I denne artikel guider vi dig gennem de vigtigste trin i oprettelsen af dit helt eget online-værksted.

For at få adgang til dine workshops skal du først logge ind på din platform som administrator eller projektmoderator. I dit administrationspanel er der et faneblad "Workshops", hvor du kan få adgang til din workshopgrænseflade.

I workshop-grænsefladen vil du se muligheden for at tilføje en ny workshop. Hvis du klikker på denne knap, skal du vælge et navn og en dato for din workshop.

Slug'en definerer den url, hvor deltagerne kan finde din workshop. Hvis dit slug f.eks. er "climatepolicy", vil linket til workshoppen være "yourplatform.citizenlab.co/workshops/climatepolicy".

Du kan administrere de forskellige trin og aktiviteter i din workshop via knappen "Manage" øverst til højre på workshopskærmen. Når du er kommet ind i administrationspanelet, skal du klikke på +Add step for at angive de forskellige trin, som du gerne vil have i din workshop. Almindeligvis omfatter dette et "Velkomst"-trin i begyndelsen, et "Konklusion"-trin i slutningen og et par trin ind imellem til diskussion og break-out-rum.

Du kan tilføje så mange rum, som du ønsker til din workshop, ved at klikke på knappen +Add room (Tilføj rum) i administrationspanelet og give rummet et navn.

Der er to typer rum: et hovedplenum, hvor alle deltagerne er samlet, og mindre break-out-rum, som deltagerne sorterer sig selv i for at få mere interaktive diskussioner. Som en tommelfingerregel synes et break-out-rum for hver 5-8 deltagere at fungere godt.

Hver gang du tilføjer et nyt rum, bliver du bedt om at konfigurere videochat-indstillingerne.

Du kan ikke deaktivere disse indstillinger for platformsadministratorer og projektledere. De vil altid have adgang til alle disse (og flere) muligheder, uanset rummets konfiguration.

Under dette trin skal du definere, hvad der skal ske i hvert rum under hvert trin - vi kalder dette et "rum-trin". Du kan gøre dette ved at holde musen på skæringspunktet mellem det trin og det rum, som du vil konfigurere, og klikke på +Add roomstep.

Når du tilføjer et roomstep, har du en række deltagelsesmetoder at vælge imellem. Hver af disse deltagelsesmetoder påvirker interaktionen i højre side af skærmen.

Videoen er altid synlig i venstre side af skærmen, uanset hvilken deltagelsesmetode du vælger.

Nedenfor diskuterer vi mere detaljeret, hvad hver af disse deltagelsesmetoder indebærer:

Med denne metode kan du stille dine deltagere et eller flere spørgsmål. Du kan derefter give deltagerne mulighed for at "skrive" (dvs. skrive deres svar på en digital post-it-seddel) og/eller "stemme" (dvs. upvote indlæg). Den maksimale længde af skriftlige svar er 255 tegn, og du kan vælge, at indlæggene enten skal konfigureres som firkantede kort eller som rektangulære kort, der vises i et listeformat.

Du kan også opdele dette i to separate trin: I det ene trin kan du bede deltagerne om at skrive deres svar, og i det næste trin kan du bede deltagerne om at stemme på de svar, som de er mest enige i.

Tip: Vælg "Kopier input til spørgsmål og svar fra det foregående trin", hvis du ønsker, at deltagernes svar fra det foregående trin også skal forblive synlige i det aktuelle trin.

Denne metode er god til informationsorienterede trin. Du kan dele skriftlige oplysninger ved hjælp af tekstboksen "Info tekst". Infotekstfeltet her (og i andre trin) kan konfigureres med grundlæggende tekstformateringsmuligheder, herunder punktopstillinger.

Dette trin kan også bruges, hvis du gerne vil give en præsentation. Indstillingen "Del skærm" giver dig mulighed for at udsende en præsentation eller andre medier fra din computer til andre workshopdeltagere.

Tip: Brug knappen "Fuld skærm for alle deltagere" øverst til venstre på videoskærmen for at få alle workshopdeltagere til at gå i fuld skærmtilstand. Hvis du kombinerer dette med at dele din skærm, vil de få et meget bedre overblik over det dokument, du viser.

Ønsker du at have diskussioner i mindre grupper? Det er ikke noget problem. Brug deltagelsesmetoden "breakout rooms" til at oprette en lobby - det vil få alle deltagerne til at deltage i et mindre breakout room (det er de ekstra rum, som du tilføjede i Trin 3: Definer dine rum).

Du kan vælge to muligheder for breakout-rum:

- Selvvalg: Lad deltagerne selv vælge, hvilket rum de vil deltage i

- Tilfældig tildeling: Tilfældig fordeling af deltagerne i et breakout-rum

Hvis du vil tildele deltagerne tilfældigt til et breakout-rum, skal du vælge metoden Tilfældig tildeling. Når du er kommet ind på trinene for breakoutrum, kan enhver workshopadministrator klikke på knappen "Distribute participants to breakout rooms" (Fordel deltagere til breakoutrum). Dette vil fordele deltagerne ligeligt i de forskellige rum. Workshopadministratoren forbliver i lobbyen og kan deltage i det rum, som han/hun vælger.

Glem ikke! Du skal konfigurere hvert af de mindre breakout-rum med deres egen deltagelsesmetode.

Har du flere break-out-rum, der kræver den samme konfiguration i et givet trin? Opret det første rum med de indstillinger og spørgsmål, som du ønsker, og for de andre rum skal du markere feltet "Del konfiguration" for det første rum - det vil automatisk kopiere denne konfiguration, herunder info og spørgsmål. Når du foretager ændringer i konfigurationen af et rum, opdateres alle andre rum, der deler den samme konfiguration. Dette kan være en reel tidsbesparelse.

Disse 2 metoder er dele af det samme konklusionsflow. Brug metoden "Sammenfattende diskussion" i det sidste trin, hvor folk befinder sig i mindre break-out-rum. Dette genererer en tekstboks, som gør det muligt at udarbejde en gruppekonklusion i fællesskab (Bemærk: Alle kan skrive og redigere teksten i denne boks. Hvis du vil redigere teksten, skal du klikke på feltet "rediger tekstfeltet" over tekstfeltet - hvis du vil tillade andre at redigere teksten, skal du bare fjerne markeringen af feltet).

Hvis du ønsker at dele disse konklusioner fra de mindre breakout-rum med alle deltagerne, kan du bruge "Rapportér ud"-metoden i næste trin kombineret med at bringe folk tilbage til det store plenumrum.

Dette ville svare til at samle alle tilbage fra de små grupper for at dele det, de havde diskuteret i en "personlig" workshop. I "Report out"-trinnet vises de diskussionsresuméer, der blev genereret i breakout-rummene, automatisk for alle at se.

Du kan nu nemt køre din workshop igennem, teste tingene og kontrollere, om alt er sat op, som du havde forestillet dig.

Du kan gå videre med trinene ved at klikke på knappen "Næste trin" øverst til højre på skærmen. Du kan vælge at gå straks videre til det næste trin eller vælge en timer, der lader alle vide, at det næste trin starter om 10 sekunder, et minut eller fem minutter.

Hvis du vil gå tilbage og kontrollere et af trinene, skal du åbne grænsefladen "Administrer" og klikke på "Gå til trin" på det trin, som du vil gå til.

Har du besluttet dig for, at du vil ændre rækkefølgen af trinene? Det er ikke noget problem. Du kan flytte trin mellem hinanden i administrationspanelet ved hjælp af knappen Reorder Steps (omarranger trin). Klik på ikonet, ændre rækkefølgen af trinene, og klik på ikonet igen for at gemme den nye rækkefølge.

Hvis du vil afslutte workshoppen, skal du klikke på "Afslut workshop for alle" øverst til højre på skærmen, hvilket fører alle deltagere til en afslutningsside, hvor de kan give noget feedback.

Bemærk: Når du tester, må du ikke selv tilføje skriftligt input. Vi har i øjeblikket ikke en nem måde at slette dette testinput senere. Så du skal lave den pågældende roomstep-konfiguration helt om for at slippe af med den!

Hvis du vil invitere folk til workshoppen, skal du dele URL-adressen til workshoppen. Dette er en URL-adresse fra platformen med /workshops tilføjet til sidst (f.eks. municipality.citizenlab.co/workshops). Dette fører folk til workshoppens hjemmeside, hvor de kan vælge, hvilken workshop de vil deltage i.

Når du er i dit workshopmiljø, er den url, du ser i din browser, den url, du kan dele med deltagerne for at få adgang til workshoppen.

Når du er færdig med workshoppen, kan du eksportere alle de input, der blev givet gennem afstemningerne, Q&A-kortene og inputkonklusionerne trin. I administrationspanelet finder du et ikon øverst i toppen med titlen "Eksporter data". Det vil automatisk downloade et Excel-regneark med disse oplysninger - et faneblad for hvert trin i din workshop.

Hvis du eller dine deltagere har problemer med at få lyd eller video til at fungere, er der nedenfor nogle få grundlæggende muligheder for fejlfinding:

Workshop kapacitet: Workshopperne kan have op til 50 deltagere. Hvis du har mange deltagere, kan videoens hastighed og kvalitet blive dårligere. Du kan hjælpe med at forhindre dette ved at indstille folks kameraer til at være "slukket" som standard, når de træder ind i et rum. Hvis der allerede er 50 personer i rummet, vil ingen andre blive lukket ind.

Adgang og browsere:

Tilføjelse af et billede i en infoboks: Du kan også tilføje et billede i tekstboksen ved at indtaste en URL-adresse, hvor billedet er hostet. Billedet skal være hostet af en udbyder som f.eks. www.postimage.org - sørg for at bruge det direkte link og kopier/indsæt det i tekstfeltet.

Administratorrettigheder: Alle, der er logget ind på CitizenLab-platformen som administrator eller projektleder, kan få tildelt administratorrettigheder i workshoppen. Det betyder, at de kan administrere workshoppen, tilføje/redigere trin, fremrykke trinene og afslutte workshoppen.

Vigtigt: Den første administrator eller projektleder, der træder ind i workshoppens rum, får tildelt "superadmin"-rettigheder. Ved at klikke på de tre prikker øverst til højre på enhver anden administrators eller projektleders videoskærm kan du også give dem moderatorrettigheder. Dette vil give dem mulighed for at slå lydløs og smide deltagere ud.