¿Qué es FormSync OCR?
FormSync tiende un puente entre la participación offline y tu plataforma digital. Imagina que organizas un taller, repartes encuestas impresas o recoges ideas escritas a mano en un acto comunitario. Con FormSync, esas respuestas en papel no se quedan en papel.
Así es como funciona:
Genera una versión PDF imprimible de tu encuesta o formulario de ideación
Distribúyelo offline: en reuniones, eventos o puerta a puerta
Recoge & escanea los formularios cumplimentados
Importalos de nuevo a tu plataforma —la IA lee los formularios escaneados, incluida la letra manuscrita, y asocia cada respuesta a la pregunta correspondiente— o impórtalos mediante una plantilla de Excel
El sistema lee las respuestas, las coteja con el formulario original y te permite revisarlas y aprobarlas antes de que aparezcan en línea. De este modo, las opiniones de los residentes que prefieren el papel y el bolígrafo se recogen junto con las contribuciones digitales, garantizando que no se omita ninguna voz.
ℹ️ La disponibilidad depende de tu plan de suscripción.
¿Cómo crear un PDF descargable?
Crea una Encuesta o Fase de recogida de aportaciones y opiniones
Construye el formulario en Editar encuesta o Editar formulario de entrada
(Opcional para la encuesta) Activa la opción «Recopilar preguntas demográficas» añadiendo una nueva página al final de la encuesta en «Fase» → «Acceso a la fase y datos del usuario» → «Qué recopilamos» > «Hacer preguntas demográficas antes de que el usuario participe» para colocar las preguntas de registro en la última página del PDF
Haz clic en Descargar como PDF (ver captura de pantalla anterior)
(Opcional) Personaliza la portada y la última página de la plantilla PDF
⚠️ Tras la descarga, no modifiques el formulario online ni el PDF; deben permanecer idénticos para la importación.
¿Cómo subir un PDF a través de FormSync?
Haz clic en «Fase de la encuesta » → «Estadísticas» → «Importar» → «Importar» (arriba a la derecha)
En Importador de entradas, haz clic en Importar → Haz clic para seleccionar un archivo
Elige Formularios en papel OCR (un idioma por carga) y selecciona el idioma correcto
Asegúrate de activar Este archivo contiene varios formularios escaneados si tu PDF contiene varias encuestas y añade el número de páginas por entrada única
Asegúrate de marcar El formulario cargado se creó con la sección "Datos personales" si tu encuesta contenía preguntas demográficas
Espera a que se procese; los elementos aparecen en el panel izquierdo.
ℹ️ Buenas prácticas:
Para obtener resultados fiables y con total compatibilidad, usa la plantilla PDF generada por la plataforma. A veces también puedes usar tus propios formularios personalizados con tu marca; echa un vistazo a la nota al final de esta sección.
Escanea con un escáner o una aplicación de escaneado (no con la cámara), el mismo tamaño de página, ≤ 100 páginas por carga.
Evita hacer fotos de formularios con la cámara: las fotos hechas con el móvil suelen provocar errores de OCR debido a la iluminación irregular, el ángulo y el contraste. A veces puede servir una foto de buena calidad, plana y bien iluminada, pero un PDF escaneado es lo que da los resultados más fiables.
Excluye las respuestas que se desvíen del formato de la pregunta (p. ej., notas escritas a mano junto a un MCQ).
⚠️ Usar tu propio formulario (que no sea una plantilla)
Oficialmente, FormSync se basa en el PDF generado por la plataforma. Dicho esto, los formularios personalizados con el logotipo del ayuntamiento también se escanean correctamente. Esto puede funcionar bien, pero todavía no es algo que respaldemos ni garanticemos del todo, así que pruébalo antes de usarlo. Aquí tienes algunas pautas:
Numera cada campo para que coincida con el orden de las preguntas o los números de tu formulario online; así es como la IA puede asignar las respuestas correctamente.
El texto debe ser claro y tener un tamaño razonable; evita los diseños recargados o con letras muy pequeñas.
Exporta y escanea como PDF, igual que con cualquier otra subida.
Antes de imprimir en masa, rellena y escanea 2 o 3 formularios de muestra, impórtalos y comprueba que la asignación sea correcta.
Haz que el formulario sea sencillo y lineal; evita las ramificaciones y la lógica (véase «Limitaciones»).
¿Cómo revisar y aprobar las importaciones? (ver vídeo arriba)
En el Importador de Entradas, selecciona una respuesta (izquierda).
Revisa las respuestas analizadas (centro) y la vista previa del PDF escaneado (derecha, para cargas OCR).
Ajusta el correo electrónico y el consentimiento del usuario si es necesario.
Haz clic en Aprobar para finalizar; pasa al siguiente punto.
Las ideas o aportaciones aprobadas se crean como aportaciones normales. Se tienen en cuenta en tus totales y se pueden etiquetar, moderar y analizar como cualquier otra aportación en línea. Además, llevan una etiqueta de «importado», así que puedes filtrarlos.
Limitaciones de FormSync
Tipos de preguntas admitidas y no admitidas
Apoyado (descarga PDF): Se pueden imprimir todos los tipos de preguntas.
Soportado (carga/importación de PDF): Ten en cuenta que, aunque todos los tipos de preguntas de encuesta se pueden descargar como PDF, no todos los tipos de preguntas de encuesta se pueden volver a importar utilizando nuestra tecnología de escaneado. Los siguientes tipos de preguntas aún no son compatibles con la importación:
Preguntas sobre cartografía (Soltar alfiler, Dibujar ruta, Dibujar zona, Cargar archivo ESRI)
Preguntas sobre la carga de archivos
Si tu plantilla de encuesta en PDF incluye estas preguntas, cuando vuelvas a subir la plantilla estos tipos de preguntas se volverán a subir como "sin respuesta"
Archivo & Requisitos de escaneado
Para evitar errores durante la carga, asegúrate de lo siguiente:
Utiliza la plantilla PDF de la plataforma inalterada (sin editar el diseño)
Mantener el formulario online sin cambios tras la generación del PDF
Escanea páginas con un tamaño consistente y un contraste adecuado
Carga ≤ 100 páginas por lote
Utiliza una lengua por subida