Qu'est-ce qu'un e-mail automatique ?
Les e-mails automatiques sont des e-mails envoyés par la plateforme sans intervention manuelle. Ces e-mails sont déclenchés par des actions de l'utilisateur, des actions d'autres personnes ou des événements de la plateforme. Par exemple, un utilisateur peut recevoir un e-mail lorsque quelqu'un répond à son message ou lorsqu'un projet qu'il suit est mis à jour.
Les informations suivantes seront toujours incluses dans les e-mails automatisés :
Il y a un logo en haut à gauche, ce logo est le même que celui présenté sur votre page d'accueil et peut être modifié dans les paramètres de votre plateforme, sous l'onglet "Identité visuelle".
Il existe également une option de désabonnement dans l'e-mail automatique. En appuyant sur cette option, l'utilisateur ne recevra plus d'e-mail automatisé de la part de la plateforme.
Les conditions générales seront affichées
La politique de confidentialité sera affichée
Il existe deux types d' e-mails automatiques :
E-mails automatiques au niveau de la plateforme: Notifications par défaut qui s'appliquent à l'ensemble de la plateforme.
E-mails automatiques au niveau du projet: E-mails personnalisables spécifiques aux projets individuels. Ceux-ci peuvent remplacer ou désactiver les paramètres par défaut de la plateforme pour ce projet.
Caractéristiques principales :
Gestion de la plateforme: En tant qu'administrateur, vous pouvez définir quels e-mails automatiques sont activés pour vos utilisateurs.
Gestion des utilisateurs: Chaque utilisateur peut définir ses propres préférences en matière de notification par e-mail.
Communication: Le système détermine quand envoyer un e-mail en fonction de déclencheurs définis.
Comment et quand les e-mails automatiques sont-ils déclenchés ?
Les e-mails automatiques sont déclenchés par des actions spécifiques de l'utilisateur ou des événements du système. Les déclencheurs varient en fonction des caractéristiques. Utilisez l'aperçu ci-dessous pour trouver des déclencheurs d'e-mails pertinents en fonction de ce sur quoi vous travaillez.
Enquêtes
Les utilisateurs reçoivent des e-mails automatiques dans les cas suivants :
Enquête non soumise (utilisateur qui a commencé son enquête mais ne l'a pas soumise, 1 jour après que l'utilisateur a sauvegardé l'enquête en brouillon)
Recueil des contributions et des commentaires
Les utilisateurs reçoivent des e-mails automatiques dans les cas suivants :
Changement d'état d'une entrée que vous suivez (utilisateurs qui suivent l'entrée, lorsque l'état de l'entrée change)
Mise à jour d'une contribution que vous suivez (utilisateurs qui suivent la contribution, lorsque la contribution reçoit un retour officiel)
Publication de ma contribution (utilisateurs qui ont publié la contribution, date de publication de la contribution)
Un commentaire sur une contribution que vous suivez (Utilisateurs qui suivent la contribution, lorsqu'un utilisateur commente la contribution)
Mention dans une mise à jour (utilisateurs mentionnés dans un commentaire, au moment où la mention est faite)
Une réponse à mon commentaire (utilisateurs qui ont posté un commentaire, lorsqu'un autre utilisateur répond à ce commentaire)
Suppression de mon commentaire (utilisateurs qui ont posté un commentaire, lorsque leur commentaire est supprimé)
Propositions
Les utilisateurs reçoivent des e-mails automatiques dans les cas suivants :
Mention dans une mise à jour (utilisateurs mentionnés dans un commentaire, au moment où la mention est faite)
Une réponse à mon commentaire (utilisateurs qui ont posté un commentaire, lorsqu'un autre utilisateur répond à ce commentaire)
Suppression de mon commentaire (utilisateurs qui ont posté un commentaire, lorsque leur commentaire est supprimé)
Aperçu hebdomadaire de vos propositions (Utilisateurs ayant téléchargé des propositions, chaque semaine)
Changement de statut d'une proposition que vous suivez (utilisateurs qui suivent la proposition, lorsque le statut de la proposition change)
Mise à jour d'une proposition que vous suivez (utilisateurs qui suivent la proposition, lorsque la proposition reçoit un retour officiel)
Invitation à soutenir une proposition (utilisateurs invités à soutenir une proposition, au moment de l'invitation)
Publication de ma proposition (utilisateurs qui ont publié la proposition, date de la proposition)
Un utilisateur accepte mon invitation à soutenir ma proposition (utilisateurs ayant publié une proposition, lorsque leur invitation à soutenir une proposition est acceptée)
Un commentaire sur une proposition que vous suivez (Utilisateurs qui suivent la proposition, lorsqu'un utilisateur commente la proposition)
Vote et hiérarchisation
Les utilisateurs reçoivent des e-mails automatiques dans les cas suivants :
Dernière chance de voter (utilisateurs qui ont participé au projet mais n'ont pas voté, 2 jours avant la clôture de la phase de vote)
Confirmation du vote (utilisateurs qui ont voté, quand leurs votes ont été soumis)
Votes non soumis (Utilisateurs ayant voté, 1 jour après le dernier vote non soumis)
Résultats du vote (utilisateurs qui ont participé au projet, date de fin de la phase de vote)
Nouvelle phase de projet avec vote
Autres caractéristiques
Les utilisateurs reçoivent des courriels automatiques dans les cas suivants :
Confirmation d'inscription à un événement (utilisateur après s'être inscrit avec succès à un événement)
Projet publié (Utilisateurs qui suivent des domaines ou des étiquettes définies dans un projet, lorsque le projet est publié)
Nouvelle phase du projet (Utilisateurs qui suivent le projet, les domaines ou les étiquettes d'une phase, lorsque la nouvelle phase est active)
Après l'enregistrement (utilisateur qui s'enregistre)
Aperçu hebdomadaire (tous les utilisateurs, chaque semaine)
Rappel d'invitation (utilisateur invité, 7 jours après l'envoi de l'invitation)
Administrateurs et gestionnaires de projet
Les administrateurs et les gestionnaires de projet reçoivent des e-mails automatiques dans les cas suivants :
Aperçu hebdomadaire pour les gestionnaires de projet (gestionnaires de projet, hebdomadaire, le lundi à 10 heures)
Aperçu hebdomadaire pour les administrateurs (Admins, hebdomadaire, le lundi à 10 heures)
Mention dans un commentaire interne (utilisateurs qui sont mentionnés, lorsqu'ils sont mentionnés dans un commentaire interne)
Commentaire interne sur mon commentaire interne (Admins & gestionnaires de projet, lorsque l'utilisateur répond à un commentaire interne)
Commentaire interne sur une entrée que j'ai commentée en interne (Admins & gestionnaires de projet qui gèrent le projet, lorsqu'un commentaire interne est posté sur le commentaire interne de l'utilisateur)
Commentaire interne sur une contribution qui m'a été attribuée (Admins & gestionnaires de projet, lorsqu'un commentaire interne est posté sur une contribution attribuée à un utilisateur)
Droits de modération de projet reçus (Utilisateurs qui reçoivent des droits de modération de projet, quand ils reçoivent ces droits)
Droits de gestionnaire de dossier reçus (Utilisateurs qui reçoivent des droits de modérateur de dossier, quand ils reçoivent ces droits)
Droits d'administrateur reçus (utilisateurs qui reçoivent des droits d'administrateur, date à laquelle ils reçoivent ces droits)
Affectation d'une contribution à moi (Admins & gestionnaires de projet assignés à la contribution, lorsque la contribution est assignée)
Nouvelle contribution dans un projet que je modère (Admins & gestionnaires de projet, lorsque la contribution est publiée)
Rapport de spam sur les contributions (Admins & gestionnaires de projets, lorsque les contributions sont marquées comme spam)
Aperçu hebdomadaire des contributions assignées (Admins & gestionnaires de projet assignés à la contribution, chaque semaine, le mardi à 8 heures)
Nouveau commentaire dans un projet que je modère (Admins & gestionnaires de projet, lorsque l'utilisateur commente)
Rapport de spam (Admins & gestionnaire de projet, lorsqu'un commentaire est signalé comme spam)
Les propositions ont atteint le seuil de vote (Admins, lorsque la proposition est votée à la hausse au-delà du seuil)
Nouvelle proposition (Admins, lorsqu'une nouvelle proposition est postée)
Proposition soumise à nouveau à l'examen (Admin assigné à une proposition, lorsque la proposition est soumise à nouveau à l'examen)
Rapport de spam sur les propositions (administrateurs, lorsque la proposition est signalée comme étant du spam)
Assignation d'une proposition (Admin assigné à une proposition, quand la proposition est assignée)
Nouvelle phase de projet à venir (Admins & gestionnaire de projet, 7 jours avant la phase de changement de projet)
Contenu inapproprié signalé (Admins & gestionnaire de projet, lorsqu'un contenu est signalé comme inapproprié)
Commentaire interne sur une contribution non attribuée dans un projet non géré (Administrateurs, lorsqu'un commentaire interne est posté sur une contribution non attribuée dans un projet non géré)
Commentaire interne sur une proposition non assignée (Administrateurs, lorsqu'un commentaire interne est posté sur une proposition non assignée)
Commentaire interne sur la proposition que j'ai commentée en interne (Admins & gestionnaires de projet, lorsqu'un commentaire interne est posté sur la proposition que l'utilisateur a commentée en interne)
Commentaire interne sur la proposition qui m'a été attribuée (Admins & gestionnaires de projet, lorsqu'un commentaire interne est posté sur la proposition attribuée à l'utilisateur)
Comment désactiver les e-mails automatiques ?
Comment désactiver les e-mails automatiques au niveau de la plateforme ?
Pour gérer les e-mails automatiques de votre plateforme :
Allez dans la section Messagerie de votre panneau d'administration.
Ouvrez l'onglet E-mails automatisés.
Vous verrez une liste de tous les types d'e-mails automatiques disponibles. Chaque entrée comprend:
Lorsque l'e-mail est envoyé
Qui en sera le destinataire
Pour désactiver ou activer une notification, utilisez le bouton:
Désactivé: L'e-mail ne sera plus envoyé à personne.
Activé: L'e-mail est envoyé, sauf si l'utilisateur a choisi de ne pas l'envoyer dans ses paramètres personnels.
⚠️ Remarque : certaines notifications par e-mail ne peuvent pas être désactivées. Elles sont considérées comme essentielles pour la fonctionnalité de base de la plateforme, par exemple les mises à jour officielles des contributions des utilisateurs.
Préférences au niveau de l'utilisateur
Chaque utilisateur peut gérer ses propres préférences en matière de notification, indépendamment des paramètres de la plateforme. Pour plus de détails, voir Gérer votre profil d'utilisateur.
Comment désactiver les e-mails automatiques au niveau d'une phase ?
Note : vous ne pouvez pas activer les e-mails automatiques au niveau d'une phase lorsqu'ils sont désactivés au niveau d'une plateforme, mais vous pouvez les désactiver au niveau d'une phase lorsqu'ils sont activés au niveau d'une plateforme.
Pour désactiver les e-mails automatiques sur votre phase :
Passez à votre phase
Allez dans l'onglet "Notifications"
Sélectionnez les e-mails que vous souhaitez désactiver.
Comment puis-je personnaliser les e-mails automatiques ?
Comment personnaliser les e-mails automatiques au niveau de la plateforme ?
La personnalisation des e-mails automatiques au niveau de la plateforme vous permet de définir un modèle par défaut pour tous les e-mails déclenchés par un événement spécifique sur votre plateforme. Si un administrateur ou un gestionnaire de projet applique ultérieurement une personnalisation au niveau de la phase, cette version remplacera votre modèle au niveau de la plateforme. Si aucune personnalisation spécifique à une phase n'est effectuée, le système reviendra à la messagerie électronique de votre plateforme.
Pour personnaliser les e-mails au niveau de la plateforme, procédez comme suit :
Dans le back-office de votre plateforme, ouvrez l'onglet Messagerie
Sélectionnez les e-mails automatisés
Localisez l'e-mail que vous souhaitez configurer
Cliquez sur Modifier sur le côté droit
Personnalisez le contenu et les paramètres à votre convenance, puis enregistrez
Comment personnaliser les e-mails automatiques au niveau des phases ?
La personnalisation des e-mails au niveau des phases vous permet d'adapter la communication à une phase spécifique de votre projet. Ces paramètres remplacent tous les modèles définis au niveau de la plateforme pour le même déclencheur d'e-mail.
Pour modifier un modèle d'e-mail au niveau d'une phase :
Ouvrez votre projet
Sélectionnez la phase que vous souhaitez personnaliser
Allez dans l'onglet Notifications
Localisez l'e-mail que vous souhaitez mettre à jour
Cliquez sur Modifier sur le côté droit
Ajustez le contenu et les paramètres si nécessaire, puis enregistrez
Besoin d'aide ou de soutien ? Contactez notre équipe d'assistance via la bulle de dialogue .