Dans cet article, nous allons vous guider à travers les principales étapes de la mise en place de vos propres ateliers numériques.

Le "slug" définit l'url de l'atelier numérique. Par exemple, si votre "slug" est 'politiqueclimatique', le lien de l'atelier sera 'votreplatforme.citizenlab.co/workshops/politiqueclimatique'.

Pour l'instant, la date et l'heure choisies pour votre atelier n'ont pas d'impact réel. L'environnement de votre atelier peut être testé dès le début et restera disponible par la suite.

Les différentes étapes forment la ligne de temps de votre atelier qui est visible de tous les participants.

Vous devez réfléchir au nombre de participants que vous attendez, et au nombre de petits groupes ou de salles de discussion dans lesquels vous les répartirez lors des étapes interactives.

En règle générale, vous aurez toujours une salle plénière ou "lobby" pour les étapes informatives, et une salle par 5 à 8 participants pour les étapes plus interactives.

Pour chaque salle de discussion vous devez configurer la paramètre de l'outil de vidéo conférence.

En tant qu'administrateur de l'atelier, vous aurez toujours accès à toutes ces options (et bien d'autres), quelle que soit la configuration de la salle dans laquelle vous vous trouvez.

Vous devez également définir ce qui doit se passer dans chaque salle de discussion au cours de chaque étape. Bien entendu, seules les pièces qui seront utilisées lors d'une étape spécifique nécessitent une telle configuration. Par exemple, si vous avez une introduction plénière, seule la salle plénière ou le "lobby" nécessitent une configuration particulière, les autres salles n'en ont pas besoin.

En plus d'un élément d'information, chaque étape interactive peut faire intervenir une méthode de participation. Nous présentons chacune d'entre elles ci-dessous.

Cette méthode vous permet d'utiliser le côté droit complet de l'écran de l'atelier pour partager des informations. Utilisez cette méthode chaque fois que vous n'avez pas besoin des autres méthodes.

Sélection de salle de discussion

Choisissez cette méthode dans une salle plénière pour demander à vos participants de rejoindre l'une des petites salles de discussion.

Avec cette méthode, vous pouvez poser à vos participants une ou plusieurs questions auxquelles ils peuvent répondre par écrit. Et sur lesquelles, si vous le souhaitez, les autres participants peuvent voter.

Les réponses des participants peuvent être présentées sous forme de liste ou de cartes (post-it). La longueur maximale des réponses écrites est de 255 caractères.

Par défaut, les questions posées lors d'une étape précédente au sein d'une même salle, seront également affichées dans l'étape en cours. Vous ne voulez pas cela ? Retournez à la configuration de votre salle et supprimez les questions dont vous n'avez pas besoin dans cette étape.

Vous pouvez choisir "d'hériter des contributions d'une étape précédente" si vous souhaitez que les réponses des participants de l'étape précédente restent visibles dans l'étape en cours.

Ces deux méthodes font partie du même flux de conclusion. Utilisez la méthode "Input conclusion" dans la dernière étape interactive d'une salle de discussion. Cela permettra aux participants de rédiger en collaboration une conclusion de groupe.

Lorsque tous les participants retournent dans la salle plénière ou "lobby" à l'étape suivante, vous pouvez choisir la méthode "Share conclusion". Cela permettra de montrer la conclusion de chacun des groupes à l'ensemble des participants.

Vous avez plusieurs salles de discussion qui nécessitent la même configuration dans une étape donnée ? Configurez la première, et indiquez simplement dans les autres qu'elles "partagent la configuration" de cette première. Lors de la mise à jour de l'une d'entre elles, toutes les autres sont également mises à jour. Cela vous fera gagner beaucoup de temps.

Vous pouvez maintenant facilement parcourir votre atelier, tester le processus et vérifier que tout est mis en place comme vous l'avez imaginé.

Pour passer à une étape spécifique, ouvrez l'interface "Gérer" et cliquez sur "Activate" à l'étape correspondante.

/!\ Lors des tests, faites attention à ne pas encoder de données écrites. Nous ne disposons pas actuellement d'un moyen pour facilement effacer ces contributions. Il faudrait donc refaire complètement la configuration de cette salle de discussion pour les supprimer.

Lorsque vous êtes dans votre atelier, l'url que vous voyez dans votre navigateur est celle que vous pouvez partager avec les participants pour leur permettre d'accéder à l'atelier.

Lorsque vous communiquez ce lien, ajoutez toujours les informations suivantes :

Nous travaillons à lever ces différentes limites dans un futurs proche.