Give feedback og styre input
At give feedback
Styring af projektinput er afgørende for at bevare kvalitet og tillid. Projektledere og administratorer håndterer opdateringer manuelt, mens platformen også giver automatiske meddelelser.
Effektiv projektledelse omfatter:
Udpeg de rigtige projektledere til at fordele ansvaret
Holde deltagerne informeret ved at opdatere indholdet med tekst, PDF'er, billeder eller videoer
Deltager aktivt i diskussioner med kommentarer, statusser og tags
Moderering af upassende indhold som spam eller bandeord
Tildeling af ideer internt til kolleger til samarbejde
💡 Opret en fælles administrator- eller projektlederprofil (f.eks. kommunikation@...) for at forenkle samarbejdet mellem kolleger.
Håndtering af input-status
Som administrator eller projektleder kan du nemt opdatere en idés status. Når du ændrer en status, får forfatteren og alle, der har kommenteret eller stemt på den pågældende idé, automatisk en besked.
Platformen indeholder et sæt standardstatusser, men du kan også oprette dine egne. Bare kontakt os på support@govocal.com med en liste over de statusser, du gerne vil bruge, og deres foretrukne farver, så sætter vi dem op for dig.
Eksempler på brugerdefinerede statusser:
Under overvejelse, Set af projektleder, Afsluttes, Ikke en idé, Kræver mere forklaring eller endda pladsholdere som Status 1, Status 2 osv. Vær gerne kreativ, statusser er et godt kommunikationsværktøj, da de er synlige på platformen og hjælper med at holde deltagerne informeret om fremskridt.
ℹ️ Ideer er altid umiddelbart synlige i den tidslinjefase, hvor de blev indsendt, men du kan flytte dem mellem faser og projekter - læs mere om dette i vores supportartikel.
Masse-upload af feedback
Officiel massefeedback giver administratorer mulighed for at tilføje officielle opdateringer og ændre status for mange idéer på én gang ved hjælp af et struktureret Excel-ark.
Denne proces er nyttig, når:
Du er nødt til at give fællesskabet opdateringer om et stort antal ideer på én gang.
Du vil gerne ændre flere ideers status i en enkelt handling.
I stedet for at opdatere hver idé manuelt, sender du en udfyldt Excel-skabelon til supporten, og teamet importerer opdateringerne for dig.
Hvordan man masseopdaterer ideer med officiel feedback er beskrevet nedenfor.
Hvordan sporer man og giver officiel feedback på input?
1. Find input, der har brug for din opmærksomhed
Gå til Input Manager
Brug rullemenuen til at filtrere:
Se ideer, der er tildelt dig, eller
Filtrer af en anden kollega for at tjekke deres opgaver.
Toggle
Vis kun indlæg, der har brug for feedbackEn rød badge viser, hvor mange input (ideer eller forslag), der stadig mangler feedback.
2. Reager på input
Du kan give officiel feedback ved at ændre inputets status eller ved at tilføje det manuelt.
Giv officiel feedback ved at ændre status
Ændre elementets status (f.eks. Foreslået → Under revision)
Efterlad en officiel kommentar, der forklarer statusændringen eller giver feedback
Det holder deltagerne informeret og viser synlige fremskridt på platformen.
Giv officiel feedback manuelt
Åbn det input, du ønsker at give feedback på
der vil være en rød boks, hvor du kan give officiel feedback - når den er indsendt, vises den også i rødt for brugeren
3. Hold styr på det tildelte arbejde
Alle administratorer og projektledere modtager en ugentlig e-mail med påmindelser:
Elementer, der er tildelt dem.
Varer afventer stadig feedback.
Bemærk: Emner forbliver på din liste, indtil du får officiel feedback (ændrer status eller kommenterer).
Ansvar for håndtering af input
Udpeg projektledere: Fordel ledelsesansvaret. (Synlig for deltagerne)
Hold deltagerne opdaterede: opdater indhold, tilføj PDF'er, billeder eller videoer. (Synlig for deltagerne)
Deltag i diskussioner: Brug kommentarer, feedback, statusser og tags. (Synlig for deltagerne)
Moderere upassende indhold: håndtere spam, slette indlæg eller fjerne bandeord. (Ikke synlig for deltagerne)
Tildel ideer internt: Samarbejd ved at tildele input til kolleger. (Ikke synlig for deltagerne)
Hvordan masseopdaterer man ideer med officiel feedback?
Trin 1: Eksporter ideerne
Eksporter alle ideer, du vil kommentere eller opdatere.
Trin 2: Forbered skabelonen
Kopier alle ID'er(kolonne A i din eksport) til kolonne A ("ID") i den medfølgende Excel-skabelon.
[Inkluder link eller henvisning til download af Excel-arket].
Trin 3: Udfyld kolonnerne
Navn på feedbackforfatter (kolonne B) - påkrævet
Vises offentligt på platformen (f.eks. "Team Mobility - City of Nanaimo").
Man behøver ikke at være registreret bruger.
Feedback-e-mail (kolonne C) - påkrævet
Ikke vist offentligt. Skal være e-mailadressen på en registreret administrator på platformen.
Din feedback (kolonne D) - påkrævet
Teksten til den officielle opdatering. Du kan tilpasse med
##{{first_name}}for automatisk at indsætte deltagerens fornavn.
Ny status (kolonne E) - valgfrit
Hvis du vil ændre status, skal du skrive det nøjagtige statusnavn, som det vises på din platform.
Fornavn (kolonne F) - valgfrit
Bruges, når deltageren har slettet sin konto, så der kan vises et pladsholdernavn i stedet for at lade det være tomt.
Trin 4: Send til support
Send den udfyldte skabelon til support@govocal.com
Angiv den nøjagtige dag og det nøjagtige tidspunkt, hvor du ønsker opdateringerne anvendt
Giv opgaven 10 arbejdsdage til at blive planlagt