Hvad er mapper og områder?
Mapper og områder er to måder at gruppere projekter på, og de kan indlejres i hinanden.
En mappe samler projekter, der har et fælles tema eller en fælles egenskab, f.eks. infrastrukturarbejde eller et bestemt område. Dens vigtigste opgave er at organisere: Den samler relaterede projekter ét sted, så man kan finde dem alle sammen. Det giver dig også mulighed for at delegere ved at tildele en anden person administrationsrettigheder til mappen og alt, hvad den indeholder.
Et område ligger et niveau højere og kan rumme både projekter og mapper. Hvor kan man finde en mappe, der besvarer spørgsmålet: »Hvad handler denne samling af projekter om?«, hvem ejer et rum ?
Begge dele er valgfrie. Et projekt kan ligge i et område, i en mappe, i en mappe inden for et område eller stå alene.
Hvordan adskiller et område sig fra en mappe?
Et niveau op. Et område kan indeholde både mapper og projekter. Mapper kan kun indeholde projekter og må ikke indeholde andre mapper.
Delegering på et højere niveau. Både mapper og områder kan have administratorer. En mappeadministrator dækker projekterne i den pågældende mappe; en områdeadministrator dækker alt i området, herunder hele mapper og de projekter, der findes i dem.
Kun til brug i backoffice. Hver afdeling har sin egen side, som beboerne kan besøge. Et mellemrum gør ikke det.
ℹ️ Spaces er et tillægsprogram og skal aktiveres på din platform. Hvis du ikke kan se fanen »Spaces«, skal du kontakte din Government Success Manager.
Oversigterne over områder, mapper og projekter findes i samme afsnit af platformen. Dette forklares mere indgående i den følgende artikel: Forskellige syn på projektledelse
Hvad beboerne ser
Mapperne er synlige for beboerne. En mappe har sin egen side, og mappekort vises på startsiden.
Rum er forskellige. Et »space« er en struktur i backoffice-systemet: beboerne navigerer aldrig hen til et »space«, og de vil ikke støde på ordet, medmindre du selv bruger det. Det, der ændrer sig i et miljø, er, hvem der styrer hvad, ikke hvordan platformen ser ud udefra.
Du kan stadig bruge din rumstruktur til at strukturere navigationen på samme måde som enhver anden gruppering. En brugerdefineret side kan vise en liste over projekter, der er filtreret efter rum, på nøjagtig samme måde som den kan filtrere efter område eller emne, og en rullemenu i navigationsbjælken kan henvise til de brugerdefinerede sider, mapper eller projekter, du ønsker at fremhæve.
Hvornår bør man bruge en mappe?
Mapper er fleksible beholdere til at organisere projekter på måder, der passer bedst til din platform. Nedenfor er almindelige brugstilfælde:
1. Parallelt med flere deltagelsesmetoder
Faserne i et projekt afvikles efter hinanden: hver fase følger efter den foregående. Der er to måder, hvorpå man kan køre mere end én ting på samme tid.
En parallel undersøgelse inden for et projekt. En undersøgelse i platformen kan indstilles til at køre sideløbende med tidslinjen i stedet for at optage en plads i den, så beboerne kan besvare den, mens en anden fase er aktiv. Se Oprettelse af en undersøgelse i platformen.
To projekter i en mappe. Ved alle andre kombinationer – f.eks. idéudvikling sideløbende med afstemningen, to idéudviklingsfaser, der foregår sideløbende, eller en undersøgelse oprettet i et eksternt værktøj – skal du stadig oprette separate projekter. En mappe samler dem, så beboere og administratorer ser dem som en del af det samme initiativ.
2. Organisering af projekter efter politik, område, tema eller distrikt
Brug mapper til at gruppere projekter under bredere paraplyer som Health & Sikkerhed, Uddannelse, Miljø & Bæredygtighed eller Transport.
Alternativt kan du oprette mapper efter distrikter eller kvarterer.
Denne struktur gør det lettere for administratorer og brugere at navigere, forstå, hvad der sker, og lære mere om relaterede initiativer.
3. Alternative kreative anvendelser
Projekter handler ikke kun om at samle ideer, men kan også bruges til:
Tilbagemeldinger om offentlige tjenester
Samfundsorienteret forskning
Skabeloner til at udforske lokale problemer
Tænk på mapper og projekter som blanke lærreder til eksperimenter og brugerdefinerede opsætninger.
Hvornår skal man bruge et mellemrum?
Mapperne er inddelt efter fag. Spaces grupperer dem efter ejer. Vælg denne løsning, når forskellige afdelinger i din organisation står for deres egne deltagelsesaktiviteter, og du ønsker, at hver afdeling skal kunne administrere sin egen del af platformen uden at kunne se eller ændre de andres.
1. Afdelinger, der selv står for deres egen indsats
Afdelingerne for Mobilitet, Boliger og Miljø har hver deres egne projekter og deres eget personale, og der er ingen grund til, at de skal redigere hinandens arbejde. Giv hver enkelt et område og en områdeleder. De kan oprette og administrere alt, hvad der findes indeni, men intet udenfor.
2. Distrikter eller underkommuner med egne hold
Hvis et distrikt har sin egen kommunikationsansvarlig, giver et særskilt område denne mulighed for at gennemføre lokale høringer på egen hånd, samtidig med at alt fortsat samles på én platform.
3. Organisationer, der er for store til en overskuelig projektliste
Når man har nået omkring tredive eller fyrre projekter, er mapperne alene ikke længere nok, og man ender i stedet med en lang liste af mapper. Et mellemrum grupperer selve mapperne.
💡 Hvis alle i dit team allerede har redigeringsrettigheder til alt, og din projektliste stadig kan vises på én skærm, vil du sandsynligvis foretrække mapper frem for spaces. Rummet viser sin værdi, når det gælder om at delegere.
Hvordan oprettes en mappe?
Klik på fanen Projekter i back office på din platform
Klik på fanen »Mapper«
Klik på Ny Mappe øverst til højre
Udfyld en titel, kort og lang beskrivelse af dit projekt på alle tilgængelige sprog til din platform
Tildel ønskede projekter til mappen
Valgfri: Tildel en mappehåndtering til mappen (via tilladelsesfanen i mappeindstillingerne)
Sådan redigeres en mappe?
Hvis du vil redigere en mappe, så gå til fanen mapper i øverste venstre hjørne af projektlisten. Tryk på mappens titel. Dette vil bringe dig til fanen Mappeprojekter og derefter navigere til fanen ved siden af det kaldet Settings.
Under »Mappebeskrivelse« skal du finde »Rediger beskrivelse« i Content Builder. For en grundig gennemgang af brugen af Content Builder, se: Tilpasning af projektbeskrivelser med Content Builder
Sådan omarrangerer du projekter i en mappe?
Du kan arrangere rækkefølgen af projekterne i mapper. Gå til fanen mapper i øverste venstre hjørne af projektlisten og tryk på mappens titel - dette vil bringe dig ind i mappens indstillinger. Klik på dobbelt-pilene længst til venstre for projekterne. Når du klikker og holder disse pile kan du trække dem til det ønskede sted. De vil så blive vist i mappen i den rækkefølge.
Hvordan flyttes et projekt fra en mappe til en anden?
Sørg altid for, at det projekt, du ønsker at flytte, ikke er i en eksisterende mappe.
For at fjerne et projekt fra en mappe:
Klik ind i mappen
Under Projekter tilføjet til denne mappe vælg Fjern fra mappe
Dette projekt kan nu tilføjes til enhver mappe.
Hvordan skaber man et rum?
Klik på fanen »Projekter« i backoffice-systemet.
Klik på fanen »Spaces «.
Klik på »Nyt rum « øverst til højre.
Udfyld en titel og en beskrivelse på alle tilgængelige sprog på platformen.
Føj eksisterende projekter og mapper til området, eller opret nye direkte herfra.
Valgfrit: Udpeg en eller flere pladsansvarlige.
Hvordan redigerer man et rum?
Klik på fanen »Projekter« i backoffice-systemet.
Klik på fanen »Spaces«, og vælg det rum, du vil redigere.
Åbn fanen »Indstillinger« for at ændre titlen eller beskrivelsen. Udfyld disse felter for hvert platformssprog.
ℹ️ Et område har hverken et bannerbillede eller en egen side, så der er ikke noget layout, der skal designes. Titlen og beskrivelsen bruges i backoffice og – hvor du vælger at vise dem – på brugerdefinerede sider.
Hvordan tilføjer eller fjerner man projekter og mapper i et område?
Du kan gøre dette fra begge sider: fra området eller fra selve projektet eller mappen.
Fra rummet
Åbn rummet fra fanen »Rum «.
Føj et eksisterende projekt eller en eksisterende mappe til området, eller opret et nyt direkte heri.
For at fjerne noget skal man tage det ud af rummet. Projektet eller mappen slettes ikke, men flyttes blot tilbage til det øverste niveau.
Fra projektet eller mappen
Åbn de generelle indstillinger, og vælg et område fra rullemenuen.
ℹ️ Et projekt eller en mappe kan højst tilhøre ét område. Hvis man føjer det til et andet område, fjernes det fra det forrige.
Tilladelser til mapper og lagerplads
Du kan invitere andre til at hjælpe med at administrere dine mapper og områder samt de projekter, der findes i dem. En administrator har kun administratorrettigheder inden for sin egen mappe eller sit eget område og har ingen udvidede rettigheder andre steder på platformen.
Hvilke mappeadministratorer kan gøre:
Rediger mappebeskrivelsen og bannerbilledet
Opret nye projekter i mappen
Godkend projekter, der er oprettet af projektledere i mappen
Administrer alle projekter i mappen
Hvad pladsansvarlige kan gøre:
Rediger titlen og beskrivelsen af rummet
Opret projekter og mapper i området
Godkend projekter, der er oprettet af projektledere inden for området
Administrer alt i området, herunder hele mapper og de projekter, der findes i dem
Sletning af projekter
Administratorer kan slette ethvert projekt.
En rumadministrator kan slette ethvert projekt i sit rum.
En mappeadministrator eller projektleder kan kun slette et projekt, der aldrig er blevet offentliggjort. Når et projekt er blevet offentliggjort, er det kun en administrator eller en rumansvarlig, der kan slette det.
Hvad ingen af dem kan:
Få adgang til projekter eller mapper uden for deres egen mappe eller deres eget område
Rediger indstillinger på platformsniveau
For at tildele en administrator skal du åbne mappen eller området og gå til indstillingerne for adgangsrettigheder. Personen modtager en e-mail, hvor vedkommende bliver informeret herom.
Synlighed og begrænsninger
Mapper
Synlighed opførsel:
En publiceret mappe er synlig for alle.
Hvis alle projekter i en mappe er i kladde, forbliver mappen skjult indtil mindst et projekt er publiceret.
Hvis offentliggjorte projekter føjes til et udkast mappe, vil mappen ikke vises på hjemmesiden, men projekterne forbliver tilgængelige via direkte links eller søgning.
Hvis et projekt er sat til unlisted, vises det ikke i mappen, heller ikke som projektkort i mappen.
Et kladdeprojekt vises ikke i mappen - det vises først, når det er publiceret og listet
Nuværende begrænsninger:
Du kan ikke have mapper i mapper. En mappe kan ligge i et område, men den kan stadig ikke indeholde en anden mappe.
Mapper har ikke tidslinjer.
Mappekort vises ikke på samme måde som andre projektkort på hjemmesiden (ingen tidsangivelse eller antal kommentarer/deltagere).
Mapper kan ikke tilpasses til en afdeling eller et projekt.
Du kan ikke oprette smarte grupper af personer, der deltog i en mappe, du skal vælge alle projekter i mappen manuelt.
Som standard vises projektkort på højre side af en mappeside. Denne position kan redigeres ved at bruge indholdsgeneratoren.
Rum
Her fungerer mellemrum anderledes end mapper, så gå ikke ud fra, at ovenstående regler for mapper også gælder her.
Et område har hverken sin egen synlighedsindstilling eller sin egen side. Det er et backoffice-grupperings- og tilladelsesniveau, så der er ikke noget, der skal offentliggøres eller fjernes fra offentliggørelse. Beboerne går aldrig direkte hen til en plads.
Da et område ikke har nogen side, har det hverken et bannerbillede, et layout fra Content Builder eller en URL. Det, beboerne ser, er stadig selve projekterne og mapperne.
Et rum har ingen tidslinje og ingen egen deltagelse.
Et projekt eller en mappe kan højst tilhøre ét område.
Når man sletter et område, slettes intet af det, der befinder sig indeni det. Dets projekter og mapper vender tilbage til det øverste niveau.