Effektives Projektmanagement und effektive Zusammenarbeit erfordern ein klares Verständnis von Zugriffsrechten und Berechtigungen. Auf unserer Plattform haben wir ein robustes System entwickelt, mit dem Sie steuern können, welche Nutzenden ein Projekt sehen und daran teilnehmen können und welche Mitarbeitenden es bearbeiten können. Außerdem können Sie Inhalte auf verschiedenen Ebenen verwalten und so sicherstellen, dass Ihre Projekte und Ordner sicher und effizient gehandhabt werden. In diesem Artikel werden wir die drei wichtigsten Ebenen der Zugriffsrechte untersuchen: Ordner-, Projekt- und Phasenebene. Wir erklären, wie Sie jede dieser Ebenen nutzen können, um Ihre Konsultationen gezielter durchzuführen und demografische Daten der Einwohnenden zu sammeln.
Zugriffsrechte auf Ordnerebene
Auf der obersten Ebene ermöglichen die Zugriffsrechte auf Ordnerebene die Verwaltung mehrerer Projekte innerhalb eines einzelnen Ordners. Als Ordnermanager*in haben Sie die Befugnis, Ordnerseiten zu bearbeiten, Beschreibungen zu aktualisieren und alle Projekte zu überwachen, die sich in diesem Ordner befinden. Diese Rolle ist entscheidend für die Aufrechterhaltung einer kohärenten Struktur und die Sicherstellung, dass alle Projekte mit den übergreifenden Zielen des Ordners in Einklang stehen. Sobald ein Ordner veröffentlicht ist, wird er für alle Nutzenden der Plattform sichtbar. Diese Sichtbarkeit ist zwar derzeit nicht anpassbar, stellt aber sicher, dass alle Nutzenden Zugriff auf den Inhalt des Ordners haben, was die Transparenz fördert.
Zugriffsrechte auf Projektebene
Bieten Sie eine differenziertere Kontrolle darüber, wer bestimmte Projekte sehen und mit ihnen interagieren kann.
Sichtbarkeit des Projekts
In den Projekteinstellungen können Sie festlegen, wer Einblick in das Projekt hat. So können Sie sicherstellen, dass sensible oder in Arbeit befindliche Projekte nur für die richtige Zielgruppe zugänglich sind. Ein Projekt kann gesehen werden von:
Jede Person: Jede Person, die die Plattform besucht, kann das Projekt sehen und seine Inhalte durchstöbern, auch wenn sie sich anmelden muss, um teilzunehmen. Wenn Sie diese Option wählen, ist der Inhalt des Projekts also auch für nicht registrierte Besuchende der Plattform zugänglich (obwohl diese sich anmelden müssen, um teilzunehmen).
Admins und Projektmanager*innen: nur Personen mit Admin-, Ordner- oder Projektmanagementrechten für das Projekt können das Projekt auf der Plattform sehen. Diese Option wird regelmäßig verwendet, um Admins die Möglichkeit zu geben, das Projekt zu testen und zu betrachten, bevor es für die Teilnehmenden freigegeben wird.
Gruppe(n): nur Nutzer*innen, die einer bestimmten Benutzergruppe angehören, können das Projekt auf der Plattform sehen. Da der Zugang zum Projekt beschränkt ist, müssen sich die Teilnehmenden zunächst auf der Plattform anmelden, um das Projekt sehen zu können.
Die Standardoption ist "Jede Person". Wenn Sie also keine Änderungen vornehmen, kann jede Person, die Ihre Plattform besucht, das Projekt sehen.
Projektmanagement
Sie können Mitarbeitenden und externen Personen Bearbeitungs- und Verwaltungsrechte zuweisen (Hinweis: diese müssen über ein registriertes Konto auf der Plattform verfügen). Dadurch wird sichergestellt, dass nur autorisierte Projektmanager Änderungen am Projekt vornehmen können, wodurch die Integrität des Projektes gewährleistet wird.
Zugriffsrechte & Berechtigungen auf Phasenebene
Für jede Phase eines Projekts und für jede Art von Aktion (Beiträge posten, kommentieren, abstimmen, eine Umfrage ausfüllen...) können Sie entscheiden, wer teilnehmen darf.
Authentifizierung
Je nach verwendeter Methode sind drei oder vier Arten von Authentifizierungsströmen möglich. Unsere Backoffice-Benutzeroberfläche macht es Ihnen leicht, nachzuvollziehen, welche Art von Informationen und Berechtigungen von Nutzenden für jeden der möglichen Abläufe benötigt werden:
Admins und Projektmanager*innen: Mit diesem Schalter können nur Personen mit Verwaltungsrechten für dieses Projekt teilnehmen. Diese Funktion kann für jede Phase ein- oder ausgeschaltet werden.
Alle (nur bei Umfragen verfügbar): Im Rahmen von Umfragen ist es möglich, die Beteiligung für Besucher*innen zu öffnen, die nicht auf der Plattform registriert oder angemeldet sind. In diesem Fall kann jede Person, die die Plattform besucht, an der Umfrage teilnehmen, ohne Informationen anzugeben.
Bitte beachten Sie: Wenn Sie die Zugriffsrechte für eine Umfrage auf "Jeder" setzen, kann eine Person die Umfrage so oft beantworten, wie er oder sie möchte, und Sie riskieren doppelte Antworten. Wir verfolgen keine IP-Adressen, so dass wir Ihnen nicht sagen können, ob Sie Duplikate erhalten.
E-Mail-Bestätigung: Nutzende müssen nur eine E-Mail angeben und diese bestätigen, um teilnehmen zu können. Dies ist eine gute Option, um die Hürde zur Beteiligung zu senken und die Chancen auf mehr Beteiligung zu erhöhen.
Bitte beachten Sie, dass bei den Zugriffsrechten "E-Mail-Bestätigung" die Benutzer keinen Benutzernamen erhalten, so dass wir diesen automatisch für sie generieren. Um zwischen den 2 von uns angebotenen Optionen für die Generierung von Benutzernamen zu wählen, gehen Sie bitte zu Einstellungen > Allgemein.
Kontoerstellung: Nutzende müssen den gesamten Registrierungsprozess auf der Plattform durchlaufen haben, um teilnehmen zu können.
SSO-Verifizierung (wenn Sie diese Option nicht sehen, bedeutet dies, dass sie in Ihrer Lizenz nicht verfügbar ist): Einwohnende müssen sich zunächst bei der gewählten SSO (Single-Sign-On) verifizieren, bevor sie teilnehmen können. Hier können Sie auch eine Überprüfungshäufigkeit einrichten, um sicherzustellen, dass die Daten der Einwohnenden auf dem neuesten Stand sind. Dies ist besonders nützlich für Projekte mit hohem Einsatz, bei denen eine häufige Überprüfung der Teilnehmenden erforderlich ist, um sicherzustellen, dass das Projekt die Beiträge der richtigen Einwohnenden erhält.
Befragen Sie die Einwohnenden vor der Teilnahme an der Umfrage nach ihren demografischen Daten:
Unten können Sie "Zusätzliche Fragen an die Teilnehmenden" einrichten, die die Leute vor der Teilnahme beantworten müssen. Es handelt sich dabei um dieselben Fragen, die auch bei der Registrierung verwendet werden, um demografische Daten zu sammeln. Die Antworten auf diese Registrierungsfragen werden als Benutzerdaten im Profil des jeweiligen Nutzenden gespeichert. Diese Antworten können verwendet werden, um intelligente Gruppen zu erstellen.
Standardmäßig
ALLE Registrierungsfragen werden unter der Option "Kontoerstellung" aktiviert. Sie können entscheiden, ob sie erforderlich sind oder nicht, indem Sie auf "Bearbeiten" klicken. Sie können diejenigen löschen, die für diese Phase nicht relevant sind.
Unter der Option "E-Mail-Bestätigung" sind KEINE Registrierungsfragen aktiviert. Diese Überprüfungsmethode ermöglicht eine schnelle Teilnahme mit minimalen Schritten für den Nutzenden. Sie können jedoch jederzeit im Abschnitt "Zusätzliche Fragen" Registrierungsfragen hinzufügen, von denen Sie ohnehin Daten erhalten möchten.
Sie können bestehende Registrierungsfragen entfernen oder hinzufügen, um die Daten, die Sie für dieses Projekt sammeln möchten, anzupassen.
Nur Admins (nicht Projektmanager*innen) können den Titel/die Optionen der Registrierungsfrage bearbeiten oder neue Registrierungsfragen erstellen - dies kann in den Plattformeinstellungen unter "Registrierung" erfolgen.
Beschränken Sie die Teilnahme auf Gruppen von Nutzenden:
Nach der Auswahl der Authentifizierung können Sie die Teilnahme auch nur für bestimmte Gruppen von Nutzenden festlegen. Teilnehmende auf der Plattform, die bestimmten Gruppen angehören und das Projekt sehen können, werden sich beteiligen können.
