Qu'est-ce que Phygital ?
FormSync comble le fossé entre la participation hors ligne et votre plateforme numérique. Imaginez que vous organisiez un atelier, que vous distribuiez des questionnaires, des formulaires imprimés ou que vous recueilliez des idées manuscrites lors d'un événement. Avec Phygital, ces réponses papier ne restent plus confinées au format papier.
Voici comment cela fonctionne :
Générer une version PDF imprimable de votre enquête ou de votre formulaire d'idéation
Distribuez-le en présentiel : lors de réunions, d'événements ou encore en faisant du porte-à-porte
Collectez & scannez les formulaires remplis
Réimportez-les sur votre plateforme — l'IA lit les formulaires numérisés, y compris l'écriture manuscrite, et associe chaque réponse à la question correspondante — ou importe-les via un modèle Excel
Le système lit les réponses, les compare au formulaire original et vous permet de les vérifier et de les approuver avant qu'elles n'apparaissent en ligne. Ainsi, les idées des habitants qui préfèrent le papier et le crayon sont comptabilisées en même temps que les contributions numériques, ce qui garantit qu'aucune voix n'est laissée de côté.
ℹ️ Cette fonctionnalité est disponible seln votre licence.
Comment créer un PDF téléchargeable ?
Créer une enquête ou une phase de collecte d'informations et de commentaires
Créez le formulaire dans Modifier le formulaire de saisie
(Facultatif pour l'enquête) Activez la collecte des questions démographiques en ajoutant une nouvelle page à la fin de l'enquête dans Phase → Accès à la phase et données utilisateur → Questions démographiques posées aux utilisateurs pour placer les questions d'inscription sur la dernière page du PDF
Clique sur Formulaire PDF (voir la capture d'écran ci-dessus)
(Facultatif) Personnaliser la première et la dernière page du modèle PDF
⚠️ Après le téléchargement, ne modifiez pas le formulaire en ligne ou le PDF ; ils doivent rester identiques pour l'importation.
Comment importer un PDF via Phygital ?
Aller dans Projet → Contributions → Importer → Importer un PDF0>
Dans l'importateur de contributions, cliquez sur Import → Cliquez pour sélectionner un fichier
Choisir Formulaires papier OCR (une langue par téléchargement) et sélectionner la langue du formulaire.
Assurez-vous de cocher la case Ce fichier contient plusieurs formulaires numérisés si votre PDF contient plusieurs enquêtes et ajoute le nombre de pages par contribution unique
Veillez à cocher la case Le formulaire téléchargé a été créé avec la section "Données personnelles" si votre enquête contient des questions démographiques.
Attendez le traitement ; les éléments apparaissent dans le panneau de gauche.
ℹ️ Bonnes pratiques :
Pour obtenir des résultats fiables et entièrement pris en charge, utilise le modèle PDF généré par la plateforme. Vos propres formulaires personnalisés peuvent parfois convenir également ; veuillez consulter la remarque à la fin de cette section.
Numérisez avec un scanner ou une application de numérisation (pas d'appareil photo), même taille de page, ≤ 100 pages par téléchargement.
Évitez de prendre des photos de formulaires avec un appareil photo : les photos prises avec un téléphone provoquent souvent des erreurs d'OCR en raison d'un éclairage irrégulier, d'un angle inadapté et d'un contraste insuffisant. Une photo de bonne qualité, prise à plat et bien éclairée, peut parfois convenir, mais un fichier PDF numérisé offre les résultats les plus fiables.
Ne tenez pas compte des réponses qui s'écartent du format de la question (par exemple, des notes manuscrites à côté d'un QCM).
⚠️ Utilisation de votre propre formulaire (autre qu'un modèle)
Officiellement, FormSync s'appuie sur le fichier PDF généré par la plateforme. Cela dit, les formulaires personnalisés aux couleurs de la ville se numérisent aussi sans problème. Ça peut bien marcher, mais on ne le prend pas encore entièrement en charge et on ne le garantit pas pour l'instant, alors fais un test avant de t'en servir. Voici quelques conseils :
Numérotez chaque champ de manière à ce qu'il corresponde à l'ordre des questions ou aux numéros figurant sur votre formulaire en ligne ; c'est ce qui permet à l'IA d'associer correctement les réponses.
Veillez à ce que le texte soit lisible et de taille raisonnable; évitez les mises en page trop chargées ou les caractères trop petits.
Exportez et numérisez au format PDF, comme pour tout autre fichier à mettre en ligne.
Avant de procéder à une impression en masse, veuillez remplir et numériser 2 ou 3 formulaires types, les importer, puis vérifier que le mappage est correct.
Veillez à ce que le formulaire reste simple et linéaire; évitez les branchements et la logique (voir la section « Limitations »).
Comment examiner et approuver les importations ? (voir la vidéo ci-dessus)
Dans l'Importateur de contributions, sélectionnez une réponse (à gauche).
Examinez les réponses analysées (au milieu) et l'aperçu du PDF numérisé (à droite, pour les téléchargements OCR).
Ajustez l'adresse email et le consentement de l'utilisateur si nécessaire.
Cliquez sur Approuver pour finaliser ; passez à la contribution, au formulaire suivant.
Les idées ou contributions approuvées sont enregistrées comme des contributions classiques. Ils sont pris en compte dans vos totaux et peuvent être étiquetés, modérés et analysés comme n'importe quelle contribution en ligne. Ils sont également accompagnés d'une étiquette « importé », ce qui vous permet de les filtrer.
Limites de Phygital
Types de questions prises en charge et non prises en charge
Prise en charge (téléchargement PDF) : Tous les types de questions peuvent être imprimés.
Prise en charge (téléchargement/importation de PDF) : Sachez que si tous les types de questions d'enquête peuvent être téléchargés au format PDF, tous les types de questions d'enquête ne peuvent pas être réimportés à l'aide de notre technologie de numérisation. Les types de questions suivants ne sont pas encore pris en charge pour l'importation :
Questions cartographiques (Placer un repère, tracer un itinéraire, dessiner une zone, importer un fichier ESRI)
Option/ question (facultative) de téléchargement de fichiers
Si votre modèle d'enquête PDF comprend ces questions, lorsque vous téléchargerez le modèle, ces types de questions seront téléchargés et considérés comme étant "sans réponse"
Exigences relatives aux fichiers et à la numérisation
Pour éviter les erreurs lors du téléchargement, veuillez vous assurer que les éléments suivants sont présents :
Utilisez le modèle PDF non modifié de la plateforme (pas de modification de la mise en page)
Conserver le formulaire en ligne inchangé après la génération du PDF
Numérisez des pages dont la taille est homogène et le contraste adéquat
Chargement de ≤ 100 pages par lot
Utilisez une langue par importation