Automatiserede e-mails eller e-mailmeddelelser er e-mails, der automatisk sendes ud fra platformen til registrerede brugere eller til en gruppe af registrerede brugere. De udløses af deres egne handlinger, andres handlinger eller begivenheder, der sker på din platform. Som administrator kan du definere, hvilke meddelelser folk skal modtage og hvilke de ikke skal modtage, og hver bruger kan også selv bestemme, hvilke meddelelser han/hun vil modtage. Alle brugere kan også tilpasse deres egne præferencer for notifikationer.
Hvilke automatiserede e-mails sendes ud og hvornår?
Automatiserede e-mails på din platform bruges til 2 formål:
Informer dine brugere om, hvad der sker på platformen, når de ikke er der.
Sørg for, at de finder tilbage til platformen på det rigtige tidspunkt.
Her er en (delvis) oversigt over alle automatiserede e-mails. Du kan også se et eksempel på hver e-mail (kun på engelsk) her:
E-mails sendt til brugere
Titel på e-mail | Hvem modtager den? | Hvornår er den modtaget? |
Undersøgelse ikke indsendt | Bruger, der har startet, men ikke indsendt sin undersøgelse | 1 dag efter at brugeren sidst gemte undersøgelsen i udkast |
Efter registrering | Bruger, der registrerer sig | Brugeren registrerer sig for første gang |
Ugentlig oversigt | Alle brugere | Ugentlig |
Påmindelse om invitation | Bruger, der blev inviteret | 7 dage efter at invitationen er sendt |
Bekræftelse på tilmelding til event | Nyregistreret bruger | Tilmelding til en begivenhed |
Statusændring for et input, du følger | Brugere, der følger input | Ændring af inputstatus |
Opdatering på et input, som du følger | Brugere, der følger input | Input får officiel feedback |
Offentliggørelse af mit input | Bruger, der har udgivet inputtet | Input offentliggøres |
En kommentar til et input, som du følger | Brugere, der følger input | Brugernes kommentarer |
Nævn det i en opdatering | Bruger, der er nævnt | Brugeren er nævnt |
Et svar på min kommentar | Bruger, der kommenterede | Bruger svarer på kommentar |
Sletning af min kommentar | Bruger, der kommenterede | Kommentar er slettet |
Sidste chance for at stemme | Brugere, der har engageret sig i projektet, men ikke har stemt | 2 dage før afstemningsfasen slutter |
Bekræftelse af afstemning | Bruger, der har stemt | Stemmerne er afgivet |
Stemmer ikke afgivet | Bruger, der ikke har afgivet sin stemme | 1 dag efter at brugeren sidst stemte |
Resultater af afstemningen | Brugere, der engagerede sig i projektet | Afstemningsfasen er afsluttet |
Ugentlig oversigt over dine forslag | Alle brugere, der har uploadet forslag | Ugentlig |
Statusændring af et forslag, som du følger | Brugere, der følger forslaget | Ændringer i forslagets status |
Opdatering på et forslag, som du følger | Brugere, der følger forslaget | Forslaget får officiel feedback |
Invitation til at være medsponsor for et forslag | Bruger, der er inviteret til at medsponsorere et forslag | Brugeren inviteres til at være medsponsor for et forslag |
Offentliggørelse af mit forslag | Bruger, der har offentliggjort forslaget | Forslaget er offentliggjort |
En bruger accepterer min invitation til at være medsponsor på mit forslag | Bruger, der har offentliggjort forslaget | Brugeren accepterer invitation til at være medsponsor for et forslag |
En kommentar til et forslag, som du følger | Brugere, der følger forslaget | Brugernes kommentarer til forslaget |
Ny projektfase med afstemning | Brugere, der engagerede sig i projektet | Ændringer i projektfasen |
Projekt offentliggjort | Brugere, der følger projektet | Projekt offentliggjort |
Ny projektfase | Brugere, der følger projektet | Ændringer i projektfasen |
E-mails sendt til administratorer & projektledere
Titel på e-mail | Hvem modtager den? | Hvornår er den modtaget? |
Ugentlig oversigt for projektledere | Ledere | Ugentligt, mandage kl. 10.00 |
Ugentlig oversigt for administratorer | Administratorer | Ugentligt, mandage kl. 10.00 |
Omtale i en intern kommentar | Bruger, der er nævnt | Brugeren er nævnt i en intern kommentar |
Intern kommentar til min interne kommentar | Administratorer & ledere | Bruger svarer på intern kommentar |
Intern kommentar til input Jeg kommenterede internt på | Admins & ledere, der styrer projektet | Intern kommentar sendes til input, som brugeren har kommenteret internt på |
Intern kommentar til input, der er tildelt mig | Administratorer & ledere | Intern kommentar sendes til input, der er tildelt brugeren |
Rettigheder til projektmoderation modtaget | Bruger, der får rettigheder som projektmoderator | Brugeren får rettigheder som projektmoderator |
Rettigheder til mappehåndtering modtaget | Bruger, der får rettigheder som mappemoderator | Brugeren får rettigheder som mappemoderator |
Modtaget administratorrettigheder | Bruger, der får administratorrettigheder | Brugeren får administratorrettigheder |
Tildeling af et input til mig | Admins & ledere, der er tildelt input | Input er tildelt |
Nyt input i et projekt, jeg modererer | Administratorer & ledere | Nyt input offentliggøres |
Indtast spam-rapport | Administratorer & ledere | Input er markeret som spam |
Ugentlig oversigt over tildelte input | Admins & ledere, der er tildelt input | Ugentligt, på tirsdage kl. 8.00 |
Ny kommentar i et projekt, jeg modererer | Administratorer & ledere | Brugernes kommentarer |
Rapport om kommentarspam | Administratorer & ledere | Kommentar er markeret som spam |
Forslagene nåede afstemningstærsklen | Administratorer | Forslaget er stemt op over tærsklen |
Nyt forslag | Administratorer | Nyt forslag er lagt ud |
Forslag indsendt igen til gennemgang | Administrator tildelt et forslag | Forslag indsendt igen til gennemgang |
Forslag til spam-rapport | Administratorer | Forslaget bliver rapporteret som spam |
Tildeling af et forslag til mig | Administrator tildelt et forslag | Forslaget er tildelt administrator |
Kommende ny projektfase | Admins & ledere, der styrer projektet | 7 dage før projektet skifter fase |
Upassende indhold markeret | Administratorer & ledere | Indhold bliver markeret som upassende |
Intern kommentar til ikke-tildelt input i ikke-administreret projekt | Administratorer | Intern kommentar sendes til ikke-tildelt input i ikke-administreret projekt |
Intern kommentar til ikke-tildelt forslag | Administratorer | Intern kommentar sendes til ikke-tildelt forslag |
Intern kommentar til forslag Jeg kommenterede internt på | Administratorer & ledere | Intern kommentar sendes til forslag, som brugeren har kommenteret internt på |
Intern kommentar til forslag, der er tildelt mig | Administratorer & ledere | Intern kommentar sendes til forslag, der er tildelt brugeren |
Definer, hvilke e-mail-meddelelser der skal (de)aktiveres på din platform
Du kan administrere din platforms meddelelser ved at gå til fanen "Automatiserede e-mails" i afsnittet "Meddelelser" i din platform. Her finder du en komplet oversigt over hver type meddelelse, som platformen sender ud. Titlen angiver både, hvornår den sendes ud, og hvem der modtager den.
Ved at slå skifte mellem tændt og slukket kan du deaktivere eller aktivere en bestemt meddelelse. Hvis du deaktiverer den, vil du sikre, at ingen længere vil modtage denne e-mailmeddelelse fra nu af. Aktivering betyder, at de vil modtage den, medmindre de individuelt har angivet, at de ikke ønsker at modtage den.
Nogle toggles kan ikke slås fra. Disse meddelelser er dem, der er afgørende for, at platformen fungerer korrekt, f.eks. officielle opdateringer om input:
E-mails kan forhåndsvises ved at klikke på knappen "Vis". Fordi disse forhåndsvisninger genereres ud fra rigtige e-mails, der er sendt på din platform, skal e-mails sendes mindst én gang, før du kan se en forhåndsvisning (det er grunden til, at forhåndsvisningsknappen ikke altid er aktiv):
Hver bruger kan også individuelt vælge, hvilke e-mails han/hun vil modtage og hvilke han/hun ikke vil modtage. Dette kan gøres på to måder:
Afmelding direkte fra hver enkelt e-mail
Deaktivering af hver notifikation på deres brugerprofilside på platformen:
Ændring af "svar til"-emailadressen for e-mail-meddelelser
Automatiserede e-mails indeholder altid et link til platformen, specifikt til det indhold, der er relevant for den pågældende e-mail.
F.eks. Når en bruger får en besked, fordi nogen har kommenteret et input, han har stemt på, indeholder e-mailen et link til det pågældende input eller den pågældende kommentar.
Det er ikke meningen, at brugerne skal svare på disse automatiserede e-mails. Det er dog umuligt at forhindre, at nogen svarer på en sådan automatisk e-mail. Go Vocal behandler normalt ikke disse svarmails. Hvis du vil være modtager af disse uventede svar, bedes du sende os din generelle svar-e-mailadresse (info@..., hello@...., communication@ ...) via supportchatboblen. Vi tilføjer det for dig i vores backend.
Ændring af indholdet af de automatiserede e-mails
I øjeblikket er det desværre ikke muligt at personliggøre indholdet af automatiske e-mails. Vi holder indholdet så neutralt som muligt, så det passer til alle Go Vocal-platforme.
Vi overvåger løbende vores eksisterende automatiserede e-mails. "Er e-mailene engagerende nok?" "Afmelder folk sig?Baseret på den information tager vi affære:
vi ændrer indholdet af e-mailen,
vi fletter lignende e-mails,
vi justerer betingelserne for at sende en e-mail ud
Hvis du finder fejl eller stavefejl i en af e-mailene, eller hvis du vil foreslå en forbedring, skal du ikke tøve med at kontakte vores supportteam med dine forslag ved at bruge chatboblen i dit administrationspanel.
Har du brug for mere hjælp eller støtte? Kontakt vores supportteam via chatboblen.