Was sind Papierformulare?
FormSync schließt die Lücke zwischen der Offline-Beteiligung und deiner digitalen Plattform. Stell dir vor, du veranstaltest einen Workshop, verteilst gedruckte Umfragen oder sammelst handschriftliche Ideen bei einer Gemeindeveranstaltung. Mit Papier-Scans bleiben diese Papierantworten nicht auf dem Papier stecken.
Und so funktioniert es:
Generieren Sie eine druckbare PDF-Version Ihrer Umfrage oder Ihres Ideenfindungs-Formulars
Verteilen Sie es offline: bei Treffen, Veranstaltungen oder von Tür zu Tür
Sammeln & und scannen Sie die ausgefüllten Formulare
Importiere sie wieder in deine Plattform – die KI liest die gescannten Formulare, einschließlich der Handschrift, und ordnet jede Antwort der entsprechenden Frage zu – oder importiere sie über eine Excel-Vorlage
Das System liest die Antworten, gleicht sie mit dem Originalformular ab und lässt Sie sie überprüfen und genehmigen, bevor sie online erscheinen. Auf diese Weise werden Erkenntnisse von Bewohnern, die Stift und Papier bevorzugen, zusammen mit digitalen Beiträgen erfasst, so dass keine Stimme ausgelassen wird.
ℹ️ Die Verfügbarkeit hängt von Ihrer Lizenz ab.
Wie erstellt man eine herunterladbare PDF-Datei?
Erstellen Sie eine Umfrage oder sammeln Sie Input und Feedback
Erstellen Sie das Formular in Umfrage bearbeiten oder Eingabeformular bearbeiten
(Optional für die Umfrage) Aktiviere die Erfassung demografischer Fragen, indem du am Ende der Umfrage unter „Phase“ → „Phasenzugriff und Benutzerdaten“ → „Was wir erfassen“ > „Demografische Fragen stellen, bevor der Benutzer teilnimmt“ hinzufügst, um die Registrierungsfragen auf die letzte PDF-Seite zu setzen
Klicken Sie auf Als PDF herunterladen (siehe Bildschirmfoto oben)
(Optional) Anpassen der ersten und letzten Seite der PDF-Vorlage
⚠️ Ändern Sie nach dem Herunterladen weder das Online-Formular noch die PDF-Datei; sie müssen für den Import identisch bleiben.
Wie lade ich eine PDF-Datei über Papier-Scans hoch?
Klick auf „Umfragephase“ → „Erkenntnisse“ → „Importieren“ → „Importieren“ (oben rechts)
Klicken Sie im Beitragsmanager auf Importieren → Klicken Sie, um eine Datei auszuwählen
Wählen Sie Papierformulare OCR (eine Sprache pro Upload) und wählen Sie die richtige Sprache.
Achte darauf, diese Datei enthält mehrere gescannte Formulare zu aktivieren, wenn deine PDF-Datei mehrere Umfragen enthält, und füge die Anzahl der Seiten pro einzelner Eingabe hinzu
Stellen Sie sicher, dass die Option Das hochgeladene Formular wurde mit dem Abschnitt "Persönliche Daten" erstellt, wenn Ihre Umfrage demografische Fragen enthält.
Warten Sie auf die Bearbeitung; die Elemente werden im linken Fenster angezeigt.
ℹ️ Bewährte Praktiken:
Um zuverlässige und vollständig unterstützte Ergebnisse zu erhalten, verwenden Sie bitte die von der Plattform generierte PDF-Vorlage. Auch Formulare mit Ihrem eigenen Markenzeichen können unter Umständen funktionieren; beachten Sie hierzu den Hinweis am Ende dieses Abschnitts.
Scannen mit einem Scanner oder einer Scan-App (nicht mit der Kamera), gleiche Seitengröße, ≤ 100 Seiten pro Upload.
Vermeiden Sie Fotos von Formularen mit der Kamera: Fotos, die mit dem Handy aufgenommen werden, führen aufgrund ungleichmäßiger Beleuchtung, des Aufnahmewinkels und des Kontrasts häufig zu OCR-Fehlern. Ein hochwertiges, flach aufgelegt und gut ausgeleuchtetes Foto kann zwar manchmal ausreichen, doch ein gescanntes PDF liefert die zuverlässigsten Ergebnisse.
Schließen Sie Antworten aus, die vom Frageformat abweichen (z. B. handschriftliche Notizen neben MCQ).
⚠️ Verwendung eines eigenen Formulars (keine Vorlage)
Offiziell basiert FormSync auf der von der Plattform generierten PDF-Datei. Allerdings lassen sich auch individuell gestaltete Formulare mit dem Stadtlogo einwandfrei einscannen. Dies kann gut funktionieren, wird von uns jedoch bislang weder vollständig unterstützt noch garantiert. Bitte testen Sie die Funktion daher vor der Nutzung. Hier einige Hinweise:
Nummerieren Sie jedes Feld entsprechend der Reihenfolge bzw. den Nummern der Fragen in Ihrem Online-Formular; nur so kann die KI die Antworten korrekt zuordnen.
Achten Sie darauf, dass der Text gut lesbar und von angemessener Größe ist; vermeiden Sie überfüllte oder sehr kleine Layouts.
Exportieren und als PDF scannen, genau wie bei jedem anderen Upload.
Bevor Sie eine Massenausgabe drucken, füllen Sie bitte 2–3 Musterformulare aus, scannen Sie diese ein, importieren Sie sie und überprüfen Sie, ob die Zuordnung korrekt ist.
Gestalten Sie das Formular einfach und übersichtlich und vermeiden Sie Verzweigungen bzw. Logik (siehe Einschränkungen).
Wie kann ich Importe überprüfen und genehmigen? (siehe Video oben)
Wählen Sie im Eingabe-Importeur eine Antwort (links).
Überprüfen Sie die geparsten Antworten (Mitte) und die Vorschau der gescannten PDF-Datei (rechts, für OCR-Uploads).
Passen Sie die E-Mail und die Zustimmung des Benutzers an, falls erforderlich.
Klicken Sie auf Genehmigen, um den Vorgang abzuschließen; fahren Sie mit dem nächsten Punkt fort.
Genehmigte Ideen/Beiträge werden als reguläre Beiträge angelegt. Sie fließen in Ihre Gesamtzahlen ein und können wie jeder andere Online-Beitrag mit Tags versehen, moderiert und analysiert werden. Sie sind zudem mit dem Tag „Importiert“ versehen, sodass Sie sie filtern können.
Beschränkungen von Papier-Scans
Unterstützte vs. nicht unterstützte Fragetypen
Unterstützt (PDF-Download): Alle Fragetypen können gedruckt werden.
Unterstützt (PDF-Upload/Import): Beachten Sie, dass zwar alle Fragetypen als PDF heruntergeladen werden können, aber nicht alle Fragetypen mit unserer Scantechnologie wieder importiert werden können. Die folgenden Fragetypen werden noch nicht für den Import unterstützt:
Kartierungsfragen (Markierung, Route zeichnen, Fläche zeichnen, ESRI-Datei hochladen)
Fragen zum Hochladen von Dateien
Wenn Ihre PDF-Umfragevorlage diese Fragen enthält, werden diese Fragetypen beim Zurückladen der Vorlage als "keine Antwort" hochgeladen.
Datei & Scan-Anforderungen
Um Fehler beim Hochladen zu vermeiden, stellen Sie bitte Folgendes sicher:
Verwenden Sie die unveränderte Plattform-PDF-Vorlage (keine Layout-Bearbeitungen)
Online-Formular nach PDF-Erstellung unverändert lassen
Scannen Sie Seiten mit einheitlicher Größe und ausreichendem Kontrast
Hochladen von ≤ 100 Seiten pro Stapel
Verwenden Sie eine Sprache pro Upload