Les courriels automatisés ou les notifications par courriel sont des courriels envoyés automatiquement par la plateforme aux utilisateurs inscrits ou à un groupe d'utilisateurs inscrits. Ils sont déclenchés par leurs propres actions, les actions des autres ou les événements qui se produisent sur ta plateforme. En tant qu'administrateur, tu peux définir les notifications que les personnes doivent ou ne doivent pas recevoir et chaque utilisateur peut également décider individuellement des notifications à recevoir. Chaque utilisateur peut également personnaliser ses propres préférences en matière de notifications.
Veuillez noter que le contenu de ces courriels automatisés ne peut pas être modifié. Vous pouvez utiliser la fonction de messagerie pour envoyer des courriels ciblés et personnalisés.
Quels sont les courriels automatisés envoyés et quand ?
Les courriels automatisés sur votre plateforme sont utilisés pour deux objectifs :
Informer vos utilisateurs de ce qui se passe sur la plateforme lorsqu'ils n'y sont pas.
Veiller à ce qu'ils retrouvent le chemin de la plateforme au bon moment.
Voici un aperçu (partiel) de tous les courriels automatisés. Vous pouvez également consulter un exemple de chaque courriel (en anglais uniquement) ici :
Comme vous pouvez le voir dans l'exemple pdf, les informations suivantes feront toujours partie des courriels automatisés :
Il y a un logo en haut à gauche, ce logo est le même que celui présenté sur votre page d'accueil et peut être modifié dans les paramètres de votre plateforme, sous l'onglet "Branding".
Il existe également une option de désabonnement dans le courrier électronique automatisé. En appuyant sur cette option, l'utilisateur ne recevra plus de courrier électronique automatisé de la part de la plateforme.
Termes & Les conditions seront affichées
La politique de confidentialitésera affichée
Emails envoyés aux utilisateurs
Titre de l'e-mail | Qui le reçoit ? | Quand est-il reçu ? |
Enquête non soumise | Utilisateur qui a commencé son enquête mais ne l'a pas soumise | 1 jour après que l'utilisateur a sauvegardé l'enquête en tant que brouillon |
Après l'inscription | Utilisateur qui s'inscrit | L'utilisateur s'inscrit pour la première fois |
Aperçu hebdomadaire | Tous les utilisateurs | Hebdomadaire |
Rappel d'invitation | Utilisateur invité | 7 jours après l'envoi de l'invitation |
Confirmation de l'inscription à l'événement | Utilisateur nouvellement enregistré | Inscription à un événement |
Changement de statut d'une entrée que vous suivez | Utilisateurs qui suivent l'entrée | Changement d'état des entrées |
Mise à jour d'une entrée que vous suivez | Utilisateurs qui suivent l'entrée | La contribution reçoit un retour d'information officiel |
Publication de ma contribution | Utilisateur qui a publié l'entrée | Les contributions sont publiées |
Un commentaire sur une entrée que vous suivez | Utilisateurs qui suivent l'entrée | Commentaires des utilisateurs |
Mention dans une mise à jour | Utilisateur mentionné | L'utilisateur est mentionné |
Une réponse à mon commentaire | Utilisateur qui a commenté | L'utilisateur répond au commentaire |
Suppression de mon commentaire | Utilisateur ayant commenté | Le commentaire est supprimé |
Dernière chance de voter | Utilisateurs ayant participé au projet mais n'ayant pas voté | 2 jours avant la clôture de la phase de vote |
Confirmation du vote | Utilisateur ayant voté | Les votes sont soumis |
Votes non soumis | Utilisateur qui n'a pas soumis ses votes | 1 jour après le dernier vote de l'utilisateur |
Résultats du vote | Utilisateurs ayant participé au projet | Fin de la phase de vote |
Aperçu hebdomadaire de vos propositions | Tous les utilisateurs qui ont téléchargé des propositions | Hebdomadaire |
Changement de statut d'une proposition que vous suivez | Utilisateurs qui suivent la proposition | Changement d'état de la proposition |
Mise à jour d'une proposition que vous suivez | Utilisateurs qui suivent la proposition | La proposition fait l'objet d'un retour d'information officiel |
Invitation à coparrainer une proposition | Utilisateur invité à co-parrainer une proposition | L'utilisateur est invité à co-parrainer une proposition |
Publication de ma proposition | Utilisateur ayant publié la proposition | La proposition est publiée |
Un utilisateur accepte mon invitation à co-parrainer ma proposition. | Utilisateur ayant publié la proposition | L'utilisateur accepte l'invitation à co-parrainer une proposition |
Un commentaire sur une proposition que vous suivez | Utilisateurs qui suivent la proposition | Commentaires des utilisateurs sur la proposition |
Nouvelle phase de projet avec vote | Utilisateurs ayant participé au projet | Changements de phase du projet |
Projet publié | Utilisateurs qui suivent le projet | Projet publié |
Nouvelle phase du projet | Utilisateurs qui suivent le projet | Changements de phase du projet |
Emails envoyés aux administrateurs & chefs de projet
Titre de l'e-mail | Qui le reçoit ? | Quand est-il reçu ? |
Aperçu hebdomadaire pour les chefs de projet | Gestionnaires | Hebdomadaire, le lundi à 10 heures |
Aperçu hebdomadaire pour les administrateurs | Administrateurs | Hebdomadaire, le lundi à 10 heures |
Mention dans un commentaire interne | Utilisateur mentionné | L'utilisateur est mentionné dans un commentaire interne |
Commentaire interne sur mon commentaire interne | Admins & managers | L'utilisateur répond à un commentaire interne |
Commentaire interne sur l'apport J'ai commenté en interne | Admins & responsables de la gestion du projet | Un commentaire interne est publié sur l'entrée que l'utilisateur a commentée en interne. |
Commentaire interne sur les données qui me sont attribuées | Admins & managers | Un commentaire interne est publié sur l'entrée attribuée à l'utilisateur |
Droits de modération de projet reçus | Utilisateur qui reçoit les droits de modérateur de projet | L'utilisateur se voit attribuer des droits de modérateur de projet |
Droits du gestionnaire de dossiers reçus | Utilisateur qui reçoit les droits de modérateur de dossier | L'utilisateur se voit attribuer des droits de modérateur de dossier |
Droits d'administrateur reçus | Utilisateur qui reçoit des droits d'administrateur | L'utilisateur se voit attribuer des droits d'administrateur |
Attribution d'une entrée à moi | Admins & gestionnaires affectés à l'entrée | L'entrée est attribuée |
Nouvelle contribution à un projet que je modère | Admins & managers | Une nouvelle contribution est publiée |
Saisie d'un rapport de spam | Admins & managers | L'entrée est signalée comme spam |
Aperçu hebdomadaire des intrants attribués | Admins & gestionnaires affectés à l'entrée | Hebdomadaire, le mardi à 8 heures |
Nouveau commentaire dans un projet que je modère | Admins & managers | Commentaires des utilisateurs |
Rapport de spam sur les commentaires | Admins & managers | Le commentaire est signalé comme spam |
Les propositions ont atteint le seuil de vote | Administrateurs | La proposition est votée en hausse au-delà du seuil |
Nouvelle proposition | Administrateurs | Une nouvelle proposition est publiée |
Proposition soumise à nouveau pour examen | Administrateur affecté à une proposition | Proposition soumise à nouveau pour examen |
Proposition de rapport sur le spam | Administrateurs | La proposition est signalée comme spam |
Attribution d'une proposition à moi | Administrateur affecté à une proposition | La proposition est attribuée à l'administrateur |
Nouvelle phase de projet à venir | Admins & responsables de la gestion du projet | 7 jours avant le changement de phase du projet |
Contenu inapproprié signalé | Admins & managers | Le contenu est signalé comme inapproprié |
Commentaire interne sur une entrée non attribuée dans un projet non géré | Administrateurs | Un commentaire interne est publié sur une entrée non attribuée dans un projet non géré. |
Commentaire interne sur une proposition non attribuée | Administrateurs | Un commentaire interne est publié sur une proposition non attribuée |
Commentaire interne sur la proposition J'ai fait un commentaire interne sur | Admins & managers | Un commentaire interne est publié sur la proposition que l'utilisateur a commentée en interne. |
Commentaire interne sur la proposition qui m'a été confiée | Admins & managers | Un commentaire interne est publié sur la proposition attribuée à l'utilisateur |
Définissez les notifications par e-mail à (dé)mettre en place sur votre plateforme
Pour gérer les notifications de votre plateforme, allez dans l'onglet "Emails automatisés" dans la section "Messagerie" de votre plateforme. Vous y trouverez un aperçu complet de chaque type de notification envoyé par la plateforme. Le titre indique à la fois la date d'envoi et le destinataire.
En activant ou désactivant la bascule, vous pouvez désactiver ou activer une notification spécifique. En le désactivant, vous vous assurez que personne ne recevra plus cette notification par courrier électronique à partir de maintenant. L'activation signifie qu'ils le recevront, à moins qu'ils n'aient indiqué individuellement qu'ils ne veulent pas le recevoir.
Certains boutons ne peuvent pas être désactivés. Ces notifications sont celles qui sont essentielles au bon fonctionnement de la plateforme, par exemple les mises à jour officielles sur les intrants :
Les courriers électroniques peuvent être prévisualisés en cliquant sur le bouton "Voir". Comme ces aperçus sont générés à partir d'e-mails réels envoyés dans votre plateforme, les e-mails doivent être envoyés au moins une fois avant que vous puissiez voir un aperçu (c'est la raison pour laquelle le bouton d'aperçu n'est pas toujours actif) :
Chaque utilisateur peut également choisir individuellement les courriels à recevoir et ceux à ne pas recevoir. Cela peut se faire de deux manières :
Se désabonner directement à partir de chaque e-mail
Désactiver chaque notification sur la page de leur profil d'utilisateur sur la plateforme :
Modification de l'adresse e-mail de réponse aux notifications par e-mail
Les courriels automatisés comportent toujours un lien vers la plateforme, et plus précisément vers le contenu pertinent pour ce courriel.
Ex. Lorsqu'un utilisateur reçoit une notification parce que quelqu'un a commenté une entrée pour laquelle il a voté, le courriel contient un lien vers cette entrée ou ce commentaire.
Les utilisateurs ne sont pas censés répondre à ces courriels automatisés. Toutefois, il est impossible d'empêcher quelqu'un de répondre à un tel courriel automatisé. Go Vocal ne traite généralement pas ces e-mails de réponse. Si vous souhaitez être le destinataire de ces réponses inattendues, veuillez nous envoyer votre adresse électronique de réponse générale (info@..., hello@...., communication@...) via la bulle de discussion de l'assistance. Nous l'ajouterons pour vous dans notre back-end.
Modification de l'adresse e-mail "from" des notifications par e-mail
Les courriels automatisés seront par défaut envoyés à partir de notifications@mail-eu.citizenlab.co. Il est également possible de configurer cette adresse, mais ce processus est un peu plus technique. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans l'article d'assistance suivant :
Modifier le contenu des courriels automatisés
Malheureusement, il n'est pas possible pour l'instant de personnaliser le contenu des courriels automatisés. Nous veillons à ce que le contenu soit le plus neutre possible afin qu'il convienne à toutes les plates-formes Go Vocal.
Nous contrôlons en permanence nos courriels automatisés existants. Lescourriels sont-ils suffisamment attrayants ?Les gens se désabonnent-ils ?Sur la base de ces informations, nous prenons des mesures :
nous modifions le contenu de l'e-mail,
nous fusionnons des courriels similaires,
nous modifions les conditions d'envoi d'un courrier électronique
Si vous trouvez des erreurs ou des fautes de frappe dans l'un des e-mails ou si vous souhaitez suggérer une amélioration, n'hésitez pas à contacter notre équipe d'assistance pour lui faire part de vos suggestions en utilisant la bulle de discussion dans votre panneau d'administration.
Besoin d'aide ou de soutien ? Contactez notre équipe d'assistance via la bulle de dialogue .