fase er aktiv)
Efter registrering (bruger, der registrerer sig)
Ugentlig oversigt (alle brugere, ugentligt)
Påmindelse om invitation (bruger, der blev inviteret, 7 dage efter at invitationen blev sendt)
Administratorer og projektledere
Administratorer og projektledere modtager automatiske e-mails i følgende tilfælde:
Ugentlig oversigt for projektledere (Managers, ugentligt, mandage kl. 10)
Ugentlig oversigt for administratorer (Administratorer, ugentligt, mandage kl. 10)
Omtale i en intern kommentar (brugere, der nævnes, når de nævnes i en intern kommentar)
Intern kommentar til min interne kommentar (Admins & managers, når brugeren svarer på en intern kommentar)
Intern kommentar til input, som jeg har kommenteret internt (administratorer & ledere, der administrerer projektet, når den interne kommentar sendes til brugerens interne kommentar )
Intern kommentar til input, der er tildelt mig (administratorer & ledere, når der sendes en intern kommentar til input, der er tildelt brugeren)
Modtagne projektmoderationsrettigheder (Brugere, der modtager projektmoderationsrettigheder, når de modtager rettighederne)
Modtagne mappeadministratorrettigheder (Brugere, der modtager mappeadministratorrettigheder, når de modtager rettighederne)
Modtagne administratorrettigheder (Brugere, der modtager administratorrettigheder, når de modtager rettighederne)
Tildeling af et input til mig (administratorer & ledere, der er tildelt input, når input er tildelt)
Nyt input i et projekt, jeg modererer (administratorer & ledere, når input er offentliggjort)
Input-spam-rapport (Admins & managers, når input er markeret som spam)
Ugentlig oversigt over tildelte input (Admins & ledere, der er tildelt input, ugentligt, tirsdage kl. 8)
Ny kommentar i et projekt, jeg modererer (administratorer & ledere, når brugeren kommenterer)
Kommentarspam-rapport (administratorer & ledere, når en kommentar er markeret som spam)
Forslag, der har nået afstemningstærsklen (Admins, når forslaget er stemt op over tærsklen)
Nyt forslag (Admins, når et nyt forslag er lagt op)
Forslag genindsendt til gennemgang (administrator tildelt et forslag, når forslaget genindsendes til gennemgang)
Rapport om forslagsspam (administratorer, når forslag rapporteres som spam)
Tildeling af et forslag til mig (administrator tildelt et forslag, når forslaget er tildelt)
Kommende ny projektfase (administratorer & ledere, der styrer projektet, 7 dage før projektet skifter fase)
Upassende indhold markeres (administratorer & ledere, når indhold markeres som upassende)
Intern kommentar til ikke-tildelt input i ikke-administreret projekt (administratorer, når der sendes en intern kommentar til ikke-tildelt input i ikke-administreret projekt)
Intern kommentar til ikke-tildelt forslag (Administratorer, når der sendes en intern kommentar til et ikke-tildelt forslag)
Intern kommentar til forslag, som jeg har kommenteret internt (administratorer & ledere, når en intern kommentar sendes til et forslag, som brugeren har kommenteret internt)
Intern kommentar til forslag tildelt mig (administratorer & ledere, når der sendes en intern kommentar til et forslag tildelt en bruger)
Hvordan kan jeg slå de automatiske e-mails fra?
Hvordan deaktiverer man automatiske e-mails på platformsniveau?
Til at styre din platforms automatiske e-mails:
Gå til sektionen Beskeder i dit administratorpanel.
Åbn fanen Automatiserede e-mails.
Du vil se en liste over alle tilgængelige automatiske e-mailtyper. Hver post indeholder:
Når e-mailen er sendt
Hvem vil modtage den?
Brug vippekontakten til at aktivere eller deaktivere en meddelelse:
Fra: E-mailen vil ikke længere blive sendt til nogen.
Til: E-mailen vil blive sendt, medmindre brugeren har fravalgt den i sine personlige indstillinger.
⚠️ Bemærk: Nogle e-mailnotifikationer kan ikke slås fra. Disse anses for at være vigtige for platformens kernefunktionalitet, for eksempel officielle opdateringer af brugerinput.
Præferencer på brugerniveau
Hver bruger kan administrere sine egne meddelelsespræferencer, uanset platformens indstillinger. For flere detaljer, se Administrer din brugerprofil.
Hvordan deaktiverer man automatiske e-mails på faseniveau?
Bemærk: Du kan ikke aktivere automatiske e-mails på et faseniveau, når de er deaktiveret på et platformsniveau, men du kan deaktivere dem på et faseniveau, når de er aktiveret på et platformsniveau.
For at deaktivere automatiske e-mails i din fase:
Gå til din fase
Gå til fanen 'Notifikationer'
Skift mellem de mails, du vil have deaktiveret.
Hvordan kan jeg tilpasse de automatiske e-mails?
Hvordan tilpasser man automatiske e-mails på platformsniveau?
Ved at tilpasse automatiserede e-mails på platformsniveau kan du definere en standardskabelon for alle e-mails, der udløses af en bestemt begivenhed på din platform. Hvis en projektadministrator eller -leder senere anvender en tilpasning på faseniveau, vil denne version tilsidesætte din skabelon på platformsniveau. Hvis der ikke foretages fasespecifikke tilpasninger, falder systemet tilbage til din e-mail på platformsniveau.
Følg disse trin for at tilpasse e-mails på platformsniveau:
Åbn fanen Meddelelser i din platforms backoffice
Vælg Automatiserede e-mails
Find den e-mail, du vil konfigurere
Klik på Rediger i højre side
Tilpas indholdet og indstillingerne til din smag, og gem derefter
Hvordan tilpasser man automatiske e-mails på faseniveau?
Ved at tilpasse e-mails på faseniveau kan du skræddersy kommunikationen til en bestemt fase af dit projekt. Disse indstillinger tilsidesætter alle skabeloner, der er defineret på platformsniveau for den samme e-mailudløser.
Sådan redigerer du en e-mailskabelon på faseniveau:
Åbn dit projekt
Vælg den fase, du vil tilpasse
Gå til fanen Notifikationer
Find den e-mail, du vil opdatere
Klik på Rediger i højre side
Juster indhold og indstillinger efter behov, og gem derefter
Har du brug for mere hjælp eller støtte? Kontakt vores supportteam via chatboblen.