Hvad er brugerinvitationer?

Invitationer giver dig mulighed for sikker onboarding af brugere ved at give dem en personlig måde at registrere sig på, samtidig med at du automatisk tildeler roller og adgang.

Invitationer er knyttet til et unikt registreringstoken og kan:

Sendes via e-mail (manuelt eller i bulk)
Distribueres fysisk ved hjælp af registreringskoder
Tildel automatisk roller (administrator, projektleder) eller gruppemedlemskab
Forhindre efterligning eller uautoriserede registreringer

Invitationer udløber efter 30 dage og går uden om e-mailbekræftelse, da e-mailen allerede er kendt.

Hvordan inviterer jeg brugere via mail?

Gå til Brugere > Inviter brugere i administratorpanelet.
Vælg en af nedenstående metoder:

Mulighed 1: Indtast e-mailadresser manuelt

Adskil flere e-mails med komma.
Indstil muligheder: Tildel administrator- eller projektlederroller, tilføj til manuelle grupper, indstil foretrukket sprog.
Tilføj en personlig besked (valgfrit).

Mulighed 2: Importer en Excel-fil

Brug den medfølgende skabelon med følgende kolonner:
- e-mail (påkrævet)
- fornavn
- efternavn
- sprog (f.eks. "en", "nl-BE")
- grupper (navn på de manuelle eller smarte grupper)
- admin (SAND/FALSK)
Excel-filen tilsidesætter alle indstillinger, der er valgt i admin-grænsefladen.

Efter afsendelse:

Brugerne modtager en e-mail med et link til at registrere sig og udfylde deres profil.
Der sendes automatisk en påmindelse efter 3 dage.
Invitationer udløber efter 30 dage, men du kan sende dem igen eller slette dem manuelt.
Brugere springer e-mailbekræftelse over ved tilmelding.

ℹ️ Hvis nogen allerede er registreret med den inviterede e-mail, får de ikke en ny e-mail, men kan stadig tilføjes til grupper automatisk. Hvis en bruger har en afventende invitation og forsøger at registrere sig via den normale registreringsknap på hjemmesiden i stedet for at gå via invitationslinket, vil de ikke kunne registrere sig på normal vis og vil blive bedt om at bruge den afventende invitation.

Hvordan inviterer man brugere personligt ved hjælp af en kode?

Opret unikke invitationskoder til offline-kampagner eller beboere uden e-mailadresser.

Hvornår skal man bruge den?

Målret mod specifikke kvarterer eller gader.
Registrer deltagere ved personlige arrangementer.
Nå ud til målgrupper uden digital adgang.

Hvordan man opretter og distribuerer koder:

Opret en manuel gruppe (f.eks. "North Avenue Residents") i Users > Groups.
Gå til fanen Generelle brugere, klik på Inviter brugere > Download skabelon
Udfyld Excel-skabelonen:
- En række pr. kode
- Lad e-mail være tom, hvis den er ukendt
- Angiv navnet på den manuelle gruppe i kolonnen Grupper
Upload filen, og send invitationerne
Gå til fanen Alle invitationer, og eksporter listen over de invitationer, du lige har sendt.
Fra den eksporterede excel-fil skal du hente hver token-kode (under token-kolonnen ).
Indsæt hver token i dine breve/postkort ved hjælp af mail merge eller manuel indtastning.

Det er vigtigt:

Bed brugerne om at gå til yourplatform.com/invite, hvor de vil blive bedt om at indtaste deres token.
Hvis de registrerer sig via den almindelige hjemmeside, vil tokenet ikke blive anvendt.
Brugere, der allerede er registreret, skal logge ind uden at bruge koden og opdatere deres oplysninger manuelt for at opfylde projektets adgangsbetingelser.

Hvordan accepterer jeg en invitation uden invitationsmailen?

Mulighed 1: Send deres unikke token

Gå til Invitationer > Alle invitationer > Eksporter.
Find brugeren, og kopier værdien i token-kolonnen.
Send dem denne URL: yourplatform.com/invite.
De bliver bedt om at indtaste tokenet og fuldføre deres registrering.

Mulighed 2: Slet invitationen

I Alle invitationer skal du klikke på skraldespandsikonet ved siden af personens invitation.
Invitér dem igen med den rigtige e-mail, eller send en ny kode.

ℹ️ Når man sletter en invitation, fjerner man også de roller eller gruppetildelinger, den indeholdt.