Sie können ganz einfach E-Mail-Einladungen verschicken, um Menschen auf Ihre Plattform einzuladen. Dies kann direkt im Admin-Panel über die Registerkarte Einladungen erfolgen.
In einigen Fällen haben Sie jedoch möglicherweise keine E-Mail-Adressen Ihrer Zielgruppe. Nehmen wir an, Sie möchten nur Personen, die in einer bestimmten Straße oder Nachbarschaft wohnen, zur Teilnahme an einem Projekt einladen. Oder Sie möchten Menschen, die bei einer Offline-Veranstaltung anwesend sind, die Möglichkeit geben, sich auf der Plattform zu registrieren und an einem bestimmten Projekt teilzunehmen. In diesen Fällen können Sie ihnen einen eindeutigen Einladungscodezukommen lassen.
Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, ihnen eine physische Einladung per Post zu schicken, die einen einmaligen Einladungscode enthält. Dieser Code wird nach 30 Tagen ablaufen. Nach dieser Periode können Sie sie noch einmal senden.
Was ist der Vorteil des einzigartigen Einladungscodes?
Vor allem aber können Sie festlegen, dass jemand, der sich mit einem bestimmten Code anmeldet, bei der Registrierung automatisch einer manuellen Gruppe hinzugefügt wird.
Mit manuellen Gruppen können Sie genauer steuern, wer Ihre Projekte sehen und daran teilnehmen kann und wie. Sie können zum Beispiel den Modus der Beteiligung anpassen oder einige Projekte nur für Personen in bestimmten Gruppen sichtbar machen. Sie können Ihre Plattform auch nutzen, um E-Mails nur an Personen zu senden, die einer manuellen Gruppe angehören.
Wie erstellen Sie einzigartige Einladungscodes?
Einzigartige Einladungscodes, die Sie Ihrer externen Kommunikation hinzufügen können, lassen sich direkt von Ihrer Plattform aus generieren.
Erstellen Sie eine manuelle Gruppe für Ihr Zielpublikum. Sie können dies auf der Registerkarte "Nutzer*innen" im Admin-Panel tun.
Um die eindeutigen Einladungscodes zu erstellen, verwenden Sie die Vorlage, die Ihnen zur Verfügung steht, wenn Sie unten in der Gruppenliste auf der Registerkarte "Nutzer*innen" auf "Nutzer*innen einladen" klicken.
Füllen Sie die Vorlage aus, indem Sie den genauen Namen der manuellen Gruppe (aus Schritt 1) in die Spalte "Gruppen" eintragen. Erstellen Sie eine Zeile pro Einladung, die Sie generieren möchten. Im Beispiel unten sind sechs Zeilen mit einem manuellen Gruppennamen angegeben, sodass dadurch sechs Einladungscodes generiert würden.
Achtung: Sie können nicht mehr als 1000 Personen auf einmal auf die Plattform einladen!
Wenn Sie die E-Mail-Adressen der eingeladenen Personen angeben möchten, achten Sie darauf, alle Leerzeichen nach der E-Mail-Adresse zu entfernen (Suchen-Ersetzen von „“). Überprüfen Sie, ob alle E-Mail-Adressen und andere Felder gültig sind oder leer sind, wenn sie keinen Wert haben. Vergewissern Sie sich außerdem, dass sich keine bereits registrierten Nutzer*innen in Ihrer Einladungsliste befinden.
Sobald Sie die Vorlage ausgefüllt haben, laden Sie sie auf die Plattform hoch, und zwar an der gleichen Stelle wie in Schritt 2.
Um sicherzustellen, dass die Personen, die Ihre Einladung annehmen, zu einer bestimmten Gruppe hinzugefügt werden oder bestimmte Rechte auf der Plattform erhalten, konfigurieren Sie die Einladungen, indem Sie die verschiedenen Optionen unter Teil 3 ausfüllen und auf Einladungen versenden klicken.
Gehen Sie schließlich auf die Unterregisterkarte "Alle Einladungen" und exportieren Sie die Einladungsliste. Dadurch wird eine neue Excel-Tabelle heruntergeladen, die alle Einladungscodes enthält (in der Spalte "Token"). Sie können Serienbriefe oder ein anderes Tool verwenden, um die Einladungscodes zu Ihrer Kommunikation hinzuzufügen.
Wie werden Personen aufgefordert, den Code einzugeben? Bitten Sie in Ihrem Brief oder Kommunikationsmaterial unbedingt darum, sich über den Weblink (URL) zu registrieren, der für Einladungen eingerichtet wurde. Diese URL ist Ihre Domain, gefolgt von /invite (z.B. beteiligung.meinestadt.de/invite). Personen, die diesen Link verwenden, werden bei der Registrierung automatisch aufgefordert, ihren Einladungscode einzugeben.
Vergessen Sie diesen Schritt nicht! Wenn sich jemand über Ihre reguläre Plattform-URL registriert, wird er im ersten Registrierungsschritt nicht aufgefordert, seinen Einladungscode einzugeben. Wenn sich jemand auf dem normalen Weg registriert, wird seine E-Mail-Adresse nicht mit der Einladung verknüpft, sodass die in der Einladung festgelegten Regeln nicht gelten.
Wichtiger Hinweis für Nutzer*innen, die bereits mit einem Einladungscode registriert sind: Nutzer*innen, die bereits registriert sind, müssen sich ohne den Code anmelden (da der Code eine neue Registrierung auslöst). Nach der Anmeldung müssen Sie die Informationen in Ihrem Konto so bearbeiten, dass sie mit den Bedingungen für den Zugriff auf das Projekt übereinstimmen (z. B. Straßenname), sonst können Sie nicht auf das Projekt zugreifen. Stellen Sie sicher, dass dies in Ihrem Brief oder Ihrem Kommunikationsmaterial deutlich zum Ausdruck kommt.
Haben Sie weitere Fragen oder benötigen Sie Unterstützung? Kontaktieren Sie uns über die Chat-Blase auf Ihrer Plattform. 💬