Voor elk(e) project(fase) op je platform kun je toegangsrechten (kijkrechten en deelnamerechten) definiëren voor verschillende soorten gebruikers of gebruikersgroepen. Leer hoe je eenvoudig slimme en handmatige gebruikersgroepen kunt maken en toegangsrechten kunt definiëren in je projecten.
Toegang tot slimme groepen is afhankelijk van je plan
Handmatige of slimme gebruikersgroepen maken + 🎥
Het is eenvoudig om geregistreerde gebruikers te organiseren in handmatige en slimme groepen. Je kunt deze groepen gebruiken om gericht te communiceren en projecten te maken met groepsspecifieke toegang. Klik op het + teken boven 'Gebruikers' in het tabblad Gebruikers en maak je groepen aan.
Opmerking:
Het kan nuttig zijn om groepen te maken voor gerichte communicatie (bijv. specifieke e-mailcampagnes voor studenten)
Je kunt "besloten" werkruimte creëren voor commissies, comités en werkgroepen
Met handmatige groepen kun je eenvoudig je geselecteerde gebruikers toevoegen aan een handmatige gebruikersgroep die je hebt gemaakt. Ga gewoon naar 'Gebruikers', maak een handmatige groep aan en voeg de gebruiker dan handmatig aan die groep toe.
Met slimme groepen kun je je gebruikers onderverdelen in groepen op basis van hun profielinstellingen. Deze groepen kunnen dan toegangsrechten krijgen voor bepaalde projecten.
STAP 1: Bepaal op basis van welke informatie je je gebruikers wilt onderverdelen
De woonplaats kan een belangrijk criterium zijn. Denk aan projecten die op buurtniveau plaatsvinden. En voor andere projecten wil je misschien alleen mensen uit bepaalde beroepsgroepen of leeftijdsgroepen vragen.
Het tabblad 'Registratiegegevens' in 'Instellingen' toont alle huidige registratievelden.
STAP 2: Maak een Slimme Groep aan 👩🔧
Vervolgens kan elk registratieveld gebruikt worden als voorwaarde bij het maken van een Slimme Groep. 'Gebruikers' toont rechts een overzicht van alle gebruikers en links van alle bestaande groepen. Slimme groepen worden aangegeven met een ⚡️.
Je kunt dan een of meer voorwaarden bepalen waaraan gebruikers moeten voldoen om deel uit te maken van deze groep.
Je kunt bijvoorbeeld bepalen dat 'Woont in' 'heeft als waarde' een bepaalde buurt, als je alleen bewoners van die buurt aan de groep wilt toevoegen.
Het is belangrijk om te weten dat bij het gebruik van meerdere voorwaarden een gebruiker altijd aan elk van deze voorwaarden moet voldoen.
Je kunt nu meerdere opties tegelijk selecteren om een slimme groepsregel te definiëren. Je kunt hier alleen de AND logica gebruiken, maar voeg meerdere waarden en voorwaarden toe.
STAP 3: Slimme groepen gebruiken voor een e-mailcampagne
Hier zijn veelvoorkomende scenario's en de voorwaarden die je gebruikt om de juiste gebruikersgroepen te krijgen
Ik wil een e-mail sturen naar alle geregistreerde gebruikers die nog niet hebben deelgenomen aan een project
voorwaarde: "heeft bijgedragen aan project" > "heeft niet bijgedragen" > [projectnaam]
Ik wil een e-mail sturen naar alle geregistreerde gebruikers.
voorwaarde: "Registratiedatum" > "is niet leeg".