Dans cet article, nous expliquons comment configurer et personnaliser un atelier en ligne sur votre plateforme. Vous apprendrez à paramétrer l'atelier, à faciliter un atelier, et à mettre en place des groupes de discussion pour faciliter les échanges.

Vous trouverez ci-dessous une description étape par étape qui vous guidera à travers les étapes principales de la mise en place de vos propres ateliers en ligne.

Pour accéder à vos ateliers, connectez-vous d'abord à votre plateforme en tant qu'administrateur ou modérateur de projet. Dans votre panneau d'administration, il y a un onglet "Ateliers" où vous pouvez accéder à l'interface de votre atelier, dans cet onglet, cliquez sur 'Gérer vos ateliers' pour entrer dans cette interface.

Dans l’interface de l’atelier, vous verrez l’option d’ajouter un nouvel atelier. En cliquant sur ce bouton, vous pourrez choisir un nom et une date pour votre atelier.

Le slug définit l'url où les participants trouveront votre atelier. Par ex. si votre slug est 'climatepolicy', le lien vers l'atelier sera 'yourplatform.govocal.com/workshops/climatepolicy'.

Vous pouvez gérer les différentes étapes et activités de votre atelier en cliquant sur le bouton "Gérer" en haut à droite de l'écran de l'atelier. Une fois que vous êtes entré dans le panneau d'administration, cliquez sur +Ajouter l'étape pour spécifier les différentes étapes que vous aimeriez avoir dans votre atelier. Généralement, cela inclut une étape "Bienvenue" au début, une étape "Conclusion" à la fin, et quelques étapes entre les salles de discussion et de repos.

Vous pouvez ajouter autant de salles que vous le souhaitez pour votre atelier en cliquant sur le bouton +Ajouter une salle dans le panneau d'administration et en donnant un nom à la salle.

Il y a deux types de salles : une salle plénière principale, où tous les participants sont réunis, et de petites salles de répartition, dans lesquelles les participants se mettront pour une discussion plus interactive. En règle générale, une marge de manœuvre pour chaque 5 à 8 participants semble bien fonctionner.

Chaque fois que vous ajoutez une nouvelle salle, il vous sera demandé de configurer les paramètres du chat vidéo.

Vous ne pouvez pas désactiver ces paramètres pour les administrateurs et les gestionnaires de projet de la plateforme. Ils auront toujours accès à toutes ces options (et plus encore) indépendamment de la configuration de la salle.

Au cours de cette étape, vous devez définir ce qui doit se passer dans chaque pièce à chaque étape - nous appelons cela un « pas de chambre ». Vous pouvez le faire en survolant à l'intersection entre l'étape et la pièce que vous voulez configurer et en cliquant sur +Ajouter une étape de salle.

Lorsque vous ajoutez une étape de salle, vous avez un certain nombre de méthodes de participation parmi lesquelles vous pouvez choisir. Chacune de ces méthodes de participation affecte l’interaction du côté droit de l’écran. La vidéo est toujours visible sur le côté gauche de l'écran, quelle que soit la méthode de participation choisie.

Ci-dessous, nous discutons plus en détail de ce que chacune de ces méthodes de participation implique :

Grâce à cette méthode, vous pouvez poser une ou plusieurs questions à vos participants. Vous pouvez alors donner aux participants la possibilité de "poster" (c'est-à-dire d'écrire leurs réponses sur une note postit numérique) et/ou de "voter" (c.-à-d. voter pour les postes). La longueur maximale des réponses écrites est de 255 caractères, et vous pouvez choisir que les messages soient configurés comme des cartes carrées ou comme des cartes rectangulaires qui sont affichées dans un format de liste.

Vous pourriez également diviser cela en deux étapes distinctes : en une étape, vous pouvez demander aux participants de poster leurs réponses, et à l'étape suivante, demandez aux participants de voter sur les réponses avec lesquelles ils sont les plus d'accord.

Astuce : Sélectionnez 'Copier les entrées Q&A de l'étape précédente' si vous voulez que les réponses des participants de l'étape précédente restent également visibles à l'étape actuelle.

Cette méthode est bonne pour les étapes orientées vers l'information. Vous pouvez partager des informations écrites en utilisant la zone de texte "Info". La zone de texte ici (et dans les autres étapes) peut être configurée avec des options de formatage de texte de base, y compris des points de puce.
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Cette étape peut également être utilisée si vous souhaitez donner une présentation. L'option de partage d'écran vous permet de diffuser une présentation ou un autre média de votre ordinateur à d'autres participants à l'atelier.

Astuce: utilisez le bouton "Plein écran pour tous les participants" en haut à gauche de l'écran vidéo pour que tous les participants de l'atelier passent en mode plein écran. Si vous combinez cela avec le partage de votre écran, ils auront une bien meilleure vue de n'importe quel document que vous affichez.
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Salles de repos

Vous voulez avoir des discussions de groupe plus petites? Pas de problème. Utilisez la méthode de participation « salles d'arrachage » pour créer un lobby - cela demandera à tous les participants de rejoindre une plus petite salle de repos (ce sont les salles supplémentaires que vous avez ajoutées à l'étape 3 : définissez vos chambres).
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Vous pouvez choisir deux options pour les salles de ventilation :
- Auto-sélection : Permettre aux participants de sélectionner eux-mêmes la salle de ventilation qu'ils rejoindront
- Affectation aléatoire : Répartir aléatoirement les participants dans une salle d'arrachement
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Pour assigner aléatoirement des participants à une salle d'opération, sélectionnez la méthode d'affectation aléatoire. Une fois que vous êtes entré dans l'étape de la salle, n'importe quel administrateur de l'atelier peut cliquer sur le bouton "Distribuer les participants pour répartir les salons." Cela affectera également les participants dans les différentes salles. L'administrateur de l'atelier restera dans le lobby et pourra rejoindre n'importe quelle pièce qu'il choisit.

N'oubliez pas ! Vous devrez configurer chacune des petites salles avec leur propre méthode de participation.

Avez-vous plusieurs pièces d'arrachage qui nécessitent la même configuration dans une étape donnée ? Créez la première pièce avec les paramètres et les questions que vous voulez, ainsi que pour les autres pièces, cochez la case pour 'Partager la configuration' de la première pièce - elle copiera automatiquement cette configuration, y compris les infos et les questions. Lorsque vous apportez des modifications à la configuration d'une pièce, elle met à jour toutes les autres pièces partageant la même configuration. Cela peut être un gain de temps réel.

Ces 2 méthodes font partie du même flux de conclusion. Utilisez la méthode "Résumer la discussion" à la dernière étape où les gens se trouvent dans des pièces plus petites. Cela génère une zone de texte qui vous permet de rédiger de manière collaborative une conclusion de groupe (Note : tout le monde peut taper et éditer le texte dans cette boîte. Pour modifier le texte, cliquez sur la case "Editer le champ de texte" au-dessus du champ de texte - pour permettre à quelqu'un d'autre de modifier le texte, décochez simplement la boîte.)

Si vous voulez partager ces petites conclusions de la salle avec tous les participants, vous pouvez utiliser la méthode "Signaler le problème" à l'étape suivante, combinée à celle de ramener les gens dans la salle plénière principale.

Cela serait similaire à rassembler tout le monde de petits groupes pour partager ce qu'ils ont discuté dans un atelier « en personne ». Dans l'étape « Signaler », les résumés de discussion qui ont été générés dans les salles d'arrachage sont affichés automatiquement pour que tout le monde puisse les voir.

Vous pouvez maintenant facilement passer par votre atelier, tester les choses et vérifier si tout est configuré comme vous le prévoyez.

Vous pouvez faire avancer les étapes en cliquant sur le bouton "Étape suivante" en haut à droite de l'écran. Vous pouvez choisir de passer immédiatement à l'étape suivante, ou sélectionnez un minuteur qui indique à tout le monde que l'étape suivante commencera dans 10 secondes, une minute ou cinq minutes.

Si vous voulez revenir en arrière et cocher une des étapes, ouvrez l'interface 'Gérer', et cliquez sur 'Aller à l'étape' sur l'étape vers laquelle vous voulez aller.

Vous avez décidé de modifier l'ordre des étapes? Pas de problème. Vous pouvez déplacer les étapes les unes des autres dans le panneau d'administration en utilisant le bouton Réorganiser les étapes. Cliquez sur l’icône, modifiez l’ordre des étapes, puis cliquez à nouveau sur l’icône pour enregistrer le nouvel ordre.

Pour terminer l'atelier, cliquez sur 'Fin de l'atelier pour tous' en haut à droite de l'écran, qui mène tous les participants à une page de sortie où ils peuvent fournir des commentaires.

Note : Lorsque vous testez, n'ajoutez pas de saisie écrite vous-même. Nous n'avons actuellement pas de moyen simple d'effacer ultérieurement cette entrée de test. Vous devrez donc refaire complètement cette configuration pour vous en débarrasser !

Lorsque vous avez terminé la mise en place de votre atelier, vous pouvez partager le lien de l'atelier avec les participants. L'URL de l'atelier est le moyen d'accéder à l'atelier.

Copiez simplement l'URL et (par exemple 'yourplatform.govocal.com/workshops/climatepolicy') et collez-la dans votre message ou mettez-la derrière un bouton dans un projet sur votre plate-forme.

Lorsque vous avez terminé l'atelier, vous pouvez exporter toutes les entrées fournies par le biais des sondages, les cartes&A Q et l’étape des conclusions d’entrée. Dans le panneau d'administration, vous trouverez une icône en haut étiquetée "Données d'exportation". Il téléchargera automatiquement une feuille de calcul Excel avec cette information - un onglet pour chaque étape de votre atelier.

Si vous ou vos participants éprouvez des difficultés à faire fonctionner votre audio ou votre vidéo, vous trouverez ci-dessous quelques options de dépannage de base :

Capacité d'Atelier : Les ateliers supportent jusqu'à 50 participants. Si vous avez beaucoup de participants, la vitesse et la qualité de la vidéo peut se dégrader. Vous pouvez aider à prévenir cela en mettant les caméras des personnes en mode 'désactivé' par défaut lorsqu'elles entrent dans une pièce. Si 50 personnes sont déjà dans la chambre, personne d'autre ne sera autorisé.

Accès et navigateurs:

Ajout d'une image dans une zone d'information : Vous pouvez également ajouter une image dans la zone de texte en saisissant l'URL où l'image est hébergée. L'image doit être hébergée par un fournisseur tel que www.postimage. rg - assurez-vous d'utiliser le lien direct et copiez/collez le dans le champ texte.

Droits d'administration : Quiconque est connecté à la plateforme GoVocal en tant qu'administrateur ou gestionnaire de projet peut se voir accorder des droits d'administrateur dans l'atelier. Cela signifie qu'ils peuvent gérer l'atelier, ajouter/modifier des étapes, faire avancer les étapes et terminer l'atelier.
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Important: Le premier administrateur ou chef de projet qui entre dans la salle de l'atelier est assigné à des droits 'superadmin'. En cliquant sur les trois points en haut à droite de l'écran vidéo de n'importe quel autre administrateur ou responsable de projet vous pouvez également leur accorder des droits de modérateur. Cela leur permettra de rendre muet et d'expulser les participants.