¿Qué son las carpetas y los espacios?
Las carpetas y los espacios son dos formas de agrupar proyectos, y se pueden anidar.
Una carpeta agrupa proyectos que comparten un tema o una característica en común, como, por ejemplo, obras de infraestructura o un ámbito concreto. Su función principal es la organización: reúne los proyectos relacionados en un mismo sitio para que la gente pueda encontrarlos todos juntos. Además, te permite delegar, otorgando a alguien derechos de administración sobre la carpeta y todo lo que contiene.
Hay un espacio situado un nivel más arriba donde puedes agrupar tanto proyectos como carpetas. ¿En qué carpeta se explica de qué trata esta colección de proyectos?, ¿quién es el dueño de un espacio ?
Ambas son opcionales. Un proyecto puede estar en un espacio, en una carpeta, en una carpeta dentro de un espacio o por sí solo.
En qué se diferencia un espacio de una carpeta
Un nivel más arriba. Un espacio puede contener tanto carpetas como proyectos. Las carpetas solo pueden contener proyectos; no pueden contener otras carpetas.
Delegación a un nivel superior. Tanto las carpetas como los espacios pueden tener administradores. Un gestor de carpetas se encarga de los proyectos que hay en su carpeta; un gestor de espacios se encarga de todo lo que hay en el espacio, incluidas las carpetas completas y los proyectos que contienen.
Solo para el departamento administrativo. Cada carpeta tiene su propia página que los residentes pueden visitar. Un espacio no.
ℹ️ Los espacios son un complemento y hay que activarlos en tu plataforma. Si no ves la pestaña «Espacios», ponte en contacto con tu gestor de éxito gubernamental.
Las vistas generales del espacio, de la carpeta y del proyecto están en la misma sección de la plataforma. Esto se explica con más profundidad en el siguiente artículo: Diferentes puntos de vista para la Gestión de Proyectos
Lo que ven los vecinos
Las carpetas son visibles para los residentes. Cada carpeta tiene su propia página, y las fichas de las carpetas aparecen en la página de inicio.
Los espacios son diferentes. Un «espacio» es un concepto interno: los residentes nunca acceden a un «espacio» y no se encontrarán con esta palabra a menos que tú mismo la uses. Lo que cambia en un espacio es quién se encarga de qué, no cómo se ve la plataforma desde fuera.
Aún puedes usar tu estructura de espacios para organizar la navegación, igual que lo harías con cualquier otra agrupación. Una página personalizada puede mostrar una lista de proyectos filtrados por espacio, igual que se puede filtrar por área o por tema, y el menú desplegable de la barra de navegación puede llevar a las páginas personalizadas, carpetas o proyectos que quieras destacar.
¿Cuándo conviene usar una carpeta?
Las carpetas son contenedores flexibles para organizar proyectos que se adapten mejor a su plataforma. Debajo están los casos de uso común:
1. Múltiples métodos de participación paralelos
Las fases de un proyecto se suceden una tras otra: cada fase viene después de la anterior. Hay dos formas de tener más de una cosa en marcha a la vez.
Una encuesta paralela dentro de un proyecto. Una encuesta integrada en la plataforma se puede configurar para que se ejecute en paralelo a la línea de tiempo, en lugar de ocupar un espacio en ella, para que los residentes puedan responderla mientras hay otra fase activa. Ver Cómo crear una encuesta en la plataforma.
Dos proyectos en una carpeta. Para cualquier otra combinación —como una fase de generación de ideas que se desarrolle al mismo tiempo que la votación, dos fases de generación de ideas en paralelo o una encuesta creada en una herramienta externa—, seguirás necesitando proyectos independientes. Una carpeta las mantiene agrupadas, así que tanto los residentes como los administradores las ven como parte de la misma iniciativa.
2. Organizar proyectos por política, área, tema o distrito
Utilice carpetas para agrupar proyectos bajo paraguas más amplios como Salud & Seguridad, Educación, Medio Ambiente & Sostenibilidad o Transporte.
Alternativamente, crea carpetas por distritos o barrios.
Esta estructura facilita a los administradores y usuarios la navegación, entender lo que está sucediendo y aprender más sobre iniciativas relacionadas.
3. Usos creativos alternativos
Los proyectos no se limitan a recopilar ideas, sino que también se pueden usar para:
Opiniones sobre los servicios públicos
Investigación centrada en la comunidad
Plantillas para explorar problemas locales
Piense en carpetas y proyectos como lienzo en blanco para experimentación y configuraciones personalizadas.
¿Cuándo debes usar un espacio?
Las carpetas agrupan los trabajos en grupo por asignatura. Spaces lo agrupa por propietario. Opta por esta opción cuando diferentes departamentos de tu organización gestionen sus propias iniciativas de participación y quieras que cada uno administre su propia sección de la plataforma, sin ver ni modificar las de los demás.
1. Departamentos que gestionan sus propias iniciativas de participación
Las áreas de Movilidad, Vivienda y Medio Ambiente tienen cada una sus propios proyectos, su propio personal y no hay motivo para que se corrijan mutuamente el trabajo. Dale a cada uno un espacio y un responsable de ese espacio. Pueden crear y gestionar todo lo que hay dentro, pero nada de lo que hay fuera.
2. Distritos o submunicipios con sus propios equipos
Cuando un distrito tiene su propio responsable de comunicación, hay un espacio que le permite llevar a cabo consultas locales de forma independiente, aunque todo siga estando en una misma plataforma.
3. Organizaciones demasiado grandes para una lista de proyectos sencilla
A partir de unos treinta o cuarenta proyectos, las carpetas por sí solas ya no bastan y acabas teniendo una larga lista de carpetas. Un espacio separa las propias carpetas.
💡 Si todos los miembros de tu equipo ya pueden editar todo y tu lista de proyectos todavía cabe en una sola pantalla, probablemente te convenga más usar carpetas en lugar de espacios. Los espacios se ganan su lugar cuando la delegación es importante.
¿Cómo crear una carpeta?
Haga clic en la pestaña Proyectos en el back office de su plataforma
Haz clic en la pestaña «Carpetas»
Haga clic en Nueva carpeta en la parte superior derecha
Rellena un título, una descripción corta y larga para tu proyecto en todos los idiomas disponibles para tu plataforma
Asignar proyectos deseados a la carpeta
Opcional: asignar un gestor de carpetas a la carpeta (a través de la pestaña de permisos de la configuración de carpeta)
¿Cómo editar una carpeta?
Si desea editar una carpeta, vaya a la pestaña de carpetas en la esquina superior izquierda de la lista de proyectos. Pulse en el título de la carpeta. Esto te llevará a la pestaña de proyectos de carpeta, luego navega a la pestaña junto a ella llamada Ajustes.
En «Descripción de la carpeta», busca «Editar descripción» en el «Content Builder». Si quieres ver una guía detallada sobre cómo usar el Content Builder, entra en: Personalizar las descripciones de los proyectos con el Creador de contenido
¿Cómo reordenar proyectos dentro de una carpeta?
Puede organizar el orden de los proyectos dentro de las carpetas. Vaya a la pestaña carpetas en la esquina superior izquierda de la lista de proyectos y presione el título de la carpeta - esto le traerá dentro de la configuración de carpeta. Haga clic en las flechas dobles a la izquierda de los proyectos. Cuando haga clic y mantenga pulsadas estas flechas puede arrastrarlas al lugar deseado. Luego aparecerán en la carpeta en ese orden.
¿Cómo mover un proyecto de una carpeta a otra?
Siempre asegúrate de que el proyecto que quieres mover no está en una carpeta existente.
Para eliminar un proyecto de una carpeta:
Haga clic en la carpeta
Bajo Proyectos añadidos a esta carpeta seleccione Eliminar de la carpeta
Este proyecto ahora se puede añadir a cualquier carpeta.
¿Cómo crear un espacio?
Haz clic en la pestaña «Proyectos» en el back office.
Haz clic en la pestaña «Espacios ».
Haz clic en «Nuevo espacio » en la esquina superior derecha.
Escribe un título y una descripción en todos los idiomas disponibles de la plataforma.
Añade proyectos y carpetas que ya tengas al espacio, o crea otros nuevos desde ahí mismo.
Opcional: asigna uno o varios gestores de espacio.
¿Cómo se edita un espacio?
Haz clic en la pestaña «Proyectos» en el back office.
Haz clic en la pestaña «Espacios » y selecciona el espacio que quieras editar.
Abre la pestaña «Configuración» para cambiar el título o la descripción. Rellénalos para cada lenguaje de la plataforma.
ℹ️ Un espacio no tiene imagen de cabecera ni página propia, así que no hay que diseñar ningún diseño. El título y la descripción se usan en el panel de administración y, si decides mostrarlos, en las páginas personalizadas.
¿Cómo añadir o eliminar proyectos y carpetas en un espacio?
Puedes hacerlo desde cualquiera de los dos sitios: desde el espacio o desde el propio proyecto o carpeta.
Desde el espacio
Abre el espacio desde la pestaña «Espacios ».
Añade un proyecto o una carpeta que ya tengas al espacio, o crea uno nuevo directamente dentro de él.
Para sacar algo, quítalo de ahí. El proyecto o la carpeta no se borran, simplemente vuelven al nivel superior.
Desde el proyecto o la carpeta
Abre la configuración general y elige un espacio del menú desplegable.
ℹ️ Un proyecto o una carpeta puede pertenecer como máximo a un espacio. Si lo añades a otro espacio, se elimina del anterior.
Permisos de carpetas y espacios
Puedes invitar a otras personas a que te ayuden a gestionar tus carpetas y espacios, así como los proyectos que contienen. Un administrador solo tiene derechos de administrador dentro de su propia carpeta o espacio, y no tiene derechos ampliados en ningún otro lugar de la plataforma.
Qué pueden hacer los administradores de carpetas:
Edita la descripción de la carpeta y la imagen de cabecera
Crear nuevos proyectos en la carpeta
Aprobar los proyectos creados por los gestores de proyectos dentro de la carpeta
Administrar todos los proyectos dentro de la carpeta
Lo que pueden hacer los responsables de espacios:
Edita el título y la descripción del espacio
Crea proyectos y carpetas dentro del espacio
Aprobar los proyectos creados por los gestores de proyectos dentro del espacio
Gestiona todo lo que hay en el espacio, incluidas carpetas completas y los proyectos que contienen
Cómo borrar proyectos
Los administradores pueden borrar cualquier proyecto.
Un administrador del espacio puede eliminar cualquier proyecto de su espacio.
Un gestor de carpetas o de proyectos solo puede eliminar un proyecto que nunca se haya publicado. Una vez publicado un proyecto, solo un administrador o un responsable del espacio puede eliminarlo.
Lo que ninguno de los dos puede hacer:
Acceder a proyectos o carpetas que estén fuera de su propia carpeta o espacio
Cambiar la configuración a nivel de plataforma
Para asignar un administrador, abre la carpeta o el espacio y ve a la configuración de permisos. A esa persona le llega un correo electrónico para avisarle.
Visibilidad y limitaciones
Carpetas
Comportamiento de visibilidad:
Una carpeta publicada es visible para todos.
Si todos los proyectos en una carpeta están en borrador, la carpeta permanece oculta hasta que al menos un proyecto sea publicado.
Si los proyectos publicados se añaden a una carpeta de borrador, la carpeta no aparecerá en la página de inicio, pero los proyectos siguen siendo accesibles a través de enlaces directos o búsqueda.
Si un proyecto está configurado como no listado no aparecerá en la carpeta, ni como fichas de proyecto dentro de la carpeta
Un proyecto de borrador no aparecerá en la carpeta - sólo aparecerá una vez que esté publicado y listado
Limitaciones actuales:
No puedes tener carpetas dentro de carpetas. Una carpeta puede estar dentro de un espacio, pero no puede contener otra carpeta.
Las carpetas no tienen líneas de tiempo.
Las tarjetas de carpetas no se muestran igual que otras tarjetas de proyecto en la página principal (sin indicación de tiempo o número de comentarios/participantes).
Las carpetas no pueden ser personalizadas para un departamento o proyecto.
No puede crear grupos inteligentes de personas que participaron en una carpeta, necesita seleccionar todos los proyectos en la carpeta manualmente.
Por defecto, las tarjetas de proyecto aparecen en el lado derecho de una página de carpeta. Esta posición se puede editar usando el constructor de contenido.
Espacios
Aquí los espacios funcionan de forma diferente a las carpetas, así que no des por hecho que se aplica lo que hemos visto antes sobre las carpetas.
Un espacio no tiene su propia configuración de visibilidad ni su propia página. Se trata de una agrupación y un nivel de permisos del back-office, así que no hay nada que publicar ni que dejar de publicar. Los residentes nunca van directamente a un sitio.
Como un espacio no tiene página, no tiene imagen de cabecera, ni diseño del generador de contenido ni URL. Lo que ven los residentes siguen siendo los proyectos y las carpetas en sí.
Un espacio no tiene una línea temporal ni una participación propia. No tiene una línea temporal ni una participación propia.
Un proyecto o una carpeta puede pertenecer como máximo a un espacio.
Si borras un espacio, no se borra nada de lo que haya dentro. Sus proyectos y carpetas vuelven al nivel superior.