Denne artikel er maskinen oversat fra engelsk
Hvad er et projekt?
Et projekt på vores platform er et dedikeret rum, hvor engagement og deltagelse finder sted. Det er her, du strukturerer et initiativ, inviterer input, og vejleder deltagere gennem en proces.
Projekter er de centrale byggesten på din platform:
De kan bruges til at indsamle ideer, køre undersøgelser, stille spørgsmål, eller organisere fælleskabsdiskussioner.
Hvert projekt indeholder faser (trin på en tidslinje), der definerer, hvordan og hvornår brugere kan bidrage.
Projekter har deres eget indhold, indstillinger, adgangsregler og branding. At gøre dem adskilte fra hinanden.
Centrale ting at vide om projekter på vores platform:
Standalone rum: Hvert projekt kan skræddersys til et mål (f.eks. medskabelse af en politik, afvikling af en høring)
faser og tidslinjer: Projekter bruger faser til at strukturere deltagelse over tid.
Adgangskontrol: Du beslutter, hvem der ser og deltager i et projekt (administratorer kun, udvalgte grupper eller åbne for alle)
Valgfrie mapper: Projekter kan grupperes i mapper eller områder for at skabe bedre overblik, men fungerer stadig uafhængigt af hinanden
Kort sagt: Et projekt er “containeren” for dit initiativ: Alt fra design, faser og input formularer til events og deltagelse metoder lever inde i det.
Med hensyn til hierarki på platformen adskiller vi et projekt fra en mappe og en fase:
En mappe bruges til at gruppere flere projekter, der har en vis lighed (f.eks. infrastruktur arbejde, et område/distriktet, …). Vi går mere i dybden med mapper i denne artikel: Oprettelse og administration af mapper
En fase bruges til at beskrive, hvad der foregår i et projekt (f. eks. kan et projekt starte med en undersøgelsesfase, hvorefter der følger en informationsfase for at informere brugerne om resultaterne af undersøgelsen) Vi går mere i dybden med faser i denne artikel: Oprettelse og styring af faser
Hvorfor er projektopsætning vigtig?
Opsætning af et projekt korrekt på vores platform er mere end blot at udfylde et par felter det lægger grunden til, hvordan dit engagement vil køre.
Et veltilrettelagt projekt sikrer, at:
Klarhed for deltagere: -brugere forstår med det samme, hvad projektet handler om, hvordan man bidrager til, og hvornår
Glat deltagelse flow: velstrukturerede faser og input former forhindre forvirring eller flaskehalse
Konsekvent branding og messaging: grafik, beskrivelser og tags hjælper projektet med at føle sig sammenhængende og professionel
Korrekt adgangskontrol: kun det rigtige publikum ser og interagerer med dit projekt
Nemmere håndtering senere: god opsætning betyder mindre fejlfinding, færre redigeringer og glattere arkivering eller duplikering
En forhastet eller ufuldstændig opsætning fører ofte til:
Manglende kontekst for brugere (de ved ikke, hvorfor eller hvordan man griber)
Brudte tidslinjer eller inaktive faser
Manuel omarbejde senere (redigering tags, fastsættelse af webadresser, lappe adgangsrettigheder)
Kort sagt: God opsætning på fronten sparer tid, undgår forvirring og gør dit projekt mere effektivt.
Hvad er et projekt livscyklus?
Et projekt livscyklus beskriver de faser, et projekt går igennem fra skabelse til lukning. Forståelse af disse faser hjælper dig med at planlægge, administrere og kommunikere dit projekt effektivt.
De fire hovedfaser er:
Kladde: Projektet er ved at blive bygget og er ikke synligt for deltagerne. Kun administratorer, projektadministratorer eller anmeldere (via preview links) kan se det
Publiceret: Projektet er levende og synligt for brugerne. Deltagelse er mulig, når der er aktive faser
Arkiveret: Projektet er ikke længere åbent for deltagelse, men kan stadig ses i platformens arkivsektion. Arkivering kan fortrydes: Du kan til enhver tid genudgive et arkiveret projekt. At slette et projekt er derimod en permanent handling, der ikke kan fortrydes. Hvis du derfor ikke kan finde et projekt, som du tror, du har slettet, bør du først tjekke dine arkiverede projekter, da det muligvis er blevet arkiveret i stedet for slettet.
Publiceret – Færdig: En status anvendes automatisk, når sidste fase er afsluttet. Projektet er synligt, men ikke længere aktivt
Hvorfor det er vigtigt:
Hjælper dig med at vide, hvornår du skal foretage ændringer (nogle redigeringer er ikke muligt efter visse statusser).
Sikrer deltagerne se den rigtige version af projektet på det rigtige tidspunkt.
Holder din platform organiseret: projekter roder ikke startsiden, når de er arkiveret.
Sådan tester du dit projekt, før du offentliggør det:
Vi har en funktion kaldet »forhåndsvisningslink«, som giver dig mulighed for at dele et projekt med de vigtigste interessenter, inden du offentliggør det. På den måde kan du teste og få et indblik i projektet, mens det stadig befinder sig i udkastfasen.
Du kan læse mere om forhåndsvisningslinks i supportartiklen: her.
Status For Projektets Publikation
Denne status kan som standard kun administreres af platformadministratorer, og derfor skal projektledere kontakte deres administratorer (eller mappeadministrator) for at få deres projekt offentliggjort eller arkiveret.
ℹ️ Projektledere kan offentliggøre projekter ved hjælp af godkendelsesprocessen. For yderligere oplysninger henvises til afsnittet om godkendelsesforløbsfunktionen nedenfor.
Bemærkning om arkiverede projekter:
Arkiverede projekter forbliver synlige på hovedprojektlisten. Hvis du derimod ønsker at skjule dem i rullemenuen i navigationsbjælken, har du to muligheder:
Genopret projektlisten: Gå til fanen “bestilling” i øverste venstre hjørne af “Projekter” listen. Træk de arkiverede projekter til bunden af listen.
Organiser dem i en mappe: Flyt dem til en “Færdige projekter” mappe for at holde din aktive liste ren og fokuseret.
Forskellige visninger til projektledelse
Projektstyringsvisningen hjælper dig med at styre deltagelsesprojekter effektivt og på en overskuelig måde. Den tilbyder flere visninger med muligheder for filtrering, redigering og organisering.
Fanebladet Projektliste
Du kan bruge de mange filtre til at finde projekter nemmere.
Du kan også udføre følgende handlinger på denne fane:
Kopier eller slet et projekt: Klik på de tre prikker ved siden af kolonnen "Slut dato"
Rediger et projekt: Klik på projektets titel
Faneblad Mappeliste
Du kan bruge de mange filtre til at finde mapperne lettere.
Du kan også udføre følgende handlinger på denne fane:
Slet en mappe: Klik på de tre prikker ved siden af kolonnen "Status".
Tidslinjevisning (tilgængelig på højere niveau-planer)
Tidslinjevisningen viser projekter i en visuel tidslinje, hvilket gør det lettere at udarbejde tidsplaner og planlægge. Du kan få adgang til den via fanen »Tidslinje« i øverste venstre hjørne.
Du kan bruge de mange filtre til at vise tidslinjen for de filtrerede projekter.
Du kan også udføre følgende handlinger på denne fane:
Skift tidslinjevisning til: Månedlig, kvartalsvis, år eller multi-år
Spot huller til at anvende engagement strategier
Sorteringsvisning (tilgængelig for administratorer)
I visningen »Rækkefølge« kan administratorer ændre rækkefølgen på projekter og mapper.
Du kan:
Se alle projekter
Genbestil projekt ved at trække og slippe
Tilpas rækkefølgen for projektet og mappen arv widget på hjemmesiden.
Tilpas oder "alle projekter" dropdown i din navigationslinje
Hvad er de forskellige projektindstillinger?
Når du opretter og redigerer et projekt, findes der en række indstillinger, der hjælper dig med at tilpasse projektet til dine behov. Nedenfor finder du en oversigt over disse indstillinger samt en kort forklaring på, hvad de betyder, og hvad formålet med dem er.
Indstillinger
Du kan finde projektindstillingerne, når du er i projektets backoffice under fanen »Indstillinger«
Sæt op
Beskrivelse på forsiden: Denne korte beskrivelse vises på projektkortet på forsiden. Sørg for, at teksten er kortfattet og fængende.
Projektets URL (slug):
URL'en til dit projekt: Som standard er sluggen (delen efter '/projects/') projektets titel. Dette kan ændres i projektindstillinger. Du kan også ændre dette for mapper. Gå til Rediger mappe og gå til "Indstillinger" og udfyld du ønskede slug under "URL". Dette er ikke muligt for input eller idéer.
Desuden er den sproglige del af webadressen (fx: /en-CA/) ikke vigtig for funktionaliteten af webadressen - den giver kun information. Derfor kan du dele din projektets URL uden sprogdelen, og det vil stadig fungere.
Omdirigeringer og forkortede URL'er: Du kan ikke slette afsnittet "/project/" eller "/folder/" i url'en, når du selv redigerer sluggen. Hvis du ønsker, at denne del af URL'en skal fjernes, skal du bede supportteamet om at oprette en omdirigering til dig.
Supportteamet kan oprette omdirigeringer for dig, så længe domænet forbliver det samme. Dette er mest nyttigt til at kunne dele forkortede URL'er til dit projekt.
Projektmærker og områder
Bruges på vores platform på 2 måder:
Notifikationer til brugere: Når en bruger registrerer sig, kan vedkommende vælge bestemte tags og/eller områder at følge. Når du tildeler et projekt med disse tags, vil brugere få (hvis aktiveret, se artiklen 'E-mails på platformen') en e-mail meddelelse om, at et projekt, de kunne være interesseret i, er offentliggjort. Vi har også en ‘for dig’ widget på hjemmesiden builder (se artiklen 'Hjemmeside Builder') hvor projekter, der passer til brugerens præferencer, hvor projekterne vises, der har overlappende tags og/eller områder med dem, som brugeren følger.
Brug på brugerdefinerede sider: Ved at give et projekt et projekttag eller områder kan du oprette en brugerdefineret side, hvor alle projekter med det pågældende tag eller område er samlet på ét sted, hvilket gør det lettere for brugerne at finde.
Opsætning af listen over projekttags at vælge imellem - Kun administratorer kan gøre dette!
Gå til fanen Indstillinger for din overordnede platform
Gå til fanen Tags
Gå til fanen Platform tags .
tilføj de Platform-tags, som du ønsker, at alle projekter skal kunne vælge imellem
Input Tags
I dette afsnit finder du en liste over standardtags. Du kan tilføje, oprette og redigere tags og undertags for at oprette de temaer og undertemaer, som brugerne kan vælge for at kategorisere deres indlæg i forbindelse med en forslags- eller idéfase. Kun de tags, der er oprettet her, kan brugerne vælge at tilføje til deres idé. Det er afgørende, at brugerne kan kategorisere deres indlæg ved at vælge et tag, når de indsender en idé, da det hjælper både dig og brugerne med at filtrere og finde idéer, der er knyttet til bestemte tags.
Læs mere om, hvordan man bruger tags til at kategorisere input i idéudviklings- og forslagsfasen her
Mens projektledere og mappeadministratorer kan tilføje, oprette og redigere tags og undertags til deres projekter på denne fane, er det kun administratorer, der kan fastlægge, hvilken standardliste over tags der skal vises her. Administratorer kan indstille dette standardtag under fanen »Indstillinger« på platformen som helhed > fanen »Tags« > fanen »Indtastningstag (standard) «. Dette sikrer, at alle nyoprettede projekter har et grundlag af standardtags, de kan bruge.
Adgangsrettigheder (projektniveau)
Adgangsrettighederne på projektniveau (som adskiller sig fra adgangsrettighederne på faseniveau – se afsnittet om faseindstillinger nedenfor) giver dig mulighed for at konfigurere tre ting: synlighed, tilgængelighed og udpegning af projektledere, der fungerer som administratorer inden for projektet.
Hvis du vil vide mere om vores adgangsrettigheder på projektniveau, kan du læse vores artikel »Sådan forstår du adgangsrettigheder«
Data
Hvis du allerede har oprettet dit projekt og gennemført nogle tests (for eksempel ved at udfylde en spørgeskemaundersøgelse), kan du vælge at nulstille alle deltagelsesdata. Denne handling bevarer din projektopsætning, men sletter permanent alle de data, der er indsamlet indtil nu, hvilket i praksis giver dig en frisk start, så du kan deltage på ægte vis.
Fanen Tidslinje
»Tidslinjen« er den fane, der vises som standard, når du åbner dit projekts administrationspanel. Det giver dig mulighed for at styre projektets faser i en overskuelig, kronologisk rækkefølge. Faserne skal indstilles i rækkefølge, og der kan kun være én fase aktiv ad gangen.
Brug tidslinjen til at strukturere dit projekt og tydeligt formidle tidsplanen og fremgangsmåden til slutbrugerne.
I hvert afsnit af tidslinjen kan du angive de specifikke faser, du ønsker at medtage. For yderligere oplysninger om konfiguration af faseindstillingerne, se artiklen: Oprettelse og administration af faser
Fanen Publikum
I denne fane i projektindstillingerne kan du se:
listen over alle deltagere i projektet som helhed (omfatter alle faser)
Spor demografiske oplysninger om dine deltagere i projektet som helhed (omfatter alle faser). Du kan se, hvornår brugerne har deltaget, hvor mange der har deltaget, og se tilgængelige demografiske indsigt. Hvis du vil se demografiske oplysninger på faseniveau, skal du gå til fanen Indsigt for den pågældende fase.
Bemærk: Hvis dit projekt tillader deltagelse uden en konto, eller hvis anonym deltagelse er aktiveret, vil demografiske oplysninger ikke blive vist.
Trafik: På denne fane i projektindstillingerne kan du spore besøgene på din projektside samt deres sprog, enhedstype og kilde, hvorfra de kom, før de landede på projektsiden.
Fanen Beskeder
Du kan bruge appen »Messaging« til at sende e-mails til brugere, der har deltaget i eller følger projektet.
ℹ️ Hvis dit projekt tillader deltagelse uden konto eller anonym deltagelse, kan disse brugere ikke kontaktes via fanen »Beskeder«.
Fanen Begivenheder
Du kan finde begivenhederne i projektindstillingerne, da begivenhederne ikke er direkte knyttet til en fase, men altid til hovedprojektet. Begivenheder giver dig mulighed for at skabe en forbindelse mellem din proces og begivenheder, der finder sted uden for platformen, f.eks. en lanceringsbegivenhed, offline-deltagelsessessioner, temarelaterede begivenheder eller offentliggørelsen af de endelige konklusioner.
Begivenheder vises i en kortvisning under tidslinjen og separat i en fane på projektsiden. Vi viser stadig de relevante begivenheder for hver fase (som finder sted, når fasen er aktiv) i den pågældende fase.
360 input-fanen
360 Input er GoVocals centrale platform for alle dine projektfiler. Det giver dig mulighed for at indsamle, organisere og administrere alle typer filer direkte i dit projekt, så alt samles ét sted, efterhånden som dit arbejde skrider frem gennem de forskellige faser.
Hvordan oprettes et projekt?
Klik på fanen Projekter i back office på din platform
Klik på Nyt projekt øverst til højre
Udfyld en titel til dit projekt på alle tilgængelige sprog til din platform
Opret en tidslinje for forskellige faser, der skitserer dit projekt
Konfigurer projektindstillingerne som pr dine præferencer
Sådan kopierer du et projekt?
For at kopiere et projekt skal du gå til projektstyringsvisningen, klikke på de tre prikker helt til højre i bjælken ved det projekt, du vil kopiere, og vælge »Kopier projekt«. Du kan derefter omdøbe den og opdatere oplysningerne efter behov.
Du kan også bruge dette som en hurtig måde at oprette flere lignende projekter på, der kun kræver mindre justeringer.
Hvordan slettes et projekt?
Naviger til fanen Projects i din back office
Find det projekt, du vil slette på listen
Klik på de 3 prikker til højre og klik på Slet projekt
Bekræft
Hvordan udgiver man et projekt?
Et projekts status kan som standard kun administreres af platformadministratorer (eller mappeadministratorer inden for deres egen mappe), og derfor skal projektledere kontakte deres administratorer (eller mappeadministrator) for at få deres projekt offentliggjort eller arkiveret.
Godkendelse Flow Feature
Vi har en funktion kaldet »godkendelsesforløb«, og hvis denne er aktiveret på din platform, kan du anmode din administrator eller mappeansvarlig om godkendelse af projektets offentliggørelse. Denne anmodning vil udløse en meddelelse til administratoren eller mappeansvarlige, hvor de bliver bedt om at gennemgå og godkende projektet. Når projektet er godkendt, kan projektlederen offentliggøre det, når det passer ham eller hende.
Godkendelsesforløbet er et engangsforløb – hvis projektet altså er blevet godkendt én gang, vises knappen til at anmode om gennemgang/godkendelse ikke igen, selvom der er foretaget ændringer.
ℹ️ Godkendelsesfunktionen er tilgængelig for Premium- og Enterprise-abonnementsplanerne. Hvis du ønsker at deaktivere denne funktion, kan du kontakte vores supportteam via chatboblen.
Arkiverede Projekter:
Arkiverede projekter forbliver synlige på hovedprojektlisten. Hvis du derimod ønsker at skjule dem i rullemenuen i navigationslinjen, har du to muligheder:
Genbestil projektlisten: Træk de arkiverede projekter til bunden af listen i Alle projekter fanen i back office.
Organiser dem i en mappe: Flyt dem til en "Afsluttede projekter" mappe for at holde din aktive liste ren og fokuseret.
Sådan planlægger du udgivelsen af et projekt:
Når dit projekt er klar, kan du vælge enten at offentliggøre det med det samme eller planlægge, hvornår det skal offentliggøres. Når projektet er offentliggjort, vil det være tilgængeligt for offentligheden.
Når du er klar, skal du trykke på knappen Publish i øverste højre hjørne af dit projekt.
Så kommer der en pop op og beder dig om at planlægge den på en bestemt dato eller publicere den nu. I denne popup kan du redigere dato og klokkeslæt, du kan også redigere synlighed og se, hvor mange brugere der vil modtage e-mailmeddelelsen "nyt offentliggjort projekt", som du kan slå fra, hvis du ikke ønsker at sende denne meddelelse for dette projekt.
Du kan til enhver tid redigere den planlagte tid eller annullere planlægningen ved at trykke på knappen Planlagt øverst til højre.
du kan fortsætte med at redigere projektet, mens det er planlagt
På det fastsatte tidspunkt og den fastsatte dato offentliggør platformen projektet automatisk, uden at der kræves manuel indgriben