Wat is Form Sync OCR?
Form Sync overbrugt de kloof tussen offline deelname en je digitale platform. Stel je voor dat je een workshop houdt, geprinte enquêtes uitdeelt of handgeschreven ideeën verzamelt tijdens een evenement voor de community. Met Form Sync blijven die papieren antwoorden niet op papier staan.
Zo werkt het:
Genereer een afdrukbare PDF-versie van je enquête of ideeënformulier
Verspreid het offline: op vergaderingen, evenementen of huis-aan-huis
Verzamel & scan de ingevulde formulieren
Importeer ze weer in je platform — de AI leest de gescande formulieren, inclusief handgeschreven tekst, en koppelt elk antwoord aan de bijbehorende vraag — of importeer ze via een Excel-sjabloon
Het systeem leest reacties, koppelt ze aan het originele formulier en laat je ze bekijken en goedkeuren voordat ze online verschijnen. Op die manier worden inzichten van bewoners die de voorkeur geven aan pen en papier vastgelegd naast digitale bijdragen, zodat geen enkele stem wordt overgeslagen.
ℹ️ Beschikbaarheid hangt af van je licentie.
Hoe maak je een downloadbare PDF?
Maak een enquête of verzamel input en feedback
Maak het formulier in Vragenlijstformulier bewerken of Bewerk invulformulier
(Optioneel voor de enquête) Schakel ‘Demografische vragen verzamelen’ in door een nieuwe pagina toe te voegen aan het einde van de enquête in Fase → Toegang tot fase en gebruikersgegevens → Wat we verzamelen > Stel demografische vragen voordat de gebruiker meedoet om registratievragen op de laatste PDF-pagina te plaatsen
Klik op PDF Downloaden (zie bovenstaande schermafbeelding)
(Optioneel) Pas de voor- en laatste pagina van de PDF-sjabloon aan
⚠️ Wijzig na het downloaden het online formulier of de PDF niet; ze moeten identiek blijven voor import.
Hoe upload je een PDF via Form Sync?
Klik op ‘Enquêtefase’ → ‘Inzichten’ → ‘Importeren’ → ‘Importeren’ (rechtsboven)
Klik in de Input Importeur op Importeer gescande formulieren (.pdf) → Klik om een bestand te kiezen
Kies Papieren formulieren OCR (één taal per upload) en selecteer de juiste taal
Zorg ervoor dat je Dit bestand bevat meerdere gescande formulieren aanvinkt als je PDF meerdere enquêtes bevat en voeg het aantal pagina's per enkele input toe
Zorg ervoor dat je Het geüploade formulier is gemaakt met het gedeelte "Persoonlijke gegevens" aanvinkt als je enquête demografische vragen bevatte
Wacht op verwerking; items verschijnen in het linkerpaneel.
ℹ️ Best practices:
Gebruik het door het platform gegenereerde PDF-sjabloon voor betrouwbare resultaten met volledige ondersteuning. Formulieren met je eigen logo kunnen soms ook werken; zie de opmerking aan het einde van dit hoofdstuk.
Scannen met een scanner of scanapp (geen camera), zelfde paginagrootte, ≤ 100 pagina's per upload.
Maak geen foto’s van formulieren met je camera: foto’s die je met je telefoon maakt, leiden vaak tot OCR-fouten door ongelijkmatige belichting, de hoek en het contrast. Een goede, vlakke en goed belichte foto kan soms wel werken, maar een gescande PDF levert de meest betrouwbare resultaten op.
Sluit antwoorden uit die afwijken van de vraagopmaak (bijvoorbeeld handgeschreven notities naast een meerkeuzevraag).
⚠️ Je eigen (geen sjabloon) formulier gebruiken
Officieel is FormSync gebaseerd op de door het platform gegenereerde PDF. Dat gezegd hebbende: ook op maat gemaakte formulieren met het stadslogo worden nauwkeurig gescand. Dit kan prima werken, maar we ondersteunen of garanderen het nog niet volledig, dus test het even voordat je het gebruikt. Hier zijn een paar richtlijnen:
Geef elk veld een nummer dat overeenkomt met de volgorde/nummers van de vragen op je online formulier; zo kan de AI de antwoorden correct koppelen.
Zorg dat de tekst duidelijk is en een redelijke grootte heeft; vermijd overvolle of te kleine lay-outs.
Exporteer en scan als PDF, net als bij elke andere upload.
Voordat je in grote hoeveelheden gaat afdrukken, vul je eerst 2 à 3 voorbeeldformulieren in, scan je ze in, importeer je ze en controleer je of de toewijzing klopt.
Houd het formulier simpel en rechttoe rechtaan, vermijd vertakkingen en logica (zie Beperkingen).
Hoe kun je de import controleren en goedkeuren? (zie video hierboven)
Selecteer een reactie in de Input Importeur (links).
Bekijk de antwoorden (midden) en het gescande PDF-voorbeeld (rechts, voor OCR uploads).
Pas e-mail en gebruikerstoestemming aan als dat nodig is.
Klik op Goedkeuren om af te ronden; ga door naar het volgende item.
Goedgekeurde ideeën/inbreng worden als gewone inbreng vastgelegd. Ze tellen mee in je totaalcijfers en kunnen net als elke andere online bijdrage worden getagd, gemodereerd en geanalyseerd. Ze hebben ook een 'geïmporteerd '-label, zodat je ze kunt filteren.
Beperkingen van Form Sync
Ondersteunde vs. niet-ondersteunde vraagtypes
Ondersteund (PDF downloaden): Alle vraagtypes kunnen worden afgedrukt.
Ondersteund (PDF uploaden/importeren): Houd er rekening mee dat, hoewel alle typen enquêtevragen kunnen worden gedownload als PDF, niet alle typen enquêtevragen kunnen worden geïmporteerd met behulp van onze scantechnologie. De volgende vraagtypes worden nog niet ondersteund voor import:
Kaartvragen (Prik een pin, Route tekenen, Teken gebied, ESRI-bestand uploaden)
Bestanden uploaden
Als je PDF-enquêtesjabloon deze vragen bevat, worden deze vraagtypes geüpload als "geen antwoord" als je de sjabloon uploadt
Vereisten voor bestand & scannen
Zorg voor het volgende om fouten tijdens het uploaden te voorkomen:
Gebruik de ongewijzigde platform PDF sjabloon (geen lay-out bewerkingen)
Laat het online formulier ongewijzigd na genereren PDF
Scan pagina's met consistente grootte en voldoende contrast
Upload ≤ 100 pagina's per batch
Gebruik één taal per upload