Feedback geven en input beheren

Feedback geven

Het beheren van projectinput is essentieel om kwaliteit en vertrouwen te behouden. Projectmanagers en beheerders handelen updates handmatig af, terwijl het platform ook geautomatiseerde meldingen biedt.

Effectief projectmanagement omvat:

De juiste projectmanagers toewijzen om verantwoordelijkheden te verdelen
Deelnemers op de hoogte houden door inhoud bij te werken met tekst, PDF's, afbeeldingen of video's
Actief deelnemen aan discussies met opmerkingen, statussen en tags
Het modereren van ongepaste inhoud zoals spam of godslastering
Ideeën intern toewijzen aan collega's voor samenwerking

💡 Maak een gedeeld admin- of projectmanagerprofiel (bijvoorbeeld communicatie@...) om de samenwerking tussen collega's te vereenvoudigen

De status van de invoer beheren

Als beheerder of projectmanager kun je eenvoudig de status van een idee bijwerken. Wanneer je een status wijzigt, ontvangen de auteur en iedereen die op dat idee heeft gereageerd of voor dat idee heeft gestemd automatisch een notificatie.

Het platform bevat een reeks standaard statussen, maar je kunt ook je eigen statussen maken. Neem gewoon contact met ons op via support@govocal.com met de lijst van statussen die je wilt gebruiken en hun voorkeurskleuren, en wij stellen ze voor je in.

Voorbeelden van aangepaste statussen:
In behandeling, Gezien door projectmanager, Wordt afgerond, Geen idee, Behoeft meer uitleg, of zelfs plaatsaanduidingen als Status 1, Status 2, enz. Wees creatief, statussen zijn een geweldig communicatiemiddel, omdat ze zichtbaar zijn op het platform en deelnemers op de hoogte houden van de voortgang.

ℹ️ Ideeën zijn altijd direct zichtbaar in de tijdlijnfase waarin ze zijn ingediend, je kunt ze verplaatsen tussen fasen en projecten, lees meer hierover in ons ondersteuningsartikel.

Feedback in bulk uploaden

Met Bulk officiële feedback kunnen beheerders officiële updates toevoegen en de status van veel ideeën tegelijk wijzigen met behulp van een gestructureerd Excel-bestand.

Dit proces is nuttig wanneer:

Je moet de gemeenschap updates geven over een groot aantal ideeën tegelijk.
Je wilt de status van meerdere ideeën met één actie wijzigen.

In plaats van elk idee handmatig bij te werken, stuur je een ingevuld Excel-sjabloonbestand naar Support, waarna het team de updates voor je importeert.

Hieronder wordt beschreven hoe je ideeën met officiële feedback in bulk kunt bijwerken.

Hoe kun je officiële feedback op inputs bijhouden en geven?

1. Inputs vinden die je aandacht nodig hebben

Ga naar de Input Manager
Gebruik de vervolgkeuzelijst om te filteren:
- Ideeën bekijken die aan jou zijn toegewezen, of
- Filter door een andere collega om hun opdrachten te controleren.
Schakelen Alleen berichten tonen die feedback nodig hebben
- Een rode badge geeft aan hoeveel inputs (ideeën of voorstellen) nog feedback nodig hebben.

2. Reageren op input

Je kunt officiële feedback geven door de status van de invoer te wijzigen of door deze handmatig toe te voegen.

Geef officiële feedback door de status te wijzigen

De status van het item wijzigen (bijvoorbeeld Voorgesteld → In behandeling)
Laat een officiële reactie achter waarin je de statuswijziging uitlegt of feedback geeft
Dit houdt deelnemers op de hoogte en toont zichtbare vooruitgang op het platform

Geef handmatig officiële feedback

open de invoer waarop je feedback wilt geven
er zal een rood vak zijn waarmee je officiële feedback kunt geven - wanneer ingediend zal het ook in het rood verschijnen voor de gebruiker

3. Bovenop het toegewezen werk blijven

Alle beheerders en projectmanagers ontvangen wekelijks een herinneringsmail:
- Items die aan hen zijn toegewezen.
- Items wachten nog op feedback.
Opmerking: Items blijven op je lijst staan totdat er officiële feedback is gegeven (status wijzigen of commentaar geven).

Verantwoordelijkheden bij het beheren van inputs

Wijs projectmanagers aan: verdeel managementverantwoordelijkheden. (Zichtbaar voor deelnemers)
Houd deelnemers up-to-date: werk inhoud bij, voeg PDF's, afbeeldingen of video's toe. (Zichtbaar voor deelnemers)
Neem deel aan discussies: gebruik opmerkingen, feedback, statussen en tags. (Zichtbaar voor deelnemers)
Ongepaste inhoud modereren: spam aanpakken, berichten verwijderen of godslastering verwijderen. (Niet zichtbaar voor deelnemers)
Wijs ideeën intern toe: werk samen door input toe te wijzen aan collega's. (Niet zichtbaar voor deelnemers)

Hoe ideeën in bulk bijwerken met officiële feedback?

Stap 1: Exporteer de ideeën

Exporteer alle ideeën waarop je commentaar wilt geven of die je wilt bijwerken.

Stap 2: De sjabloon voorbereiden

Kopieer alle ID's(kolom A in je export) naar kolom A ("ID") van de meegeleverde Excel-sjabloon.
[Link of verwijzing opnemen om het Excel-sjabloon te downloaden].

Stap 3: Vul de kolommen in

Feedback Naam auteur (kolom B) - Verplicht
- Publiekelijk weergegeven op het platform (bijv. "Team Mobility - City of Nanaimo").
- Je hoeft geen geregistreerde gebruiker te zijn.
Feedback e-mail (kolom C) - verplicht
- Niet publiekelijk getoond. Dit moet het e-mailadres zijn van een geregistreerde beheerder op het platform.
Jouw feedback (kolom D) - Verplicht
- De tekst van de officiële update. Je kunt personaliseren met ##{{first_name}} om automatisch de voornaam van de deelnemer in te voeren.
Nieuwe status (kolom E) - Optioneel
- Als je de status wilt wijzigen, typ dan de exacte statusnaam zoals die op je platform staat.
Voornaam (kolom F) - Optioneel
- Wordt gebruikt als de deelnemer zijn account heeft verwijderd, zodat er een plaatsvervangende naam kan verschijnen in plaats van deze leeg te laten.

Stap 4: Verzenden naar ondersteuning

E-mail de ingevulde sjabloon naar support@govocal.com
Vermeld de exacte dag en tijd waarop je de updates wilt toepassen
Geef 10 werkdagen de tijd om de taak in te plannen